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Flux de travail personnalisés avancés

 Les administrateurs des comptes Business et Enterprise peuvent modifier les flux de travail personnalisés.

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Aperçu

Une fois que vous avez créé les flux de travail personnalisés, vous pouvez automatiser certains processus. Vous pouvez par exemple désigner automatiquement un chargé de mission en cas de changement de statut ou permettre aux gens de voir plus facilement le prochain statut qu'il convient de sélectionner.

Informations importantes

  • Si vous utilisez les modifications en masse pour changer le statut de > 30 tâches, la règle d'assignation automatique établie pour ce flux de travail ne s'active pas.
  • Avec les flux de travail flexibles, vous pouvez modifier le statut de la tâche en utilisant la fonction glisser-déposer, uniquement si les paramètres du flux de travail vous permettent de le faire.

Assignation automatique selon le statut

Ajouter un chargé de mission

Cela vous permet de désigner automatiquement un ou plusieurs chargé(s) de mission selon le statut de la tâche. Veuillez noter que :

  • Les chargés de mission ne sont pas supprimés.
  • Lorsqu'une tâche est assignée à quelqu'un, cette personne a automatiquement accès à la tâche.
  • Les chargés de mission ne sont pas automatiquement ajoutés conformément aux paramètres de flux de travail des tâches créées automatiquement, par exemple via l'API, les envois de formulaires de demande, ou les intégrations avec Unito/Workato, etc.

Pour désigner des chargés de mission pour un statut :

  1. Cliquez sur votre image de profil située dans l'angle supérieur droit de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Basculez sur l'onglet « Flux de travail ». Vous y trouverez une liste de tous les flux de travail du compte.
  4. Cliquez sur le nom du flux de travail pour lequel vous souhaitez configurer une assignation automatique. S'il n'apparaît pas, appuyez sur Crtl + F (ou Cmd + F si vous avez un Mac) et cherchez-le dans la liste.
  5. Sélectionnez le statut pour lequel vous souhaitez configurer des chargés de mission.
  6. Cliquez sur le champ sous « Assigner au moment de la modification du statut ».
  7. Commencez à saisir le nom d'un chargé de mission, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante lorsqu'il apparaît.
    • Cliquez sur le champ « Ajouter des utilisateurs » pour ajouter un autre chargé de mission.
    • Pour supprimer un chargé de mission, placez le curseur de la souris sur son nom et cliquez sur « x » à droite.
  8. Cliquez sur « Enregistrer » dans l'angle supérieur droit.

Le nom de la personne que vous avez désignée comme chargé de mission apparaît sous le nom du statut. S'il existe plusieurs chargés de mission, vous verrez apparaître un nombre sur lequel vous pouvez cliquez pour voir le nom de tous les chargés de mission.

Fonctionnement

Si vous avez désigné des chargés de mission pour un statut, ces derniers sont ajoutés lorsque vous créez une tâche ou lorsque vous modifiez le statut d'une tâche :

  • dans l'espace de travail
  • dans les applications mobiles
  • via l'intégration des e-mails
  • via l'intégration Slack
  • si vous utilisez la modification en masse

Flux de travail fixes et flexibles

Les flux de travail fixes et flexibles sont disponibles sur les comptes Business et Enterprise.

Flux de travail fixes

Les utilisateurs qui souhaitent modifier le statut d'une tâche doivent choisir parmi un choix limité de statuts pré-définis. Les administrateurs déterminent les statuts devant avoir des statuts de suivi pré-définis et déterminent quels sont les statuts de suivi.

Si par exemple une tâche est « en cours », les utilisateurs ne pourront choisir que « En révision » ou « Terminée » comme autre statut. Ils ne pourront pas voir ou sélectionner d'autres options de statuts.

🔥Conseil de Wrike ! Les administrateurs de comptes peuvent ignorer les restrictions des flux de travail fixes, mais seulement dans la vue Tâche. Pour appliquer ce paramètre, la permission « Modifier le statut et le flux de travail quelles que soient les restrictions du flux de travail » doit être activée pour celui-ci depuis la section de gestion du compte.

Flux de travail flexibles

Lorsque les utilisateurs modifient le statut d'une tâche, ils voient des options de statuts spécialement prédéfinies, tous les autres statuts sont accessibles sous l'option de menu « Autres statuts ». Les administrateurs déterminent les statuts devant avoir des statuts de suivi pré-définis et déterminent quels sont les statuts de suivi.

Si par exemple une tâche est « En cours », les utilisateurs peuvent voir les options « En révision » ou « Terminée » mais ils peuvent sélectionner d'autres statuts sous le menu de navigation « Autres statuts ».

Configurer les transitions pour les flux de travail fixes et flexibles

Les administrateurs des comptes Business et Enterprise peuvent créer et modifier des flux de travail fixes et flexibles.

  1. Cliquez sur votre image de profil située dans l'angle supérieur droit de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Cliquez sur l'onglet « Flux de travail ». Vous y trouverez une liste de tous les flux de travail du compte.
  4. Cliquez sur le nom du flux de travail pour lequel vous souhaitez configurer des transitions disponibles ou recommandées. Veuillez noter qu'il est possible de bloquer les transitions uniquement pour les flux de travail que vous avez créés, pas pour les flux de travail par défaut.
  5. Cliquez sur le statut pour lequel vous souhaitez définir des statuts de suivi.
  6. Cliquez sur le champ « Rechercher un statut » (dans la fenêtre contextuelle).
  7. Cherchez et sélectionnez les statuts que les utilisateurs devraient voir comme options pour réaliser la transition de la tâche.
  8. Cliquez sur « Verrouiller les transitions » dans l'angle supérieur droit pour que le flux de travail soit fixe.
  9. Cliquez sur « Enregistrer » dans l'angle supérieur droit.

Vos modifications sont immédiatement prises en compte dans l'espace de travail.

Pour aller plus loin

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