Все статьи

Шаг 5. Начало совместной работы

Обзор

Теперь, когда вы ознакомились с азами Wrike и ваше рабочее пространство настроено в соответствии с потребностями команды, давайте перейдем к настоящей работе и общению в Wrike.

Вся прелесть работы в Wrike заключается в том, что вы можете использовать его как центральное хранилище всех рабочих объектов, задач, приоритетов и обсуждений без необходимости обрабатывать множество электронных писем и переключаться между приложениями.

Запуск нового проекта

Выпускаете вы новый продукт, пишете электронную книгу или готовитесь к конференции – в любом случае вы ведете проект. Проекты используются для управления группой задач, которые служат для достижения общей цели в заданный срок. Предлагаем пошаговое руководство по запуску нового проекта с нуля.

  1. Создайте проект, нажав кнопку + 1. Укажите название проекта, сроки выполнения и владельца, выберите вид по умолчанию для ваших задач (список, доска, таблица или диаграмма Ганта).

    Step_5_-_Create_Project.png
  2. Наполните проект задачами 2. Задачи – это указания к действиям, которые требуется выполнить для достижения цели проекта.

    Step_5_-_Populate_Project_with_Tasks.png
  3. Назначьте задачи исполнителям 3. В идеале задачи должны быть небольшими, чтобы их смог выполнить один человек. В противном случае постарайтесь разбить их на подзадачи и назначить каждую из них отдельным пользователям.

    Step_5_-_Add_Assignees.png
  4. Запланируйте задачи 4 по отдельности или с помощью функции массового изменения.

    Step_5_-_Schedule_Tasks.png
  5. Перейдите на диаграмму Ганта 5 для удобной визуализации графика. Убедитесь, что правильно установили длительность каждой задачи, и при необходимости измените сроки задач.

    Step_5_-_Gantt_and_Dependencies.png
  6. Настройте зависимости 6. Зависимости помогают понимать взаимосвязи между задачами. Если вы перенесли срок задачи с зависимостями, сроки всех зависимых задач также будут автоматически перенесены. После выполнения одной задачи исполнитель зависимой от нее задачи получает уведомление о том, что он может приступить к работе.

  7. Преобразовать ключевые задачи в вехи. Вехи используются как контрольные точки для отметки важного события или момента принятия решения в проекте. При изменении сроков зависимых задач на диаграмме Ганта даты наступления вех автоматически не меняются.

  8. При частом взаимодействии с повторяющимися проектами вы можете сохранить шаблон или прототип 7, чтобы затем копировать его для последующих запросов.

    Step_5_-_Make_a_Blueprint.png

Контрольный список при запуске проекта

  1. Все необходимые действия представлены в виде задач.

  2. Имена задач ясны. Рекомендуем начинать название задачи с глагола, чтобы оно содержало указание к действию. Например, лучше выбрать название не «Статья в блоге», а «Написать статью в блог».

  3. Задачи назначены, причем каждая — одному исполнителю.

  4. Задачи запланированы.

  5. Задачи взаимосвязаны с помощью зависимостей.

  6. Правильно указана длительность задач.

  7. Ключевые задачи конвертированы в вехи.

Подробнее о подготовке успешного запуска проекта.

Поиск рабочих заданий

В Wrike есть быстрые и простые способы найти и отследить любую задачу, назначенную вам при запуске проекта.

Входящие

Начните день с проверки вкладки «Входящие». Там отображаются все новости, которые требуют вашего внимания: уведомления о новых @упоминаниях, назначении задач и предоставлении доступа к задаче, папке, проекту или пространству. Если вы нажмете на уведомление, откроется панель задачи или проекта с подробной информацией и предыдущими обсуждениями.

В работе с уведомлениями действует правило двух минут: если на ответ у вас уйдет не более двух минут, то отвечайте сразу. Если вам требуется больше времени, отложите уведомления и позже определите, у какого из них выше приоритет.

Step_5_-_Inbox.png

Папка «Мои задачи» в личном пространстве

Также вы можете просматривать рабочие объекты в смарт-папке Мои задачи. Она позволяет концентрироваться на самой важной работе, ведь в нее входят:

  • Все назначенные вам задачи и подзадачи.

  • Задачи, которые были вручную добавлены в папку «Мои задачи».

Вы можете адаптировать под себя наполнение папки «Мои задачи», применив фильтры, изменив порядок сортировки или включив отображение задач и подзадач в формате списка.

Step_5_-_My_To-Do.png

Панели задач

Из всех способов слежения за ходом работ панели задач предлагают самые широкие возможности настройки. Они позволяют концентрироваться на приоритетных задачах с уверенностью, что ничто не останется без внимания.

Задачи группируются на виджетах панелей задач по определенным критериям: ваши просроченные задачи; задачи, которые предстоит выполнить на этой неделе; ваши задачи в очереди и т. д. Вы можете добавлять дополнительные виджеты: например, виджет файла или все назначенные вам задачи – все, что для вас важно. Подробнее о личной панели задач.

Step_5_-_Dashboards.png

Сотрудничество с командой

Изменение настроек профиля

Индивидуальная настройка и периодическое обновление профиля привнесут личную нотку в деловое общение.

  1. Настройте профиль: загрузите аватар, укажите должность, название компании и другую информацию. Актуальность информации очень важна для командной работы в режиме онлайн.

    Step_5_-_Profile_Settings.png
  2. Проверьте настройки уведомлений. Все почтовые уведомления и оповещения о продуктах включены по умолчанию. Если вам нужно отслеживать только отдельные изменения, вы можете изменить настройку почтовых уведомлений. Если вы только знакомитесь с работой в Wrike, рекомендуем пока оставить параметры по умолчанию и вернуться к настройке уведомлений через пару недель.

    Step_5_-_Email_Notifications.png

Совместное выполнение задач

Раз вы уже знаете, где искать рабочие задания, перейдем непосредственно к работе. Wrike предоставляет вам и вашим коллегам общее рабочее пространство, в котором вы можете делиться сведениями о ходе работы, вести обсуждения и обращаться к единому источнику информации о статусе задачи и финальной версии файлов.

Ознакомьтесь со списком функций, которые помогут выстроить командную работу в Wrike.

Функция

Способ применения

Пример использования

@упоминание

В поле комментария введите символ @, а следом за ним — имя пользователя. Используйте термины @исполнители для упоминания всех исполнителей задачи и @подписчики для упоминания участников команды, получающих уведомления о задаче, папке или проекте.

  • Вы предоставляете доступ к задаче и объясняете причину этого шага.

  • Пользователи должны знать, какая часть обсуждения относится именно к ним.

Описание задачи

Изменения в описании задачи сохраняются автоматически и мгновенно. Несколько сотрудников могут одновременно работать над одной и той же задачей, и вы будете знать, кто выполнил какую часть работы.

  • Вы предоставляете исполнителям и заинтересованным лицам всю информацию о задаче.

  • Можно добавлять заметки о ходе совещания (коллективно или по отдельности).

  • Возможность совместного редактирования текста для удаленных сотрудников.

Изменение задачи

Если пользователь изменяет описание задачи, в ленте новостей появляется ссылка на обновленное описание. Пройдя по ссылке, вы увидите, какие изменения были внесены.

  • Вы сможете отслеживать изменения и видеть, какие правки вносит каждый из участников команды.

Цитирование текста

Выделите текст в поле описания или комментария, а затем нажмите на появившийся значок с кавычками. Выделенный текст будет процитирован в вашем следующем комментарии.

  • Если вы упоминаете определенную часть задачи, цитирование поможет указать, на какую именно информацию вы ссылаетесь.

Эмодзи

Добавляйте к комментариям в Wrike эмодзи. Чтобы увидеть весь список доступных эмодзи, нажмите на поле комментария, а затем на иконку со смайликом.

  • Дайте коллегам знать, с каким выражением следует читать ваши комментарии, или привнесите в рабочее пространство немного юмора и индивидуальности.

Утверждения (доступно для планов Business и Enterprise)

Вы можете назначать утверждающих лиц и устанавливать сроки выполнения задач и проектов. Каждое утверждающее лицо может утверждать или отклонять задачи.

  • Оптимизация процесса утверждения.

  • Получение информации об ответственных за утверждение в вашей команде.

  • Выявление невыполненных утверждений, которые могут привести к задержке выполнения проекта.

  • Создание настраиваемых виджетов на панели задач на основе утверждений.

Совместная работа с файлами

Функция

Способ применения

Пример использования

Прикрепление файлов

Прикрепляйте к задачам файлы с вашего компьютера или из облачного хранилища.

У вас есть файлы, связанные с проектами, и вы хотите централизованно хранить все материалы.

Wrike Proof и Wrike Publishплатные дополнения.

Примечания

Добавляйте комментарии прямо к изображениям, видео, файлам в форматах PDF и Microsoft Office. При внесении правок оставляйте ответы, обсуждайте комментарии и указывайте, что проблема решена.

Примечания — простой способ централизованного хранения отзывов без трудоемкой обработки электронных писем.

Утверждения файлов

Запрашивайте проверки у участников проекта и устанавливайте сроки утверждения. Проверяющий может утвердить материалы или запросить внесение исправлений, создав журнал редактирования и утверждения.

Вам необходимо согласовать материал до его публикации. С помощью функции гостевых проверок вы можете предложить проверку файлов клиентам без аккаунта Wrike.

Wrike Publish: интеграция с MediaValet и Bynder

Публикуйте утвержденные материалы на платформе управления цифровыми активами напрямую из Wrike.

Унифицируйте сообщения и визуальные материалы в ходе множества интегрированных кампаний. Загружайте, находите и прикрепляйте утвержденные материалы.

Контрольный список для совместной работы в Wrike

Научиться работать с новым инструментом непросто, но практика — путь к совершенству. Следуйте этим простым правилам каждый день, и вскоре вы осознаете, что длинные переписки по электронной почте, отчетные совещания и ручное занесение обновлений в таблицы вам больше не нужны. Wrike поможет сэкономить время на поиске рабочих заданий, организации совместной работы с командой и составлении отчетов о ходе выполнения проектов, чтобы вы могли сосредоточиться только на важных задачах.

  1. Начните день с проверки новых и текущих задач в Wrike:

    • Проверьте во вкладке Входящие, появились ли новые @упоминания и входящие задачи. Ответьте, отложите или отправьте в архив все новые уведомления.

    • Проверьте, не изменились ли приоритеты задач в папке Мои задачи.

    • Проверьте личную панель задач, чтобы быть в курсе всех рабочих изменений.

  2. При создании задачи убедитесь, что:

    • Имя задачи понятно.

    • Задача назначена и запланирована.

    • Описание задачи соответствует требованиям и ожиданиям.

  3. Если работа еще выполняется:

    • Добавляйте комментарии и @упоминайте коллег.

    • Изменяйте статус задачи, чтобы он отражал текущую ситуацию.

    • При необходимости изменяйте срок выполнения.

  4. Если работа уже выполнена:

    • Завершите задачу, изменив ее статус.

    • @упомяните заинтересованных лиц.

    • Прикрепите готовые материалы, если это возможно.

  5. В конце дня убедитесь, что:

    • Во Входящих не осталось непрочитанных уведомлений.

    • Статусы задач изменены на В работе и Выполнено.

    • Вы изменили сроки просроченных задач или уведомили об этом заинтересованных лиц.

    • Вы расставили приоритеты задач на следующий день в папке Мои задачи.

Вверх