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Como adicionar aprovações a fluxos de trabalho personalizados

Tabela 121. Disponibilidade - planos obsoletos


Visão geral

Administradores de conta podem adicionar aprovações a fluxos de trabalho personalizados.

Adicione aprovações ao seu fluxo de trabalho se quiser:

  • Criar uma aprovação automaticamente em uma tarefa, pasta ou projeto quando o status for alterado.

  • Predefinir uma alteração de status de tarefa/projeto com base em decisões do aprovador.

  • Adicionar arquivos à aprovação mediante uma alteração de status.

Observação

Quando sua aprovação for criada por uma configuração de automação usando definições de fluxo de trabalho personalizado, qualquer alteração manual do status resultará no cancelamento da aprovação.

Adicionar aprovações ao seu fluxo de trabalho

  1. Clique na imagem do seu perfil no canto superior direito.

  2. Selecione Configurações na lista suspensa.

  3. Clique em Fluxo de trabalho 1 no painel esquerdo.

  4. Selecione o fluxo de trabalho ao qual deseja adicionar aprovações ou crie um fluxo de trabalho.

  5. Clique no status para o qual deseja adicionar uma aprovação.

  6. Clique em Adicionar aprovação. 2

    workflow-approval-1.png
  7. Em seguida, você pode:

    1. Selecionar aprovadores para tarefas/projetos no status selecionado. 3 Quando o status de um projeto/tarefa muda para o status selecionado, a aprovação é criada automaticamente com os aprovadores escolhidos.

    2. Atribuir o criador da tarefa como um aprovador mediante uma alteração de status. 4

    3. Definir uma data de vencimento para a aprovação criada. 5 Aqui, é possível inserir em quantos dias o processo de aprovação deve ser concluído. Caso precise que a tarefa/projeto seja aprovado no mesmo dia da alteração do status, insira 0 dias no campo.

    4. Optar por concluir a aprovação automaticamente ao receber as decisões de todos os aprovadores. 6

    5. Configurar uma alteração automática de status caso a tarefa/projeto seja aprovado ou rejeitado. 7

  8. Adicionalmente, é possível optar por adicionar arquivos para aprovação mediante uma alteração no status. 8 Você tem três opções:

    1. Adicionar todos os arquivos automaticamente. Todos os arquivos anexados com base em uma tarefa/projeto serão adicionados para aprovação.

    2. Adicionar arquivos com base na aprovação anterior. Os arquivos da aprovação anterior são adicionados à nova aprovação que foi iniciada mediante a alteração de status.

    3. Exigir a seleção de arquivos. Você será solicitado a selecionar arquivos para aprovação após a alteração de status.

  9. Além disso, você pode optar por aprovar apenas arquivos. 9 Dessa maneira, a aprovação de arquivo é executada sem iniciar uma aprovação adicional de tarefa, pasta ou projeto.

  10. Feche a janela de status.

  11. Clique em Salvar no canto superior direito.

approval-workflow-2.png

O processo de aprovação é iniciado automaticamente mediante uma alteração de status e todos os aprovadores recebem notificações nas respectivas Caixas de entrada. Quando o processo de aprovação estiver concluído, o painel de aprovação desaparece, um novo registro é adicionado ao histórico de aprovações e ao fluxo da tarefa ou projeto, e o status muda automaticamente (se tiver sido configurado conforme a etapa 7 acima). Observe que o status só muda após a conclusão da aprovação.

Observação

Ao optar por iniciar uma aprovação mediante uma alteração do status juntamente com a exigência de seleção de arquivo, com exceção da exibição de Tarefa, a alteração do status em qualquer outra exibição criará apenas um esboço de aprovação e não a iniciará. O usuário que iniciou a aprovação e o responsável pela aprovação receberão uma notificação na Caixa de entrada, informando que é necessário adicionar um arquivo à aprovação.

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