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Etapa 4: integrando sua equipe (para gerentes de conta)

Dica

Esta etapa contém orientações sobre como ajudar os membros da sua equipe a se acostumarem ao uso do Wrike e manter a produtividade a partir do primeiro dia. Caso não esteja encarregado da integração dos membros da equipe, basta seguir para a Etapa 5: comece a trabalhar e colaborar.

Visão geral

Você investiu tempo na escolha da melhor solução para gerenciar o trabalho da sua equipe, conheceu todos os detalhes dela e configurou processos. Mas tudo isso não servirá de nada se a equipe estiver relutante para usar a ferramenta.

Nesse vídeo rápido, você aprenderá algumas melhores práticas sobre como motivar e treinar sua equipe usando o Wrike.

Integração da equipe

Reunião de lançamento com a equipe

Ao convidar sua equipe para usar o espaço de trabalho, agende uma reunião para apresentar sua equipe ao Wrike e explicar a importância do lançamento.

Adote uma postura aberta a feedbacks e responda a qualquer dúvida ou objeção durante essa reunião. Caso precise de ajuda, encaminhe as perguntas para nossa equipe de suporte ou recorra a nossos consultores para fazer uma implantação personalizada do Wrike. É uma boa ideia gravar essa reunião para compartilhar com membros da equipe que não puderam comparecer e futuros contratados.

Veja alguns temas principais que devem ser abordados:

1. “Quais as vantagens para mim?”

Essa é uma das principais perguntas a ser abordada para comprovar o valor agregado pelo Wrike. Você precisa deixar claro para cada membro da equipe como o Wrike vai ajudá-los nas respectivas atividades diárias em comparação a ferramentas usadas anteriormente, como e-mails e planilhas. Compartilhe a intenção por trás da implantação do Wrike e algumas reflexões sobre o impacto que a ferramenta terá sobre seus processos.

Frequentemente nossos clientes listam os seguintes benefícios (mas tente identificar valores que sejam singulares à sua equipe):

  • Melhor visibilidade (você pode ver quem está trabalhando no quê)

  • Menos reuniões de atualização de status (não é necessário “perseguir” os colegas com perguntas sobre atualizações de status)

  • Diminuição geral do caos (eliminação das jornadas em busca da “última versão do arquivo” ou batalhas de “não está aprovado”)

  • Eliminação de trabalho duplicado

  • Economia de tempo ao pesquisar por detalhes e discussões de tarefas em grandes sequências de e-mail

2. “Como o Wrike funciona?”

A boa notícia é que nem todo mundo precisa ser um especialista em Wrike. Embora os gerentes precisem aprender recursos mais avançados no Wrike, a maior parte da equipe terá uma boa experiência se aprender os fundamentos do Wrike:

  • Os quatro elementos básicos. Entender as diferenças entre espaços, pastas, projetos e tarefas ajudará sua equipe a navegar rapidamente no Wrike e localizar as informações necessárias.

  • Onde encontrar o trabalho. O trabalho está localizado na Caixa de entrada e no painel pessoal.

  • Como iniciar um projeto. Sim, todos precisam disso, não somente os gerentes. Um projeto é qualquer iniciativa que exija colaboração, inclua uma entrega e tenha uma data de vencimento.

  • Como fornecer acesso aos dados de trabalho. É crucial entender como compartilhar, seguir e atribuir, e quando usar o quê.

  • Como se comunicar com a equipe. A adição de comentários com @menções garantirá que todos permaneçam atualizados.

Preparamos este folheto para explicar esses conceitos.

3. “Onde posso aprender mais?”

Disponibilizamos caminhos de aprendizagem para cada função em todos os nossos materiais de treinamento, inclusive:

Como convidar sua equipe para o Wrike

Agora você está pronto para convidar usuários para a sua conta. A maneira mais fácil de fazer isso é clicando no botão Adicionar usuários na parte inferior do seu espaço de trabalho. Também é possível convidar usuários na guia de gerenciamento de contas ou clicando nos ícones Compartilhado com.

Na guia de gerenciamento de sua conta, é possível especificar a função do usuário:

  • Ao convidar membros da equipe para a sua conta, transforme-os em usuários comuns.

  • Ao envolver partes interessadas externas, como clientes ou colaboradores de outras equipes que farão contribuições e colaborarão de maneira ampla com você, transforme-os em usuários externos.

  • Ao convidar partes interessadas externas, como profissionais liberais ou executivos que precisem visualizar o trabalho da sua equipe e fazer comentários sobre isso, transforme-os em colaboradores.

A próxima etapa é conceder direitos de administrador aos campeões da sua conta. Os administradores de assinaturas Business e Enterprise podem criar grupos de usuários para gerenciar os usuários de maneira mais eficiente.

Importante

Sua equipe só verá os itens de trabalho compartilhados com ela. Portanto, não esqueça de conceder acesso a espaços, pastas e projetos ao convidar sua equipe. Saiba mais sobre a concessão de acesso a informações.

Integração de recém-contratados

Mesmo que sua equipe conheça todos os detalhes do Wrike, recém-contratados podem ficar um pouco perdidos no começo. Veja algumas dicas para deixá-los mais confortáveis:

  • Crie uma apresentação personalizada, informando os motivos e como sua equipe usa o Wrike (ou use a gravação da reunião de lançamento feita com sua equipe).

  • Compartilhe o kit de ferramentas de primeiros passos do Wrike:

  • Compartilhe as regras do Wrike: quando criar uma nova tarefa ou projeto, como alterar status, como iniciar diálogos etc.

  • Atribua um companheiro de Wrike. Crie duplas de novos funcionários com alguém especializado no Wrike em sua equipe para ajudá-los nos primeiros passos e respondendo perguntas.

Caso sua equipe receba novos membros frequentemente, seria benéfico criar um projeto de modelo de integração ou um blueprint. Preencha o material com links úteis e as regras sobre o uso do Wrike, e duplique-o para cada novo membro da equipe.

Gerenciamento de mudanças

Muitas pessoas preferem permanecer na zona de conforto em vez de aceitar novos hábitos. Isso significa que sua equipe pode apresentar alguma resistência para trabalhar com uma nova ferramenta que exija uma mudança significativa no comportamento de trabalho.

Para lidar com esse desafio, sugerimos que siga o modelo Condutor-Elefante-Caminho, descrito por Dan e Chip Heath no famoso livro “A guinada”.

  • O condutor representa nosso sistema racional, que analisa, planeja e soluciona problemas.

  • O elefante é nosso sistema emocional, que se assusta facilmente e odeia fazer coisas sem benefícios imediatos.

  • O caminho é um ambiente externo que influencia as chances de aceitação da mudança. Normalmente o elefante segue o caminho que apresenta menos empecilhos.

Para ajudar sua equipe entrar no ritmo, é necessário trabalhar com todos os três elementos: guiar o condutor, motivar o elefante e moldar o caminho.

Guiar o condutor

Aponte para o destino

Mudar é mais fácil quando você sabe para onde está indo e por que isso vale a pena. Crie um “cartão postal do destino” que seja claro para o guiar (motivos racionais) e atrativo para o elefante (motivos emocionais). Nessa hora, as metas SMART podem ajudar. Por exemplo:

  • Até o fim deste trimestre, nenhum dos projetos gerenciados no Wrike ficará atrasado.

  • No próximo trimestre, aumentaremos em 30% o número de projetos concluídos.

  • Até o fim deste ano, 99% das comunicações com clientes serão transferidas para o Wrike.

Crie um roteiro das medidas cruciais

Destrinche o caminho até o destino em pequenas etapas práticas e forneça instruções claríssimas sobre o que fazer em cada etapa. Isso ajudará o condutor a escapar da paralisia da decisão: quando estiver diante de opções diferentes, ele preferirá a opção padrão. Por exemplo, os membros da sua equipe podem ter dúvidas sobre criar uma tarefa ou projeto no Wrike para lançar uma nova iniciativa. No fim das contas, eles podem acabar mandando vários e-mails, como faziam antes.

A solução é criar um guia de “Regras do Wrike”, descrevendo os detalhes sobre o uso do Wrike: “Quando começar a trabalhar na tarefa, altere o status dela para ‘Em andamento’” ou “Se tiver alguma pergunta para o proprietário da tarefa, deixe um comentário na tarefa e @mencione o proprietário da tarefa”.

Siga os pontos luminosos

Foque no que já está funcionando bem ao invés de problemas existentes:

  • Destaque as primeiras pequenas vitórias conquistadas com ajuda do Wrike:

    • O primeiro projeto lançado

    • Número de tarefas concluídas

    • Novas discussões em comentários no Wrike

  • Compartilhe exemplos de outras equipes que adotaram o Wrike com êxito:

Motive o elefante

Encontre o sentimento

Simplesmente saber de algo não é o suficiente para promover mudanças. Você precisa fazer com que as pessoas sintam algo:

  • Compartilhe seus sentimentos: comunique a equipe como está pessoalmente empolgado com o Wrike e a sua opinião sobre o valor agregado pelo Wrike.

  • Transforme o processo em um jogo, o deixando divertido e recompensando os vencedores: faça o concurso “Wriker do mês” para celebrar o membro da equipe que concluiu mais tarefas. Você também pode testar o “desafio do dia sem e-mail” quando sua equipe passar um dia útil usando o Wrike em vez de enviar e-mails uns para os outros.

Reduza a mudança

Divida a mudança em pedaços até que ela não assuste mais o elefante. “Todos vamos passar a trabalhar no Wrike” pode soar como algo muito trabalhoso. Primeiramente, tente reduzir as expectativas e ajudar sua equipe a dar o primeiro passo.

Por exemplo, você pode começar executando um projeto simples no Wrike, como uma “Organizar uma festa de integração da equipe”, atribuindo tarefas e permitindo que sua equipe colabore. Dessa maneira, sua equipe pode conhecer o Wrike rapidamente e comemorar o êxito durante a festa.

Promova o crescimento do seu pessoal

Cultive um sentimento de identidade e promova a mentalidade de crescimento. Uma opção é transformar o Wrike em uma vantagem competitiva para os membros da sua equipe, pois ele os torna mais eficientes e tecnológicos. Caso sua equipe aceite essa postura, todos ficarão mais ansiosos para usar o Wrike, pois a ferramenta trará um sentimento de maior orgulho em relação ao trabalho feito.

Uma das características da mentalidade de crescimento é admitir as falhas: escute o feedback da sua equipe sobre o Wrike e analise obstáculos e barreiras. Com base nisso, otimize a maneira como usa o Wrike.

Molde o caminho

Ajuste o ambiente

O elefante tende a seguir o caminho que apresenta menos resistência. Ambientes otimizados e com o mínimo de obstáculos impõem o comportamento certo e previnem maus hábitos. Veja algumas dicas para facilitar a jornada:

  • Otimize a configuração da conta, facilitando a navegação e a localização de itens de trabalho. Saiba como.

  • Facilite o processo de aprender a usar o Wrike:

    • Compartilhe material de ajuda e guias detalhados.

    • Organize sessões com treinamentos relevantes e “almoços de aprendizagem”.

    • Promova programas de apoio entre colegas ou colega de Wrike (especialmente útil para equipes a partir de 10 membros).

  • Ofereça uma maneira fácil e transparente de gerenciar o feedback.

Crie hábitos

Quando o comportamento é habitual, ele não exige nenhum esforço do condutor. O hábito de usar o Wrike diariamente é essencial para o seu sucesso com a ferramenta. Se a sua equipe não informar sobre as atualizações, você não terá percepções importantes sobre o andamento do trabalho. Na próxima seção, reunimos uma lista de verificação com hábitos úteis no Wrike.

Procure maneiras de incentivar os hábitos:

  • Agregue um novo hábito a outro: por exemplo, use a integração do Wrike para Gmail, a extensão para Adobe Creative Cloud ou a integração ao Slack.

  • Defina gatilhos de ação fazendo as seguintes perguntas frequentemente para a sua equipe:

    • “Você verificou sua caixa de entrada do Wrike?”

    • “Você criou uma tarefa para isso?”

    • “Você enviou o contrato para o Wrike?”

  • Adote uma posição: “Se não estiver no Wrike, não existe”.

Incentive o grupo

O comportamento é contagiante. Ajude ele a se espalhar.

  • Crie um sentimento de “comportamento aceitável”. Por exemplo, anuncie que qualquer trabalho recebido por meio de formulários de solicitação receberá uma prioridade um pouco mais alta do que o trabalho recebido por meio de outros canais.

  • Lidere dando o exemplo: use o Wrike em seu trabalho cotidiano, apresente painéis de equipe durante suas reuniões com a equipe e faça perguntas nos comentários do Wrike em vez de utilizar outros sistemas de mensagens.

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