Création et gestion des actifs
En résumé
La gestion des ressources Wrike vous permet de créer, d'organiser, de mettre à jour, d'assigner, de suivre et de supprimer des ressources non humaines telles que du matériel et des installations. Vous pouvez ajouter des actifs manuellement pour de petites configurations ou les importer et les mettre à jour en masse via Excel, y compris les champs de texte personnalisés. Utilisez les actions de masse pour attribuer rapidement des rôles, des plannings, des groupes et des images, et gérez les autorisations via les types d'utilisateur. Les actifs peuvent être affectés à des tâches, suivis dans des graphiques de charge de travail et des tableaux de bord afin de détecter les conflits ou mesurer l'utilisation, puis supprimés en toute sécurité avec transfert du travail si nécessaire.
| Disponibilité : Pinnacle, Apex ; Indisponibilité : Free, Team, Business ; |
La gestion des ressources de Wrike vous aide à ajouter, organiser et gérer l'équipement, les installations et autres ressources non humaines dans votre espace de travail. Que vous suiviez quelques salles de réunion ou des centaines de machines, Wrike vous permet de démarrer facilement.
La création manuelle d'actifs convient aux petites équipes ou lorsque vous devez seulement ajouter quelques actifs. Vous pouvez ajouter de nouveaux actifs et mettre à jour leurs détails directement depuis les paramètres de votre compte.
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Cliquez sur votre photo de profil 1 dans la barre latérale puis sélectionnez Paramètres 2.
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Dans la section Gestion du compte, cliquez sur l’onglet Utilisateurs 3.
- Dans le panneau de gauche, sélectionnez Actifs 4.
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Cliquez sur Créer des actifs 5.
- Dans la fenêtre Créer de nouveaux actifs, saisissez le nom de l'actif 6.
- Pour ajouter plusieurs actifs, cliquez sur +Actif 7.
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Cliquez sur Créer l'actif 8 pour terminer.
Important
Lorsque vous ajoutez plusieurs actifs, une icône de suppression s’affiche à côté de chaque nom d’actif. Cliquez dessus pour supprimer un actif avant d’enregistrer.
Après avoir créé vos actifs, vous pouvez mettre à jour leurs détails en masse :
- Sélectionnez les actifs que vous souhaitez mettre à jour.
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Utilisez le panneau Actions en masse pour modifier :
- Poste
- Emploi du temps
- Mettre à jour les images des actifs
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Affecter un groupe d'actifs
Conseil utile
Les actions en masse vous aident à gagner du temps lorsque vous mettez à jour plusieurs actifs simultanément.
L’importation en masse vous permet d’ajouter ou de mettre à jour plusieurs actifs dans Wrike en une seule fois. C’est idéal pour ajouter de nouveaux actifs, mettre à jour votre inventaire ou ajouter rapidement plusieurs actifs. Vous pouvez utiliser notre modèle Excel pour simplifier et accélérer le processus.
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Téléchargez notre modèle ou utilisez votre fichier Excel :
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Cliquez sur l’onglet Actifs 1 dans Utilisateurs sous Gestion du compte.
- Cliquez sur le bouton du menu à trois points 2 dans l’en-tête.
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Sélectionnez Importer depuis Excel 3 dans le menu.
- Dans la boîte de dialogue contextuelle, vous pouvez télécharger notre modèle 4 ou choisir un fichier qui respecte notre format.
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Créer de nouveaux actifs avec des champs personnalisés
Vous pouvez rapidement ajouter de nouveaux actifs en masse et inclure des champs personnalisés lors de l’import.
Renseigner les détails des actifs
- Ouvrez le modèle dans Excel.
- Ajoutez chaque actif en tant que nouvelle ligne.
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Les champs courants incluent :
- Nom (obligatoire)
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Champs personnalisés (si vous en avez ajoutés)
Important
Les noms des actifs doivent être uniques.
Vous pouvez créer des champs personnalisés à la volée en saisissant un nouveau nom de champ dans votre tableau. Si le champ personnalisé n’existe pas dans Wrike, il sera créé comme champ texte. Vous pourrez changer le type de champ ultérieurement si nécessaire.
Conseil utile
Vous ne pouvez créer des champs personnalisés que comme champs texte lors de l’import. Pour utiliser un autre type de champ, modifiez-le après l’import.
Mettre à jour les champs personnalisés des actifs existants
Vous pouvez mettre à jour les champs personnalisés des actifs qui existent déjà dans Wrike. Pour cela, vous aurez besoin de l’ID de chaque actif à mettre à jour. Procédez comme suit :
- Cliquez sur l’onglet Actifs 1 dans les paramètres Utilisateur sous Gestion du compte.
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Cliquez sur le bouton du menu à trois points 2 dans l’en-tête.
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Sélectionnez Exporter les actifs vers Excel 3 dans le menu.
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Dans la fenêtre d’export, choisissez un format de fichier comme XLSX 4 puis cliquez sur Exporter 5.
- Lorsque votre fichier est prêt, cliquez pour le télécharger 6.
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Ouvrez le fichier exporté et copiez les identifiants des actifs.
- Dans votre tableau d’import, collez les IDs des actifs dans la colonne ID 7.
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Ajoutez ou mettez à jour les valeurs de champ personnalisé si nécessaire.
Conseil utile
Laissez la colonne du nom d’actif vide lors de la mise à jour d’actifs existants.
Si vous saisissez un nom de champ personnalisé qui n’existe pas encore, Wrike le créera comme champ texte lors de l’import. Vous pourrez changer le type de champ plus tard.
Important
Vous ne pouvez pas créer d’autres types de champ lors de l’import – seuls les champs texte sont actuellement pris en charge.
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Importer votre fichier
- Revenez dans Wrike et cliquez de nouveau sur Importer.
- Choisissez un fichier ou faites glisser votre fichier Excel terminé dans la boîte de dialogue Importer.
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Confirmer et importer
- Si tout est correct, cliquez sur Lancer l’import pour terminer.
- Wrike créera de nouveaux actifs ou mettra à jour ceux existants en fonction des correspondances d’ID d’actif.
- Une fenêtre contextuelle s’affiche une fois l’import terminé. Cliquez sur Actualiser la page pour voir combien de nouveaux actifs ont été ajoutés et combien d’actifs existants ont été mis à jour.
Note
Certains champs, tels que les agendas, les icônes et les autorisations, peuvent devoir être définis manuellement après l’import. Pour les mises à jour en masse, utilisez le même flux de travail d'import ; Wrike met à jour les actifs reconnus au lieu de créer des doublons.
Vous pouvez utiliser les actions en masse pour mettre rapidement à jour les postes, les agendas et les groupes de plusieurs actifs à la fois.
Attribuer postes
Attribuez une fonctionnalité, telle que "Équipement", à chaque actif. Les rôles facilitent la recherche d'actifs et la génération de rapports.
Définir plannings de travail
Définissez les heures de travail par défaut ou les périodes de maintenance pour chaque actif. Cela évite les réservations en dehors des heures ouvrables ou lorsque l’actif est indisponible.
Organiser avec groupes
Groupez les actifs par site, usine ou service. Les groupes vous aident à filtrer et attribuer des actifs rapidement.
Attribuez à chaque actif une icône ou une image unique pour une identification rapide.
- Accédez à Assets 1 dans les paramètres utilisateur de la gestion de l'account.
- Sélectionnez l’actif que vous souhaitez mettre à jour 2.
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Dans le panneau des actions en masse, cliquez sur Mettre à jour l’image de l’actif 3.
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Choisissez l’image à téléverser dans la fenêtre de téléversement 4.
Note
Vous pouvez téléverser des fichiers aux formats JPG, PNG, BMP et GIF.
- Cliquez sur Ouvrir 5 pour téléverser l’image.
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Après avoir téléversé l’image, une bannière de notification confirme la mise à jour 6.
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L'image de l'actif est maintenant mise à jour pour une identification rapide 7.
Conseil utile
Utilisez des images claires et distinctes pour aider les membres de l’équipe à reconnaître les actifs d’un simple coup d’œil.
Les utilisateurs disposant de la permission Gérer les actifs peuvent créer, modifier ou supprimer des actifs, y compris mettre à jour l’image de profil de l’actif. Pour accorder cette permission, accédez aux types d’utilisateurs dans la gestion du compte.
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Les utilisateurs qui n’ont pas cette permission peuvent afficher et attribuer des actifs, mais ils ne peuvent pas modifier les enregistrements des actifs.
Pour attribuer un actif :
- Ouvrez n’importe quelle tâche ou projet dans Wrike.
- Utilisez les recommandations d’assignation dans le champ d’assignation pour ajouter le(s) actif(s) nécessaire(s).
- Si votre équipe applique des exigences (par ex., 'nécessite un type de machine et une application principale'), Wrike recommandera les actifs disponibles correspondant à ces critères.
Important
L’autorisation Partager en interne doit être activée pour le type d'utilisateur, afin de permettre aux utilisateurs de ce type d'utilisateur d'assigner des tâches à des actifs.
Le diagramme de charge des ressources vous permet de voir toutes les affectations et comment vos ressources sont utilisées. Vous pouvez déceler les surcharges ou conflits et apporter rapidement des modifications pour équilibrer les charges de travail.
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Ouvrez le diagramme de charge des ressources pour voir toutes les affectations et l’utilisation des ressources 1.
- Cherchez les zones rouges : elles indiquent une surcharge ou un conflit de planification 2.
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Déplacer directement les tâches dans le planificateur pour résoudre les conflits ou redistribuer le travail.
- Le tableau de bord Équipement fournit un résumé de l’utilisation, mettant en évidence les ressources sous-utilisées ou surbookées.
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Vous pouvez créer des rapports personnalisés pour l’utilisation historique, les tendances d’allocation ou les prochaines fenêtres de maintenance.
Dans cet exemple, le tableau de bord affiche la charge de travail des équipements, en soulignant les machines sous- ou sur-utilisées. Vous pouvez également voir quels types de machine sont affectés à chaque application principale.
Ici, le type de machine Machine d’emballage est sur-alloué de 192 heures. Pour éviter la sur-allocation, déplacez ou désassignez cette machine pour ces heures. Vous pouvez également consulter le tableau de bord pour trouver d’autres machines disponibles pour le même travail.
Conseil utile
Utilisez des filtres dans votre tableau de bord pour repérer rapidement le matériel suralloué et réaffecter les tâches si nécessaire.
Lorsque vous supprimez une ressource, son travail assigné est organisé dans un dossier spécial (Ressources supprimées), et les éléments partagés sont transférés à l’utilisateur ou à la ressource de votre choix. En savoir plus sur la suppression des utilisateurs.
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Toutes les tâches et projets affectés à la ressource (par exemple Pick and Place) sont déplacés dans un dossier nommé Pick and Place - Ressources supprimées.
- Toutes les tâches, projets ou dossiers qui étaient partagés avec la ressource sont désormais partagés avec l’utilisateur ou la ressource que vous sélectionnez pendant le processus de suppression.
- Allez dans Ressources 1 dans les paramètres utilisateur sous gestion du compte.
- Sélectionnez la ressource que vous souhaitez supprimer 2.
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Dans le panneau des actions groupées, cliquez sur Supprimer du compte 3.
- Dans la fenêtre contextuelle, il vous sera demandé de transférer les tâches, projets, dossiers et affectations de formulaires de demande de la ressource 4.
- Choisissez un utilisateur ou une ressource à qui transférer ces éléments 5.
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Cliquez sur Supprimer la ressource définitivement 6 pour finaliser la suppression.
Important
Une fois que vous supprimez une ressource, cette action est irréversible.
Oui ! Vous pouvez ajouter des employés hors ligne, des travailleurs postés ou des sous-traitants en tant que ressources. Cela aide à la planification et à la conformité – aucun abonnement Wrike supplémentaire n’est nécessaire.
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