Формы запросов в Wrike
Формы запросов в Wrike позволяют администраторам создавать настраиваемые формы приёма, через которые пользователи или внешние отправители могут отправлять запросы. Создавайте их на уровне аккаунта или пространства, выбирайте, какой объект будет создаваться (задача, проект, Настраиваемый тип объекта или прототип), и управляйте несколькими формами одновременно. Редактировать или удалять формы могут только администраторы, администраторы пространства и владельцы аккаунта. Wrike также предоставляет данные для отслеживания отправленных запросов и активности, помогая командам организовывать и управлять поступающей работой.
|
Доступность: Legacy Business, Legacy Enterprise.; Недоступность: Legacy Free, Legacy Professional.; |
|
Доступность: Business, Enterprise, Pinnacle. Недоступность: Free, Team; |
Для работы с запросами Wrike предлагает две возможности: конструктор, с помощью которого администраторы могут создавать формы запросов и управлять ими, и формы, позволяющие подавать запросы пользователям Wrike и незарегистрированным пользователям (по желанию).
При отправке запроса Wrike автоматически выполняет следующие действия:
-
Создаёт задачу, проект, настраиваемый тип объекта или прототип. Администратор при настройке формы указывает, какой объект должен быть создан.
-
Заполнение полей задачи или проекта данными, взятыми из полей формы запроса.
-
Добавление задачи или проекта в нужное местоположение.
-
Назначение задачи исполнителю или добавление владельца проекта (если это указано автором запроса).
-
Запуск процесса утверждения (если это указано автором запроса).
Формы запросов в Wrike существуют на двух уровнях:
Формы запросов на уровне аккаунта:
Владельцы аккаунтов и администраторы с необходимыми разрешениями могут создавать формы запросов на уровне аккаунта. В тарифных планах Standard и Pinnacle администраторы могут настраивать, кто имеет право создавать такие формы. Внешние пользователи, гостевые пользователи, участники и наблюдатели не могут создавать формы запросов на уровне аккаунта.
Владельцы аккаунтов и администраторы могут управлять всеми формами в одном централизованном месте в настройках аккаунта, используя интерфейс на основе таблиц. Этот централизованный вид позволяет вам:
-
Просматривать все формы в сортируемой и фильтруемой таблице.
-
Искать конкретные формы по названию.
-
Группировать и организовывать формы по таким критериям, как статус или описание.
-
Настраивать вид, выбирая, какие поля и атрибуты отображать.
Формы запросов на уровне пространства:
Создавайте формы запросов на уровне пространства, чтобы адаптировать запросы к рабочему процессу вашей команды или отдела. Только администраторы пространства могут управлять этими формами и контролировать через настройки формы, кто может отправлять запросы и куда поступают ответы. Владельцы и администраторы пространства также могут сделать форму уровня пространства видимой для всего аккаунта при необходимости.
Администраторы пространства могут управлять всеми формами уровня пространства на вкладке «Формы запросов» в настройках пространства. Этот централизованный вид позволяет вам:
-
Просматривать все формы в сортируемой и фильтруемой таблице.
-
Искать конкретные формы по названию.
-
Группировать и организовывать формы по таким критериям, как статус или описание.
-
Настраивать вид, выбирая, какие поля и атрибуты отображать.
Вы можете контролировать, кто может отправлять запросы, настроив параметр Форма видна в настройках формы. Это позволяет сделать форму доступной определённым пользователям или группам либо всем пользователям в аккаунте, чтобы нужная информация собиралась от нужных людей.
Совет
Вы можете экспортировать все формы запросов, созданные на уровне пространства или аккаунта, в файл Excel. Просто нажмите меню три точки на панели инструментов и выберите Экспортировать эту таблицу в Excel.
Файл будет автоматически загружен на ваше устройство.
Доступные типы вопросов, которые можно добавить в форму запроса:
-
Одна строка текста: однострочное поле ответа.
-
Абзац: многострочное поле ответа.
-
Один ответ: раскрывающийся список с возможностью выбора одного варианта ответа.
-
Несколько ответов: список с возможностью выбора одного или нескольких вариантов ответа.
-
Дата: окно календаря, где пользователи могут выбрать дату.
-
Вложение: это поле позволяет загружать прикреплённые файлы.
-
Важность: позволяет пользователям установить важность задачи. (Доступно только для запросов задач).
-
Исполнитель: позволяет выбрать вариант из списка всех активных пользователей аккаунта.
-
Число: позволяет пользователям вводить числовые данные в качестве ответа.
Note
Вопросы типа «Исполнитель» нельзя добавлять во внешние формы запросов. Если сделать внешней форму, содержащую такие вопросы, все вопросы типа «Исполнитель» будут автоматически удалены.
Кроме вопросов вы можете добавить в форму запроса заголовки разделов.
Вы можете управлять несколькими формами запросов одновременно, используя массовые действия в таблице управления формами.
Уровень пространства
-
Перейдите в пространство, где хотите управлять формами запросов.
-
Нажмите иконку шестерёнки рядом с вкладкой Обзор пространства, чтобы открыть настройки пространства, затем выберите пункт Формы запросов в меню.
-
Наведите курсор на форму запроса в меню Формы запросов.
-
Установите флажок рядом с каждой формой запроса, которую хотите выбрать.
-
Используйте Выбрать все, чтобы выбрать сразу все формы запросов.
-
Нажмите Снять выделение, чтобы отменить все выборы.
-
-
Нажмите кнопку Статус, чтобы изменить статус выбранных форм запросов.
-
Можно активировать или деактивировать формы.
Важно
После деактивации формы другие пользователи не смогут получить к ней доступ или отправить через неё запрос.
-
-
Нажмите кнопку Удалить на панели инструментов, чтобы удалить выбранные формы запросов.
Просмотрите предупреждение в диалоговом окне и подтвердите, что хотите продолжить.
Уровень аккаунта
Примечание
Только администраторы и владельцы аккаунта могут удалять или изменять формы запросов на уровне аккаунта.
-
Нажмите на свое изображение в левом верхнем углу рабочего пространства.
-
Выберите «Настройки», затем в разделе "Управление аккаунтом" выберите Формы запросов.
-
В меню наведите курсор на каждую форму запроса.
-
Установите флажки рядом с формами запросов, которые хотите выбрать.
-
Используйте Выбрать все, чтобы выбрать сразу все формы запросов.
-
Нажмите Снять выделение, чтобы отменить все выборы.
-
-
Нажмите кнопку Статус, чтобы изменить статус выбранных форм запросов.
-
Можно активировать или деактивировать формы.
Важно
После деактивации формы другие пользователи не смогут получить к ней доступ или отправить через неё запрос.
-
-
Нажмите кнопку Удалить на панели инструментов, чтобы удалить выбранные формы запросов.
Просмотрите предупреждение в диалоговом окне и подтвердите, что хотите продолжить.
Совет
-
Чтобы выбрать все формы запросов сразу, можно также нажать флажок вверху столбца с порядковыми номерами.
-
За один раз можно удалить до 100 форм. Удалить более 100 форм одновременно невозможно.
Формы запросов в Wrike помогают фиксировать и организовывать входящую работу. Каждая форма запроса содержит набор показателей, которые предоставляют важную информацию о отправках, активности и видимости. Понимание этих данных упрощает отслеживание запросов, управление рабочими процессами и обмен информацией с командой.
Вы можете показывать или скрывать эти столбцы, включая/выключая переключатель в разделе Поля.
Показатели включают:
-
Статус: показывает, активна форма запроса или нет.
-
Дата создания: дата создания формы запроса.
-
Описание: поле, добавленное пользователем, где можно указать собственные детали или краткое описание рабочего процесса.
-
Автор: пользователь, создавший форму запроса.
-
Принадлежит: показывает, с каким пространством связана форма запроса.
-
Видима для: перечисляет пользователей или группы, которые могут видеть и отправлять форму.
-
Опубликована публично: показывает, есть ли у формы публичная ссылка для внешних отправок.
-
Сохраняется в: указывает, где хранятся отправленные запросы (например, в папке, проекте или пространстве).
-
Создаёт: уточняет, что создаётся при отправке формы (например, задача, проект или настраиваемый тип объекта).
-
Последним изменил: пользователь, который последним обновил форму запроса.
-
Дата последнего изменения: дата, когда форма запроса была изменена в последний раз.
-
Отправлено всего: общее количество отправок формы.
-
Отправлено за месяц: сколько раз форма была отправлена в текущем месяце.
-
Кто отправил последним: пользователь, который последним отправил форму.
-
Дата последней отправки: дата самой последней отправки.
Примечание
Для существующих аккаунтов ретроспективные данные доступны, начиная с 2024 года.
Для владельцев процессов запросы помогают упростить рабочий процесс и структурировать систему запросов. Для пользователей, подающих запросы, процесс подачи становится более прозрачным, что гарантирует добавление запроса в нужное место и снижает вероятность его потери.
Вот несколько примеров того, как запросы могут помочь вашей команде:
-
Для маркетологов: создавайте запросы на подготовку креативных материалов, статей для блога или рекламных листовок.
-
Для ИТ-отдела: создавайте запросы на покупку нового оборудования, сообщайте о проблемах, связанных с программными продуктами, или запрашивайте доступ к корпоративному ПО.
-
Для кадровиков: создавайте запросы на подготовку рабочих мест для новых сотрудников, на размещение объявлений о вакансиях или на сбор рекомендаций о соискателях.
-
Для разработчиков: создавайте запросы на отчёты о багах, новые функции продукта или техническую помощь.