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Assets erstellen und verwalten

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Wrike-Dokumentationsteam

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Kurz gesagt

Mit dem Wrike Asset-Management können Sie nicht-menschliche Ressourcen wie Ausrüstung und Einrichtungen erstellen, organisieren, aktualisieren, zuweisen, nachverfolgen und löschen. Sie können Assets für kleine Setups manuell hinzufügen oder sie über Excel, einschließlich benutzerdefinierter Textfelder, in großen Mengen importieren bzw. aktualisieren. Verwenden Sie Massenaktionen, um Rollen, Zeitpläne, Gruppen und Bilder schnell zuzuweisen, und verwalten Sie Berechtigungen über Nutzer-Typen. Assets können Aufgaben zugewiesen, in Workload-Diagrammen und Dashboards auf Konflikte oder Auslastung überwacht und bei Bedarf sicher gelöscht werden, wobei die Arbeit übertragen wird.

Tabelle 2. Verfügbarkeit

Free Team Business Pinnacle Apex
Verfügbarkeit: Pinnacle, Apex.; Unverfügbarkeit: Free, Team, Business;

Überblick

Das Asset-Management von Wrike hilft Ihnen dabei, Ausrüstung, Einrichtungen und andere nicht-menschliche Ressourcen in Ihrem Workspace hinzuzufügen, zu organisieren und zu verwalten. Egal, ob Sie nur ein paar Konferenzräume oder hunderte Maschinen nachverfolgen – mit Wrike ist der Einstieg ganz einfach.

Assets manuell erstellen

Das manuelle Erstellen von Assets eignet sich für kleine Teams oder wenn Sie nur wenige Assets hinzufügen müssen. Sie können neue Assets hinzufügen und ihre Details direkt in den Kontoeinstellungen aktualisieren.

So fügen Sie Assets manuell hinzu

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Ihr Profilbild 1 und wählen Sie Einstellungen 2.

    How_to_create_assets_manually_1.png

  2. Unter Account Management klicken Sie auf Nutzer 3.

    How_to_create_assets_manually_2.png
  3. Wählen Sie im linken Panel Assets 4.

  4. Klicken Sie auf Assets erstellen 5.

    How_to_create_assets_manually_3.png
  5. Geben Sie im Fenster Neue Assets erstellen den Asset-Namen ein 6.
  6. Um mehr als ein Asset hinzuzufügen, klicken Sie auf +Asset 7.

  7. Klicken Sie auf Asset erstellen 8, um abzuschließen.

    Wichtig

    Wenn Sie weitere Assets hinzufügen, erscheint neben jedem Asset-Namen ein Symbol zum Löschen. Klicken Sie darauf, um ein Asset vor dem Speichern zu entfernen.

    How_to_create_assets_manually_4.png

So aktualisieren Sie Asset-Details mit Massenaktionen

Nachdem Sie Ihre Assets erstellt haben, können Sie deren Details in einem Schritt aktualisieren:

  1. Wählen Sie die Assets aus, die Sie aktualisieren möchten.

  2. Verwenden Sie das Panel Massenaktionen, um Folgendes zu bearbeiten:

    1. Arbeitsrolle
    2. Arbeitszeitplan
    3. Asset-Bilder aktualisieren

    4. Asset-Gruppe zuweisen

      Update_asset_details_using_mass_actions.gif

      Tipp

      Massenaktionen helfen Ihnen, Zeit zu sparen, wenn Sie mehrere Assets gleichzeitig aktualisieren.

Assets per Excel in großen Mengen importieren

Mit dem Massenimport können Sie in Wrike mehrere Assets gleichzeitig hinzufügen oder aktualisieren. Das ist ideal, wenn Sie neue Assets hinzufügen, Ihren Bestand aktualisieren oder rasch mehrere Assets hinzufügen möchten. Sie können unsere Excel-Vorlage verwenden, um den Prozess schnell und einfach zu gestalten.

  1. Laden Sie unsere Vorlage herunter oder verwenden Sie Ihre eigene Excel-Datei:

    1. Klicken Sie auf die Registerkarte Assets 1 unter Nutzer in der Kontoverwaltung.

      Download_the_Excel_Template_1.png
    2. Klicken Sie im Header auf das Drei-Punkte-Menü 2.

    3. Wählen Sie Aus Excel importieren 3 im Menü.

      Download_the_Excel_Template_2.png
    4. In dem Popup-Dialog können Sie unsere Vorlage herunterladen 4 oder eine Datei auswählen, die unserem Format entspricht.

  2. Neue Assets mit benutzerdefinierten Feldern erstellen

    Sie können schnell neue Assets im Bulk hinzufügen und während des Imports benutzerdefinierte Felder einbeziehen.

    Asset-Details ausfüllen

    1. Öffnen Sie die Vorlage in Excel.
    2. Fügen Sie jedes Asset als neue Zeile hinzu.

    3. Typische Felder sind:

      1. Name (erforderlich)

      2. Benutzerdefinierte Felder (falls vorhanden)

        Wichtig

        Asset-Namen müssen eindeutig sein.

    Sie können benutzerdefinierte Felder spontan erstellen, indem Sie in Ihrer Tabelle einen neuen Feldnamen eingeben. Wenn das benutzerdefinierte Feld in Wrike nicht existiert, wird es als Textfeld erstellt. Bei Bedarf können Sie den Feldtyp später ändern.

    Tipp

    Während des Imports können benutzerdefinierte Felder nur als Textfelder erstellt werden. Um einen anderen Feldtyp zu verwenden, ändern Sie ihn nach dem Import.

    Fill_In_Asset_Details.png

    Benutzerdefinierte Felder vorhandener Assets aktualisieren

    Sie können benutzerdefinierte Felder für Assets aktualisieren, die bereits in Wrike existieren. Dazu benötigen Sie die Asset-ID für jedes Asset, das Sie aktualisieren möchten. So geht’s:

    1. Klicken Sie auf die Registerkarte Assets 1 in den Nutzer-Einstellungen unter Kontoverwaltung.

    2. Klicken Sie im Header auf das Drei-Punkte-Menü 2.

      Update_Existing_Assets__Custom_Fields_1.png

    3. Wählen Sie im Menü Assets nach Excel exportieren 3.

      Update_Existing_Assets__Custom_Fields_2.png

    4. Wählen Sie im Exportfenster ein Dateiformat wie XLSX 4 und klicken Sie auf Exportieren 5.

      Update_Existing_Assets__Custom_Fields_3.png
    5. Wenn Ihre Datei bereit ist, klicken Sie, um sie herunterzuladen 6.

    6. Öffnen Sie die exportierte Datei und kopieren Sie die Asset-IDs.

      Update_Existing_Assets__Custom_Fields_4.png
    7. Fügen Sie in Ihrer Importtabelle die Asset-IDs in die Spalte ID 7 ein.

    8. Fügen Sie bei Bedarf Werte für benutzerdefinierte Felder hinzu oder aktualisieren Sie diese.

      Tipp

      Lassen Sie die Spalte mit dem Asset-Namen leer, wenn Sie vorhandene Assets aktualisieren.

    Wenn Sie einen Namen für ein benutzerdefiniertes Feld eingeben, das noch nicht existiert, erstellt Wrike dieses während des Imports als Textfeld. Sie können den Feldtyp später ändern.

    Wichtig

    Sie können während des Imports keine anderen Feldtypen erstellen – derzeit werden nur Textfelder unterstützt.

  3. Datei importieren

    1. Kehren Sie zu Wrike zurück und klicken Sie erneut auf Importieren.
    2. Wählen Sie eine Datei aus oder ziehen Sie Ihre fertige Excel-Datei per Drag-and-Drop in das Importdialogfeld.

  4. Bestätigen und importieren

    1. Wenn alles korrekt aussieht, klicken Sie auf Import starten, um abzuschließen.
    2. Wrike erstellt neue Assets oder aktualisiert vorhandene auf Basis übereinstimmender Asset-IDs.
    3. Nach Abschluss des Imports erscheint ein Popup-Fenster. Klicken Sie auf Seite aktualisieren, um zu sehen, wie viele neue Assets hinzugefügt und wie viele vorhandene Assets aktualisiert wurden.
    Import_and_Update_assests.gif

Anmerkung

Einige Felder wie Zeitpläne, Symbole und Berechtigungen müssen möglicherweise nach dem Import manuell festgelegt werden. Für Massenaktualisierungen verwenden Sie denselben Import-Arbeitsablauf – Wrike aktualisiert erkannte Assets, anstatt Duplikate zu erstellen.

Rollen, Arbeitspläne und Gruppen Assets zuweisen

Mit Massenaktionen können Sie Arbeitsrollen, Zeitpläne und Gruppen für mehrere Assets gleichzeitig schnell aktualisieren.

Zuweisen von Arbeitsrollen

Weisen Sie jedem Asset eine funktionale Rolle, z. B. „Equipment“, zu. Rollen erleichtern die Suche nach Assets und die Erstellung von Berichten.

Festlegen von Arbeitsplänen

Legen Sie für jedes Asset Standardarbeitszeiten oder Wartungszeiten fest. Dies verhindert Buchungen außerhalb der Arbeitszeiten oder wenn das Asset nicht verfügbar ist.

Organisieren mit Gruppen

Gruppieren Sie Assets nach Einrichtung, Werk oder Abteilung. Gruppen helfen Ihnen, Assets schnell zu filtern und zuzuweisen.

Assign_Roles__Schedules__and_Groups_to_Assets.gif

Asset-Bilder und Symbole verwalten

Geben Sie jedem Asset ein eindeutiges Symbol oder Bild zur schnellen Identifikation.

Wie ein Asset-Bild aktualisiert wird

  1. Wechseln Sie zu Assets 1 in den Nutzereinstellungen unter Kontoverwaltung.
  2. Wählen Sie das Asset aus, das Sie aktualisieren möchten 2.

  3. Klicken Sie im Panel für Massenaktionen auf Asset-Bild aktualisieren 3.

    How_to_Update_an_Asset_Picture_1.png

  4. Wählen Sie im Fenster zum Hochladen von Bildern das Bild aus, das Sie hochladen möchten 4.

    Anmerkung

    Sie können Dateien in den Formaten JPG, PNG, BMP und GIF hochladen.

    How_to_Update_an_Asset_Picture_2.png
  5. Klicken Sie auf Öffnen 5, um das Bild hochzuladen.

  6. Nachdem Sie das Bild hochgeladen haben, erscheint ein Benachrichtigungsbanner, das die Aktualisierung bestätigt 6.

    How_to_Update_an_Asset_Picture_3.png

  7. Das Asset-Bild wurde aktualisiert und erleichtert nun die Identifikation 7.

    How_to_Update_an_Asset_Picture_4.png

    Tipp

    Verwenden Sie klare, eindeutige Bilder, damit Teammitglieder Assets auf einen Blick erkennen können.

Asset-Berechtigungen verwalten

Nutzer mit der Berechtigung Assets verwalten können Assets erstellen, bearbeiten oder löschen, einschließlich der Aktualisierung des Asset-Profilbilds. Um diese Berechtigung zu vergeben, gehen Sie zu den Nutzer-Typen in der Kontoverwaltung.

  • Nutzer ohne diese Berechtigung können Assets anzeigen und zuweisen, aber keine Asset-Einträge bearbeiten.

    Manage_Asset_Permissions.png

Assets zuweisen, planen und deren Auslastung nachverfolgen

Assets Arbeitselementen zuweisen

So weisen Sie ein Asset zu:

Assigning_Assets_to_Work.gif
  1. Öffnen Sie eine beliebige Aufgabe oder ein Projekt in Wrike.
  2. Verwenden Sie im Zuweisungsfeld die Zuweisungsempfehlungen, um die benötigten Assets hinzuzufügen.
  3. Wenn Ihr Team Anforderungen verwendet (z. B. „erfordert Maschinentyp und Primäre Anwendung“), empfiehlt Wrike verfügbare Assets, die diesen Kriterien entsprechen.

Wichtig

Die Berechtigung Intern teilen muss für den Nutzer-Typ aktiviert sein, damit Nutzer dieses Nutzer-Typs Aufgaben Assets zuweisen können.

Workload- und Konfliktmanagement

Das Asset-Workload-Diagramm zeigt alle Zuweisungen und wie Ihre Ressourcen genutzt werden. Sie können Überbuchungen oder Konflikte erkennen und schnell Änderungen vornehmen, um Workloads auszugleichen.

So nutzen Sie das Asset-Workload-Diagramm

  1. Öffnen Sie das Asset-Workload-Diagramm, um alle Zuweisungen und die Ressourcenauslastung anzuzeigen 1.

    How_to_Use_the_Asset_Workload_Chart.png
  2. Suchen Sie nach roten Markierungen. Diese kennzeichnen Überbuchungen oder Termin­konflikte 2.

  3. Verschieben Sie Aufgaben direkt im Scheduler, um Konflikte zu lösen oder Arbeit neu zu verteilen.

    How_to_Use_the_Asset_Workload_Chart.gif

Dashboards und Nutzungsberichte

  • Das Dashboard „Equipment“ bietet eine Zusammenfassung der Nutzung und zeigt unter- bzw. über­beanspruchte Assets an.

  • Benutzerdefinierte Berichte können für historische Nutzung, Allokationstrends oder anstehende Wartungsfenster erstellt werden.

    Dashboards_and_Utilization_Reporting.gif

In diesem Beispiel zeigt das Dashboard die Auslastung der Geräte und hebt Maschinen hervor, die unter- oder überbeansprucht sind. Außerdem können Sie sehen, welche Maschinentypen jeder Primäranwendung zugewiesen sind.

Hier ist der Maschinentyp Verpackungsmaschine um 192 Stunden überbelegt. Um die Überbelegung zu vermeiden, verschieben oder entfernen Sie diese Maschine für diese Stunden. Sie können auch das Dashboard prüfen, um andere Maschinen für dieselbe Arbeit zu finden.

Tipp

Verwenden Sie Filter in Ihrem Dashboard, um überlastete Geräte schnell zu erkennen und Aufgaben bei Bedarf neu zuzuweisen.

Assets löschen

Wenn Sie ein Asset löschen, wird seine zugewiesene Arbeit in einem speziellen Ordner (Gelöschte Asset-Ressourcen) organisiert und gemeinsam genutzte Elemente werden an einen anderen von Ihnen gewählten Nutzer oder ein anderes Asset übertragen. Mehr erfahren über das Löschen von Nutzern.

Was passiert, wenn ein Asset gelöscht wird

  • Alle dem Asset zugewiesenen Aufgaben und Projekte (z. B. Pick and Place) werden in einen Ordner mit dem Namen Pick and Place – Gelöschte Asset-Ressourcen verschoben.

    What_Happens_When_an_Asset_Is_Deleted.png
  • Alle Aufgaben, Projekte oder Ordner, die mit dem Asset geteilt wurden, sind nun mit dem Nutzer oder Asset geteilt, den bzw. das Sie während des Löschvorgangs ausgewählt haben.

Wie ein Asset gelöscht wird

  1. Gehen Sie zu Assets 1 in den Nutzereinstellungen unter Account management.
  2. Wählen Sie das Asset aus, das Sie löschen möchten 2.

  3. Klicken Sie im Massenaktionspanel auf Aus Account löschen 3.

    How_to_Delete_an_Asset_1.png
  4. Im Pop-up-Fenster werden Sie aufgefordert, Aufgaben, Projekte, Ordner und Formularzuweisungen des Assets zu übertragen 4.
  5. Wählen Sie einen Nutzer oder ein Asset aus, an den/das diese Elemente übertragen werden sollen 5.

  6. Klicken Sie auf Asset endgültig löschen 6, um den Löschvorgang abzuschließen.

    How_to_Delete_an_Asset_2.png

    Wichtig

    Sobald Sie ein Asset löschen, kann dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden.

FAQs

Kann ich Offline-Mitarbeitende oder Auftragnehmende als Assets hinzufügen?

Ja! Sie können Offline-Mitarbeitende, Schichtarbeitende oder Auftragnehmende als Assets hinzufügen. Dies hilft bei Planung und Compliance – es sind keine zusätzlichen Wrike-Lizenzen erforderlich.

Kann ich Asset-Berechtigungen für verschiedene Standorte unterschiedlichen Nutzern zuweisen?

Ja. Kombinieren Sie Asset-Gruppen mit Workspace-Berechtigungen, um zu steuern, wer Assets an welchem Standort verwaltet.

Was steht als Nächstes an?

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