Assigner des tâches de façon automatique en fonction du statut du flux de travail
En résumé :
Les administrateurs peuvent configurer des flux de travail personnalisés pour ajouter automatiquement des chargés de mission lorsqu’une tâche passe à un statut spécifique. Cette fonction conserve les chargés de mission existants, accorde au nouveau chargé de mission l’accès à la tâche et fonctionne dans l’espace de travail, sur mobile, par e-mail, dans Slack, lors des modifications en masse et dans Outlook. Cela ne fonctionne pas pour les tâches créées ou dont le statut est défini via l’automatisation, des formulaires, des blueprints, la duplication, les imports, l’API ou des outils comme Zapier. Sur Legacy Enterprise, cette fonctionnalité peut être soumise à des restrictions d’autorisation pour certains administrateurs du compte, tandis que les administrateurs d’espaces peuvent toujours la définir pour les flux de travail d’espace.
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Disponibilité : ancien Business, ancien Enterprise ; indisponibilité : ancien Free, ancien Professional. ; |
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Disponibilité : Business, Pinnacle, Apex. Indisponibilité : Free, Team; |
Les administrateurs de comptes peuvent créer des flux de travail personnalisés en désignant automatiquement des chargés de mission. Sur les comptes Legacy Enterprise, Pinnacle et Apex, cette autorisation d’administration est contrôlée, de sorte que certains administrateurs peuvent ne pas l’avoir.
Remarque
Les administrateurs d'espaces peuvent ajouter automatiquement des chargés de mission aux flux de travail d'espaces, quel que soit leur type de licence.
Vous pouvez créer des flux de travail personnalisés qui assignent automatiquement un membre de l'équipe à une tâche lorsqu'elle change de statut. Lorsque vous le faites :
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Les chargés de mission précédents ne sont pas supprimés.
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Cet utilisateur obtient automatiquement l'accès à la tâche.
Remarque
Vous ne pouvez pas ajouter les utilisateurs invités qui n'ont pas confirmé leur compte en tant qu'assignés automatiques.
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L'attribution automatique n'est pas prise en charge lorsqu'une tâche est créée et que le statut est défini via automation, request form submission, blueprint, la duplication d’un dossier ou project duplication, l’import depuis MS Project ou Excel, l’API ou des intégrations comme Zapier, Unito, Workato.
Si vous avez spécifié un chargé de mission pour un statut, celui-ci est ajouté lorsque vous créez une tâche ou que vous modifiez le statut d'une tâche :
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Dans l'espace de travail.
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Dans l'appli mobile.
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Via l'intégration des e-mails.
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Via l'intégration Slack.
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Si vous utilisez la modification en masse.
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Via le complément Outlook
Ajouter automatiquement des chargés de mission en fonction du statut (pour les flux de travail disponibles à l’échelle du compte)
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Cliquez sur votre image de profil 1 dans le panneau latéral.
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Sélectionnez Paramètres 2 dans le menu déroulant.
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Cliquez sur Flux de travail 3 dans le panneau latéral. Une liste avec tous les flux de travail du compte apparaît.
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Cliquez sur le nom du flux de travail pour lequel vous souhaitez configurer une assignation automatique. Si vous ne le voyez pas, appuyez sur Ctrl + F (ou Cmd + F si vous travaillez sur Mac) et cherchez-le dans la liste.
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Sélectionnez le statut pour lequel vous souhaitez définir les chargés de mission 4.
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Cliquez sur le champ en dessous de Assigner au moment du changement de statut.
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Commencez à taper le nom d'un chargé de mission et sélectionnez-le dans la liste déroulante lorsqu'il apparaît 5.
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Cliquez sur le champ Ajouter d'autres utilisateurs pour ajouter d'autres chargés de mission.
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Pour supprimer un chargé de mission, cliquez sur x à droite de son nom.
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Cliquez sur Enregistrer 6 en haut à droite.
Le nom du chargé de mission apparaît sous le statut. S'il y a plusieurs chargés de mission, vous verrez un numéro ; vous pouvez cliquer dessus pour voir les noms de tous les chargés de mission.