Partager des champs personnalisés
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Disponibilité : ancien Business, ancien Enterprise ; indisponibilité : ancien Free, ancien Professional. ; |
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Disponibilité : Business, Enterprise, Pinnacle. Indisponibilité : Free, Team; |
Tous les utilisateurs, à l'exception des collaborateurs, des contributeurs et des utilisateurs en lecture seule, peuvent partager des champs personnalisés avec d'autres utilisateurs sauf si leur niveau d'accès ne le permet pas.
Le partage des champs personnalisés est indépendant du partage des espaces, des dossiers ou des projets. Une personne peut avoir accès à un espace, un dossier ou un projet (et aux tâches qui s’y trouvent), mais si un champ personnalisé n’est pas partagé avec elle, elle ne pourra pas le voir.
Par ailleurs, si un utilisateur crée un tableau de bord ou une vue Wrike en utilisant un champ personnalisé, mais que ce champ personnalisé n'est pas partagé avec lui, il ne verra pas le tableau de bord ou la vue comme il le souhaite. Il ne pourra pas filtrer selon ce champ personnalisé.
Le paramètre de partage par défaut pour un champ personnalisé est Partager avec tout le monde, mais vous pouvez modifier cela à tout moment.
Remarque
Le partage des champs personnalisés n'est possible qu'au niveau du compte. Les champs personnalisés des espaces sont partagés avec tous les membres de l'espace et cela n'est pas modifiable.
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Commencez par créer un champ personnalisé ou par modifier un champ personnalisé existant.
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Si le champ personnalisé est un champ d'espace, convertissez-le en champ de compte en suivant ces étapes :
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Dans les paramètres du champ, cliquez sur l'option Appartient à 1. Une fenêtre contextuelle apparaît.
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Cliquez sur l'option Convertir en champ de compte 2.
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Le champ personnalisé est maintenant un champ de compte.
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Cliquez sur l'option Partager avec 3 en bas de la fenêtre de propriétés du champ.
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Sélectionnez l'option Utilisateurs spécifiques 4 dans la liste déroulante.
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Cliquez sur l'option Ajouter un utilisateur 5 et recherchez 6 les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le champ personnalisé.
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Cliquez sur Créer, si vous créez un champ, ou sur Enregistrer si vous modifiez un champ existant.
Le paramètre de partage s'applique non seulement au dossier, projet ou espace ouvert, mais également à tous les éléments où le champ personnalisé est visible. Si vous révoquez l'accès d'un utilisateur au champ, il arrêtera de le voir partout dans l'espace de travail.
Remarque
Pour éviter toute perte accidentelle de données, Wrike ne permet pas de supprimer le partage d'un champ personnalisé avec soi-même.
Le partage d'un champ personnalisé n'aura pas le même impact pour un utilisateur selon qu'il a accès ou non au dossier, au projet ou à l'espace dans lequel le champ est visible.
Option 1: partager un champ contenant des données et comme modèle
Les utilisateurs avec qui un dossier, un projet ou un espace est partagé peuvent :
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Voir les données du champ qui ont été saisies pour les éléments du dossier, du projet ou de l'espace.
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Ajouter le champ personnalisé comme modèle (voir plus bas).
Option 2 : partager le champ comme modèle
Si les utilisateurs n'ont pas accès au dossier, au projet ou à l'espace auquel le champ est ajouté, ce dernier est partagé comme modèle. Ces utilisateurs :
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Ne peuvent pas accéder aux dossiers, aux projets ou aux espaces où le champ a été ajouté. Les paramètres de partage du champ personnalisé ne modifient pas les paramètres de partage d'un espace, d'un dossier, ou d'un projet.
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Ne voient pas automatiquement le champ personnalisé dans les sous-dossiers ou sous-projets associés, mais peuvent l'ajouter en cliquant sur le signe « + » à droite du tableau et en le sélectionnant dans le menu déroulant du champ personnalisé. Une fois le champ ajouté, les données du champ qui ont déjà été saisies pour les tâches du sous-dossier ou du sous-projet s’affichent. Gardez à l'esprit que les collaborateurs ne peuvent pas ajouter de champs et devront demander de l'aide à d'autres utilisateurs pour le faire.
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Peuvent ajouter un champ personnalisé avec le même nom et propriétés de champ que le vôtre à leurs propres dossiers, projets ou espaces. Cependant, aucune des données de la cellule de votre champ n'y est transférée.
Les champs hérités des emplacements parents sont triés alphanumériquement dans la section Plus de champs. Si vous souhaitez ordonner les champs d'une façon particulière, vous pouvez créer un type d'élément personnalisé et configurer ses paramètres.