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Etapa 3: Colaboração e execução

Convidar sua equipe para usar o Wrike

Antes de convidar sua equipe para o espaço de trabalho, marque uma reunião para apresentar o Wrike à sua equipe:

  • Apresente o contexto de alto nível. Compartilhe a intenção por trás da implantação do Wrike e como o uso do Wrike ajudará as equipes a atingir seus objetivos com visibilidade melhor, menos reuniões de atualização de status e uma fonte real única para todos os itens de trabalho.
  • Explique os conceitos básicos do Wrike. Mostre à sua equipe as tarefas, as pastas e os projetos, como compartilhar trabalhos e um projeto de amostra. Isso a ajudará a compreender como a ferramenta funciona.
  • Apresente seus especialistas e as ferramentas de suporte e treinamento do Wrike (Central de ajuda, Comunidade, tutoriais em vídeo e cursos do Wrike Discover), para que todos saibam aonde eles poderão ir se precisarem de ajuda.

Agora, você está pronto para convidar os usuários para sua conta. Você pode fazer isso na guia gerenciamento de contas ou nos ícones "Adicionar responsável" e "Compartilhado com". Na guia de gerenciamento de contas, você pode especificar a função do usuário (usuários comuns para membros da sua equipe, usuários externos para partes interessadas externas que precisam de direitos de edição em sua conta ou colaborador para partes interessadas externas com um conjunto limitado de direitos) e criar grupos de usuários em assinaturas Business e Enterprise.

Importante: sua equipe verá apenas os itens de trabalho compartilhados com ela. Portanto, não se esqueça de conceder à sua equipe acesso a espaços, pastas e projetos ao convidá-la. Saiba mais sobre a concessão de acesso às informações.

Localizar seu trabalho

Caixa de entrada

Comece o dia verificando sua caixa de entrada. Ela mostra notificações de novas @menções e atribuições de tarefa e quando um projeto, tarefa ou pasta é compartilhado com você.

É uma boa ideia usar a regra de dois minutos ao lidar com notificações: se a resposta levar menos de dois minutos, responda imediatamente. Se exigir mais do seu tempo, adie as notificações para priorizá-la depois.

Inbox.png

Painéis

Os painéis representam uma das maneiras mais personalizáveis de acompanhar seu trabalho. Você pode ver seu próximo trabalho ou como as coisas estão avançando. Nos painéis, os itens (tarefas, projetos ou pastas) são agrupados em widgets por determinados critérios, como tarefas vencidas, tarefas a serem executadas nesta semana, suas tarefas pendentes etc. Você pode adicionar widgets extras, como widgets de arquivo, todas as tarefas atribuídas e qualquer coisa que seja importante para você. Saiba mais sobre seu painel pessoal.

Personal_Dashboard.png

Lista Minhas tarefas no espaço pessoal

Outra forma de ver seu trabalho é na pasta inteligente "Minhas tarefas". Ela o ajuda a manter o foco nas tarefas mais importantes e contém:

  • Todas a tarefas e subtarefas atribuídas a você
  • Tarefas que você adicionou manualmente a "Minhas tarefas”

Você pode personalizar o que vê em Minhas tarefas aplicando filtros, alterando a ordem de classificação ou exibindo tarefas e subtarefas como uma lista simples.

My_To-Do.png

Colaborar em tarefas

Observe que você sabe onde encontrar seu trabalho, vamos prosseguir para executar as tarefas. O Wrike oferece a você e aos seus colegas de equipe um espaço de trabalho compartilhado em que você pode compartilhar o progresso, discutir problemas e encontrar uma fonte real única para a versão final de arquivos e tarefas.
Dê uma olhada rápida na lista de recursos para ajudá-lo a colaborar com sua equipe no Wrike.

RecursoComo funcionaCaso de uso
@mençãoNo campo de comentários, digite @ seguido de um nome de usuário. Use @responsáveis para mencionar todos os responsáveis pela tarefa e @seguidores para mencionar todos os seguidores de tarefa, pasta ou projeto.
  • Compartilhar uma tarefa e contextualizar o motivo de estar compartilhando a tarefa com eles.
  • Permitir que os usuários saibam exatamente qual área da conversa é relevante para eles.
Descrição da tarefa

A descrição da tarefa salva as alterações de maneira automática e instantânea. Várias pessoas podem trabalhar simultaneamente em tarefas, e você verá quem está trabalhando em quais itens.

  • Fornecer todos os detalhes da tarefa a responsáveis e parte interessadas.
  • Fazer anotações da reunião (como equipe ou individualmente).
  • Colaborar com a edição de texto para equipes remotas.
Rastrear alteraçõesQuando alguém altera a descrição de uma tarefa, um link "descrição atualizada" é adicionado ao fluxo da tarefa. Clique no link para ver quais mudanças foram feitas.
  • Quando você está trabalhando com uma equipe e deseja ver as alterações feitas por um colega.
Citação de textoSelecione o texto no campo de descrição ou a partir dos comentários e clique nas aspas exibidas. Um novo comentário é iniciado, citando o texto selecionado.
  • Mencionar uma parte específica de uma tarefa e deixar claro para todos ao que você está se referindo.
EmojisAdicione emojis nos comentários no Wrike. Clique no campo de comentários e depois clique no ícone do sorriso para ver os emojis disponíveis.
  • Mostrar aos colegas de equipe como ler seus comentários e usá-los para adicionar personalidade e humor ao seu espaço de trabalho.
Aprovações
(disponíveis para os planos Business e Enterprise)
Você pode atribuir aprovadores e definir prazos para tarefas e projetos. Cada aprovador pode aprovar ou rejeitar a tarefa. Para automatizar o processo, adicione aprovações a fluxos de trabalho personalizados.
  • Aprimorar o processo de aprovação.
  • Ver quem é o responsável pela aprovação do trabalho de sua equipe.
  • Determinar se qualquer aprovação pendente poderá atrasar seu projeto
  • Criar widgets de painel personalizados com base em aprovações.

Colaborar em arquivos

RecursoComo funcionaCaso de uso
Anexar arquivosAnexe arquivos a tarefas a partir de seu computador ou de provedores de armazenamento em nuvem.Você tem arquivos relacionados a projetos e deseja manter tudo em um só lugar.
Wrike Proof e Wrike Publish estão disponíveis como complementos pagos.
RevisãoAdicione comentários diretamente a imagens, vídeos, PDFs e arquivos do Microsoft Office. Responda a feedbacks e discuta-os e solucione comentários conforme às edições são feitas.Essa é uma forma fácil de obter feedback centralizado sem fazer malabarismos entre vários e-mails.
Aprovações de arquivoSolicite análises às principais partes interessadas e defina prazos de aprovação. Os revisores podem marcar ativos como aprovados ou solicitar alterações específicas, criando um log claro de edição e aprovação.Você precisa aprovar um material de apoio para que ele possa ser usado ou publicado. Com Análises de convidado, você pode convidar seus clientes que não possuem uma conta do Wrike para analisar arquivos.
Wrike Publish: integrações com MediaValet e BynderPublique os ativos aprovados diretamente no seu gerenciador de ativos digitais diretamente do Wrike.Unifique as mensagens e os visuais da marca em campanhas integradas. Carregue, localize e anexe ativos digitais aprovados.

Desenvolver hábitos do Wrike

O hábito de usar o Wrike diariamente é essencial para o seu sucesso com a ferramenta. Se a sua equipe não informar o andamento ou monitorar as atualizações, você não terá insight importante do andamento do trabalho. Eis uma lista de verificação das rotinas diárias que ajudarão você e sua equipe a aproveitar ao máximo o Wrike:

  1. Mostre à sua equipe como ela pode encontrar as tarefas no Wrike:
    • Verifique se há novas @menções e tarefas recebidas na caixa de entrada.
    • Verifique a lista Minhas tarefas no espaço pessoal de tarefas atribuídas a ela.
    • Verifique o painel pessoal para entender o andamento do trabalho.
  2. Certifique-se de que sua equipe entenda como compartilhar o andamento.
    • Quando o trabalho está em andamento:
      • Adicione comentários e @mencione outros
      • Altere o status da tarefa para refletir o estado atual e a data de vencimento se necessário.
    • Quando o trabalho está pronto:
      • Conclua uma tarefa alterando seu status
      • @Mencione partes interessadas
      • Anexe ativos se aplicável
  3. Torne o Wrike sua fonte real única:
    • Ao criar uma tarefa, verifique se o título está claro, a tarefa está atribuída e agendada e a descrição da tarefa atende aos requisitos e às expectativas. Recomendamos iniciar o título da tarefa com um verbo para torná-lo baseado em ação. Por exemplo, use "Escrever uma publicação em blog” em vez de "Publicação em blog".
    • Aplique a regra "Se não estiver no Wrike, não existe".
    • Certifique-se de que todas as tarefas estejam atribuídas (1 tarefa: 1 responsável) e agendadas para melhor responsabilidade.
    • Gerencie a carga de trabalho de sua equipe: cada pessoa deve ter um plano claro e priorizado para a semana seguinte, para que não sofra paralisação devido às dezenas de tarefas não classificadas nas listas de tarefas.
    • Mencione @MyTeam para anúncios para toda e equipe ou toda a empresa.
    • Capture anotações de reunião, acordos e itens de ação em subtarefas.
    • Lidere dando o exemplo: use o Wrike no seu trabalho diário.

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