Integração com Email

Todos os tipos de licença em todas as contas Wrike podem usar a Integração com Email. Colaboradores e usuários com Permissões de Pasta limitadas não têm a habilidade de criar novas tarefas e editar detalhes de tarefas.

• Visão Geral
• Informações Importantes
• Configurações (Antes de Começar)
• Criar uma Tarefa via Email
• Editar os Detalhes da Tarefa via Email
• Adicionar uma Tarefa a uma Pasta via Email
• Enviar um Comentário para uma Tarefa via Email
• Recursos Avançados

Visão Geral

Mecanismo de integração de e-mail do Wrike patenteada permite que você se envolva com tarefas do Wrike diretamente do seu e-mail. Você pode: adicionar comentários, atualizar o status da tarefa, definir datas de vencimento de tarefas e muito mais.

Enviar itens de ação importantes para Wrike como tarefas significa que você e sua equipe podem facilmente trabalhar juntos na tarefa e manter tudo organizado em um só lugar. Uma vez que a tarefa está no Wrike, você pode também receber notificações para sempre saber como seus projetos estão progredindo.

Informações Importantes

• Você só pode criar ou editar tarefas via email enviando mensagens de um email associado à sua conta Wrike.
• Normalmente, enviar mensagens para uma pasta usando o endereço de e-mail exclusivo da Pasta ou o do Projeto (wrike_intoFolderID@wrike.com) permite que você envie uma tarefa diretamente para a Pasta ou Projeto associado (sem adicionar o nome da pasta ou do projeto na linha de assunto). No entanto, se "RE" estiver na linha do assunto, o Wrike ignora o endereço de e-mail exclusivo. Se você desejar enviar a tarefa para um pasta/projeto específico e "RE" estiver na linha de assunto, então você deve Formatar a sua linha de assunto para especificar em qual pasta/projeto a tarefa deve ser adicionada.
• A adição de "RE:" e "FW:" no começo da linha do assunto permite editar as tarefas existentes.
• Crie no máximo 250 tarefas ou comentários por hora via integração com e-mail.

Configurações (Antes de Começar)

Antes de enviar emails para o Wrike, é importante verificar as suas configurações da integração com email.

Ajustar as configurações da integração com email

1. Clique na sua imagem de perfil, no canto superior direito do Espaço de Trabalho.
2. Selecione "Ver Perfil". 1
3. Clique na aba "Endereços de Email". 2
4. Escolha uma conta na seção "Criar tarefas na conta" 3.
5. Adicione outros endereços de email para ser capaz de criar e atualizar tarefas de mais de um email.

Nessa página você também pode escolher a Pasta padrão aonde novas tarefas serão criadas 4, assim como o tipo de planejamento automático quando as enviar para o Wrike 5. Se você não especificar uma Pasta ou data de vencimento, o Wrike usará essas configurações como o padrão para tarefas criadas por email.

Criar uma Tarefa por Email

Criar uma tarefa via e-mail é fácil, basta seguir estes passos:

1. Digite o título da tarefa na linha de assunto. (obrigatório)
2. Adicionar detalhes relevantes da tarefa. Adicionar detalhes adicionais da tarefa é opcional. Se você optar por não especificar em qual Pasta a tarefa deve ser criada, datas de vencimento da tarefa ou um status, então a tarefa é criada como ativa e o Wrike aplicará os parâmetros padrão de Pasta e data especificados no seu perfil.
3. Formatar sua linha de assunto. Além de conter o título da tarefa, você pode usar a linha de assunto para especificar um ou todos os seguintes : Pasta/Subpasta onde uma tarefa deve ser criada, status da tarefa e datas de início/vencimento da tarefa. Para formatar a sua linha de assunto: liste as informações em qualquer ordem, mas certifique-se de que você colocou o título da Pasta, datas de início/vencimento e status entre colchetes. Por exemplo, você poderia colocar:título da tarefa [título da Pasta] [datas - início e vencimento] [status da tarefa] .
4. Adicionar destinatários de e-mail no campo "Para". A tarefa será atribuída aos usuários do Wrike cujos e-mails estão listados no campo "Para".
5. Envie a tarefa para o Wrike. Existem algumas opções diferentes de como fazer isso:

• Inclua " wrike@wrike.com " no campo "Para" ou "CC". Se "wrike@wrike.com" for o único destinatário, a tarefa será atribuída a você. Se quiser manter a tarefa não atribuída, coloque "wrike@wrike.com" no campo "CCO" como o único destinatário.
• Se você frequentemente enviar tarefas por e-mail para a mesma Pasta, você pode adicionar esse endereço de e-mail exclusivo (wrike+intoFolderID@wrike.com) à sua lista de contatos. Então, você poderá enviar por e-mail a tarefa diretamente para aquele endereço de e-mail. Se você fizer isso, você não terá que incluir o nome da Pasta ou do Projeto na linha de assunto (a menos que "RE" também esteja na linha de assunto). Para encontrar o endereço de e-mail de uma pasta, vá para "Informações da Pasta" 1, clique em "Permalink" 2 e em seguida, copie o endereço de e-mail listado sob "E-mail para enviar tarefas para esta Pasta".

Clique Enviar e sua tarefa será adicionada ao Wrike!

Adicionar uma Tarefa a uma pasta via Email

Quando você estiver criando uma tarefa via e-mail você pode adicionar essa tarefa a uma Pasta existente ou adicionar a tarefa a uma nova Pasta.

Para adicionar uma tarefa a uma Pasta existente: Coloque o nome da Pasta (entre colchetes) na linha de assunto. Se houverem várias Pastas ou Subpastas com o mesmo nome, especifique o caminho da Pasta para colocar a tarefa na Pasta correta. Para criar um caminho de Pasta, liste todas as Pastas, separando cada uma com barras e coloque a lista entre colchetes. Por exemplo: [marketing/eventos/conferências]

Você também pode usar um endereço de e-mail exclusivo da pasta para enviar uma tarefa diretamente para aquela pasta.

Para adicionar uma tarefa a uma Pasta existente: Coloque o nome da Pasta (entre colchetes) na linha de assunto. Se a pasta ainda não existir, o Wrike cria uma nova pasta e adiciona a tarefa a essa pasta. Você também pode criar uma tarefa em uma nova subpasta especificando o caminho da pasta e em seguida, adicionar o nome da nova subpasta no fim do caminho. Novas Pastas criadas via e-mail são compartilhadas somente com aquelas pessoas que têm acesso à Pasta pai e, se não houver nenhuma Pasta pai, a Pasta é privada. Pastas criadas via e-mail não são automaticamente compartilhadas com os destinatários de e-mail.

Por favor observe que nomes de Pastas são sensíveis à letras maiúsculas. Para garantir que as tarefas sejam adicionadas à Pasta correta, por favor, certifique-se que o nome da Pasta que você digitar corresponde exatamente ao nome da Pasta onde você gostaria que as tarefas enviadas por e-mail fossem criadas.

Editar Tarefas por Email

Integração de e-mail permite que você faça mais do que apenas criar tarefas, você pode editar ou adicionar vários detalhes da tarefa direto de seu e-mail:

• Atribuir uma tarefa
• Compartilhar uma tarefa
• Adicionar anexos
• Agendar uma tarefa
• Atualizar ou adicionar o status de uma tarefa
• Modificar a importância da tarefa

Observação: 1) Não é possível atualizar o campo de descrição de uma tarefa por e-mail 2) Os e-mails com linhas de assunto vazias não geram atualizações de tarefa.  

Atribuir uma tarefa via e-mail

Para atribuir uma tarefa a um usuário específico, simplesmente inclua o email de usuário no campo "Para".

Para reatribuir uma tarefa, inclua o email do novo responsável no campo "Para" e adicione "FW:" ao início da linha de assunto.

Compartilhar uma Tarefa

Ao criar uma tarefa via e-mail, a tarefa é compartilhada com os destinatários de e-mail, bem como com as pessoas que já compartilham a pasta para onde a tarefa é adicionada. Quando uma tarefa é adicionada a uma pasta existente do Wrike, os usuários que seguem a pasta recebem uma notificação sobre a tarefa recém-criada.

Você pode compartilhar uma tarefa com mais de um membro da sua equipe adicionando os endereços de email de cada um no campo "CC".

Se os destinatários de e-mail forem compartilhados na pasta à qual uma tarefa foi adicionada, a tarefa será automaticamente compartilhada com eles. Contudo, você pode impedir uma tarefa de ser compartilhada com outros destinatários de e-mail (com os quais a pasta ainda não está compartilhada) adicionando o endereço de e-mail ao campo "CCO" do e-mail.

Adicionar Anexos

Se você incluir um arquivo ou imagem no seu email, eles aparecerão na lista de anexos da tarefa no Wrike.

Agendando uma Tarefa

Se você não adicionar datas na linha de assunto, a tarefa será processada de acordo com as suas configurações de perfil e marcada como planejada ou para hoje. Se as suas configurações são para criar tarefas de um dia como padrão, você ainda pode marcá-las como planejadas, adicionando [backlogged] na linha de assunto.

Você pode também marcar a tarefa para datas específicas, adicionando a data de início e término na linha do assunto. Certifique-se de usar datas de início e término no formato MM/DD (ou DD/MM dependendo das suas configurações de datas) e as cercando com colchetes: [MM/DD-MM/DD]. A tarefa será automaticamente marcada para o ano atual, mas você também pode marcar para um ano no futuro. Para isso, use o formato: [MM/DD/AA-MM/DD/AA] ou [DD/MM/AAAA-DD/MM/AAAA] dependendo do formato de datas nas suas configurações.)

Para remarcar a tarefa, certifique-se que seu email contém RE: na linha de assunto e use o formato a seguir para especificar a data de início e término: [MM/DD-MM/DD] (ou DD/MM se você tiver esse formato de data na sua conta).

Por favor observe que se você escolher a opção "tarefas-de-1-dia marcadas para hoje" da opção "Tipos de Tarefas" na aba Endereços de Email no seu Perfil Wrike, tarefas criadas por email serão automaticamente atribuídas à pessoa que as enviou.

Status da Tarefa

Se você não especificar o status para tarefas enviadas por email, então elas serão criadas como Ativas como padrão. Para usuários de Wrike Business e Enterprise, se o status não é especificado (e for criada em uma Pasta com Fluxo de Trabalho Personalizado) a tarefa então receberá o primeiro status Ativo do Fluxo de Trabalho Personalizado.

Para mudar ou especificar o status da tarefa, adicione o status desejado (entre colchetes) na linha de assunto do seu email. Se você quiser usar um status personalizado, inclua "CS:" antes de digitar o nome do status. Por exemplo: [CS:Novo]. Por favor observe que status padrão (concluída, ativa, deferida e cancelada) não são sensíveis à letras maiúsculas, mas Status Personalizados são.

Quando você adiciona o status "concluída" por email, então a tarefa é automaticamente marcada como concluída no Wrike.

Importância da Tarefa

O Wrike atrela a importância da tarefa à prioridade do email, então você pode mudar a importância da tarefa mudando a prioridade do email enviado.

Enviar Comentário para Tarefa Existente

Existem várias maneiras de enviar um comentário para uma tarefa existente:

1. Se você recebeu um email de notificação sobre uma tarefa, apenas responda ao email e deixe wrike@wrike.com (ou wrike+taskID@wrike.com) entre os destinatários. Wrike’s Intelligent Email Engine™ remove as assinaturas e textos repetidos e adiciona a sua mensagem como comentário.
2. No caso de um email que você gostaria de enviar para uma tarefa e adicionar o conteúdo como comentário, envie para wrike@wrike.com e coloque Re: [Nome da Pasta] Título da Tarefa na linha de assunto1. Uma vez que o Wrike recebe um email contendo Re: na linha de assunto, ele procura a tarefa pelo título e adiciona seu comentário do corpo do email para o fluxo de atividades da tarefa. Se várias tarefas com o mesmo nome se encontram na mesma Pasta especificada, você receberá um email avisando sobre o conflito. Se o Wrike não conseguir encontrar a tarefa na Pasta que você indicou, procurará em todo o Espaço de Trabalho por uma tarefa correspondente.
3. Outra maneira de adicionar um comentário a uma tarefa existente é enviando um email para o endereço individual da tarefa 2. Nesse caso, o Wrike localiza a tarefa pela ID, o que significa que você não precisa se preocupar em especificar o caminho correto da pasta na linha de assunto (mas é preciso ter algum texto na linha do assunto, um comentário não será adicionado se a linha do assunto estiver completamente vazia).

Recursos Avançados

Enviar uma Tarefa para uma Subpasta

Você pode enviar uma tarefa para uma Subpasta da mesma forma como enviaria para uma Pasta. Se você tem várias Subpastas com o mesmo nome, adicione o caminho para a Subpasta para adicionar a tarefa no local correto. Para criar um caminho para a Subpasta, liste todas as Pastas pai, separando com barras e colocando colchetes em volta da lista.

Enviar uma Tarefa para Várias Pastas

Para fazer isso, liste todos os nomes de Pastas em que você gostaria de incluir a tarefa, separando os nomes de Pastas com vírgulas e certifique-se de incluir colchetes em volta da lista de Pastas. A não ser que especifique o status, o Fluxo de Trabalho usado será o da primeira Pasta na lista.

Criar uma Tarefa Marco

Ao invés de incluir datas de início e término, especifique apenas a data de término: [MM/DD].

Marcar um Colega em um Comentário por Email

Na maioria dos casos, @mencionar não pode ser feito quando enviando um comentário para o Wrike por email. No entanto, se alguém @mencionar você, e você responder ao email, então sua resposta será postada como um comentário no Wrike e a pessoa que @mencionou você será automaticamente @mencionada no seu comentário.