Reservas
As Reservas são uma entidade distinta no espaço de trabalho que servem para armazenar as estimativas de esforço. Use as Reservas para reservar blocos de tempo com base em quanto esforço você estima que o trabalho exigirá de cada responsável ou função de trabalho em um projeto. Cada reserva está vinculada a um único projeto e responsável, e cada responsável em um projeto pode ter apenas uma reserva.
Cada projeto tem o campo de sistema Esforço reservado que agrega automaticamente o esforço total alocado por meio de Reservas a todos os usuários e funções de trabalho em um projeto. Por padrão, a soma agregada não inclui o esforço reservado em subprojetos, mas é possível consolidar os dados do campo para incluí-lo.
É possível visualizar e usar as Reservas na exibição de Recursos, em gráficos de carga de trabalho, e na caixa horizontal de pendências. O campo Esforço reservado fica visível no painel de informações do projeto e na exibição de Tabela.
As Reservas também têm uma agenda distinta. Ao adicionar uma reserva, você define as datas inicial e final durante as quais você estima que o responsável trabalhará. A agenda para uma reserva será afetada por qualquer alteração na agenda de trabalho do responsável.
Como as reservas estão vinculadas a projetos, e não a tarefas, elas não são necessariamente uma substituição do esforço de tarefa. Em vez disso, elas são outra maneira de armazenar estimativas de trabalho. Você pode usar tanto o esforço reservado quanto o esforço de tarefa em sua conta dependendo do tipo de estimativa necessário.
Use reservas quando:
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Quiser um panorama de alto nível dos projetos e respectivos esforços no gráfico de carga de trabalho ao invés de adicionar o esforço a tarefas individuais.
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Precisar prever recursos antes de criar efetivamente as tarefas no projeto.
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Você não precisar de uma estimativa granular de esforço para cada tarefa ou perceber que precisa ajustar essas estimativas frequentemente devido a alterações.
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Quiser monitorar e comparar as estimativas iniciais e atuais usando o esforço reservado e o esforço de tarefa, respectivamente.
O esforço de tarefa e o esforço armazenado nas reservas são calculados separadamente na conta. É possível compará-los de uma das seguintes maneiras:
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Na exibição de Tabela, verifique os valores nas colunas Esforço (esforço de tarefa) e Esforço reservado (reservas) para ver a diferença entre eles. Se necessário, use a consolidação de dados para o campo Esforço reservado a fim de incluir valores de subprojetos.
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Use a visualização em gráficos de carga de trabalho e na exibição de Recursos para comparar o esforço reservado e o esforço de tarefa do usuário ou da função de trabalho em cada projeto para cada dia. A reserva será realçada em vermelho se o esforço de tarefa ultrapassar o esforço reservado.
Observação
Em gráficos de carga de trabalho e na exibição de Recursos, o esforço reservado é comparado ao esforço de tarefa para cada dia, mesmo que você defina o nível de ampliação para semanas ou meses.
Com a exceção de colaboradores e a menos que isso esteja restrito pela função de acesso (é necessário ter a permissão Editar datas e dependência de tarefa), todos os usuários da conta podem adicionar reservas a projetos aos quais tenham acesso.
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Abra o gráfico de carga de trabalho relevante. Como alternativa, abra o projeto relevante na exibição de Recursos.
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Expanda a linha do usuário ou função de trabalho relevante. 1Caso esteja adicionando a reserva na exibição de Recursos, talvez seja necessário clicar no botão + Adicionar usuário para adicionar o usuário ou função de trabalho antes de continuar.
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Clique no botão + Adicionar reserva. 2
Aviso
Para visualizar esse botão nos gráficos de carga de trabalho, é necessário ativar o agrupamento por projeto. 3
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No pop-up exibido:
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Clique em Definir datas 4 para estabelecer as datas durante as quais o responsável deve trabalhar. Lembre-se de que essas datas podem ser afetadas por alterações na agenda de trabalho do usuário.
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Selecione o modo de esforço. 5
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No campo Esforço, 6 insira a estimativa de esforço em horas.
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Para o modo flexível de esforço: ajuste o esforço para cada dia, semana ou mês de acordo com seu nível de aproximação temporal.
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Clique em Adicionar. 7
Repita esse processo para todos os usuários e funções de trabalho planejadas para participação no projeto. Após adicionar uma reserva, é possível visualizá-la na exibição de Recursos, em gráficos de carga de trabalho, e na caixa horizontal de pendências.
Dica
As reservas também estão disponíveis em blueprints. É possível criar blueprints para projetos recorrentes e, na exibição de Recursos, adicionar estimativas de esforço com base em reservas.
Há dois modos de esforço disponíveis para o esforço reservado:
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Básico: com esse modo de esforço, é possível alocar uma determinada quantidade de esforço reservado em horas por dia a cada reserva. O modo básico de esforço para reservas é um equivalente integral do esforço básico de tarefa e funciona da mesma maneira.
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Flexível: esse modo de esforço permite alocar uma quantidade diferente de esforço reservado a cada dia, semana ou mês englobado pela reserva. O esforço flexível de reservas é equivalente ao esforço flexível de tarefa.
Observação
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Não há compatibilidade com o modo de esforço flexível nas reservas quando você duplicar um projeto com reservas ou criar um com base em blueprints e optar por reagendá-lo.
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Caso venha a alocar horas a uma reserva em um nível de aproximação (p. ex., semanas) no modo Flexível, e então mude para outro nível de aproximação (p. ex., meses) e edite a alocação de tempo novamente, sua alocação originalmente semanal será recalculada e as horas para o mês editado serão distribuídas de modo uniforme entre os dias do mês.
Com a exceção de colaboradores e a menos que isso esteja restrito pela função de acesso (é necessário ter a permissão Editar datas e dependência de tarefa), todos os usuários da conta podem editar e excluir reservas de projetos aos quais tenham acesso.
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Abra o gráfico de carga de trabalho relevante. Como alternativa, abra o projeto relevante na exibição de Recursos.
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Localize e clique na reserva relevante.
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Na janela pop-up, edite o esforço ou as datas da reserva e clique em Salvar. 1
Observação
Não é possível alterar o título da reserva.
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Para excluir a reserva, clique em Excluir no canto inferior direito. 2
Observação
Caso reagende uma reserva usando o modo Flexível de esforço, ao ampliar sua duração, os dias adicionais terão 0h alocada até que você os altere. Caso reduza a duração da reserva, todo o tempo alocado restante decorrente da redução de dias será adicionado ao último dia da reserva.
Com a exceção de colaboradores e a menos que isso esteja restrito pela função de acesso (é necessário ter a permissão Editar datas e dependência de tarefa), todos os usuários da conta podem reatribuir reservas de projetos aos quais tenham acesso.
É possível reatribuir reservas distintas na exibição de Recursos:
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Abra o projeto relevante na exibição de Recursos. 1
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Localize o usuário ou a função de trabalho que tem a reserva relevante.
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Passe o cursor sobre o nome do usuário ou da função de trabalho e clique no botão de menu de três pontos que é exibido. 2
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Selecione Reatribuir. 3
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Na janela pop-up, clique em + Selecionar usuário. 4
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Selecione um usuário ou uma função de trabalho na lista.
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Clique no botão Reatribuir. 5
Caso reatribua a reserva a um usuário ou função de trabalho que não tinha uma reserva anteriormente, ela aparecerá na exibição e o usuário ou função de trabalho anteriormente atribuído desaparecerá.
Caso reatribua a um usuário ou função de trabalho que já tenha uma reserva no respectivo projeto, as duas reservas serão mescladas:
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A data inicial será a data inicial que comece primeiro entre as duas reservas.
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A data final será a data final que termine mais tarde entre as duas reservas.
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O esforço será combinado e realocado de acordo com a data da reserva e a agenda de trabalho do usuário.
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A reserva mesclada resultante estará no modo Flexível e o tempo será somado para cada dia, semana ou mês de acordo com a maneira originalmente alocada.
Dica
Não é possível reatribuir reservas distintas em gráficos de carga de trabalho, pois as reservas são vinculadas a projetos. Em vez disso, é possível reatribuir projetos e a reserva será reatribuída juntamente com as tarefas do projeto. O mesmo é aplicável à transferência de tarefas da caixa de pendências quando você aloca pessoal a projetos em gráficos de carga de trabalho.