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ステップ 6:作業の進捗状況のモニタリングと成功の積み重ね

概要

Wrike でチームと協力して仕事を進めるために必要な基礎が習得できたところで、次はダッシュボードレポートの作成機能を利用して、自分とチームの業務状況や進捗状況を効率的に把握するための方法を学んでいきましょう。 ダッシュボードはすべての有料アカウントで利用できますが、レポートの作成機能は Business プランと Enterprise プランでのみ利用可能です。

ダッシュボード

Wrike では、必要となる情報を一つの画面にまとめたダッシュボードの活用が、複数のプロジェクトの進捗状況の確認やチームの作業負荷の確認など、さまざまな場面で効果的です。 ウィジェットは、用途に応じたさまざまな既成のウィジェットを使用できるだけでなく、独自のカスタムウィジェットを一から作成することもできます。

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ここでは、Wrike でのワークマネジメントを成功させるために役立つダッシュボードの例をいくつかご紹介します。

  • プロジェクトウィジェットを使用して、複数のプロジェクトを優先度別に一覧表示するダッシュボードを作成すると、各プロジェクトの進捗状況などの概要をすばやく確認できます。

  • チーム内での作業負荷の把握と担当者の割り振り用のダッシュボードを作成すると、ドラッグ&ドロップで簡単にチームメンバー間での作業の割り振りを行えます。 このダッシュボードは、担当者が指名されていないタスクの一覧を表示するウィジェットと、各チームメンバーの担当タスクの一覧を表示するタスクを組み合わせて作成します。

  • 管理職の方による業務管理・進捗管理用のダッシュボードを作成すると、チームの業務状況を見える化し、管理職の方が概要を一目で把握できます。 このダッシュボードは、新規、処理中、完了などのステータス別にタスクを表示するウィジェットを組み合わせて作成します。 チームメンバーが取り組んでいる作業や、予定している作業を、わざわざメールやチャットで問い合わせずに一覧で把握できます。

  • 仕事を進めていると、重要なタスクが見過ごされたり、スケジュール上のリスクへの適切な対応がなされなかったり、プロジェクトの締め切りに間に合わなかったりすることが時に生じます。 期限切れのタスクの一覧や、担当者が指名されていないタスクの一覧、今日が締め切りのタスクの一覧、検知したスケジュールのバッティング(矛盾)を表示するウィジェットなどを組み合わせることで、リスク管理に特化したダッシュボードを作成できます。これにより、重要なタスクの見落としや抜け漏れがないように注意を徹底できます。

  • 各メンバーに自分のタスク状況を確認してもらうためのダッシュボードを用意すると、自分にとって優先すべきタスクが何かを各自で判断して最も重要なタスクに集中してもらうことができます。 その場合、ダッシュボード内のウィジェットの対象ユーザーとして、常に「閲覧中のユーザー」という設定を選択してください。 この設定を使用すると、共有したダッシュボードを各ユーザーが閲覧したときに、鏡のように、そのユーザーに関する情報が表示されます。

ダッシュボードの作成方法についてはこちらのページで説明しています。

レポートの作成機能

Wrike では、さまざまな条件を指定して、タスクやプロジェクトのデータに基づくレポートを作成できます。 一度レポートを作成すると、レポートを開いたり画面を更新するたびに最新のデータを反映したレポートが自動で作成されます。

作成したレポートをチームメンバーや経営陣、顧客と共有することで、プロジェクトに関する情報の見える化に大きく貢献します。

レポートは、一から条件を指定して作成することも、豊富なテンプレートをそのまま使用したり設定を調整して作成することもできます。 レポートのエクスポート機能スナップショット機能を活用することで、Wrike ユーザー以外の相手ともレポートを共有できます。 また、定期的にリマインダーメールを送付し、最新のレポートへのアクセスを促すこともできます。

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ここでは、テンプレートを利用して、簡単にすばやく作成できる便利なレポートのアイデアをいくつか紹介します。

  • 担当者別の有効なタスクのレポートにより、誰がどのタスクに取り組んでいるかが一目で把握できます。

  • プロジェクトの状況の週次レポートによって、各プロジェクトの進捗状況と、対応が必要な場合に連絡を取るべき相手(プロジェクトオーナー)を把握できます。

  • 担当者別の期限切れタスクのレポートにより、遅れが生じているタスクをすばやく把握し、声かけを行ったり、適切なサポートを講じることができます。

  • 今月の期限切れのプロジェクト今週の経過時間などのテンプレートに基づいたレポートにより、チーム全体のタイムマネジメント状況を把握し、必要な声かけを行ったり、タスクの担当者の変更を検討できます。

  • まだ担当者が指名されていないタスクを表示する未割り当てのタスクのレポートにより、対応漏れが生じているタスクがないかを簡単に確認できます。

ありがとうございました!

ここまでスタートアップガイドの内容を通読いただき、ありがとうございました。 Wrike の作業スペースに戻って、Wrike で仕事を進めながら操作方法に慣れていってください。

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