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Ajouter des approbations aux flux de travail personnalisés

Aperçu

Les administrateurs de compte peuvent ajouter des approbations aux flux de travail personnalisés.

Ajoutez des approbations à votre flux de travail si vous souhaitez :

  • Créer automatiquement une approbation dans une tâche, un dossier ou un projet au moment de la modification du statut.

  • Prédéfinir un changement de statut de tâche/de projet en fonction des décisions de l’approbateur.

  • Ajouter des fichiers à l’approbation au moment de la modification du statut.

Remarque

Lorsque votre approbation est créée par une configuration d'automatisation via les paramètres de flux de travail personnalisés, un changement de statut manuel aura pour conséquence d'annuler l'approbation.

Ajouter des approbations à votre flux de travail

  1. Cliquez sur votre image de profil, dans le coin supérieur droit.

  2. Sélectionnez Paramètres dans la liste déroulante.

  3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Flux de travail 1.

  4. Sélectionnez le flux de travail auquel vous souhaitez ajouter des approbations ou créez un nouveau flux.

  5. Cliquez sur le statut pour lequel vous souhaitez ajouter une approbation.

  6. Cliquez sur Ajouter une approbation. 2

    workflow-approval-1.png
  7. Ensuite, vous pouvez :

    1. Sélectionner les approbateurs pour les tâches/projets ayant le statut sélectionné. 3 Lorsque la tâche/le projet prend le statut que vous avez sélectionné, l’approbation est créée automatiquement avec les approbateurs désignés.

    2. Désigner le créateur de la tâche en tant qu'approbateur au moment du changement de statut. 4

    3. Établir une date d'échéance pour l'approbation créée. 5 Ici, vous pouvez saisir le nombre de jours impartis pour réaliser le processus d'approbation. Si la tâche/le projet doit être approuvé(e) le jour même du changement de statut, saisissez 0 jour dans le champ.

    4. Choisir de clôturer l'approbation automatiquement lorsque tous les utilisateurs ont fait part de leur décision. 6

    5. Configurer un changement automatique de statut dans les cas où la tâche ou le projet est approuvé ou rejeté. 7

  8. Vous pouvez aussi sélectionner des fichiers à approuver au moment du changement de statut. 8 Il y a trois options possibles :

    1. Ajouter tous les fichiers automatiquement. Tous les fichiers joints à une tâche/un projet seront ajoutés à l’approbation.

    2. Ajouter les fichiers d’une approbation précédente. Les fichiers de l’approbation précédente seront ajoutés à la nouvelle approbation au moment du changement de statut.

    3. Demander la sélection des fichiers. L'utilisateur est invité à sélectionner les fichiers à approuver après le changement de statut.

  9. Vous pouvez également choisir d'approuver uniquement des fichiers. 9 Ainsi, l'approbation du fichier sera lancée sans commencer une autre approbation de la tâche, du dossier ou du projet.

  10. Fermez la fenêtre de statut.

  11. Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit.

approval-workflow-2.png

Le processus d’approbation est lancé automatiquement au moment du changement de statut. Tous les approbateurs reçoivent des notifications dans leur boîte de réception. Une fois le processus d’approbation terminé, le panneau d’approbation disparaît, un nouvel enregistrement est généré dans l’historique des approbations et dans le flux de la tâche ou du projet, et le statut change automatiquement (si configuré à l’étape 7 ci-dessus). Veuillez noter que la modification de statut n'intervient qu'à la clôture de l'approbation.

Remarque

Si vous choisissez de démarrer une approbation au moment du changement de statut en demandant la sélection des fichiers, la modification du statut dans une vue autre que la vue Tâche ne générera qu'une approbation provisoire, et l'approbation ne sera pas lancée. L’utilisateur qui a démarré l’approbation et le responsable de l’approbation recevront une notification dans leur boîte de réception leur indiquant qu’un fichier doit être ajouté à l’approbation.

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