Todos os tipos de licença em todas as contas Wrike podem usar a Integração com Email. Colaboradores e usuários com Permissões de Pasta limitadas não têm a habilidade de criar novas tarefas e editar detalhes de tarefas.
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- Visão Geral
- Informações Importantes
- Configurações (Antes de Começar)
- Criar uma Tarefa via Email
- Editar os Detalhes da Tarefa via Email
- Adicionar uma Tarefa a uma Pasta via Email
- Enviar um Comentário para uma Tarefa via Email
- Recursos Avançados
Visão Geral
Mecanismo de integração de e-mail do Wrike patenteada permite que você se envolva com tarefas do Wrike diretamente do seu e-mail. Você pode: adicionar comentários, atualizar o status da tarefa, definir datas de vencimento de tarefas e muito mais.
Enviar itens de ação importantes para Wrike como tarefas significa que você e sua equipe podem facilmente trabalhar juntos na tarefa e manter tudo organizado em um só lugar. Uma vez que a tarefa está no Wrike, você pode também receber notificações para sempre saber como seus projetos estão progredindo.
Informações Importantes
- Você só pode criar ou editar tarefas via email enviando mensagens de um email associado à sua conta Wrike.
- A adição de "RE:" e "FW:" no começo da linha do assunto permite editar as tarefas existentes.
- Crie no máximo 250 tarefas ou comentários por hora via integração com e-mail.
Configurações (Antes de Começar)
Antes de enviar emails para o Wrike, é importante verificar as suas configurações da integração com email.
Ajustar as configurações da integração com email:
- Clique na sua imagem de perfil, no canto superior direito do Espaço de trabalho.
- Selecione "Configurações de perfil".
- Alterne para a guia "Preferências de e-mail".
- Verifique quais configurações de endereço de e-mail você está ajustando em "E-mail enviado de".
- Escolha uma pasta na seção "Criar tarefas na pasta" para nomear onde as tarefas devem ser criadas.
- Selecione o tipo de tarefa que deve ser criado.
- Adicione um endereço de e-mail extra para poder criar e atualizar tarefas de vários e-mails.
Observe que você for um membro de várias contas, deverá especificar a conta, para a qual deseja editar configurações de integração:
- Clique na sua imagem de perfil no canto superior direito do espaço de trabalho.
- Estabeleça a conta que está visualizando agora.
- Se precisar alterar a conta, passe o cursor sobre "Alternar para outra conta" e selecione a conta necessária na lista exibida.
Criar uma Tarefa por Email
Criar uma tarefa via e-mail é fácil, basta seguir estes passos:
- Digite o título da tarefa na linha de assunto. (obrigatório)
- Adicionar detalhes relevantes da tarefa. Adicionar detalhes adicionais da tarefa é opcional. Se você optar por não especificar em qual pasta a tarefa deve ser criada, as datas de vencimento da tarefa ou um status, a tarefa será criada como ativa, e o Wrike aplicará os parâmetros padrão de pasta e data especificados no seu perfil.
- Formatar sua linha de assunto. Além de conter o título da tarefa, você pode usar a linha de assunto para especificar um ou todos os seguintes : pasta/subpasta onde uma tarefa deve ser criada, status da tarefa e datas de início/vencimento da tarefa. Para formatar a sua linha de assunto:liste as informações em qualquer ordem, mas certifique-se de que você tenha colocado o título da pasta, as datas de início/vencimento e o status entre colchetes. Por exemplo, você poderá colocar: título da tarefa [título de pasta] [datas - início e vencimento] [status da tarefa] .
- Adicionar destinatários de e-mail no campo "Para". A tarefa será atribuída aos usuários do Wrike cujos e-mails estão listados no campo "Para".
- Envie a tarefa para o Wrike. Existem algumas opções diferentes de como fazer isso:
- Inclua " wrike@wrike.com " no campo "Para" ou "CC". Se "wrike@wrike.com" for o único destinatário, a tarefa será atribuída a você.
- Se você frequentemente enviar tarefas por e-mail para a mesma Pasta, você pode adicionar esse endereço de e-mail exclusivo (wrike+intoFolderID@wrike.com) à sua lista de contatos. Então, você poderá enviar por e-mail a tarefa diretamente para aquele endereço de e-mail. Se você fizer isso, você não terá que incluir o nome da Pasta ou do Projeto na linha de assunto (a menos que "RE" também esteja na linha de assunto). Para encontrar o endereço de e-mail de uma pasta, vá para "Informações da Pasta" 1, clique em "Permalink" 2 e em seguida, copie o endereço de e-mail listado sob "E-mail para enviar tarefas para esta Pasta".
Clique em Enviar, e sua tarefa será adicionada ao Wrike!
Adicionar uma Tarefa a uma pasta via Email
Quando estiver criando uma tarefa via e-mail, você poderá adicionar essa tarefa a uma pasta existente ou adicionar a tarefa a uma nova pasta.
Para adicionar uma tarefa a uma pasta existente: adicione o nome da pasta (entre colchetes) à linha do assunto. Se houver várias pastas ou subpastas com o mesmo nome, especifique o caminho da pasta para colocar a tarefa na pasta correta. Para criar um caminho de pasta, liste todas as pastas, separando cada uma com barras e coloque a lista entre colchetes. Por exemplo: [marketing/eventos/conferências]
Você também pode usar um endereço de e-mail exclusivo da pasta para enviar uma tarefa diretamente a essa pasta.
Para adicionar uma tarefa a uma pasta existente: adicione o nome da nova pasta (entre colchetes) à linha do assunto. Se a pasta ainda não existir, o Wrike criará uma nova pasta e adicionará a tarefa a essa pasta. Você também pode criar uma tarefa em uma nova subpasta especificando o caminho da pasta e, em seguida, adicionar o nome das novas subpastas ao fim do caminho. Novas pastas criadas via e-mail são compartilhadas somente com aquelas pessoas que têm acesso à pasta mãe e, se não houver nenhuma pasta mãe, a pasta será privada. Pastas criadas via e-mail não são automaticamente compartilhadas com os destinatários de e-mail.
Observe que nomes de pastas possuem diferenciação entre maiúsculas e minúsculas. Para garantir que as tarefas sejam adicionadas à pasta correta, certifique-se que o nome da pasta que você digitar corresponda exatamente ao nome da pasta onde você gostaria que as tarefas enviadas por e-mail fossem criadas.
Editar Tarefas por Email
A integração de e-mail permite que você faça mais do que apenas criar tarefas, você pode editar ou adicionar vários detalhes da tarefa direto de seu e-mail:
- Atribuir uma tarefa
- Compartilhar uma tarefa
- Adicionar anexos
- Agendar uma tarefa
- Atualizar ou adicionar o status de uma tarefa
- Modificar a importância da tarefa
Observação: 1) Não é possível atualizar o campo de descrição de uma tarefa por e-mail 2) Os e-mails com linhas de assunto vazias não geram atualizações de tarefa.
Atribuir uma tarefa via e-mail
Para atribuir uma tarefa a usuários específicos, simplesmente inclua os endereços de e-mail no campo "Para".
Para reatribuir uma tarefa, inclua o endereço de e-mail do novo responsável no campo "Para" e adicione "FW:" ao início da linha do assunto.
Compartilhar uma Tarefa
Na criação de uma tarefa por e-mail, a tarefa é compartilhada com os destinatários de e-mail, bem como com as pessoas que já compartilham a pasta à qual a tarefa é adicionada. Quando uma tarefa é adicionada a uma pasta existente do Wrike, os usuários que seguem a pasta recebem uma notificação sobre a tarefa recém-criada.
Você pode compartilhar uma tarefa com mais de um membro da sua equipe adicionando os endereços de email de cada um no campo "CC".
Adicionar Anexos
Se você incluir anexos de arquivo ou imagem no seu e-mail, eles aparecerão na lista de anexos da tarefa no Wrike.
Agendando uma Tarefa
Se você não adicionar datas na linha de assunto do e-mail, a tarefa será processada de acordo com as suas configurações de perfil e marcada como pendente ou planejada para hoje. Se as suas configurações estiverem definidas para criar tarefas de um dia como padrão, você poderá ainda agendar tarefas pendentes adicionando [backlogged] na linha de assunto.
Você pode também agendar uma tarefa para datas específicas adicionando a data inicial e a data de vencimento na linha do assunto do e-mail. Certifique-se de usar datas inicial e de término no formato MM/DD (ou DD/MM dependendo das suas configurações de formato de data) e colocar as datas entre colchetes: [MM/DD-MM/DD]. A tarefa será automaticamente agendada para o ano atual, mas você também pode agendar uma tarefa para um ano no futuro. Para isso, use o formato: [MM/DD/AA-MM/DD/AA] ou [DD/MM/AAAA-DD/MM/AAAA] dependendo das configurações de formato de datas).
Para reagendar uma tarefa, certifique-se que seu e-mail contenha RE: na linha de assunto e use o formato a seguir para especificar a data de início e de vencimento: [MM/DD-MM/DD] (ou DD/MM se você definir outro formato de data na sua conta).
Observe que se você escolher a opção "tarefa de 1 dia agendada para hoje" da seção "Tipos de tarefas" da guia de endereços de e-mail do seu perfil do Wrike, as tarefas criadas por e-mail serão automaticamente atribuídas à pessoa que as enviou.
Status da Tarefa
Se você não especificar os status para tarefas enviadas por e-mail, elas serão criadas como ativas por padrão. Para usuários de Wrike Business e Wrike Enterprise, se o status não for especificado (e a tarefa for criada em uma pasta com fluxo de trabalho personalizado), a tarefa receberá o primeiro status ativo do fluxo de trabalho personalizado.
Para mudar ou especificar o status da tarefa, adicione o status desejado (entre colchetes) na linha de assunto do seu e-mail. Se você quiser usar um status personalizado, inclua "CS:" antes de digitar o nome do status. Por exemplo: [CS:Novo]. Observe que os status padrão (concluído, ativo, adiado e cancelado) não têm distinção entre maiúsculas e minúsculas, mas os status personalizados, sim.
Quando você adiciona o status "concluído" por e-mail, a tarefa é automaticamente marcada como concluída no Wrike.
Importância da Tarefa
O Wrike dá às tarefas criadas por e-mail a mesma importância da prioridade do e-mail, para que você possa alterar a prioridade do e-mail para atualizar a importância da tarefa.
Enviar Comentário para Tarefa Existente
Existem várias maneiras de enviar um comentário para uma tarefa existente:
- Se você tiver recebido um e-mail de notificação sobre uma tarefa, apenas responda ao e-mail e deixe wrike@wrike.com (ou wrike+taskID@wrike.com) entre os destinatários. Wrike’s Intelligent Email Engine™ remove as assinaturas e textos repetidos e adiciona a sua mensagem como comentário.
- No caso de um e-mail que você gostaria de enviar para uma tarefa e adicionar o conteúdo como comentário, envie para wrike@wrike.com e coloque Re: [Nome da pasta] Título da tarefa na linha de assunto1. Uma vez que o Wrike receba um e-mail contendo Re: na linha de assunto, ele procura a tarefa pelo título e adiciona seu comentário do corpo do e-mail para o fluxo de atividades da tarefa. Se várias tarefas com o mesmo nome forem encontradas na mesma pasta especificada, você receberá um e-mail avisando sobre o conflito. Se o Wrike não conseguir encontrar a tarefa na pasta que você mencionou, ele tentará pesquisar em todo o espaço de trabalho uma tarefa correspondente.
- Outra maneira de adicionar um comentário a uma tarefa existente é enviando um e-mail para o endereço de e-mail exclusivo da tarefa 2. Nesse caso, o Wrike localiza a tarefa pela ID, o que significa que você não precisa se preocupar em especificar o caminho correto da pasta na linha de assunto (mas é preciso ter nenhum texto na linha do assunto, um comentário não será adicionado se a linha do assunto estiver completamente vazia).
Recursos Avançados
Enviar uma Tarefa para uma Subpasta
Você pode enviar uma tarefa para uma subpasta da mesma forma como a enviaria por e-mail para uma pasta. Se você tiver várias subpastas com o mesmo nome, adicione o caminho da pasta para colocar a tarefa no local correto. Para criar um caminho de pasta, apenas liste todas as pastas pai, separando cada uma com barras e colocando a lista entre colchetes.
Enviar uma Tarefa para Várias Pastas
Para fazer isso, liste todos os nomes de pasta em que você gostaria de incluir a tarefa, separando os nomes de pasta com vírgulas, e certifique-se de incluir a lista de pasta entre colchetes. A não ser que você especifique um status, o fluxo de trabalho da tarefa será obtido da primeira pasta na lista.
Criar uma Tarefa Marco
Em vez de incluir a data inicial e a data de vencimento, especifique apenas a data de vencimento: [MM/DD].
Marcar um Colega em um Comentário por Email
Na maioria dos casos, a @menção não pode ser feita quando se envia um comentário para o Wrike por e-mail. No entanto, se alguém @mencioná-lo, e você responder por e-mail, sua resposta será publicada como um comentário no Wrike, e a pessoa que @mencionou você será automaticamente @mencionada no seu comentário.
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