Все статьи

Шаг 3. Организация совместной работы в Wrike

Вся прелесть работы в Wrike — в том, что вы можете использовать его как центральное хранилище всех рабочих элементов, задач, приоритетов и обсуждений без необходимости обрабатывать множество электронных писем и переключаться между программами.

Поиск рабочих заданий

Входящие

Начните день с проверки вкладки «Входящие». Во «Входящие» попадают все обновления рабочих объектов, которые требуют вашего внимания: уведомления о новых @упоминаниях, назначении на задачи и предоставлении доступа к задаче, папке или проекту. Если вы нажмете на уведомление, откроется панель просмотра задачи или проекта с подробной информацией и предыдущими обсуждениями.

В работе с уведомлениями действует правило двух минут: если на ответ у вас уйдет не более двух минут, то отвечайте сразу. Если же на это требуется больше времени, отложите уведомления и позже определите, у каких из них выше приоритет.

Inbox.png

Панели задач

Из всех способов слежения за ходом работ панели задач предлагают самые широкие возможности настройки. Они позволяют концентрироваться на приоритетных задачах с уверенностью, что ничто не останется без внимания. Задачи группируются на виджетах панелей задач по определенным критериям: ваши просроченные задачи; задачи, которые предстоит выполнить на этой неделе; ваши задачи в очереди и т. д. Вы можете добавлять дополнительные виджеты: например, виджет файла или все назначенные вами задачи – все, что для вас важно. Подробнее о личной панели задач.

Personal_Dashboard.png

Папка «Мои задачи» в личном пространстве

Также вы можете просматривать рабочие объекты в смарт-папке «Мои задачи». Она позволяет концентрироваться на самой важной работе, ведь в нее входят:

  • Все назначенные вам задачи и подзадачи.
  • Задачи, которые были вручную добавлены в папку «Мои задачи».

Вы можете адаптировать под себя наполнение папки «Мои задачи», применив фильтры, изменив порядок сортировки или включив отображение задач и подзадач в формате списка.

My_To-Do.png

Совместное выполнение задач

Раз вы уже знаете, где искать рабочие задания, перейдем непосредственно к работе. Wrike предоставляет вам и вашим коллегам общее рабочее пространство, в котором вы можете делиться сведениями о ходе работы, вести обсуждения и обращаться к единому источнику информации о статусе задачи и финальной версии файлов.
Ознакомьтесь со списком функций, которые помогут выстроить совместную работу с командой в Wrike.

ФункцияСпособ примененияПример использования
@упоминаниеВ поле комментария введите значок @ и имя пользователя. Используйте термины @исполнители для перечисления всех исполнителей и @следят для перечисления всех участников, получающих уведомления о задаче, папке или проекте.
  • Вы предоставляете доступ к задаче и объясняете причину этого шага.
  • Пользователи должны знать, какая часть обсуждения относится именно к ним.
Описание задачиВ описании задачи изменения сохраняются автоматически и мгновенно. В итоге несколько сотрудников могут одновременно работать над одной и той же задачей, и вы будете знать, кто выполнил какую часть работы.
  • Вы предоставляете исполнителям и заинтересованным лицам всю информацию о задаче.
  • Можно добавлять заметки о ходе совещания (коллективно или по отдельности).
  • Возможность совместного редактирования текста для удаленных сотрудников.
Изменение задачиЕсли пользователь изменяет описание задачи, в ленте новостей появляется ссылка на «обновленное описание». Пройдя по ссылке, вы увидите, какие изменения были внесены.
  • Вы сможете отслеживать изменения и видеть, какие изменения вносит каждый из участников команды.
Цитирование текстаВыделите текст в поле описания или комментария, а затем нажмите на появившийся значок с кавычками. Выделенный текст будет процитирован в вашем следующем комментарии.
  • Если вы упоминаете определенную часть задачи, цитирование поможет указать, на какую именно информацию вы ссылаетесь.
ЭмотиконыДобавляйте к комментариям в Wrike эмотиконы. Чтобы увидеть весь список доступных эмотиконов, нажмите поле комментария, затем значок улыбающегося лица.
  • Дайте коллегам знать, с каким выражением следует читать ваши комментарии, или привнесите в рабочее пространство немного юмора и индивидуальности.
Утверждение (доступно для планов Business и Enterprise)Вы можете назначать утверждающих лиц и устанавливать сроки выполнения задач и проектов. Каждое утверждающее лицо может утверждать или отклонять задачи.
  • Оптимизация процесса утверждения и согласования.
  • Получение информации об ответственных за утверждение в вашей команде.
  • Выявление невыполненных утверждений, которые могут привести к задержке выполнения проекта.
  • Создание настраиваемых виджетов на панели задач на основе утверждений.

Совместная работа с файлами

ФункцияСпособ примененияПример использования
Прикрепить файлыПрикрепляйте к задачам файлы с вашего компьютера или из облачного хранилища.У вас есть файлы, связанные с проектами, и вы хотите хранить все материалы в одном месте.
Wrike Proof и Wrike Publishплатные дополнения.
ПримечанияДобавляйте комментарии прямо к изображениям, видео, файлам в форматах PDF и Microsoft Office. При внесении правок оставляйте ответы, обсуждайте комментарии и указывайте, что проблема решена.Примечания — простой способ централизованного хранения отзывов без трудоемкой обработки электронных писем.
Утверждения файловЗапрашивайте проверки у участников проекта и устанавливайте сроки завершения. Проверяющий может утвердить материалы или запросить внесение исправлений, создав журнал редактирования и утверждения.Вам необходимо согласовать материал до его публикации. С помощью функции гостевых проверок вы можете предложить проверку файлов клиентам без аккаунта Wrike.
Wrike Publish: интеграция с MediaValet и BynderПубликуйте утвержденные материалы на платформе управления цифровыми активами напрямую из Wrike.Унифицируйте сообщения и визуальные материалы в ходе множества интегрированных кампаний. Загружайте, находите и прикрепляйте утвержденные материалы.

Формирование навыков работы в Wrike

Научиться работать с новым инструментом непросто, но практика — путь к совершенству. Следуйте этим простым правилам каждый день, и вскоре вы осознаете, что длинные переписки по электронной почте, отчетные совещания и ручное занесение обновлений в таблицы вам больше не нужны. Wrike поможет сэкономить время на поиске рабочих заданий, организации совместной работы с командой и составлении отчетов о ходе выполнения проектов, чтобы вы могли сосредоточиться только на важных задачах.

  1. Начните день с проверки новых и текущих задач в Wrike:
    • Проверьте, появились ли новые @упоминания и входящие задачи во вкладке «Входящие». Ответьте, отложите или отправьте в архив все новые уведомления.
    • Проверьте, не изменились ли приоритеты задач в папке «Мои задачи» в вашем личном пространстве.
    • Проверьте личную панель задач, чтобы быть в курсе всех рабочих изменений.
  2. Сообщите другим сведения о ходе работы:
    • Если работа еще выполняется:
    • Добавьте комментарии и @упоминания.
    • Обновите статус задачи.
    • При необходимости измените срок выполнения.
  3. Если работа уже выполнена:
    • Завершите задачу, изменив ее статус.
    • @упомяните заинтересованных лиц.
    • По возможности прикрепите готовые материалы.
  4. При создании задачи убедитесь, что:
    • Название корректно.
    • Задача назначена исполнителю и указаны сроки.
    • Описание задачи соответствует требованиям и ожиданиям.
  5. В конце дня убедитесь, что:
    • Не осталось непрочитанных уведомлений во вкладке «Входящие».
    • Вы изменили статусы задач на «В работе» и «Выполнено».
    • Вы изменили сроки просроченных задач или уведомили об этом заинтересованных лиц.
    • Вы расставили приоритеты задач на следующий день в папке «Мои задачи».

Спасибо, что ознакомились с нашим руководством! Пришло время вернуться в ваше рабочее пространство и поработать в Wrike.

Дополнительная информация

0 комментариев

Статья закрыта для комментариев.

Вверх