Etapa 3: preparando o espaço de trabalho (para gerentes de conta)
TL;DR
Antes de convidar sua equipe, organize seu espaço de trabalho com Espaços e pastas, configure as configurações essenciais da conta e, se disponíveis, configure recursos como fluxos de trabalho personalizados, formulários de solicitação, campos personalizados, blueprints, grupos de usuários e integrações. Preparar seu espaço de trabalho com antecedência ajuda sua equipe a colaborar com eficiência desde o primeiro dia.
Dica
Esta etapa aborda os fundamentos da administração de contas. Se não for responsável pelo gerenciamento da sua conta do Wrike, você poderá pular para a Etapa 5: comece a trabalhar e colaborar.
Agora que você aprendeu como navegar em sua conta do Wrike e como a diversidade de recursos básicos do Wrike pode ajudar a melhorar seus processos de trabalho, vamos analisar algumas dicas e práticas recomendadas para preparar sua conta antes de convidar membros da equipe.
Espaços são pontos centralizados que armazenam todos os itens de trabalho relacionados a um tema. Por padrão, sua conta tem um espaço público chamado Equipe que pode ser acessado por todos os membros da conta, além de seu espaço Pessoal, no qual você pode manter a privacidade do seu trabalho.
Para começar, empregue uma das seguintes regras práticas para configurar a estrutura do seu espaço. Sempre é possível alterá-lo posteriormente de acordo com a maneira mais adequada aos processos da sua equipe:
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1 Se você tiver uma equipe pequena, ela poderá gerenciar todos os projetos diretamente no espaço da equipe.
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2 Se você tiver várias equipes, configure um espaço para cada uma delas. Por exemplo, marketing, design, RH, TI.
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3 Se seu trabalho for organizado por cliente, configure um espaço para cada cliente.
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4 Se você tiver dezenas de clientes, agrupe-os por região, porte ou importância e crie um espaço para cada grupo.
As pastas ajudam a categorizar suas tarefas e projetos em espaços, p. ex., por região, tipo de trabalho, sprint etc. Além disso, é possível usar as pastas como rótulos 1 para categorizar suas tarefas ou projetos para acesso rápido, pois é possível colocá-los em várias pastas ao mesmo tempo. Você pode usar códigos de cores para nomes de pastas 2, de modo a destacar visualmente seus rótulos.
Dica
Recomendamos veementemente a adição das seguintes pastas à sua conta:
Pasta Arquivadas: use essa pasta para armazenar itens de trabalho concluídos ou desatualizados. Dica adicional: nomeie a pasta de arquivos como zArquivadas para que ela seja exibida no final da estrutura de pastas do seu espaço.
Pasta Base de conhecimento: preencha essa pasta com tarefas contendo regras para o uso do Wrike e respostas para as perguntas mais frequentes que sua equipe possa ter. Para obter mais informações, leia o relato em primeira mão sobre como os usuários do Wrike otimizam com sucesso o treinamento de todos os integrantes da equipe ao ter sua base de conhecimento no Wrike.
Pasta Modelos: adicione modelos de pasta e projetos aqui. Crie uma subpasta para armazenar modelos de tarefa individuais.
Caso esteja usando uma assinatura a partir do plano Business, é possível usar blueprints. Os blueprints permitem que você crie projetos e tarefas sem interromper o trabalho que está em andamento.
Atualize a configuração da conta que afetará todos os espaços de trabalho da sua equipe:
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Carregue o logotipo da sua empresa para ter um espaço de trabalho e notificações por e-mail com sua marca.
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Adicione os feriados públicos do seu país ao cronograma de trabalho padrão da equipe.
Nota
Os recursos descritos nesta seção estão disponíveis para contas com assinaturas Business e superiores.
Assim como a sua própria equipe, cada equipe segue um processo singular! O Wrike tem um conjunto de ferramentas avançadas que ajudam você a organizar processos de trabalho de acordo com o estilo e as necessidades da sua equipe.
Analise os processos da sua equipe e implemente recursos avançados para ajudá-lo a gerenciar sua equipe e seus projetos de modo mais eficiente.
Configure fluxos de trabalho personalizados para mapear seus processos. Sua conta tem um fluxo de trabalho padrão que inclui cinco status: Novo, Em andamento, Concluído, Adiado e Сancelado. Você pode configurar fluxos de trabalho adicionais para acompanhar melhor em qual estágio o trabalho está.
Crie formulários de solicitação para agilizar o processo de recebimento de trabalho. Os formulários de solicitação ajudam você a receber o trabalho de maneira estruturada sem a necessidade dos malabarismos com e-mails repletos de perguntas adicionais.
Use campos personalizados para monitorar indicadores-chave como orçamento, metas, despesas etc. Se quiser se aprofundar ainda mais, use campos calculados e resultados codificados por cores.
Adicione grupos de usuários para melhorar a comunicação e o compartilhamento de dados. Em vez de compartilhar dados ou @mencionar uma pessoa por vez, aproveite os grupos de usuários para compartilhar rapidamente informações com grupos de pessoas e fazer anúncios em grupo.
Adicione modelos de projeto para economizar tempo ao iniciar trabalhos repetitivos. Use os blueprints para gerenciar os modelos de projeto e tarefa, e planejar o trabalho enquanto o mantém separado do trabalho em andamento.
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Separar o trabalho para gerenciar o conteúdo planejado em uma seção exclusiva do espaço de trabalho.
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Criar conteúdo antecipadamente sem enviar notificações.
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Atribuir tarefas e projetos sem compartilhar e enviar notificações.
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Criar trabalho real com base em blueprints com notificações (a execução de um trabalho em lote envia notificações em massa inteligentes).
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Controlar a disponibilidade de trabalho criado antecipadamente por meio de compartilhamento e permissões.
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Planejar o trabalho futuro sem precisar trabalhar imediatamente em projetos e tarefas.
Conecte o Wrike aos seus aplicativos favoritos para automatizar seus fluxos de trabalho e sincronizar dados com as integrações predefinidas, ou crie integrações personalizadas com o Wrike Integrate add-on ou com a Wrike API.
Integrações mais populares:
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Wrike para Gmail: aumente a produtividade e poupe tempo capturando o trabalho de e-mails e gerenciando tarefas diretamente no Gmail na Web e no Android.
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Slack: realize mais ao converter bate-papos em trabalho estruturado.
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Github: crie uma sincronização bidirecional entre as publicações de repositório do GitHub e as tarefas do Wrike, proporcionando uma visibilidade melhor e colaboração superior entre projetos.
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Salesforce: dê responsabilidade às equipes de sua conta e visibilidade total aos projetos do cliente.
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Microsoft Teams: leve o gerenciamento de projetos para o Microsoft Teams e transforme conversas em trabalho estruturado.
A fim de deixar tudo mais conveniente para você, preparamos um conjunto de kits de ferramentas para diferentes tipos de equipes: