Reservas
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Disponibilidade: Pinnacle. Indisponibilidade: Free, Team, Business, Enterprise; |
As Reservas são uma entidade distinta no espaço de trabalho que servem para armazenar as estimativas de esforço. Use as Reservas para reservar blocos de tempo com base em quanto esforço você estima que o trabalho exigirá de cada responsável ou função de trabalho em um projeto. Cada reserva está vinculada a um único projeto e responsável, e cada responsável em um projeto pode ter apenas uma reserva.
Cada projeto tem o campo de sistema Esforço reservado que agrega automaticamente o esforço total alocado por meio de Reservas a todos os usuários e funções de trabalho em um projeto. Por padrão, a soma agregada não inclui o esforço reservado em subprojetos, mas é possível consolidar os dados do campo para incluí-lo.
Você pode ver e usar Reservas na exibição de Recursos, gráficos de carga de trabalho, e na Caixa de Pendências horizontal. O campo Esforço reservado é visível no painel de informações e na exibição de Tabela.
As Reservas também têm uma agenda distinta. Ao adicionar uma reserva, você define as datas inicial e final durante as quais você estima que o responsável trabalhará. A agenda de uma reserva será afetada por qualquer alteração na agenda de trabalho do responsável.
Como as reservas estão vinculadas a projetos e não a tarefas, elas não são necessariamente uma substituição para esforço de tarefa. Em vez disso, elas são outra maneira de armazenar estimativas de trabalho. Você pode usar tanto o esforço reservado quanto o esforço de tarefa em sua conta dependendo do tipo de estimativa necessário.
Use reservas quando:
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Quiser um panorama de alto nível dos projetos e respectivos esforços no gráfico de carga de trabalho ao invés de adicionar o esforço a tarefas individuais.
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Precisar prever recursos antes de criar efetivamente as tarefas no projeto.
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Você não precisar de uma estimativa granular de esforço para cada tarefa ou perceber que precisa ajustar essas estimativas frequentemente devido a alterações.
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Quiser monitorar e comparar as estimativas iniciais e atuais usando o esforço reservado e o esforço de tarefa, respectivamente.
O esforço de tarefa e o esforço armazenado nas reservas são calculados separadamente na conta. É possível compará-los de uma das seguintes maneiras:
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Na exibição de Tabela, verifique os valores nas colunas Esforço (esforço de tarefa) e Esforço reservado (reservas) para ver a diferença entre eles. Use consolidação de dados para o campo Esforço reservado para incluir valores de subprojetos, se necessário.
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Use a visualização em gráficos de carga de trabalho e na exibição de Recursos para comparar o esforço reservado e o esforço de tarefa do usuário ou da função de trabalho em cada projeto para cada dia. A reserva será realçada em vermelho se o esforço de tarefa ultrapassar o esforço reservado.
Observação
Em gráficos de carga de trabalho e na exibição de Recursos, o esforço reservado é comparado ao esforço de tarefa para cada dia, mesmo que você defina o nível de ampliação para semanas ou meses.
Todos os usuários da conta, exceto colaboradores, contribuidores e visualizadores podem adicionar reservas em projetos aos quais têm acesso, a menos que isso seja restrito por sua função de acesso (a permissão necessária é Editar datas e dependências de tarefa).
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Abra o gráfico de carga de trabalho relevante. Alternativamente, abra o projeto relevante na exibição de Recursos.
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Expanda a linha do usuário ou função de trabalho relevante. 1 Caso esteja adicionando a reserva na exibição de Recursos, talvez seja necessário clicar no botão + Adicionar usuário para adicionar o usuário ou função de trabalho antes de continuar.
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Clique no botão + Adicionar reserva. 2
Aviso
Para visualizar esse botão nos gráficos de carga de trabalho, é necessário ativar o agrupamento por projeto. 3
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No pop-up exibido:
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Clique em Definir datas 4 para estabelecer as datas durante as quais o responsável deve trabalhar. Lembre-se de que essas datas podem ser afetadas por alterações na agenda de trabalho do usuário.
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Selecione o modo de esforço. 5
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No campo Esforço, 6 insira a estimativa de esforço em horas.
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Para o modo flexível de esforço: ajuste o esforço para cada dia, semana ou mês de acordo com seu nível de aproximação temporal.
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Clique em Adicionar. 7
Repita esse processo para todos os usuários e funções de trabalho planejadas para participação no projeto. Após adicionar uma reserva, você pode vê-la na exibição de Recursos, nos gráficos de carga de trabalho, e na Caixa de Pendências horizontal.
Dica
Reservas também estão disponíveis em blueprints. É possível criar blueprints para projetos recorrentes e, na exibição de Recursos, adicionar estimativas de esforço com base em reservas.
Há dois modos de esforço disponíveis para o esforço reservado:
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Básico: com esse modo de esforço, você pode alocar uma certa quantidade de esforço reservado em horas por dia para cada reserva. O modo de esforço Básico para reservas é totalmente equivalente ao esforço de tarefa Básico e funciona da mesma maneira.
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Flexível: esse modo de esforço permite alocar uma quantidade diferente de esforço reservado a cada dia, semana ou mês englobado pela reserva. O esforço de reservas Flexível é equivalente ao esforço de tarefa Flexível.
Observação
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O modo de esforço Flexível em reservas não é suportado quando você duplica um projeto com reservas ou cria um a partir de blueprints e seleciona reagendá-lo.
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Caso venha a alocar horas a uma reserva em um nível de aproximação (p. ex., semanas) no modo Flexível, e então mude para outro nível de aproximação (p. ex., meses) e edite a alocação de tempo novamente, sua alocação originalmente semanal será recalculada e as horas para o mês editado serão distribuídas de modo uniforme entre os dias do mês.
Todos os usuários da conta, exceto colaboradores, contribuidores e visualizadores podem editar e excluir reservas em projetos aos quais têm acesso, a menos que isso seja restrito por sua função de acesso (a permissão necessária é Editar datas e dependências de tarefa).
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Abra o gráfico de carga de trabalho relevante. Alternativamente, abra o projeto relevante na exibição de Recursos.
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Localize e clique na reserva relevante.
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Na janela pop-up, edite o esforço ou as datas da reserva e clique em Salvar. 1
Observação
Não é possível alterar o título da reserva.
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Para excluir a reserva, clique em Excluir no canto inferior direito. 2
Observação
Caso reagende uma reserva usando o modo Flexível de esforço, ao ampliar sua duração, os dias adicionais terão 0h alocada até que você os altere. Caso reduza a duração da reserva, todo o tempo alocado restante decorrente da redução de dias será adicionado ao último dia da reserva.
Todos os usuários da conta, exceto colaboradores, contribuidores e visualizadores podem reatribuir reservas dentro de projetos aos quais têm acesso, a menos que isso seja restrito por sua função de acesso (a permissão necessária é Editar datas e dependências de tarefa).
É possível reatribuir reservas distintas na exibição de Recursos:
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Abra o projeto relevante na exibição de Recursos. 1
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Localize o usuário ou a função de trabalho que tem a reserva relevante.
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Passe o cursor sobre o nome do usuário ou da função de trabalho e clique no botão de menu de três pontos que é exibido. 2
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Selecione Reatribuir. 3
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Na janela pop-up, clique em + Selecionar usuário. 4
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Selecione um usuário ou uma função de trabalho na lista.
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Clique no botão Reatribuir. 5
Caso reatribua a reserva a um usuário ou função de trabalho que não tinha uma reserva anteriormente, ela aparecerá na exibição e o usuário ou função de trabalho anteriormente atribuído desaparecerá.
Caso reatribua a um usuário ou função de trabalho que já tenha uma reserva no respectivo projeto, as duas reservas serão mescladas:
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A data inicial será a data inicial que comece primeiro entre as duas reservas.
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A data final será a data final que termine mais tarde entre as duas reservas.
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O esforço será combinado e realocado de acordo com a data da reserva e a agenda de trabalho do usuário.
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A reserva mesclada resultante estará no modo Flexível e o tempo será somado para cada dia, semana ou mês de acordo com a maneira originalmente alocada.
Dica
Não é possível reatribuir reservas distintas em gráficos de carga de trabalho, pois as reservas são vinculadas a projetos. Em vez disso, você pode reatribuir projetos, e a reserva será reatribuída junto com as tarefas do projeto. O mesmo é aplicável à transferência de tarefas da caixa de pendências quando você aloca pessoal a projetos em gráficos de carga de trabalho.