Все статьи

Гостевые проверки

Обычные пользователи аккаунтов с функциями Примечания и Утверждения файлов могут назначать гостевых пользователей для проверки файлов.

Обзор

Вы можете пригласить клиентов, не имеющих аккаунта Wrike, к проверке файлов, прикрепленных к задачам, папкам и проектам. Они смогут оставлять комментарии к файлам, сообщать о своем решении и даже получать ответы на комментарии по электронной почте.

Важная информация

  • Гостевые пользователи могут видеть только те файлы, которые относятся к назначенным им проверкам. У них нет доступа к вашим данным в Wrike (к задачам, папкам и проектам).
  • Вы можете работать с примечаниями, добавленными гостевыми пользователями, точно так же, как работаете с обычными примечаниями.
  • Вы можете пригласить неограниченное число гостевых пользователей, но существует часовой лимит в 400 приглашений на один аккаунт.
  • Чтобы вы смогли пригласить гостевых пользователей для проверки, у вас должен быть полный доступ к папке или проекту, где находится соответствующая задача.
  • По умолчанию гостевые проверки отключены в аккаунтах, созданных до 15 ноября 2018 г. Администратор аккаунта может включить эту функцию в разделе «Управление аккаунтом».

Совместимые типы файлов

Гостевые проверки можно выполнять с файлами тех же типов, что и обычные проверки:

  • Все файлы, загруженные из локального хранилища.
  • Открытые или скрытые видео на YouTube.

Файлы, сохраненные в облачных хранилищах (за исключением открытых или скрытых видео на YouTube), не поддерживаются.

Приглашение гостевых пользователей для проверки файлов

  1. Откройте задачу, папку или проект, в котором есть вложения. Если вы не видите файл, который хотите добавить для проверки, нажмите «Показать все файлы».
  2. Установите флажки рядом со всеми файлами, которые хотите добавить для проверки.
  3. Щелкните «Начать гостевую проверку».
  4. Откроется окно, в котором необходимо ввести:
    • Адрес эл. почты гостевого пользователя (обязательно).
    • Имя гостевого пользователя (не обязательно; если имя указано, оно будет отображаться в списке проверяющих вместо адреса эл. почты).
  5. Щелкните «+Добавить следующего пользователя», чтобы пригласить дополнительного гостевого пользователя.
  6. Используйте расширенные настройки гостевого проверяющего (не обязательно):
    • Введите сообщение, которое станет частью эл. письма, отправленного гостевому пользователю в качестве приглашения для проверки (не обязательно).
    • Установите флажок «Скачать файл», чтобы гостевые пользователи могли скачивать файлы.
    • Установите флажок «Показывать внутренние комментарии», чтобы все комментарии были видны гостевым пользователям. Если флажок не установлен, гостевые пользователи смогут видеть только комментарии гостевых пользователей и ответы на них.
    • Установите флажок «Просмотреть все версии файла», чтобы гостевой пользователь мог видеть все версии проверяемого файла; уберите этот флажок, чтобы была видна только последняя версия.
    • Укажите, в течение какого времени проверяемые файлы будут доступны для гостевого пользователя. Вы можете выбрать одно из предварительно настроенных значений или ввести собственную дату. По умолчанию срок доступа истекает через 30 дней после назначения проверки.
    • Настройте пароль для дополнительной защиты. Длина пароля не должна быть меньше четырех символов.
  7. Чтобы удалить одного из гостевых пользователей, наведите курсор на его имя или на адрес эл. почты и щелкните появившийся значок «Х».
  8. Щелкните «Пригласить».

После приглашения:

  • Будет выслано эл. сообщение по адресу, указанному на этапе 5. В этом сообщении гостевой проверяющий сможет принять или отклонить приглашение. Если он захочет отклонить приглашение, то будет перенаправлен на дополнительную страницу с подтверждением.
  • В ленте новостей появится сообщение о приглашении гостевого пользователя к проверке.
  • В разделе «Гостевые проверяющие» на панели проверки появится универсальный аватар гостевого пользователя.
  • Вы можете указать срок выполнения гостевой проверки. Обратите внимание: если файл добавлен в процесс утверждения в составе этой же задачи, папки или проекта, и для утверждения указан срок, то вы не сможете указать для файла другой срок гостевой проверки.

Вы получите уведомление во «Входящих», когда гостевой пользователь примет или отклонит приглашение. Если приглашение принято, в ленте новостей будут появляться уведомления, когда гостевой пользователь станет добавлять комментарии или сообщит о своем решении.

🔥 Совет от Wrike! Если вы установили пароль для проверки, мы рекомендуем выслать этот пароль по другому каналу связи, например, воспользовавшись мессенджером или СМС. Не включайте пароль в персональное сообщение на этапе 5. Это поможет вам защитить свои данные.

Изменение настроек гостевых пользователей

  1. Откройте нужную задачу, папку или проект, в которых есть файл.
  2. Нажмите на аватар гостевого пользователя на панели проверки.
  3. Нажмите «Изменить приглашение» или «Отправить новое приглашение» в зависимости от того, принял ли приглашение гостевой пользователь.
  4. В открывшемся окне можно выполнить следующие действия:
    • изменить имя гостевого пользователя;
    • отправить приглашение повторно;
    • изменить дополнительные настройки гостевого пользователя.
  5. Нажмите «Сохранить».

Отзыв доступа к файлам

Обычные пользователи, имеющие доступ к задаче, папке или проекту с файлами, могут удалить гостевого пользователя из процедуры проверки.

Чтобы отозвать доступ гостевого пользователя к проверяемым файлам, удалите его из списка проверяющих. Для этого:

  1. Откройте задачу, папку или проект с файлом.
  2. Наведите курсор на аватар гостевого пользователя на панели проверки. Можете щелкнуть аватар, чтобы увидеть адрес эл. почты гостевого пользователя и его имя, если оно было указано.
  3. Щелкните появившийся значок «х».
  4. Нажмите «Удалить», чтобы подтвердить ваше решение.

У гостевого пользователя больше не будет доступа к файлам.

Чтобы удалить сразу всех гостевых пользователей и отозвать их доступ к файлам, нажмите кнопку «Отменить гостевую проверку».

Настройки безопасности для гостевых проверок

Отключать гостевые проверки могут администраторы аккаунтов с установленным дополнением Wrike Proof. Администраторы аккаунта с планом подписки Enterprise могут налагать дополнительные ограничения на гостевые проверки.

Включение и отключение гостевых проверок

  1. Нажмите свое изображение профиля в правом верхнем углу рабочего пространства.
  2. Выберите пункт «Управление аккаунтом».
  3. Перейдите к следующим элементам:
    • на вкладку «Безопасность» (если вы в аккаунте с планом подписки Enterprise);
    • на вкладку «Настройки» (если вы в любом другом аккаунте).
  4. Прокрутите до раздела «Политика предоставления внешнего доступа».
  5. Установите флажок «Пригласить гостевых проверяющих», чтобы включить в аккаунте возможность гостевых проверок. Уберите флажок, чтобы отключить гостевые проверки.
  6. Нажмите «Сохранить изменения».

Расширенные настройки безопасности

Помимо возможности запретить приглашение гостевых проверяющих, администраторы аккаунта с планом подписки Enterprise могут разрешить гостевые проверки, но со следующими ограничениями:

  • Сделать обязательной защиту паролем при проведении гостевых проверок.
  • Запретить гостевым проверяющим скачивать файлы.
  • Ограничить просмотр различных версий файла.
  • Скрыть комментарии пользователей аккаунта от гостевых проверяющих.

Чтобы применить ограничения:

  1. Нажмите на свое изображение в правом верхнем углу рабочего пространства.
  2. Выберите «Управление аккаунтом».
  3. Перейдите на вкладку «Безопасность».
  4. Установите флажки рядом с ограничениями, которые хотите использовать.
  5. Нажмите «Сохранить изменения».

Дополнительная информация

0 комментариев

Статья закрыта для комментариев.

Вверх