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ステップ 4:メンバーに Wrike に慣れ親しんでもらう(主に管理者や導入担当者向け)

このセクションに関する注意事項

このステップでは、チームメンバーの方に初日から積極的に Wrike を活用してもらい、Wrike で仕事を進めることに慣れていただくために実行できる工夫やアドバイスをご紹介します。 Wrike の導入やアカウント管理の責任者でない場合は、ステップ 5 の「Wrike でチームと協力して仕事を進める」にお進みください。

概要

これまで時間をかけて、チームのワークマネジメントに最適なツールを選定し、基本的な操作方法を習得するとともに、ステップ 3 で作業スペースの準備やプロセスの設定を進めてこられたことと思います。 こうしたツール面での環境準備と同じように大切なのが、チームの他のメンバーの方の心の準備です。

次の短い字幕付き動画では、Wrike の利用に対するチームのモチベーションを高め、効果的にトレーニングを実施するためのベストプラクティスを紹介しています。ヘルプ記事を読み進める前にぜひご視聴ください。

チームのオンボーディング(Wrike をチームで使い始める)

チーム内でのキックオフミーティング

チームメンバーを作業スペースに招待する準備が整ったら、Wrike についてチームに紹介し、Wrike を導入する理由を説明したり、さまざまな疑問や質問に答えるための全員参加のミーティングを設定します。

このミーティングでは、一方的に話し過ぎることは避け、チームのフィードバックを受け入れるとともに、質問や反対意見にもしっかりと対応してください。 質問や懸念点にその場で回答できない場合も心配は要りません。 ミーティング中に上がった質問事項や懸念点を書き留めて置いて、当社のサポートチーム宛に質問事項をお送りください(日本語で対応いたします)。あるいは、こうした社内説明やトレーニング、環境構築などをサポートする当社の導入支援部門に Wrike の導入支援を依頼できますので、こちらもぜひご利用ください。 キックオフ会議の内容を録画しておけば、どうしてもミーティングに参加できなかったメンバーや新入社員のメンバーなどとの共有にも利用でき、大変便利です。

ここでは、キックオフミーティングの中で取り上げていただきたい重要なポイントを紹介します。

1. 「一人一人のユーザーにとってのメリットは何か?」

これは、Wrike の価値を証明するために取り上げるべき主要な質問の一つです。 メールやスプレッドシート、チャットツールのようなこれまでチームが使用してきたツールと比較して、Wrike が日常業務でどのように役立つかを各チームメンバーに明確に伝える必要があります。 Wrike を導入した意図や、どのように仕事のプロセスの改善につながるかについての考えをぜひチームの皆様と共有してください。

Wrike のユーザー企業の方たちが多く挙げられるメリットを、参考用として以下のリストにまとめました。自社や自部門の状況に応じて、リストに追加・編集を行って、「一人一人のユーザーにとっての Wrike 導入のメリット」をお伝えください。

  • 業務状況の見える化(誰が今何に取り組んでいて、いつまでに完了するのかをお互いに把握できます)

  • 進捗確認のためだけの会議や煩雑な状況確認メールの削減(進捗状況は Wrike のタスクのステータスで把握でき、問い合わせも Wrike のコメント欄で簡単に行えます)

  • 作業の手戻りや業務状況に関する混乱の削減(最新のファイルバージョンがどれかや承認が実際に行われたかなどがタスク内で明確になります)

  • 勘違いや業務の不透明性による重複作業の解消

  • メールの往復やチャットのスレッドの中で目的の情報を探したり議論の中身を確認しなおす非効率がなくなる

2. 「Wrike を使ってどのように仕事を進めればよいか? 」

まず、誰もが Wrike のエキスパートになる必要はないということをチームと共有しましょう。 管理職の方は一部の少し高度な機能を利用する必要はありますが、その他のチームメンバーは Wrike の基本さえマスターできていれば、仕事を効率的に進め、大きな成果を挙げることができます。

  • 4 つの構成要素: スペース、フォルダー、プロジェクト、タスクの違いをしっかり理解すると、Wrike 内で目的の作業項目にすばやく移動したり、必要な情報を簡単に見つけることができるようになります。

  • 自分が対応すべき業務を見つける場所:自分が対応すべきやり取りや担当業務は、受信トレイと個人専用ダッシュボードから把握できます。

  • プロジェクトの始め方:「プロジェクト」と聞くと尻込みしてしまう方もいらっしゃるかもしれませんが、複数のタスクを実行することで実現していく業務や案件を Wrike では「プロジェクト」と呼ぶと捉えてみてください。 特に、複数メンバーの協力が必要で、定められた期限までに一定の成果物を完了する必要がある業務をプロジェクトとして管理することで、仕事をよりスムーズに進めることができます。

  • 他のメンバーに作業データにアクセスしてもらう方法:タスクの共有とフォロー、担当者の指名のやり方と、どのような場面でそれぞれの操作を行うかを理解することで Wrike の活用が進みます。

  • チームとのコミュニケーションの取り方:タスクのコメント欄で@メンションを行うことで、対象のユーザーに話しかけ、相手の受信ボックスに通知を送ることができます。

これらの基本コンセプトをまとめた資料(英語)も用意しています。

3. 「Wrike の操作方法を学べる資料はあるか?」

管理者の方向けと一般ユーザーの方向けの内容を、それぞれの資料で用意しています。

チームメンバーの Wrike への招待

キックオフミーティングが完了したら、ユーザーをアカウントに招待する準備ができました。 最も簡単な方法は、作業スペースの下部にあるユーザーを追加ボタンをクリックすることです。 あるいは、アカウント管理タブでの操作や共有相手アイコンのクリックからもユーザーを招待できます。

アカウント管理タブで、ユーザーロールを指定できます。

  • Wrike で作業を行ってもらう必要のある同僚をアカウントに招待するときは、ロールを正規ユーザーにします。

  • クライアントや他部門の同僚など、外部の関係者で Wrike を一定程度利用してもらう必要がある場合は、ロールを外部ユーザーにします。

  • 業務委託先のメンバーや経営陣など、外部の関係者で Wrike でタスクの表示やコメントなどの操作を行ってもらうだけでよい場合は、ゲストユーザーに相当するコラボレーターのロールにします。

チームメンバーの招待後に行うステップとしては、自分以外に Wrike のアカウント管理を行うべきユーザーに管理者権限を付与してください。 さらに、Business プランまたは Enterprise プランを利用している場合は、この段階でユーザーグループを作成しておくと、ユーザーをより効率的に管理できます。

重要

チームメンバーには、Wrike 内で共有されている作業項目のみが表示されます。 チームメンバーを招待するときには、スペース、フォルダー、プロジェクトへのアクセスを許可することを忘れないでください。 情報へのアクセス許可について詳しくは、こちらのページを参照してください。

新しいチームメンバーへのオンボーディング

既にあなたのチームが Wrike を使いこなして仕事を進めている場合、異動や入社などによる新しいチームメンバーも、Wrike の使い方に慣れるのにそれほど時間はかかりません。ただし、参照してもらう資料などを事前に用意しておけば、さらにスムーズに Wrike を使い始めてもらうことが可能です。 ここでは、いくつかの効果的な工夫をご紹介します。

  • チームが Wrike を使用する理由と Wrike を使ってどのように仕事を進めるかを説明したプレゼンテーションを作成しましょう(導入時のチームのキックオフミーティングの録画を使用してもかまいません)。

  • Wrike を使い始める際に目を通してほしい資料へのリンクを共有します。

  • Wrike の運用ルールを共有します:新規タスクやプロジェクトを作成するタイミング、ステータスの変更方法、コメント欄での@メンションの方法などを、実際の業務に即して説明した運用ルールがあると、Wrike でさらにスムーズに仕事を進めることができます。

  • Wrike アドバイザーを指名します: 新しく入ったメンバーと、既に Wrike を使いこなしているメンバーをペアにして、Wrike に関して分からないことがあった場合のサポートをアドバイザーの方に行ってもらいます。

チームが頻繁に新規メンバーを迎える場合は、オンボーディングで参照すべき内容をまとめたテンプレートプロジェクトやブループリントを作成すると効率をアップできます。 Wrike を使用する際に最初に参照すべき情報やお役立ちリンク、運用ルールなどを記入して、新規チームメンバーごとに複製します。

チェンジ・マネジメント

多くの人は、新しい習慣を受け入れるよりも、自分が慣れ親しんだ快適ゾーンに留まることを好みます。 これは、あなたのチームは、仕事の進め方の変更につながる新しいツールに抵抗感を感じているかもしれないことを意味します。

こうした抵抗感への対処方法として、このセクションでは、ダン・ハースとチップ・ハースによるベストセラー「スイッチ!『変われない』を変える方法」で紹介されている「象使い」「象」「道筋」のモデルをご紹介します。

  • 「象使い」は、問題を分析したり、計画を立案し、問題を解決する合理的な「理性」を表しています。

  • 「象」とは、未知の事柄には簡単に驚き、すぐに利益を得られない事柄への挑戦を嫌がる「感情システム」です。

  • 「道筋」とは、変化を受け入れる可能性を左右する外部の「環境」のことです。 象は通常、最も抵抗の少ない道筋を歩もうとします。

チームに積極的に Wrike を活用してもらうには、三つの要素すべてにバランスよく働きかける必要があります。 理性である象使いへ指示を出し、感情である象のモチベーションを上げ、そして歩きやすい環境としての道筋を形成することが必要です。

「象使い」に明確な指示を出す

目的地を示す

どこに向かっているのか、なぜそれに価値があるのかが分かれば、変化は容易になります。逆に背景情報が欠けていると、人は必要以上に変化を恐れてしまいます。 象使い(理性)には明確に伝わるように、象(感情システム)には魅力的に伝わるように、「目的地のハガキ」を作成しましょう。 象使いへの目的地の提示方法としては、SMART の法則と呼ばれる「具体的で、測定可能で、達成可能で、経営目標に関連して、期日が明確な」目標を設定することが効果的です。 例えば、次のように明確な目標を立てると、理性である象使いが力を発揮しやすくなります。

  • この四半期の終わりまで、Wrike で管理しているプロジェクトで納期遅れを起こすものがないように、進捗を管理していきましょう。

  • 次の四半期では、プロジェクトの完了数の 30% 増を目指しましょう。

  • 今年の終わりまでに、顧客とのやり取りの 80% 以上を Wrike に移行しましょう。

重要なポイントでは、迷いようのない明確な指示を出す

明確な目的地を示したら、次は目的地までの道を小さく実行可能なステップに分解し、それぞれのステップで何をすべきかを明確に指示します。 これは、象使いが意思決定の麻痺から逃れるのに役立ちます。新しい仕事の進め方と従来の仕事の進め方の両方を許容すると、仕事のたびに選択を迫られ、チームメンバーの多くは従来の仕事の進め方を選んでしまうでしょう。 例えば、指示が明確でないと、新しい施策を開始するときに Wrike でタスクやプロジェクトを作成する必要があるのかどうか、チームメンバーは迷ってしまうかもしれません。 この場合、以前と同じようにメールで仕事を進めてしまう可能性があります。

解決策としては、どのような場面でどのように Wrike を使用するかを示したプレイブックを作成することをお勧めします。「タスクで作業を開始したら、ステータスを『処理中』に変更する 」、「タスクのオーナーに質問がある場合は、タスクのコメント欄でタスクのオーナーに@メンションでコメントする」など、状況ごとに取るべき行動を明確に示せば、Wrike 外での仕事のやり取りを減らし、業務を Wrike に集約できます。

ブライトスポット(成功体験)を共有する

解決できていない問題より、すでにうまく機能していることに焦点を当てます。

  • たとえ小さくても、Wrike を利用して達成した最初のいくつかの成果を強調します。

    • 開始された最初のプロジェクト

    • 完了したタスクの数

    • Wrike のコメントで行ったやり取り

  • Wrike の導入に成功した自社の他部門の例や他社の事例を共有しましょう。

    • Airbnb のチームは業務プロセスの最適化で仕事の効率をアップさせました。

    • TeamViewer はマーケティングキャンペーンを最適化し大きな成果を挙げました。

    • SurveyMonkey はプロジェクトのスケジュール管理や成果物の品質を向上させました。

    • Exploding Kittens はクリエイティブ部門と他部門とのコラボレーションを改善させました。

「象」をやる気にさせる

気持ちに火をつける

何かを知るだけでは変化は起こりません。言い換えると、象使いだけに働きかけても変化はスムーズに進みません。 人々の象に働きかけ、何かを感じてもらう必要があります。

  • あなたの気持ちをチームと共有してください。あなたがなぜ Wrike を導入したいと考えているのか、Wrike のことを知り試す中でどのような興奮を覚えたか、Wrike の価値に対するあなたの考えをチームに伝えてください。

  • プロセスをゲーム化したり、チャンピオンに報酬を用意することで、Wrike の導入を楽しく進めることができます。例えば、1ヶ月間で最も多くのタスクを完了したチームメンバーを「今月の Wrike MVP」として称賛しましょう。 または、「メールを使用しない1日」のようなイベント日を設定し、チームが互いにメールを送信する代わりに Wrike を使用して1日を過ごすことにチャレンジしてみるのも効果的です。

変化を小さく分割する

象が驚かないサイズになるまで、変化を小さく分割します。 例えば、いきなり「すべての業務を Wrike に移行しましょう」という目標は、ハードルが高いと感じるメンバーがいるかもしれません。 まずはハードルを下げて、チームが最初の一歩を踏み出せるようにサポートしてください。

例えば、実際の業務を Wrike で進める前に、社内イベントの企画から実行までを Wrike のプロジェクトとして実行し、担当者の指名やコメント欄でのやり取り、ステータスの変更管理などを練習してもらうことができます。 あるいは、リクエストフォーム機能を使用できる場合、「名刺の購入申請」や「有給申請」など誰もが行う申請をリクエストフォーム経由にすることで、Wrike の操作に慣れてもらうこともできます。このように、「Wrike のおかげで便利になった」という実感を、できるだけ早くに味わってもらうことが導入をスムーズにします。

人を育てる

チームへの帰属意識を養うことと、成長へのマインドセットを持ってもらうことを目標にします。 帰属意識に関する一つの方向性は、「Wrike の導入にチャレンジし、スマートな仕事の進め方にシフトしたこと」自体に、チームがプライドを感じられるようにすることです。 新しいツールに挑戦し効率をアップさせたこと自体が誇らしいというスタンスをチームが受け入れてくれれば、自分たちの仕事により誇りを感じるようになるので、Wrike の活用がますます進んでいきます。

成長へのマインドセットの特徴の一つは、失敗を受け入れることです。何かに失敗したということは、新しいものごとに挑戦したということを意味します。失敗を恥ずかしがるかわりにチーム内で共有し、次の改善につなげることのできるチームが強いチームです。 管理職の方やアカウント管理者の方も、チームから出てきたフィードバックに耳をしっかりと傾け、運用ルールをさらに充実させたり、新しいリクエストフォームやカスタムワークフローを作成することで、Wrike の使いやすさをさらに向上できます。

歩きやすい「道筋」を整える

環境を整備する

複数の道筋がある場合、象はもっとも抵抗なく歩ける道を選んで進む傾向があります。 つまり、チームメンバーに進んで欲しい道筋から障害物を取り除くことで、チームに正しい行動を実行してもらい、悪い習慣を防ぐことができます。 「環境に左右されやすい」という私たち人間の特性を、うまく活用してみましょう。いくつかの例をご紹介します。

  • アカウントの設定を最適化し、スペースやフォルダーの階層構造を適切に構築することで、目的のタスクやプロジェクトに簡単に移動できるようになります。 こちらのページに関連するベストプラクティスをまとめています(英語)。

  • Wrike の操作方法を簡単に学んだりおさらいできるようにします。

    • ヘルプページの情報とこの「スタートアップガイド」の URL を共有します。

    • Wrike の便利な使い方を学んだりおさらいできるトレーニング会や、お弁当やサンドウィッチを食べながら参加できる気軽な「ランチ&ラーン」イベントを開催します。

    • Wrike の使い方に困ったときに相談できる Wrike アドバイザーグループを立ち上げたり、新しいメンバーにアドバイザーを割り当てます(ユーザー数が 10 名を越えて、アカウント管理者だけでは質問に対応できないときに特に有効です)。

  • Wrike に関するフィードバックをすぐにアカウント管理者と共有できるようにし(例:投書箱のように使えるリクエストフォームを作成)、チームからの意見を積極的に募集して改善につなげます。

習慣づくり

行動が習慣化されている場合、理性に当たる象使いの負担や悩みは発生しません。 Wrike の導入を成功させるためには、Wrike を日常的に使う習慣づくりが不可欠です。 例えば、チームのメンバーがタスクのステータスを適切に変更しなければ、業務の進捗状況に関する重要な情報がチーム内で共有されないことになります。 Wrike の利用を習慣づけるために有効な施策を次のリストにまとめました。

チームにあった方法で、習慣づけへの取り組みを行ってください。

  • 新しい習慣を、既存の習慣に連結させ、最初のハードルを下げましょう。 例えば、Gmail を使っているチームなら Wrike の Gmail 連携を、制作部門なら Adobe Creative Cloud の拡張機能での Wrike との連携を、チャットツールを使っているチームなら Slack との連携や MS Teams との連携を使用してみてください。

  • 最初のうちは、打ち合わせやオンライン会議の場で、チームにリマインダー的な質問を繰り返すことで、行動を起こしてもらいやすくします。

    • 「今日は Wrike の受信トレイをチェックしましたか?

    • 「(今話していた業務について)そのタスクを Wrike で作成しましたか? 」

    • 「その契約書は、承認用に Wrike にアップロードしましたか? 」

  • 毅然とした態度を示します:「(管理職としては)業務が Wrike のタスクとして管理されていなければ、その業務が適切に実行されたかどうかを把握できません」

集団の力で Wrike を浸透させる

行動は伝染します。 よい行動がチーム内に広がるのを、次のような方法でサポートします。

  • チームにとって「好ましい仕事の進め方」のイメージをチーム全体が持てるようにし、好ましい行動に少しのインセンティブを与えます。 例えば、仕事の依頼については、リクエストフォームを経由した依頼の方が、メールやチャット、口頭で依頼された場合よりも早く対応されるようになるというルールを定め、チームに告知します。

  • 自分自身が Wrike の活用の模範を示します:毎日の仕事で Wrike を使い、チームミーティングでダッシュボードを活用したり議事録を Wrike に記録し、チャットやメールのかわりに Wrike のコメント欄で仕事のやり取りを行います。

その他の参考資料

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