Etapa 3: preparando o espaço de trabalho (para gerentes de conta)
Dica
Esta etapa aborda os fundamentos da administração de contas. Se não for responsável pelo gerenciamento da sua conta do Wrike, você poderá pular para a Etapa 5: comece a trabalhar e colaborar.
Agora que você aprendeu como navegar em sua conta do Wrike e como a diversidade de recursos básicos do Wrike pode ajudar a melhorar seus processos de trabalho, vamos analisar algumas dicas e práticas recomendadas para preparar sua conta antes de convidar membros da equipe.
Espaços são pontos centralizados que armazenam todos os itens de trabalho relacionados a um tema. Por padrão, sua conta tem um espaço público chamado Equipe que pode ser acessado por todos os membros da conta, além de seu espaço Pessoal, no qual você pode manter a privacidade do seu trabalho.
Para começar, empregue uma das seguintes regras práticas para configurar a estrutura do seu espaço. Sempre é possível alterá-lo posteriormente de acordo com a maneira mais adequada aos processos da sua equipe:
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1 Se você tiver uma equipe pequena, ela poderá gerenciar todos os projetos diretamente no espaço da equipe.
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2 Se você tiver várias equipes, configure um espaço para cada uma delas. Por exemplo, marketing, design, RH, TI.
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3 Se seu trabalho for organizado por cliente, configure um espaço para cada cliente.
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4 Se você tiver dezenas de clientes, agrupe-os por região, porte ou importância e crie um espaço para cada grupo.
As pastas ajudam a categorizar suas tarefas e projetos em espaços, p. ex., por região, tipo de trabalho, sprint etc. Além disso, é possível usar as pastas como rótulos 1 para categorizar suas tarefas ou projetos para acesso rápido, pois é possível colocá-los em várias pastas ao mesmo tempo. Você pode usar códigos de cores para nomes de pastas 2, de modo a destacar visualmente seus rótulos.
Dica
Recomendamos veementemente a adição das seguintes pastas à sua conta:
Pasta Arquivadas: use essa pasta para armazenar itens de trabalho concluídos ou desatualizados. Dica adicional: nomeie a pasta de arquivos como zArquivadas para que ela seja exibida no final da estrutura de pastas do seu espaço.
Pasta Base de conhecimento: preencha essa pasta com tarefas contendo regras para o uso do Wrike e respostas para as perguntas mais frequentes que sua equipe possa ter. Para mais informações, leia o testemunho pessoal sobre como os usuários do Wrike otimizam com êxito o treinamento de todos os membros da equipe ao ter uma base de conhecimento no Wrike.
Pasta Modelos: adicione modelos de pasta e projetos aqui. Crie uma subpasta para armazenar modelos de tarefa individuais.
Caso esteja usando uma assinatura a partir do plano Business, é possível usar blueprints. Os blueprints permitem que você crie projetos e tarefas sem interromper o trabalho que está em andamento.
Atualize a configuração da conta que afetará todos os espaços de trabalho da sua equipe:
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Carregue o logotipo da sua empresa para ter um espaço de trabalho e notificações por e-mail com sua marca.
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Adicione os feriados públicos do seu país ao cronograma de trabalho padrão da equipe.
Observação
Os recursos descritos nessa nesta seção estão disponíveis para contas com assinaturas dos tipos Business e Enterprise.
Assim como a sua própria equipe, cada equipe segue um processo singular! O Wrike tem um conjunto de ferramentas avançadas que ajudam você a organizar processos de trabalho de acordo com o estilo e as necessidades da sua equipe.
Analise os processos da sua equipe e implemente recursos avançados para ajudá-lo a gerenciar sua equipe e seus projetos de modo mais eficiente.
Configure fluxos de trabalho personalizados para mapear seus processos. Sua conta tem um fluxo de trabalho padrão que inclui cinco status: Novo, Em andamento, Concluído, Adiado e Сancelado. Você pode configurar fluxos de trabalho adicionais para acompanhar melhor em qual estágio o trabalho está.
Crie formulários de solicitação para agilizar o processo de recebimento de trabalho. Os formulários de solicitação ajudam você a receber o trabalho de maneira estruturada sem a necessidade dos malabarismos com e-mails repletos de perguntas adicionais.
Use campos personalizados para monitorar indicadores-chave como orçamento, metas, despesas etc. Se quiser se aprofundar ainda mais, use campos calculados e resultados codificados por cores.
Adicione grupos de usuários para melhorar a comunicação e o compartilhamento de dados. Em vez de compartilhar dados ou @mencionar uma pessoa por vez, aproveite os grupos de usuários para compartilhar rapidamente informações com grupos de pessoas e fazer anúncios em grupo.
Adicione modelos de projeto para economizar tempo ao iniciar trabalhos repetitivos. Use os blueprints para gerenciar os modelos de projeto e tarefa, e planejar o trabalho enquanto o mantém separado do trabalho em andamento.
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Separar o trabalho para gerenciar o conteúdo planejado em uma seção exclusiva do espaço de trabalho.
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Criar conteúdo antecipadamente sem enviar notificações.
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Atribuir tarefas e projetos sem compartilhar e enviar notificações.
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Criar trabalho real com base em blueprints com notificações (a execução de um trabalho em lote envia notificações em massa inteligentes).
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Controlar a disponibilidade de trabalho criado antecipadamente por meio de compartilhamento e permissões.
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Planejar o trabalho futuro sem precisar trabalhar imediatamente em projetos e tarefas.
Conecte o Wrike aos seus aplicativos favoritos para automatizar seus fluxos de trabalho e sincronizar dados com integrações predefinidas ou crie integrações personalizadas com o complemento Wrike Integrate ou a API do Wrike.
Integrações mais populares:
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Wrike para Gmail: aumente a produtividade e poupe tempo capturando o trabalho de e-mails e gerenciando tarefas diretamente no Gmail na Web e no Android.
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Slack: produza mais convertendo bate-papos em trabalho estruturado.
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Github: crie uma sincronização bidirecional entre as publicações de repositório do GitHub e as tarefas do Wrike, proporcionando uma visibilidade melhor e colaboração superior entre projetos.
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Salesforce: permita que suas equipes de contas tenham responsabilidade e 100% de visibilidade sobre os projetos do cliente.
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Microsoft Teams: incorpore o gerenciamento de projetos ao Microsoft Teams e transforme conversas em trabalho estruturado.
A fim de deixar tudo mais conveniente para você, preparamos um conjunto de kits de ferramentas para diferentes tipos de equipes:
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Etapa 4: integrando sua equipe