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Etapa 5: comece a trabalhar e colaborar

Visão geral

Agora que você aprendeu o básico sobre o Wrike e seu espaço de trabalho está ajustado de acordo com as necessidades da equipe, vamos ver de perto como trabalhar e se comunicar no Wrike.

O encanto do Wrike é que você pode usá-lo como um local central para seu trabalho, tarefas, prioridades e discussões sem fazer malabarismos entre vários e-mails ou alternar entre aplicativos.

Iniciar um novo projeto

Se estiver lançando um novo produto, escrevendo um livro digital ou se preparando para uma conferência, você estará gerenciando um projeto. Use projetos para gerenciar grupos de tarefas que fazem parte de um objetivo maior e têm uma data de vencimento. Veja abaixo um guia detalhado sobre como iniciar um novo projeto do zero.

  1. Crie um projeto clicando no botão + 1. Preencha os campos de título de projeto, datas de vencimento e proprietário do projeto, e escolha a exibição padrão para suas tarefas (Lista, quadro, Tabela ou gráfico de Gantt).

    Step_5_-_Create_Project.png
  2. Preencha seus projetos com tarefas 2. Pense em tarefas como itens de ação que devem ser concluídos para alcançar uma meta de projeto.

    Step_5_-_Populate_Project_with_Tasks.png
  3. Atribua tarefas a usuários 3. O ideal é que as tarefas sejam suficientemente pequenas para atribuir a uma pessoa. Caso não sejam, pense em dividir tarefas em subtarefas e atribuir cada uma delas.

    Step_5_-_Add_Assignees.png
  4. Agende as tarefas 4 uma a uma usando a edição em massa.

    Step_5_-_Schedule_Tasks.png
  5. Alterne para o gráfico de Gantt 5 e visualize sua agenda. Certifique-se de ter configurado as durações corretas para cada tarefa e reagende as tarefas se necessário.

    Step_5_-_Gantt_and_Dependencies.png
  6. Configure dependências 6. As dependências ajudam você a entender como as tarefas estão interconectadas. Quando você reagenda uma tarefa com dependências, todas as tarefas dependentes são reagendadas automaticamente. Quando a tarefa é concluída, o responsável da tarefa dependente recebe uma notificação de que ele pode começar a trabalhar em sua respectiva tarefa.

  7. Converta as tarefas principais em marcos. Os marcos são usados como pontos de referência para marcar um evento importante ou uma ramificação com um ponto de decisão em um projeto. Os marcos não são reagendados automaticamente quando você reagenda tarefas dependentes no gráfico de Gantt.

  8. Caso esteja executando projetos repetitivos, é possível salvá-lo como um modelo ou blueprint 7 e então duplicá-lo para iniciativas posteriores.

    Step_5_-_Make_a_Blueprint.png

Lista de verificação de execução de projeto

  1. Todas as etapas necessárias estão representadas por tarefas.

  2. Os títulos das tarefas são claros. Recomendamos iniciar o título da tarefa com um verbo para torná-la baseada em uma ação. Por exemplo, use “Escrever uma publicação de blog” em vez de “Publicação de blog”.

  3. As tarefas estão atribuídas e só têm um responsável.

  4. As tarefas estão agendadas.

  5. As tarefas estão interconectadas com dependências.

  6. As tarefas têm durações corretas.

  7. As tarefas mais importantes estão convertidas em marcos.

Saiba mais sobre como concretizar um lançamento de projeto bem-sucedido.

Como localizar seu trabalho

O Wrike disponibiliza algumas maneiras rápidas e fáceis de localizar e rastrear qualquer tarefa atribuída a você durante o lançamento de um projeto.

Caixa de entrada

Comece o dia verificando sua Caixa de entrada. Ela mostra todas as atualizações de trabalho que precisam de sua atenção: notificações de novas @menções, atribuições de tarefa e quando uma tarefa, pasta ou projeto é compartilhado com você. Se clicar em uma notificação, você abrirá o painel da tarefa ou do projeto com informações detalhadas e discussões anteriores.

É uma boa ideia usar a regra de dois minutos ao lidar com notificações: se a resposta levar menos de dois minutos, responda imediatamente. Se ela exigir mais do seu tempo, suspenda as notificações para priorizá-las posteriormente.

Step_5_-_Inbox.png

Minha lista de tarefas pendentes no espaço pessoal

Outra maneira de ver seu trabalho é na pasta inteligente Minhas tarefas. Ela ajuda você a manter o foco nas tarefas mais importantes e contém:

  • Todas as tarefas e subtarefas atribuídas a você

  • Tarefas adicionadas manualmente às Minhas tarefas

Você pode personalizar o que vê em Minhas tarefas aplicando filtros, alterando a ordem de classificação ou exibindo tarefas e subtarefas como uma lista simples.

Step_5_-_My_To-Do.png

Painéis

Os painéis representam uma das maneiras mais personalizáveis de acompanhar seu trabalho. Eles permitem que você se concentre em suas prioridades e garantem que nada se perca.

Nos painéis, as tarefas são agrupadas em widgets por determinados critérios, como tarefas atrasadas, tarefas para a semana atual, suas tarefas pendentes etc. Nos painéis, as tarefas são agrupadas em widgets por determinados critérios, como tarefas atrasadas, tarefas para estar semana, suas tarefas pendentes etc. Você pode adicionar widgets extras, como um widget de arquivos ou com todas as tarefas que você atribuiu, qualquer coisa que seja importante para você. Saiba mais sobre painéis pessoais.

Step_5_-_Dashboards.png

Colaborar com seus colegas de equipe

Configure seu perfil

Um perfil personalizado e atualizado dá um toque pessoal à colaboração on-line.

  1. Personalize seu perfil: faça upload do seu avatar, insira seu cargo, nome da empresa e outras informações. Informações de perfil atualizadas são vitais para a colaboração em equipe on-line.

    Step_5_-_Profile_Settings.png
  2. Verifique as configurações de notificação. Por padrão, todas as notificações de e-mail e do produto estão ativadas. Você pode editá-las para que receba e-mails apenas das alterações que deseja acompanhar. Se for novo no Wrike, recomendamos deixar as configurações padrão e voltar para ajustá-las após algumas semanas.

    Step_5_-_Email_Notifications.png

Colabore em tarefas

Agora que você já sabe onde encontrar seu trabalho, vamos prosseguir para a execução das tarefas. O Wrike oferece a você e aos seus colegas de equipe um espaço de trabalho compartilhado no qual é possível compartilhar o progresso, dialogar sobre problemas e encontrar uma só fonte de dados para o status das tarefas e a versão final dos arquivos.

Veja abaixo uma lista dos recursos que ajudarão você a colaborar com sua equipe no Wrike.

Recurso

Como funciona

Caso de uso

@menção

No campo de comentários, digite @ seguido de um nome de usuário. Use @assignees (responsáveis) para mencionar todos os responsáveis por tarefas e @followers (seguidores) para mencionar todos os seguidores de uma tarefa, pasta ou projeto.

  • Compartilhar uma tarefa e contextualizar o motivo de estar compartilhando a tarefa com o destinatário.

  • Permitir que os usuários saibam exatamente qual área da conversa é relevante para eles.

Descrição da tarefa

A descrição da tarefa salva alterações de maneira automática e instantânea. Várias pessoas podem trabalhar em tarefas ao mesmo tempo e você verá quem está trabalhando em qual item.

  • Fornecer todos os detalhes da tarefa a responsáveis e parte interessadas.

  • Fazer anotações da reunião (como equipe ou individualmente).

  • Colaborar com a edição de texto para equipes remotas.

Alterações de tarefa

Quando alguém faz alterações na descrição de uma tarefa, o fluxo da tarefa recebe um link de Descrição atualizada. Clique no link para ver quais foram as alterações.

  • Controlar alterações quando você estiver trabalhando com uma equipe e desejar ver as alterações feitas por um colega.

Citação de texto

Destaque o texto no campo de descrição ou comentários e clique nas aspas que são exibidas. A ação inicia um novo comentário citando o texto que você destacou.

  • Mencionar uma parte específica de uma tarefa e deixar o que você está indicando claro para todos.

Emojis

Adicione emojis a comentários no Wrike. Clique no campo de comentários e então clique no ícone do sorriso para ver os emojis disponíveis.

  • Mostrar aos colegas de equipe como ler seus comentários e usá-los para dar um toque pessoal e humorado ao seu espaço de trabalho.

Aprovações (disponível nos planos Business e Enterprise)

Você pode atribuir aprovadores e definir prazos para tarefas e projetos. Cada aprovador pode aprovar ou rejeitar a tarefa.

  • Otimizar o processo de aprovação.

  • Ver quem é o responsável pela aprovação do trabalho de sua equipe.

  • Determinar se alguma aprovação pendente pode atrasar seu projeto.

  • Criar widgets personalizados de painel com base em aprovações.

Colaborar em arquivos

Recurso

Como funciona

Caso de uso

Anexar arquivos

Anexe arquivos a tarefas a partir de seu computador ou de provedores de armazenamento em nuvem.

Você tem arquivos relacionados a projetos e deseja manter tudo em um só lugar.

O Wrike Proof e o Wrike Publish estão disponíveis como complementos pagos.

Revisão

Faça comentários diretamente em imagens, vídeos, PDFs e arquivos do Microsoft Office. Responda e discuta sobre feedback, além de solucionar comentários conforme as edições são feitas.

A revisão é uma forma fácil de obter feedback centralizado sem fazer malabarismos entre vários e-mails.

Aprovações de arquivo

Solicite análise das principais partes interessadas e defina prazos para a aprovação. Os revisores podem marcar ativos como aprovados ou solicitar alterações específicas, criando um log claro de edição e aprovação.

Você precisa de aprovações em um material de apoio para que ele possa ser usado ou publicado. Com análises de convidado, você pode convidar seus clientes que não têm uma conta do Wrike para analisar arquivos.

Wrike Publish: integrações com MediaValet e Bynder

Publique os ativos aprovados diretamente do Wrike para seu gerenciador de ativos digitais.

Unificar a mensagem e o visual da marca entre campanhas integradas. Fazer upload, localizar e anexar ativos digitais aprovados.

Trabalho e colaboração na lista de verificação do Wrike

Aprender a usar novas ferramentas pode ser desafiador, mas a prática leva à perfeição. Sigas essas regras simples diariamente e logo perceberá que não precisa de grandes sequências de e-mail longa, várias reuniões de status ou atualizações manuais em planilhas. O Wrike poupará seu tempo na hora de localizar o trabalho, colaborar com a equipe e gerar relatórios sobre o andamento, para que você possa se concentrar nas tarefas que são realmente importantes para você.

  1. Comece seu dia analisando suas tarefas novas e existentes no Wrike:

    • Verifique se há novas @menções e tarefas recebidas na Caixa de entrada. Responda, suspenda ou arquive as notificações até que tenha esvaziado sua Caixa de entrada.

    • Verifique a lista Minhas tarefas para ver as prioridades das tarefas.

    • Verifique seu Painel pessoal para acompanhar seu trabalho de perto.

  2. Ao criar uma tarefa, certifique-se de que:

    • O título seja claro.

    • A tarefa esteja atribuída e agendada.

    • A descrição da tarefa aborde os requisitos e as expectativas.

  3. Quando houver trabalho em andamento:

    • Adicione comentários e @mencione outros.

    • Altere o status da tarefa de acordo com o estado atual.

    • Se necessário, altere a data de vencimento.

  4. Quando o trabalho estiver concluído:

    • Conclua uma tarefa alterando o status dela.

    • @mencione as partes interessadas.

    • Se for o caso, anexe ativos.

  5. Ao fim do dia, certifique-se de que:

    • Não existam notificações não lidas em sua Caixa de entrada.

    • Você atualizou os status das tarefas para Em andamento e Concluído.

    • Você reagendou tarefas atrasadas ou notificou as partes interessadas.

    • Você priorizou suas tarefas para o dia seguinte em Minhas tarefas.

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