Ajouter des approbations aux flux de travail personnalisés
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Disponibilité : Business, Enterprise, Pinnacle. Indisponibilité : Free, Team; |
Les administrateurs de compte peuvent ajouter des approbations aux flux de travail personnalisés du compte. Sur les comptes Enterprise Standard et Pinnacle, cette permission peut être désactivée pour certains administrateurs. Les administrateurs d'espaces disposant des droits d'administrateur de compte peuvent ajouter des approbations aux flux de travail d'espaces.
Ajoutez des approbations à votre flux de travail si vous souhaitez :
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Créer automatiquement une approbation dans une tâche, un dossier ou un projet au moment de la modification d'un statut.
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Prédéfinir le changement de statut d'une tâche ou d'un projet en fonction des décisions de l’approbateur.
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Ajouter des fichiers à une approbation au moment de la modification d'un statut.
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Cliquez sur votre image de profil 1 dans le panneau latéral.
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Sélectionnez Paramètres 2 dans le menu déroulant depuis la barre latérale.
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Cliquez sur Flux de travail 3 dans le panneau latéral.
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Sélectionnez le flux de travail auquel vous souhaitez ajouter des approbations ou créez un nouveau flux.
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Cliquez sur le statut pour lequel vous souhaitez ajouter une approbation.
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Cliquez sur Ajouter une approbation 4.
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Ensuite, vous pouvez :
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Sélectionner les approbateurs pour les tâches/projets qui occupent le statut 5. Lorsque la tâche/le projet prend le statut que vous avez sélectionné, l’approbation est créée automatiquement avec les approbateurs désignés.
Important
Les approbations dans les flux de travail personnalisés ne sont pas déclenchées par le changement de statut de la règle d'automatisation. Pour que l'approbation commence, il faut sélectionner le statut manuellement.
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Ajouter le créateur de la tâche en tant qu'approbateur au moment du changement de statut 6.
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Définir une date d'échéance d'approbation pour l'approbation créée 7. Ici, vous pouvez saisir le nombre de jours impartis pour réaliser le processus d'approbation. Si la tâche/le projet doit être approuvé(e) le jour même du changement de statut, saisissez 0 jour dans le champ.
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Choisir de Clôturer l'approbation automatiquement lorsque tous les approbateurs ont fait part de leur décision 8.
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Configurer un changement automatique de statut dans les cas où la tâche ou le projet est approuvé ou rejeté 9.
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Vous pouvez aussi sélectionner Ajouter des fichiers à l'approbation au moment du changement de statut 10. Trois options sont disponibles :
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Ajouter tous les fichiers automatiquement. Tous les fichiers joints à une tâche/un projet seront ajoutés à l’approbation.
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Ajouter les fichiers de l'approbation précédente. Les fichiers de l’approbation précédente seront ajoutés à la nouvelle approbation au moment du changement de statut.
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Demander de sélectionner les fichiers. L'utilisateur est invité à sélectionner les fichiers à approuver après le changement de statut.
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Vous pouvez également choisir d'approuver uniquement des fichiers 11. Ainsi, l'approbation du fichier sera lancée sans commencer une autre approbation de tâche, de dossier ou de projet.
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Fermez la fenêtre de statut.
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Cliquez sur Enregistrer en haut à droite 5.
Le processus d’approbation est lancé automatiquement au moment du changement de statut. Tous les approbateurs reçoivent des notifications dans leur boîte de réception. Une fois le processus d’approbation terminé, le panneau d’approbation disparaît, un nouvel enregistrement est généré dans l’historique des approbations et dans le flux de la tâche ou du projet, et le statut change automatiquement (s'il a été configuré). Veuillez noter que la modification du statut n'intervient qu'à la clôture de l'approbation.
Remarque
Si vous lancez une approbation au moment d'un changement de statut et que vous exigez la sélection de fichiers, seul un projet d'approbation sera créé si vous modifiez le statut en dehors de la Vue Éléments. L'utilisateur qui a initié l'approbation et l'approbateur désigné recevront une notification dans leur boîte de réception pour ajouter un fichier à l'approbation.