Шаг 5. Начало совместной работы
Теперь, когда вы ознакомились с азами Wrike и ваше рабочее пространство настроено в соответствии с потребностями команды, давайте перейдем к настоящей работе и общению в Wrike.
Вся прелесть работы в Wrike заключается в том, что вы можете использовать его как центральное хранилище всех рабочих объектов, задач, приоритетов и обсуждений без необходимости обрабатывать множество электронных писем и переключаться между приложениями.
Выпускаете вы новый продукт, пишете электронную книгу или готовитесь к конференции – в любом случае вы ведете проект. Проекты используются для управления группой задач, которые служат для достижения общей цели в заданный срок. Предлагаем пошаговое руководство по запуску нового проекта с нуля.
-
Создайте проект, нажав кнопку +. Укажите название проекта, сроки выполнения и владельца, выберите вид по умолчанию для ваших задач (список, доска, таблица или диаграмма Ганта).
-
Наполните проект задачами. Задачи — это указания к действиям, которые требуется выполнить для достижения цели проекта.
-
Назначьте задачи исполнителям. В идеале задачи должны быть небольшими, чтобы каждую из них смог выполнить один человек. В противном случае постарайтесь разбить их на подзадачи и назначить каждую из них отдельным пользователям.
-
Запланируйте задачи по отдельности или с помощью функции массового изменения.
-
Перейдите на диаграмму Ганта для удобной визуализации графика. Убедитесь, что правильно установили длительность каждой задачи, и при необходимости измените сроки задач.
-
Настройте зависимости. Зависимости помогают понимать взаимосвязи между задачами. Если вы перенесли срок задачи с зависимостями, сроки всех зависимых задач также будут автоматически перенесены. После выполнения одной задачи исполнитель зависимой от нее задачи получает уведомление о том, что он может приступить к работе.
-
Конвертируйте ключевые задачи в вехи. Вехи используются как контрольные точки для отметки важного события или момента принятия решения в проекте. При изменении сроков зависимых задач на диаграмме Ганта даты наступления вех автоматически не меняются.
-
При частом взаимодействии с повторяющимися проектами вы можете сохранить шаблон или прототип, чтобы затем копировать его для последующих запросов.
-
Все необходимые действия представлены в виде задач.
-
Имена задач ясны. Рекомендуем начинать название задачи с глагола, чтобы оно содержало указание к действию. Например, лучше выбрать название не «Статья в блоге», а «Написать статью в блог».
-
Задачи назначены, причем каждая — одному исполнителю.
-
Задачи запланированы.
-
Задачи взаимосвязаны с помощью зависимостей.
-
Правильно указана длительность задач.
-
Ключевые задачи конвертированы в вехи.
В Wrike есть быстрые и простые способы найти и отследить любую задачу, назначенную вам при запуске проекта.
Начните день с проверки вкладки «Входящие». Там отображаются все новости, которые требуют вашего внимания: уведомления о новых @упоминаниях, назначении задач и предоставлении доступа к задаче, папке, проекту или пространству. Если вы нажмете на уведомление, откроется панель задачи или проекта с подробной информацией и предыдущими обсуждениями.
В работе с уведомлениями действует правило двух минут: если на ответ у вас уйдет не более двух минут, то отвечайте сразу. Если вам требуется больше времени, отложите уведомления и позже определите, у какого из них выше приоритет.
Также вы можете просматривать рабочие объекты в смарт-папке Мои задачи. Она позволяет концентрироваться на самой важной работе, ведь в нее входят:
-
Все назначенные вам задачи и подзадачи.
-
Задачи, которые были вручную добавлены в папку «Мои задачи».
Вы можете адаптировать под себя наполнение папки «Мои задачи», применив фильтры, изменив порядок сортировки или включив отображение задач и подзадач в формате списка.
Индивидуальная настройка и периодическое обновление профиля привнесут личную нотку в деловое общение.
-
Настройте профиль: загрузите аватар, укажите должность, название компании и другую информацию. Актуальность информации очень важна для командной работы в режиме онлайн.
-
Проверьте настройки уведомлений. Все почтовые уведомления и оповещения о продуктах включены по умолчанию. Если вам нужно отслеживать только отдельные изменения, вы можете изменить настройку почтовых уведомлений. Если вы только знакомитесь с работой в Wrike, рекомендуем пока оставить параметры по умолчанию и вернуться к настройке уведомлений через пару недель.
Раз вы уже знаете, где искать рабочие задания, перейдем непосредственно к работе. Wrike предоставляет вам и вашим коллегам общее рабочее пространство, в котором вы можете делиться сведениями о ходе работы, вести обсуждения и обращаться к единому источнику информации о статусе задачи и финальной версии файлов.
Ознакомьтесь со списком функций, которые помогут выстроить командную работу в Wrike.
|
Функция |
Способ применения |
Пример использования |
|
В поле комментария введите символ @, а следом за ним — имя пользователя. Используйте термин @исполнители, чтобы упомянуть всех исполнителей задачи, и @подписчики, чтобы упомянуть участников команды, получающих уведомления о задаче, папке или проекте. |
|
|
|
Изменения в описании задачи сохраняются автоматически и мгновенно. Несколько сотрудников могут одновременно работать над одной и той же задачей, и вы будете знать, кто выполнил какую часть работы. |
|
|
|
Если пользователь изменяет описание задачи, в ленте новостей появляется ссылка на обновленное описание. Пройдя по ссылке, вы увидите, какие изменения были внесены. |
|
|
|
Выделите текст в поле описания или комментария, а затем нажмите на появившийся значок с кавычками. Выделенный текст будет процитирован в вашем следующем комментарии. |
|
|
|
Добавляйте к комментариям в Wrike эмодзи. Чтобы увидеть весь список доступных эмодзи, нажмите на поле комментария, а затем на иконку со смайликом. |
|
|
|
Утверждения (доступно для планов Business и Enterprise) |
Вы можете назначать утверждающих лиц и устанавливать сроки выполнения задач и проектов. Каждое утверждающее лицо может утверждать или отклонять задачи. |
|
|
Функция |
Способ применения |
Пример использования |
|
Прикрепляйте к задачам файлы с вашего компьютера или из облачного хранилища. |
У вас есть файлы, связанные с проектами, и вы хотите централизованно хранить все материалы. |
|
|
Добавляйте комментарии прямо к изображениям, видео, файлам в форматах PDF и Microsoft Office. При внесении правок оставляйте ответы, обсуждайте комментарии и указывайте, что проблема решена. |
Примечания — простой способ централизованного хранения отзывов без трудоемкой обработки электронных писем. |
|
|
Запрашивайте проверки у участников проекта и устанавливайте сроки утверждения. Проверяющий может утвердить материалы или запросить внесение исправлений, создав журнал редактирования и утверждения. |
Вам необходимо согласовать материал до его публикации. С помощью функции гостевых проверок вы можете предложить проверку файлов клиентам, у которых нет аккаунта Wrike. |
|
|
Wrike Publish: интеграция с MediaValet и Bynder |
Публикуйте утвержденные материалы на платформе управления цифровыми активами напрямую из Wrike. |
Унифицируйте сообщения и визуальные материалы в ходе множества интегрированных кампаний. Загружайте, находите и прикрепляйте утвержденные материалы. |
Научиться работать с новым инструментом непросто, но практика — путь к совершенству. Следуйте этим простым правилам каждый день, и вскоре вы осознаете, что длинные переписки по электронной почте, отчетные совещания и ручное занесение обновлений в таблицы вам больше не нужны. Wrike поможет сэкономить время на поиске рабочих заданий, организации совместной работы с командой и составлении отчетов о ходе выполнения проектов, чтобы вы могли сосредоточиться только на важных задачах.
-
Начните день с проверки новых и текущих задач в Wrike:
-
Проверьте во вкладке Входящие, появились ли новые @упоминания и входящие задачи. Ответьте, отложите или отправьте в архив все новые уведомления.
-
Проверьте, не изменились ли приоритеты задач в папке Мои задачи.
-
Проверьте личную панель задач, чтобы быть в курсе всех рабочих изменений.
-
-
При создании задачи убедитесь, что:
-
Имя задачи понятно.
-
Задача назначена и запланирована.
-
Описание задачи соответствует требованиям и ожиданиям.
-
-
Если работа еще выполняется:
-
Добавляйте комментарии и @упоминайте коллег.
-
Изменяйте статус задачи, чтобы он отражал текущую ситуацию.
-
При необходимости изменяйте срок выполнения.
-
-
Если работа уже выполнена:
-
Завершите задачу, изменив ее статус.
-
@упомяните заинтересованных лиц.
-
Прикрепите готовые материалы, если это возможно.
-
-
В конце дня убедитесь, что:
-
Во Входящих не осталось непрочитанных уведомлений.
-
Статусы задач изменены на В работе и Выполнено.
-
Вы изменили сроки просроченных задач или уведомили об этом заинтересованных лиц.
-
Вы расставили приоритеты задач на следующий день в папке Мои задачи.
-
-
Вводные курсы Wrike Discover: