Все статьи

Шаг 4. Обучение команды (для администраторов аккаунта)

Совет

На этом этапе вы получите рекомендации о том, как помочь участникам вашей команды освоить Wrike и научиться действовать продуктивно с самого первого дня. Если в ваши обязанности не входит обучение участников команды, можете сразу перейти к этапу: Шаг 5. Начало совместной работы.

Обзор

Вы уже выбрали наилучшее решение для управления командной работой, изучили основы и настроили процессы. Но все эти усилия будут напрасны, если участники команды не захотят пользоваться новым инструментом.

В этой статье даются полезные рекомендации о том, как мотивировать свою команду и обучить ее работе в Wrike.

Обучение команды

Стартовое совещание

Прежде чем пригласить команду в рабочее пространство, запланируйте совещание, чтобы ознакомить команду с Wrike и объяснить важность запуска.

На совещании будьте готовы выслушать любые мнения и ответить на любые вопросы и возражения. Если вам понадобится помощь, можете направить свои вопросы в нашу службу поддержки или обратиться к консультантам по настраиваемому развертыванию Wrike. Было бы полезно записать эту встречу, чтобы показывать запись сотрудникам, пропустившим совещание, или новым специалистам.

Вот несколько главных вопросов, которые нужно обсудить.

1. «А какая мне от этого польза?»

Это один из важнейших вопросов, на которые нужно ответить, чтобы доказать полезность Wrike. Вы должны донести до каждого участника команды мысль о том, что Wrike поможет им выполнять повседневные обязанности гораздо лучше, чем старые инструменты, такие как таблицы и электронная почта. Объясните, в чем смысл внедрения Wrike и как он повлияет на выполнение ваших процессов.

Наши клиенты обычно перечисляют следующие преимущества (но постарайтесь выделить именно те их них, которые подходят для вашей команды):

  • Прозрачность данных (вы сможете видеть, кто над чем работает)

  • Уменьшение числа отчетных совещаний (уже не нужно выяснять друг у друга статусы той или иной задачи)

  • Меньше путаницы и недоразумений (не будет споров о том, какая из версий файла устарела и был ли утвержден тот или иной материал)

  • Избавление от необходимости делать двойную работу

  • Экономия времени, поскольку сведения о задаче больше не придется искать в бесконечных ветках электронной переписки.

2. «Как работает Wrike?»

Возрадуйтесь — далеко не каждому из вас придется изучить Wrike досконально! Хотя менеджерам проектов пригодится знание более продвинутых функций, большинству участников команды достаточно освоить азы:

  • Четыре основных компонента. Понимание разницы между пространствами, папками, проектами и задачами поможет участникам команды ориентироваться в Wrike и быстро находить необходимую информацию.

  • Где искать рабочие задания? Во «Входящих» и на личной панели задач.

  • Как начать новый проект? Да, эта информация полезна всем, а не только менеджерам проектов. Проект — это любая инициатива, требующая совместной работы и подразумевающая создание отчетных материалов к указанному сроку.

  • Как открыть доступ к рабочим данным? Важно понимать, что такое совместный доступ, отслеживание обновлений и назначение задач и когда это нужно использовать.

  • Как обмениваться информацией с командой? Добавление комментариев и @упоминания помогут держать всех участников в курсе дела.

3. «Где можно получить дополнительную информацию?»

Наши учебные материалы позволяют пройти обучение для каждой роли. Материалы включают в себя:

Приглашение команды в Wrike

Теперь вы готовы пригласить пользователей в аккаунт. Проще всего нажать на кнопку с зеленым значком + рядом с вашим изображением и выбрать Пригласить. Кроме этого, пригласить пользователей можно на вкладке Управление аккаунтом в меню навигации слева или с помощью иконки Доступ предоставлен.

На вкладке «Управление аккаунтом» вы можете указать роль пользователя:

  • Когда вы приглашаете в аккаунт участников команды, сделайте их обычными пользователями.

  • Когда вы привлекаете к работе участников со стороны, например клиентов или специалистов из других команд, которые собираются с вами сотрудничать, сделайте их внешними пользователями.

  • Когда вы приглашаете фрилансеров или руководителей, которые хотят следить за работой команды и добавлять комментарии, сделайте их гостевыми пользователями.

Следующим шагом будет предоставление прав администратора самым продвинутым знатокам Wrike. Администраторы аккаунтов с подписками Business и Enterprise могут создавать группы пользователей, чтобы управлять пользователями более эффективно.

Важно

Участники вашей команды будут видеть только те объекты, к которым у них есть доступ. Приглашая коллег, не забывайте открывать им доступ к пространствам, папкам и проектам.

Адаптация новичков

Даже если участники вашей команды хорошо знакомы с Wrike, новые сотрудники поначалу могут испытывать сложности. Вот несколько способов помочь им адаптироваться:

  • Создайте презентацию с объяснением, зачем и как ваши сотрудники используют Wrike (или покажите запись стартового совещания, которое вы проводили для команды).

  • Предложите Руководство по началу работы

  • Поделитесь правилами работы в Wrike: когда создается новая задача или проект, как изменять статусы, как вести обсуждение и т. д.

  • Назначьте наставника по Wrike. Прикрепите опытного знатока Wrike к новому сотруднику, чтобы помочь ему начать работу и отвечать на его вопросы.

Если в вашу команду часто приходят новые участники, было бы полезно создать шаблонный проект или прототип для обучения. Добавьте в него полезные ссылки и правила использования Wrike и скопируйте для каждого нового участника команды.

Управление изменениями

Многие люди предпочитают оставаться в зоне комфорта и не утруждать себя обучением. Поэтому участники вашей команды могут воспротивиться внедрению нового инструмента.

Чтобы справиться с этой проблемой, предлагаем воспользоваться моделью погонщик, слон и тропа, которая описана в книге Чипа Хиза и Дэна Хиза «Сердце перемен. Как добиваться изменений легко и надолго» (Switch: How to Change Things When Change is Hard).

  • Погонщик символизирует наше рациональное мышление, способное к анализу, планированию и решению проблем.

  • Слон — это наша эмоциональная сторона, которая легко пугается и ненавидит делать то, что не приносит мгновенной награды.

  • Тропа — это внешняя среда, которая влияет на нашу возможность что-то изменить. Обычно слон предпочитает идти по тропе, потому что на ней он встречает наименьшее сопротивление.

Чтобы помочь вашей команде адаптироваться, вам нужно поработать со всеми тремя компонентами: направить погонщика, мотивировать слона, проложить тропу.

Направляем погонщика

Укажите цель

Осуществлять перемены гораздо проще, когда вы знаете, к чему и зачем стремитесь. Создайте «открытку из места назначения», которая будет понятна погонщику (рациональные причины) и привлекательна для слона (эмоциональные причины). Здесь вам может пригодиться постановка целей по модели SMART. Например:

  • К концу квартала ни один проект, управляемый в Wrike, не будет просрочен.

  • В следующем квартале мы увеличим количество выполненных проектов на 30%.

  • К концу года обмен информацией с клиентами на 99% будет перенесен в Wrike.

Составьте сценарий важнейших этапов

Разбейте путь к цели на небольшие и удобные этапы и составьте четкие инструкции о том, что нужно делать на каждом из них. Это поможет погонщику избежать аналитического паралича — когда он окажется перед выбором из разных вариантов, сможет выбрать вариант по умолчанию. Например, участники команды могут сомневаться, нужно ли им создавать задачу или проект в Wrike для запуска новой инициативы. В итоге они могут отправить электронное письмо, как поступали раньше.

Решение заключается в создании сборника рекомендаций «Правила работы с Wrike». Рекомендации должны иметь следующий вид: «Когда начинаете работать над задачей, установите для нее статус "В работе"» или «Если у вас возник вопрос к владельцу задачи, оставьте комментарий к ней и @упомяните владельца».

Отмечайте успехи

Обращайте внимание на достигнутые успехи, а не на трудности.

  • Напоминайте о первых маленьких победах, достигнутых с помощью Wrike:

    • Первый запуск проекта

    • Число выполненных задач

    • Новые обсуждения в комментариях

  • Приводите примеры других команд, которые успешно внедрили Wrike:

    • Команда Airbnb расширила свои процессы.

    • Специалисты TeamViewer улучшили свои маркетинговые кампании.

    • Компания SurveyMonkey улучшила выполнение проектов.

    • Компания Exploding Kittens устранила разрыв между совместной работой и творчеством.

Мотивируем слона

Пробуждайте эмоции

Одних лишь знаний недостаточно, чтобы начать что-то менять. Вам нужно пробудить в людях определенные чувства:

  • Делитесь своими эмоциями. Пусть ваша команда узнает, с каким энтузиазмом вы относитесь к внедрению Wrike и как высоко его цените.

  • Сделайте процесс игровым, чтобы доставить людям удовольствие и вознаградить лучших пользователей Wrike. Проведите соревнование «Пользователь месяца» и вручите победителям призы. Или запланируйте «день без электронной почты», чтобы в течение рабочего дня участники команды пользовались Wrike вместо обмена электронными сообщениями.

Не бросайтесь изменять все сразу

Разбейте весь объем изменений на части, чтобы не пугать слона. «Давайте перенесем все наши рабочие данные в Wrike» звучит так, как будто впереди у вас огромная гора работы. Попробуйте замахиваться не слишком высоко и помогите участникам команды сделать первый шаг.

Например, для начала вы можете запустить в Wrike один простой проект «Организация вечеринки с тимбилдингом», назначить задачи и дать своим коллегам возможность совместно довести проект до победного конца. Это поможет участникам команды оценить возможности Wrike, а заодно и отпраздновать первый успех, проведя вечеринку.

Воспитывайте людей

Воспитывайте в подчиненных гордость за свою компанию и развивайте менталитет роста. Попробуйте убедить участников команды, что Wrike дает им конкурентные преимущества, помогая работать более продуктивно и повышать технические навыки. Если ваши коллеги согласятся с этим утверждением, они будут охотнее пользоваться Wrike.

Одна из особенностей менталитета роста — умение справляться с неудачами. Прислушивайтесь к отзывам участников команды о Wrike и анализируйте проблемы и препятствия. А затем, опираясь на результаты, оптимизируйте способы использования Wrike.

Прокладываем тропу

Изменяйте рабочую среду

Слон предпочитает идти по тропе, где сопротивление минимально. Улучшенная рабочая среда с минимумом препятствий способствует правильному поведению и профилактике вредных привычек. Вот несколько советов о том, как облегчить ваш путь:

  • Настройте структуру и параметры аккаунта таким образом, чтобы в нем было проще ориентироваться и находить рабочие объекты.

  • Упростите изучение Wrike:

    • Делитесь справочными ресурсами и пошаговыми инструкциями.

    • Организуйте курсы обучения и «обеденные семинары».

    • Создайте группы поддержки или реализуйте программу наставничества (особенно полезно, если в команде больше 10 участников).

  • Создайте простой и прозрачный способ сбора отзывов.

Формирование привычек

Привычное поведение не требует от погонщика особых усилий. Навык ежедневного использования Wrike необходим для успешной работы с инструментом. Если ваша команда не составляет отчеты, у вас не будет важной информации о ходе выполнения работы. В следующем разделе приводится контрольный список полезных привычек по использованию Wrike.

Находите возможности для формирования полезных привычек:

  • Формируйте новые навыки на основе уже имеющихся. Например, пользуйтесь интеграцией Wrike и Gmail, расширением для Adobe Creative Cloud или интеграцией со Slack.

  • Используйте триггеры действий, чтобы регулярно задавать сотрудникам следующие вопросы:

    • «Вы проверяете "Входящие" в Wrike?»

    • «Вы создали задачу для этого?»

    • «Вы загрузили соглашение в Wrike?»

  • Применяйте правило: «Если какой-то информации нет в Wrike, считайте, что ее не существует».

Сплотите группу

Особенности поведения заразительны. Воспользуйтесь этим.

  • Создайте представление о том, что считается «приемлемым поведением». Например, объявите, что все входящие рабочие задания, поступившие через форму запроса, будут получать более высокий приоритет, чем задания, поступающие по другим каналам.

  • Подавайте пример. Используйте Wrike в повседневной работе, демонстрируйте командные панели задач на совещаниях и задавайте вопросы о работе в комментариях Wrike, а не в мессенджерах.

Дополнительные материалы

Что дальше?

Вверх

Похожие статьи