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Wrike以外のユーザーとのメールを利用したコミュニケーション

テーブル 53. 利用可能 - 従来のプラン


概要

これは、あなたのアカウントにいるWrikeユーザーが、Wrikeのタスクから外部のメールアドレスに直接メールを送受信することで、Wrikeの外部の人たちとコミュニケーションをとることができるメールを利用した連携機能です。 こうすることで、外部のリクエスト者をWrikeアカウントに追加せずにタスクのコラボレーションが可能になり、更新情報を提供するためにメールに切り替える必要もありません。

この機能を使い始めるには、外部リクエストフォームメールを利用したコミュニケーションを許可するように設定してください。 これらのリクエストフォームから作成されたタスクでは、Wrikeユーザーは外部のリクエスト者とメールでやり取りすることができます。またその逆も可能です。 また、リクエストフォームを利用することで、すべての必要な情報を収集するために必要なメールを利用したコミュニケーションのやり取りを減らし、計画的な作業の受け入れを促進できるというメリットもあります。

補足事項

グローバルストリームとストリームビューにメールは表示されません。 メールはWrikeのモバイルアプリでも対応していません。

メールを利用したコミュニケーションができるよう、リクエストフォームを調整する

スペース管理者は、自分が管理するスペースでリクエストフォームを作成・編集できます。 アカウントオーナーと管理者は、アカウント内のすべてのリクエストフォームを作成・編集できます。 Enterpriseアカウントでは、アカウント管理者のこの権限を制限することができます

すでに外部リクエストフォームでユーザーの名前とメールアドレスを収集するように設定していた場合、2022年3月初旬以降そのフォームから作成されるタスクでは、すでに外部リクエスト者にメールを送信する機能が提供されています。

名前とメールアドレスの収集が有効になっていない場合、リクエストフォームから作成されたタスクでメールを利用したコミュニケーションを許可するように設定を調整する必要があります。 その手順:

Email_Communication_With_Non-Wrike_Users_-_Adjust_Request_Form.png
  1. まず、既存のリクエストフォームを編集するか、新規リクエストフォームを作成します。

  2. 右側のアクセス設定で、公開リンクを有効にするボックスにチェックを入れます。 1

  3. 次に、表示される名前とメールアドレスのフィールドを追加にチェックを入れます。 2

  4. 新規リクエストフォームの場合は公開、既存のフォームを編集している場合は保存をクリックします。 3

これで、このリクエストフォームから作成されるタスクでは、コメントセクションから直接メールを送信できるようになります。

使用方法(Wrike内のユーザーの場合)

外部ユーザーとコラボレーターを除くすべてのユーザーは、アクセスロールで制限されていない限り、自分がアクセスできるタスクのコメントから外部リクエスト者にメールを送信できます。

補足事項

Enterpriseアカウントでは、ユーザータイプの設定により、この機能を使用できるユーザーのタイプが異なる場合があります。

Email_Communication_With_Non-Wrike_Users_-_How_it_works_for_users_inside_Wrike.png

外部リクエストフォームが送信されると、Wrikeに新規タスクが届きます。 このタスクには、リクエスト者にメールを送信するオプションがあります。 1 Wrikeからメールを送信するには、タスクでコメントの送信中にこのオプションを選択します。

補足事項

メールを利用したコミュニケーションは、メールを利用したコミュニケーションを許可するように設定された外部リクエストフォームから作成された作業項目でのみ利用可能です。 対応している作業項目は以下の通りです。

または、タスクのコメントに対して返信アイコンをクリックするだけでもOKです。 外部リクエスト者のメールから追加されたコメントに返信する場合、リクエスト者にメールオプションが自動的に選択されます。 リクエスト者への送信メールから追加されたコメントに返信した場合、返信はWrikeからメールを送信したユーザーの@メンションで始まる内部Wrikeコメントとなります。

補足事項

添付ファイルの合計サイズが25MB以下の場合、Wrikeからのメールに添付ファイルを送信することが可能です。

添付ファイルをメールで外部リクエスト者に送信すると、Wrikeは添付ファイルにアクセスできる人をコントロールできなくなることをお忘れなく。

その後、リクエスト者にメールが届き、メールクライアントで返信します。 このメールチェーンの返信は、コメントとして元のWrikeタスクに追加されます。 タスク担当者には、Wrikeに届いた新規メールに関する受信トレイ通知のみ届きます。 通知はWrikeボットから送信されます。 さらに、担当者とフォロワーには、メールによる通知が届きます。

リクエスト者にメールを選択せずにタスクにコメントを追加した場合、このコメントはWrikeの外部でリクエスト者が利用できなくなります。

使用方法(外部リクエスト者の場合)

外部リクエストフォームを送信する際、リクエスト者は名前とメールアドレスの入力を求められます。 フォームを送信すると、リクエスト者には自動生成されたリクエスト番号が記載された確認メールが届きます。 この番号は、Wrikeの作成されたタスクIDと同じです。

Email_AutoReply.png

補足事項

確認メールとそれ以降のメールを利用したコミュニケーションは、wrike@wrike.comからリクエスト者に送信されます。 このメールは変更できません。

また、ユーザーは確認メールには返信できません。 チェーン内の次のメールには返信できます。

Wrikeユーザーがリクエストにメールの返信を送信するとき、リクエスト者はそのメールに返信するだけです。 その返信は、Wrikeのタスクにコメントとして追加されます。

よくある質問と回答(FAQ)

外部ユーザーのメールアドレスを変更したり、メール受信者を追加したりすることは可能ですか?

いいえ、セキュリティ上の制約から、リクエスト者のメールアドレスの変更や受信者、CC、BCCの追加はできません。 Wrikeは、Wrikeのメールアドレスから、これに同意した人にのみメールを送信できます。 Wrikeユーザーおよび外部リクエストを送信する人は、当社の利用規約に同意するものとします。 そのため、元のリクエスト者のメールアドレスにのみメールを送信することが可能となります。

メールの件名を変更することはできますか?

はい、可能です。Wrikeで新規のメール返信を作成するときに、メールの件名をクリックすれば変更できます。 件名を変更すると、新しいメールチェーンが開始されることに注意してください。

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