Création et gestion des actifs
En résumé
La gestion des ressources dans Wrike vous permet de créer, organiser, mettre à jour, affecter, suivre et supprimer des ressources non humaines, comme des équipements et des installations. Vous pouvez ajouter des ressources manuellement pour de petits paramétrages ou les importer/mettre à jour en masse via Excel, y compris des champs texte personnalisés. Utilisez les actions groupées pour attribuer rapidement des rôles, calendriers, groupes et images, et gérez les autorisations via les types d’utilisateur. Les ressources peuvent être affectées à des tâches, surveillées dans des diagrammes de charge et des tableaux de bord pour détecter les conflits ou l’utilisation, et supprimées en toute sécurité avec transfert du travail si nécessaire.
| Disponibilité : Pinnacle, Apex ; Indisponibilité : Free, Team, Business ; |
La gestion des ressources de Wrike vous aide à ajouter, organiser et gérer des équipements, des installations et d\'autres ressources non humaines dans votre espace de travail. Que vous suiviez quelques salles de réunion ou des centaines de machines, Wrike facilite la prise en main.
La création manuelle d\'actifs convient aux petites équipes ou lorsque vous n\'avez besoin d\'ajouter que quelques actifs. Vous pouvez ajouter de nouveaux actifs et mettre à jour leurs détails directement depuis les paramètres de votre compte.
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Cliquez sur votre photo de profil 1 dans la barre latérale, puis sélectionnez Paramètres 2.
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Sous Gestion du compte, cliquez sur l’onglet Utilisateurs 3.
- Dans le panneau de gauche, sélectionnez Ressources 4.
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Cliquez sur Créer des ressources 5.
- Dans la fenêtre Créer de nouvelles ressources, saisissez le nom de la ressource 6.
- Pour ajouter plusieurs ressources, cliquez sur +Ressource 7.
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Cliquez sur Créer la ressource 8 pour terminer.
Important
Au fur et à mesure que vous ajoutez d’autres actifs, une icône de suppression apparaît à côté de chaque nom d’actif. Cliquez dessus pour supprimer un actif avant d’enregistrer.
Après avoir créé vos ressources, vous pouvez mettre à jour leurs détails en bloc :
- Sélectionnez les ressources que vous souhaitez mettre à jour.
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Utilisez le panneau Actions groupées pour modifier :
- Rôle
- Calendrier de travail
- Mettre à jour les images des ressources
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Affecter un groupe de ressources
Conseil utile
Les Actions groupées vous font gagner du temps lorsque vous mettez à jour plusieurs ressources à la fois.
L’importation en bloc vous permet d’ajouter ou de mettre à jour plusieurs ressources dans Wrike en une seule fois. C’est idéal pour ajouter de nouvelles ressources, mettre à jour votre inventaire ou ajouter rapidement plusieurs ressources. Vous pouvez utiliser notre modèle Excel pour simplifier et accélérer le processus.
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Téléchargez notre modèle ou utilisez votre fichier Excel :
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Cliquez sur l’onglet Ressources 1 dans Utilisateurs sous Gestion du compte.
- Cliquez sur le menu à trois points 2 dans l’en-tête.
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Sélectionnez Importer depuis Excel 3 dans le menu.
- In the pop-up dialog, you can Télécharger notre modèle 4 ou choisir un fichier qui correspond à notre format.
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Créer de nouvelles ressources avec des champs personnalisés
Vous pouvez ajouter rapidement de nouvelles ressources en bloc et inclure des champs personnalisés lors de l’importation.
Renseigner les détails des ressources
- Ouvrez le modèle dans Excel.
- Ajoutez chaque ressource dans une nouvelle ligne.
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Les champs courants incluent :
- Nom (obligatoire)
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Champs personnalisés (si vous en avez ajoutés)
Important
Les noms de ressource doivent être uniques.
Vous pouvez créer des champs personnalisés à la volée en saisissant un nouveau nom de champ dans votre tableau. Si le champ personnalisé n’existe pas dans Wrike, il sera créé comme champ de texte. Vous pourrez changer le type de champ plus tard si nécessaire.
Conseil utile
Vous ne pouvez créer des champs personnalisés qu’en tant que champs de texte lors de l’importation. Pour utiliser un autre type de champ, modifiez-le après l’importation.
Mettre à jour les champs personnalisés des ressources existantes
Vous pouvez mettre à jour les champs personnalisés des ressources qui existent déjà dans Wrike. Pour ce faire, vous aurez besoin de l’ID de la ressource pour chacune des ressources que vous souhaitez mettre à jour. Voici comment procéder :
- Cliquez sur l’onglet Ressources 1 dans les paramètres Utilisateur sous Gestion du compte.
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Cliquez sur le menu à trois points 2 dans l’en-tête.
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Sélectionnez Exporter les ressources vers Excel 3 dans le menu.
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Dans la fenêtre d’exportation, choisissez un format de fichier, par exemple XLSX 4, puis cliquez sur Exporter 5.
- Quand votre fichier est prêt, cliquez pour le télécharger 6.
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Ouvrez le fichier exporté et copiez les ID des ressources.
- Dans votre table d’importation, collez les ID des ressources dans la colonne ID 7.
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Ajoutez ou mettez à jour les valeurs des champs personnalisés si nécessaire.
Conseil utile
Laissez la colonne du nom de la ressource vide lorsque vous mettez à jour des ressources existantes.
Si vous saisissez un nom de champ personnalisé qui n’existe pas encore, Wrike le créera comme champ de texte lors de l’importation. Vous pourrez changer le type de champ plus tard.
Important
Vous ne pouvez pas créer d’autres types de champs lors de l’importation – seuls les champs de texte sont actuellement pris en charge.
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Importer votre fichier
- Revenez dans Wrike et cliquez de nouveau sur Importer.
- Choisissez un fichier ou faites glisser et déposez votre fichier Excel terminé dans la boîte de dialogue d’importation.
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Confirmer et importer
- Si tout est correct, cliquez sur Lancer l’importation pour terminer.
- Wrike créera de nouvelles ressources ou mettra à jour les ressources existantes en fonction des correspondances d’ID de ressource.
- Une fenêtre contextuelle apparaît une fois l’importation terminée. Cliquez sur Actualiser la page pour voir combien de nouvelles ressources ont été ajoutées et combien de ressources existantes ont été mises à jour.
Note
Certains champs, comme les calendriers, les icônes et les autorisations, peuvent devoir être définis manuellement après l’importation. Pour les mises à jour en masse, utilisez le même flux d’importation : Wrike met à jour les ressources reconnues au lieu de créer des doublons.
Vous pouvez utiliser les Actions groupées pour mettre à jour rapidement les rôles, les calendriers et les groupes de plusieurs ressources en même temps.
Attribuer postes
Attribuez un rôle fonctionnel, tel que « Équipement », à chaque ressource. Les rôles facilitent la recherche de ressources et la génération de rapports.
Définir plannings de travail
Définissez les heures de travail par défaut ou les périodes de maintenance pour chaque ressource. Cela évite les réservations en dehors des heures ou lorsque la ressource est indisponible.
Organiser avec groupes
Regroupez les ressources par site, usine ou service. Les groupes vous aident à filtrer et à attribuer rapidement des ressources.
Attribuez à chaque ressource une icône ou une image unique pour une identification rapide.
- Allez dans Ressources 1 dans les paramètres utilisateur sous gestion du compte.
- Sélectionnez la ressource que vous souhaitez mettre à jour 2.
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Dans le panneau des actions groupées, cliquez sur Mettre à jour l’image de la ressource 3.
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Choisissez l’image à téléverser dans la fenêtre de téléversement 4.
Note
Vous pouvez téléverser des fichiers aux formats JPG, PNG, BMP et GIF.
- Cliquez sur Ouvrir 5 pour téléverser l’image.
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Après avoir téléversé l’image, une bannière de notification confirme la mise à jour 6.
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L’image de la ressource est maintenant mise à jour pour une identification aisée 7.
Conseil utile
Utilisez des images claires et distinctes pour aider les membres de l’équipe à reconnaître les ressources d’un coup d’œil.
Les utilisateurs disposant de l’autorisation Gérer les ressources peuvent créer, modifier ou supprimer des ressources, y compris mettre à jour l’image de profil de la ressource. Pour accorder cette autorisation, allez dans Types d’utilisateur sous Gestion du compte.
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Les utilisateurs qui ne disposent pas de cette autorisation peuvent visualiser et affecter des ressources, mais ne peuvent pas modifier les fiches ressources.
Pour affecter une ressource :
- Ouvrez n’importe quelle tâche ou projet dans Wrike.
- Utilisez les recommandations d’assignation dans le champ d’assignation pour ajouter la ou les ressources nécessaires.
- Si votre équipe utilise des exigences (par ex. « nécessite le type de machine et l’application principale »), Wrike recommandera les ressources disponibles correspondant à ces critères.
Le diagramme de charge des ressources vous permet de voir toutes les affectations et comment vos ressources sont utilisées. Vous pouvez déceler les surcharges ou conflits et apporter rapidement des modifications pour équilibrer les charges de travail.
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Ouvrez le diagramme de charge des ressources pour voir toutes les affectations et l’utilisation des ressources 1.
- Cherchez les zones rouges : elles indiquent une surcharge ou un conflit de planification 2.
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Déplacer directement les tâches dans le planificateur pour résoudre les conflits ou redistribuer le travail.
- Le tableau de bord Équipement fournit un résumé de l’utilisation, mettant en évidence les ressources sous-utilisées ou surbookées.
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Vous pouvez créer des rapports personnalisés pour l’utilisation historique, les tendances d’allocation ou les prochaines fenêtres de maintenance.
Dans cet exemple, le tableau de bord affiche la charge de travail des équipements, en soulignant les machines sous- ou sur-utilisées. Vous pouvez également voir quels types de machine sont affectés à chaque application principale.
Ici, le type de machine Machine d’emballage est sur-alloué de 192 heures. Pour éviter la sur-allocation, déplacez ou désassignez cette machine pour ces heures. Vous pouvez également consulter le tableau de bord pour trouver d’autres machines disponibles pour le même travail.
Conseil utile
Utilisez des filtres dans votre tableau de bord pour repérer rapidement le matériel suralloué et réaffecter les tâches si nécessaire.
Lorsque vous supprimez une ressource, son travail assigné est organisé dans un dossier spécial (Ressources supprimées), et les éléments partagés sont transférés à l’utilisateur ou à la ressource de votre choix. En savoir plus sur la suppression des utilisateurs.
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Toutes les tâches et projets affectés à la ressource (par exemple Pick and Place) sont déplacés dans un dossier nommé Pick and Place - Ressources supprimées.
- Toutes les tâches, projets ou dossiers qui étaient partagés avec la ressource sont désormais partagés avec l’utilisateur ou la ressource que vous sélectionnez pendant le processus de suppression.
- Allez dans Ressources 1 dans les paramètres utilisateur sous gestion du compte.
- Sélectionnez la ressource que vous souhaitez supprimer 2.
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Dans le panneau des actions groupées, cliquez sur Supprimer du compte 3.
- Dans la fenêtre contextuelle, il vous sera demandé de transférer les tâches, projets, dossiers et affectations de formulaires de demande de la ressource 4.
- Choisissez un utilisateur ou une ressource à qui transférer ces éléments 5.
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Cliquez sur Supprimer la ressource définitivement 6 pour finaliser la suppression.
Important
Une fois que vous supprimez une ressource, cette action est irréversible.
Oui ! Vous pouvez ajouter des employés hors ligne, des travailleurs postés ou des sous-traitants en tant que ressources. Cela aide à la planification et à la conformité – aucun abonnement Wrike supplémentaire n’est nécessaire.