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Etapa 2: Configurando seu espaço de trabalho

Configurar seu perfil

Um perfil personalizado e atualizado adiciona um toque pessoal à colaboração on-line.
Personalize estas 3 coisas para atualizar a aparência do seu espaço de trabalho:

  1. Personalize seu perfil: atualize o avatar, insira o cargo, o nome da empresa e outras informações. Informações de perfil atualizadas são vitais para a colaboração em equipe on-line.
  2. Escolha o tema do espaço de trabalho. Preto ou branco, leopardo ou safári – faça o Wrike atender às suas preferências. O tema escolhido será aplicado ao seu espaço de trabalho pessoal apenas.
  3. Confira as configurações de notificação. Por padrão, todas as notificações de e-mail e do produto estão ativadas. Você pode editá-las para receber e-mails apenas das alterações que deseja acompanhar. Se você for novo no Wrike, recomendamos deixar as configurações padrão. Após algumas semanas, você poderá voltar para ajustar as notificações.

Administração básica da conta

Atualize a configuração da conta que afetará todos os espaços de trabalho de sua equipe:

  1. Faça o upload do logotipo de sua empresa para espaço de trabalho com sua marca e notificação por e-mail.
  2. Adicione os feriados oficiais do seu país à agenda de trabalho padrão da equipe.

Organizar o trabalho com espaços e pastas

Configurar espaços

Espaços são locais que armazenam todos os itens de trabalho relacionados a um tópico. Por padrão, sua conta tem um espaço de equipe público que pode ser acessado por todos os membros da conta e seu espaço pessoal onde você pode manter o trabalho privado.

Para começar, use uma destas regras básicas para configurar a estrutura do espaço. Você pode sempre alterá-la depois para atender melhor aos projetos de sua equipe:

  1. Equipes menores podem gerenciar todos os projetos dentro do espaço da equipe.
  2. Se você tiver várias equipes, configure um espaço para cada uma delas (por exemplo, marketing, design, RH, TI).
  3. Se o seu trabalho estiver organizado por cliente, configure um espaço para cada cliente.
  4. Se você tiver dezenas de clientes, agrupe-os por região, tamanho ou importância e crie um espaço para cada um desses grupos.

Spaces.png

Configurar estrutura de pastas

As pastas o ajudam a categorizar seus projetos e tarefas em espaços, como por região, tipo de trabalho, sprint etc. Além disso, as pastas podem ser usadas como rótulos para categorizar as tarefas ou os projetos para acesso rápido, visto que uma tarefa pode ser colocada em várias pastas de uma vez. Você pode codificar por cores os nomes das pastas, para que seus rótulos se destaquem visualmente.

Tags.png

Dica do Wrike: recomendamos enfaticamente a adição das seguintes pastas à sua conta:

Pasta Arquivo: use esta pasta para armazenar itens de trabalho concluídos ou desatualizados. Saiba mais
Pasta Base de conhecimento: preencha esta pasta com tarefas que contêm regras de uso do Wrike e respostas para as perguntas mais frequentes que sua equipe pode fazer. Saiba mais
Pasta Modelos: adicione modelos de pasta e projeto aqui. Crie uma subpasta para armazenar modelos de tarefa individuais. Se você estiver em uma assinatura Business e superior, recomendamos ativar Blueprints no Labs.Business Blueprints é uma nova seção (subárvore) dentro do Wrike que permite criar projetos e tarefas sem interromper o trabalho em andamento.

Iniciar novos projetos

Se você estiver lançando um novo produto, escrevendo um livro digital ou se preparando para uma conferência, você estará gerenciando um projeto. Use projetos para gerenciar grupos de tarefas que fazem parte de um objetivo maior e têm uma data de vencimento. Eis um guia passo a passo sobre como iniciar um novo projeto do zero:

  1. Crie um projeto clicando no botão "+". Preencha o título do projeto, as datas de vencimento e o proprietário do projeto e escolha a exibição padrão para suas tarefas (Lista, Quadro, Tabela ou Gráfico de Gantt).
  2. Preencha-o com tarefas. Pense em tarefas como itens de ação que devem ser concluídos para se alcançar uma meta de projeto.
  3. Atribua tarefas a usuários. O ideal é que as tarefas sejam pequenas o suficiente para serem atribuídas a uma pessoa. Caso contrário, pense em dividir as tarefas em subtarefas e atribuir cada uma delas.
  4. Agende as tarefas uma a uma usando edição em massa.
  5. Alterne para o gráfico de Gantt para visualizar sua agenda. Certifique-se de ter configurado as durações corretas para cada tarefa e reagende as tarefas se necessário.
  6. Configure dependências. As dependências o ajudam a entender como as tarefas estão interconectadas. Quando você reagenda uma tarefa com dependências, todas as tarefas dependentes são automaticamente reagendadas. Quando a tarefa é concluída, o responsável da tarefa dependente recebe uma notificação de que ele pode começar a trabalhar em sua tarefa.
  7. Converta as tarefas principais em marcos. Os marcos são usados como pontos de referência para marcar um evento importante ou um ponto de decisão de ramificação em um projeto. Quando você reagenda tarefas dependentes no gráfico de Gantt, os marcos não são reagendados automaticamente.
  8. Se estiver executando projetos repetitivos, você poderá salvar um deles como modelo e duplicá-lo para projetos futuros.

Há várias formas de monitorar o andamento do projeto:

  1. Entenda as prioridades do projeto com o painel de projeto.
  2. Use o monitoramento de progresso do projeto integrado que automaticamente calcula o progresso do seu projeto com base nas métricas selecionadas e o atualiza em tempo real (disponível para assinaturas Business e superiores).
  3. Crie um relatório com base nos status do projeto para rapidamente verificar o andamento em todos os projetos de sua equipe ou empresa (disponível para assinaturas Wrike Business e superiores).

Após terminar de trabalhar no projeto, marque-o como concluído e mova para a pasta "Arquivo" dedicada.

Mais recursos

Cursos do Wrike Discover:

Webinários de integração:

Publicações da comunidade:

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