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Révision par des invités

Les utilisateurs réguliers disposant de comptes avec la fonctionnalité de révision et d'approbation des fichiers peuvent assigner la révision de fichiers à des utilisateurs invités. 

Aperçu

Invitez vos clients n'ayant pas de compte Wrike à faire une révision de fichiers joints aux tâches, aux dossiers et aux projets. Ils peuvent commenter les fichiers, faire part de leurs décisions, et même recevoir des réponses à leurs commentaires depuis Wrike, par e-mail.

Informations importantes

  • Les utilisateurs invités peuvent uniquement visualiser les fichiers dont la révision leur a été assignée. Ils n'ont pas accès à vos données Wrike (tâches, dossiers et projets).
  • Vous pouvez travailler avec les commentaires de révision ajoutés par les utilisateurs invités de la même façon qu'avec les commentaires de révision habituels.
  • Vous pouvez solliciter un nombre illimité d'utilisateurs invités pour la révision, mais il existe une limite d'heure par compte de 400 invitations.
  • Vous devez bénéficier du niveau d'accès « Complet » sur le dossier/projet dans lequel se trouve la tâche pour inviter des réviseurs externes.
  • La révision par des invités est désactivée par défaut sur les comptes créés avant le 15 novembre 2018. Les administrateurs de compte peuvent activer la fonctionnalité depuis la section Gestion du compte.

Types de fichiers compatibles

Les révisions par des invités fonctionnent avec les mêmes types de fichiers que pour les révisions classiques :

  • Tous les fichiers téléchargés depuis le stockage local.
  • Vidéos de YouTube publiques ou non répertoriées.

Les fichiers sauvegardés grâce à des services de stockage sur le cloud (exceptées les vidéos de YouTube publiques ou non répertoriées) ne sont pas pris en charge.

Inviter un utilisateur externe à réviser des fichiers

  1. Ouvrez une tâche, un dossier ou un projet contenant des pièces jointes. Si vous ne voyez pas le fichier que vous souhaitez ajouter à la révision, cliquez sur « Afficher tous les fichiers ».
  2. Marquez la case correspondant aux fichiers que vous voulez ajouter au processus de révision.
  3. Cliquez sur « Commencer la révision par des invités ».
  4. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, on vous demandera de saisir :
    • L'adresse e-mail d'un utilisateur invité (requis).
    • Le nom d'un utilisateur invité (facultatif ; s'il est précisé, ce nom apparaîtra dans la liste des réviseurs au lieu de l'adresse e-mail).
  5. Cliquez sur « +Ajouter l'invité suivant » pour inviter un autre utilisateur.
  6. Appliquez les paramètres avancés de révision par des invités (facultatif) :
    • Rédigez un message, qui se trouvera dans l'e-mail que l'utilisateur invité recevra avec l'invitation (facultatif).
    • Cochez la case « Télécharger le fichier » pour permettre à l'utilisateur invité de télécharger les fichiers.
    • Cochez la case « Afficher les commentaires internes » pour rendre tous les commentaires visibles pour l'utilisateur invité. Si cette case n'est pas cochée, l'utilisateur invité peut uniquement voir les commentaires destinés aux utilisateurs invités et leurs réponses.
    • Cochez la case « Afficher toutes les versions du fichier » pour permettre à l'utilisateur invité de visualiser toutes les versions des fichiers à réviser ; décochez cette case pour lui permettre de visualiser uniquement la dernière version.
    • Sélectionnez la durée de temps pendant laquelle l'utilisateur invité aura accès aux fichiers à réviser. Vous pouvez choisir l'une des valeurs prédéfinies ou paramétrer une date personnalisée. Par défaut, l'accès expire 30 jours après l'assignation de la révision.
    • Définissez un mot de passe pour renforcer la protection. Le mot de passe doit contenir au moins quatre caractères.
  7. Pour supprimer un des utilisateurs invités, placez le curseur de la souris sur son nom ou son e-mail et cliquez sur le « x » qui apparaît.
  8. Cliquez sur « Inviter ».

Lors de l'envoi de l'invitation :

  • Un e-mail est envoyé à l'adresse e-mail saisie à l'étape 5. Depuis cet e-mail, un réviseur invité peut accepter ou rejeter l'invitation. S'il souhaite rejeter l'invitation, il sera redirigé vers une page de confirmation.
  • Une note au sujet de l'invitation de révision par l'utilisateur externe apparaît dans le flux d’activités.
  • L'avatar générique de l'utilisateur invité apparaît dans la section « Réviseurs invités » du panneau Révision.
  • Vous pouvez fixer une date d'échéance pour la révision par des invités. Veuillez noter que si ce fichier est ajouté à une approbation dans la même tâche, le même dossier, ou le même projet, et que l'approbation a une date d'échéance, vous ne pourrez pas fixer une autre date d'échéance pour la révision par des invités.

Vous recevrez une notification dans la boîte de réception lorsque l'utilisateur invité acceptera ou refusera l'invitation. Dans le cas d'une acceptation, une note est également ajoutée au flux d’activités à chaque fois que l'utilisateur invité ajoute un commentaire à un fichier ou prend une décision.

Conseil de Wrike ! 🔥 Si vous protégez une révision par un mot de passe, nous vous recommandons d'envoyer le mot de passe par le biais d'un autre canal de communication (par exemple, dans une application de messagerie ou via un texto). Ne l'incluez pas dans le message personnel à l'étape 5. Cela favorisera la protection de vos données.

Modifier les paramètres des utilisateurs invités

  1. Ouvrez la tâche, le dossier ou le projet demandé(e) qui contient un fichier.
  2. Cliquez sur l'avatar d'un utilisateur invité dans le panneau Révision.
  3. Cliquez sur « Modifier l'invitation » ou « Envoyer une nouvelle invitation », selon que l'utilisateur invité a accepté ou non l'invitation.
  4. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, vous pouvez :
    • Changer le nom d'un utilisateur invité
    • Renvoyer une invitation
    • Modifier d'autres paramètres de la révision par des invités.
  5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Révoquer l'accès aux fichiers

Les utilisateurs réguliers qui partagent une tâche, un dossier ou un projet comprenant des fichiers peuvent supprimer des utilisateurs invités d'une révision.

Supprimez un utilisateur invité de la liste des réviseurs pour révoquer son accès aux fichiers à réviser. Pour ce faire :

  1. Ouvrez une tâche, un dossier ou un projet avec un fichier.
  2. Passez le curseur au dessus de l'avatar d'un utilisateur invité dans le panneau de révision. Vous pouvez cliquer sur l'avatar pour voir l'adresse e-mail et le nom d'un utilisateur invité (s'il a été précisé).
  3. Cliquez sur le « x » qui apparaît.
  4. Cliquez sur « Supprimer » pour confirmer votre décision.

L'utilisateur invité n'a plus accès aux fichiers.

Pour supprimez tous les utilisateurs invités en même temps et révoquer leur accès aux fichiers, cliquez sur le bouton « Annuler la révision par des invités ».

Paramètres de sécurité pour la révision par des invités

Les administrateurs sur les comptes avec Wrike Proof peuvent désactiver les révisions par des invités. Les administrateurs des comptes Entreprise peuvent appliquer des restrictions supplémentaires aux révisions par des invités.

Activer ou désactiver les révisions par des invités

  1. Cliquez sur votre image de profil dans l'angle supérieur droit de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Accédez à :
    • L’onglet Sécurité (si vous êtes sur un compte Entreprise)
    • L'onglet Paramètres (si vous êtes sur tout autre type de compte)
  4. Faites défiler jusqu'à la section « Politique sur le partage avec des utilisateurs externes ».
  5. Cochez la case « Inviter des réviseurs » pour activer la révision par des invités sur le compte. Décochez cette case pour désactiver la révision par des invités.
  6. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Paramètres de sécurité avancés

Outre la possibilité d'interdire d'inviter des réviseurs externes, les administrateurs des comptes Entreprise peuvent activer les révisions par des invités en appliquant des restrictions en vue de :

  • Rendre la protection par mot de passe obligatoire pour les révisions par des invités.
  • Empêcher les réviseurs invités de télécharger des fichiers.
  • Limiter la visibilité sur des versions de fichiers.
  • Masquer les commentaires des utilisateurs du compte pour les réviseurs invités.

Pour appliquer les restrictions :

  1. Cliquez sur votre image de profil en haut à droite de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Accédez à l’onglet « Sécurité ».
  4. Cochez les cases en regard des restrictions que vous souhaitez appliquer.
  5. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Pour aller plus loin

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