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Integração com Email

Todos os tipos de licença em todas as contas Wrike podem usar a Integração com Email. Colaboradores e usuários com Permissões de Pasta limitadas não têm a habilidade de criar novas tarefas e editar detalhes de tarefas.

10,5 minutos de leitura

Visão Geral

O mecanismo de integração com e-mail patenteado permite que você se envolva em tarefas do Wrike diretamente de seu e-mail. Você pode: criar tarefas e pastas, adicionar comentários, atualizar o status de uma tarefa, definir datas de vencimento de tarefa etc.

Enviar itens de ação importantes para Wrike como tarefas significa que você e sua equipe podem facilmente trabalhar juntos na tarefa e manter tudo organizado em um só lugar. Uma vez que a tarefa está no Wrike, você pode também receber notificações para sempre saber como seus projetos estão progredindo.

Informações Importantes

  • Você só pode criar ou editar tarefas via email enviando mensagens de um email associado à sua conta Wrike.
  • Normalmente, enviar mensagens para uma pasta usando o endereço de e-mail exclusivo da pasta ou o do projeto (wrike_intoFolderID@wrike.com) permite que você envie uma tarefa diretamente para a pasta ou o projeto associado (sem adicionar o nome da pasta ou do projeto na linha de assunto). No entanto, se "RE" estiver na linha do assunto, o Wrike ignora o endereço de e-mail exclusivo. Se quiser enviar a tarefa para um projeto/pasta específico e "RE" estiver na linha de assunto, você deverá formatar a sua linha de assunto para especificar em qual pasta/projeto a tarefa deve ser adicionada.
  • A adição de "RE:" e "FW:" no começo da linha do assunto permite editar as tarefas existentes.
  • Crie no máximo 250 tarefas ou comentários por hora por meio de integração com e-mail.

Configurações (Antes de Começar)

Antes de enviar emails para o Wrike, é importante verificar as suas configurações da integração com email.

Ajustar as configurações da integração com email:

  1. Clique na sua imagem do perfil no canto superior direito do espaço de trabalho. 
  2. Selecione "Configurações de perfil". 
  3. Alterne para a guia "Preferências de e-mail".
  4. Verifique quais configurações de endereço de e-mail você está ajustando em "E-mail enviado de".
  5. Escolha uma pasta na seção "Criar tarefas na pasta" para nomear onde as tarefas devem ser criadas. 
  6. Selecione o tipo de tarefa que deve ser criado.
  7. Adicione um endereço de e-mail extra para poder criar e atualizar tarefas de vários e-mails.

Observe que você ode definir as configurações de integração para apenas uma conta por vez. Se você for um membro de várias contas, deverá selecionar primeiro a conta, para a qual deseja editar configurações de integração:

  1. Clique na sua imagem de perfil no canto superior direito do espaço de trabalho.
  2. Estabeleça a conta que está visualizando agora.
  3. Se precisar alterar a conta, passe o cursor sobre "Alternar para outra conta" e selecione a conta necessária na lista exibida.

Se as configurações estiverem atualmente aplicadas a uma conta e você desejar aplicá-las a uma outra conta, será necessário primeiro remover as configurações da conta integrada. Para fazer isso:

  1. Abra as configurações de perfil da conta onde a integração já está definida.
  2. Passe o cursor sobre o endereço de e-mail para o qual a integração existe.
  3. Clique no ícone X que aparece à direita.
  4. Clique em "Salvar mudanças".

Criar uma Tarefa por Email

Criar uma tarefa via e-mail é fácil, basta seguir estes passos:

  1. Digite o título da tarefa na linha de assunto. (obrigatório)
  2. Adicione detalhes relevantes da tarefa.  Adicionar detalhes adicionais da tarefa é opcional. Se você optar por não especificar as datas de vencimento da tarefa ou um status, a tarefa será criada como ativa, e o Wrike aplicará os parâmetros padrão de pasta e data especificados no seu perfil. Se você não especificar o projeto/pasta em que a tarefa deve ser criada, a tarefa será criada automaticamente no projeto/pasta/espaço especificado nas configurações do perfil.
  3. Formate sua linha de assunto.  Além de conter o título da tarefa, você pode usar a linha de assunto para especificar um ou todos os seguintes: pasta/subpasta onde uma tarefa deve ser criada, status da tarefa e datas de início e/ou vencimento da tarefa. Para formatar a sua linha de assunto: liste as informações em qualquer ordem, mas certifique-se de colocar o título da pasta, as datas de início/vencimento e o status entre colchetes. Por exemplo, você poderá colocar: título da tarefa [título da Pasta] [data de início - data de vencimento] [status da tarefa] .
  4. Adicione destinatários de e-mail no campo "Para". A tarefa será atribuída aos usuários do Wrike cujos e-mails estão listados no campo "Para".
  5. Envie a tarefa para o Wrike. Existem algumas opções diferentes de como fazer isso:
  • Inclua " wrike@wrike.com " no campo "Para" ou "CC". Se "wrike@wrike.com" for o único destinatário, a tarefa será atribuída a você. Se quiser manter a tarefa não atribuída, coloque "wrike@wrike.com" no campo "CCO" como o único destinatário.
  • Se frequentemente enviar tarefas por e-mail para a mesma pasta, você poderá adicionar o endereço de e-mail exclusivo (wrike+intoFolderID@wrike.com) à sua lista de contatos. Então, você poderá enviar por e-mail a tarefa diretamente para aquele endereço de e-mail. Se fizer isso, você não terá que incluir o nome da pasta ou do projeto na linha de assunto (a menos que "RE" também esteja na linha de assunto). Para encontrar o endereço de e-mail de uma pasta, vá para "Informações da pasta" 1, clique em "Permalink" 2 e copie o endereço de e-mail listado sob "E-mail para enviar tarefas para esta pasta".

Clique em Enviar, e sua tarefa será adicionada ao Wrike!

Create.png

Adicionar uma Tarefa a uma pasta via Email

Quando estiver criando uma tarefa via e-mail, você poderá adicionar essa tarefa a uma pasta existente ou adicionar a tarefa a uma nova pasta.

Para adicionar a uma pasta existente: adicione o nome da pasta (entre colchetes) à linha de assunto. Se houver várias pastas ou subpastas com o mesmo nome, especifique o caminho da pasta para colocar a tarefa na pasta correta. Para criar um caminho de pasta, liste todas as pastas, separando cada uma com barras, e coloque a lista entre colchetes. Por exemplo: [marketing/eventos/conferências]

Você também pode usar um endereço de e-mail exclusivo da pasta para enviar uma tarefa diretamente para essa pasta.

Para adicionar uma tarefa a uma nova pasta: adicione o nome da nova pasta (entre colchetes) à linha de assunto. Se a pasta ainda não existir, o Wrike criará uma nova pasta e adicionará a tarefa a essa pasta. Se você enviar um e-mail para wrike@wrike.com, uma nova pasta será criada na seção "Compartilhado comigo". Você também pode criar uma tarefa em uma nova subpasta especificando o caminho da pasta e adicionando o nome das novas subpastas no fim do caminho. Novas pastas criadas via e-mail são compartilhadas somente com as pessoas que têm acesso à pasta pai e, se não houver nenhuma pasta pai, a pasta será privada. As pastas criadas via e-mail não são automaticamente compartilhadas com os destinatários de e-mail.

Observe que nomes de pastas possuem distinção entre maiúsculas e minúsculas. Para garantir que as tarefas sejam adicionadas à pasta correta, certifique-se que o nome da pasta que você digitar corresponda exatamente ao nome da pasta onde você gostaria que as tarefas enviadas por e-mail fossem criadas.

Editar Tarefas por Email

A integração de e-mail permite que você faça mais do que apenas criar tarefas, você pode editar ou adicionar vários detalhes da tarefa diretamente no seu e-mail:

Observação: 1) Não é possível atualizar o campo de descrição de uma tarefa por e-mail 2) Os e-mails com linhas de assunto vazias não geram atualizações de tarefa.  

Atribuir uma tarefa via e-mail

Para atribuir uma tarefa a usuários específicos, simplesmente inclua os endereços de e-mail no campo "Para".

Para reatribuir uma tarefa, inclua o endereço de e-mail do novo responsável no campo "Para" e adicione "FW:" ao início da linha do assunto.

AssignTask.png

Compartilhar uma Tarefa

Na criação de uma tarefa por e-mail, a tarefa é compartilhada com os destinatários de e-mail, bem como com as pessoas que já compartilham a pasta à qual a tarefa é adicionada. Quando uma tarefa é adicionada a uma pasta existente do Wrike, os usuários que seguem a pasta recebem uma notificação sobre a tarefa recém-criada.

Você pode compartilhar uma tarefa com membros adicionais de sua conta do Wrike adicionando os endereços de e-mail de cada um no campo "CC:".

Se os destinatários de e-mail forem compartilhados na pasta à qual uma tarefa foi adicionada, a tarefa será automaticamente compartilhada com eles. Contudo, você pode impedir uma tarefa de ser compartilhada com outros destinatários de e-mail (com os quais a pasta ainda não está compartilhada) adicionando o endereço de e-mail ao campo "CCO" do e-mail.

Adicionar Anexos

Se você incluir anexos de arquivo ou imagem no seu e-mail, eles aparecerão na lista de anexos da tarefa no Wrike.

AddAttachment.png

Agendando uma Tarefa

Se você não adicionar datas na linha de assunto do e-mail, a tarefa será processada de acordo com as suas configurações de perfil e marcada como pendente ou planejada para hoje. Se as suas configurações estiverem definidas para criar tarefas de um dia como padrão, você poderá ainda agendar tarefas pendentes adicionando [backlogged] na linha de assunto.

Você pode também agendar uma tarefa para datas específicas adicionando a data inicial e a data de vencimento na linha do assunto do e-mail. Certifique-se de usar datas inicial e de término no formato MM/DD (ou DD/MM dependendo das suas configurações de formato de data) e colocar as datas entre colchetes: [MM/DD-MM/DD]. A tarefa será automaticamente agendada para o ano atual, mas você também pode agendar uma tarefa para um ano no futuro. Para isso, use o formato: [MM/DD/AA-MM/DD/AA] ou [DD/MM/AAAA-DD/MM/AAAA] dependendo das configurações de formato de datas).

Para reagendar uma tarefa, certifique-se que seu e-mail contenha RE: na linha de assunto e use o formato a seguir para especificar a data de início e de vencimento: [MM/DD-MM/DD] (ou DD/MM se você definir outro formato de data na sua conta).

Observe que se você escolher a opção "tarefa de 1 dia agendada para hoje" da seção "Tipos de tarefas" da guia de endereços de e-mail do seu perfil do Wrike, as tarefas criadas por e-mail serão automaticamente atribuídas à pessoa que as enviou.

SchedulingTask.png

Status da Tarefa

Se você não especificar os status para tarefas enviadas por e-mail, elas serão criadas como ativas por padrão. Para usuários de Business e Enterprise, se o status não for especificado (e a tarefa for criada em uma pasta com fluxo de trabalho personalizado), a tarefa receberá o primeiro status ativo do fluxo de trabalho personalizado.

Para mudar ou especificar o status da tarefa, adicione o status desejado (entre colchetes) na linha de assunto do seu e-mail. Se você quiser usar um status personalizado, inclua "CS:" antes de digitar o nome do status. Por exemplo: [CS:Novo]. Observe que os status padrão* não têm distinção entre maiúsculas e minúsculas, mas os status personalizados, sim. Quando você adiciona o status "concluído" por e-mail, a tarefa é automaticamente marcada como concluída no Wrike.

*Para as contas criadas antes de 20/12/2016, os status padrão são: concluído, ativo, adiado e cancelado. Para as contas criadas após essa data, os status padrão são: novo, em andamento, concluído, em espera e cancelado)

TaskStatus.png

Importância da Tarefa

O Wrike dá às tarefas criadas por e-mail a mesma importância da prioridade do e-mail, para que você possa alterar a prioridade do e-mail para atualizar a importância da tarefa.

TaskImportance.png

Enviar Comentário para Tarefa Existente

Existem várias maneiras de enviar um comentário para uma tarefa existente:

  1. Se você tiver recebido um e-mail de notificação sobre uma tarefa, apenas responda ao e-mail e deixe wrike@wrike.com (ou wrike+taskID@wrike.com) entre os destinatários. O Intelligent Email Engine™ do Wrike remove as assinaturas e os textos repetidos e adiciona à sua mensagem como comentário.
  2. No caso de um e-mail que você gostaria de enviar para uma tarefa e adicionar o conteúdo como comentário, envie para wrike@wrike.com e coloque Re: [Nome da pasta] Título da tarefa na linha de assunto1. Uma vez que o Wrike receba um e-mail contendo Re: na linha de assunto, ele procura a tarefa pelo título e adiciona seu comentário do corpo do e-mail para o fluxo de atividades da tarefa. Se várias tarefas com o mesmo nome forem encontradas na mesma pasta especificada, você receberá um e-mail avisando sobre o conflito. Se o Wrike não conseguir encontrar a tarefa na pasta que você mencionou, ele tentará pesquisar em todo o espaço de trabalho uma tarefa correspondente.
  3. Outra maneira de adicionar um comentário a uma tarefa existente é enviando um e-mail para o endereço de e-mail exclusivo da tarefa 2. Nesse caso, o Wrike localiza a tarefa pela ID, o que significa que você não precisa se preocupar em especificar o caminho correto da pasta na linha de assunto (mas é preciso ter algum texto na linha do assunto, um comentário não será adicionado se a linha do assunto estiver completamente vazia).

EmailComment.png

Recursos Avançados

Enviar uma Tarefa para uma Subpasta

Você pode enviar uma tarefa para uma subpasta por e-mail da mesma forma como a enviaria por e-mail para uma pasta. Se você tiver várias subpastas com o mesmo nome, adicione o caminho da pasta para colocar a tarefa no local correto. Para criar um caminho de pasta, apenas liste todas as pastas pai, separando cada uma com barras e colocando a lista entre colchetes.

EmailSubfolder.png

Enviar uma Tarefa para Várias Pastas

Para fazer isso, liste todos os nomes de pasta em que você gostaria de incluir a tarefa, separando os nomes de pasta com vírgulas, e certifique-se de incluir a lista de pasta entre colchetes. A não ser que você especifique um status, o fluxo de trabalho da tarefa será obtido da primeira pasta na lista.

SeveralFolders.png

Criar uma Tarefa Marco

Em vez de incluir a data inicial e a data de vencimento, especifique apenas a data de vencimento: [MM/DD].

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