ステップ 4：メンバーに Wrike に慣れ親しんでもらう（主に管理者や導入担当者向け）

チームメンバーを作業スペースに招待する準備が整ったら、Wrike についてチームに紹介し、Wrike を導入する理由を説明したり、さまざまな疑問や質問に答えるための全員参加のミーティングを設定します。

このミーティングでは、一方的に話し過ぎることは避け、チームのフィードバックを受け入れるとともに、質問や反対意見にもしっかりと対応してください。 質問や懸念点にその場で回答できない場合も心配は要りません。 ミーティング中に上がった質問事項や懸念点を書き留めて置いて、当社のサポートチーム宛に質問事項をお送りください（日本語で対応いたします）。あるいは、こうした社内説明やトレーニング、環境構築などをサポートする当社の導入支援部門に Wrike の導入支援を依頼できますので、こちらもぜひご利用ください。 キックオフ会議の内容を録画しておけば、どうしてもミーティングに参加できなかったメンバーや新入社員のメンバーなどとの共有にも利用でき、大変便利です。

ここでは、キックオフミーティングの中で取り上げていただきたい重要なポイントを紹介します。

1. 「一人一人のユーザーにとってのメリットは何か？」

これは、Wrike の価値を証明するために取り上げるべき主要な質問の一つです。 メールやスプレッドシート、チャットツールのようなこれまでチームが使用してきたツールと比較して、Wrike が日常業務でどのように役立つかを各チームメンバーに明確に伝える必要があります。 Wrike を導入した意図や、どのように仕事のプロセスの改善につながるかについての考えをぜひチームの皆様と共有してください。

Wrike のユーザー企業の方たちが多く挙げられるメリットを、参考用として以下のリストにまとめました。自社や自部門の状況に応じて、リストに追加・編集を行って、「一人一人のユーザーにとっての Wrike 導入のメリット」をお伝えください。

2. 「Wrike を使ってどのように仕事を進めればよいか？ 」

まず、誰もが Wrike のエキスパートになる必要はないということをチームと共有しましょう。 マネージャーはより高度な Wrike の機能を学ぶ必要がありますが、チームの大半は Wrike の基本を学べば、素晴らしい成果を上げることができます。

3. 「Wrike の操作方法を学べる資料はあるか？」

管理者の方向けと一般ユーザーの方向けの内容を、それぞれの資料で用意しています。

キックオフミーティングが完了したら、ユーザーをアカウントに招待する準備ができました。 最も簡単な方法は、プロフィール写真の横にある緑の+ボタンを使用して、招待を選択します。 また、左側のナビゲーション、アカウント管理タブから、または共有アイコンをクリックして、ユーザーを招待することもできます。

アカウント管理タブで、ユーザーロールを指定できます。

チームメンバーの招待後に行うステップとしては、自分以外に Wrike のアカウント管理を行うべきユーザーに管理者権限を付与してください。 さらに、Business プランまたは Enterprise プランを利用している場合は、この段階でユーザーグループを作成しておくと、ユーザーをより効率的に管理できます。

既にあなたのチームが Wrike を使いこなして仕事を進めている場合、異動や入社などによる新しいチームメンバーも、Wrike の使い方に慣れるのにそれほど時間はかかりません。ただし、参照してもらう資料などを事前に用意しておけば、さらにスムーズに Wrike を使い始めてもらうことが可能です。 ここでは、いくつかの効果的な工夫をご紹介します。

チームに新メンバーを頻繁に迎える場合は、オンボーディングのテンプレートプロジェクトかブループリントを作成しておくと便利です。 便利なリンクやWrikeの利用ルールを記載し、新メンバーごとに複製しましょう。

目的地を示す

どこに向かっているのか、なぜそれに価値があるのかが分かれば、変化は容易になります。逆に背景情報が欠けていると、人は必要以上に変化を恐れてしまいます。 象使い（理性）には明確に伝わるように、象（感情システム）には魅力的に伝わるように、「目的地のハガキ」を作成しましょう。 象使いへの目的地の提示方法としては、SMART の法則と呼ばれる「具体的で、測定可能で、達成可能で、経営目標に関連して、期日が明確な」目標を設定することが効果的です。 例えば、次のように明確な目標を立てると、理性である象使いが力を発揮しやすくなります。

重要なポイントでは、迷いようのない明確な指示を出す

明確な目的地を示したら、次は目的地までの道を小さく実行可能なステップに分解し、それぞれのステップで何をすべきかを明確に指示します。 これは、象使いが意思決定の麻痺から逃れるのに役立ちます。新しい仕事の進め方と従来の仕事の進め方の両方を許容すると、仕事のたびに選択を迫られ、チームメンバーの多くは従来の仕事の進め方を選んでしまうでしょう。 例えば、指示が明確でないと、新しい施策を開始するときに Wrike でタスクやプロジェクトを作成する必要があるのかどうか、チームメンバーは迷ってしまうかもしれません。 この場合、以前と同じようにメールで仕事を進めてしまう可能性があります。

解決策としては、どのような場面でどのように Wrike を使用するかを示したプレイブックを作成することをお勧めします。「タスクで作業を開始したら、ステータスを『処理中』に変更する 」、「タスクのオーナーに質問がある場合は、タスクのコメント欄でタスクのオーナーに@メンションでコメントする」など、状況ごとに取るべき行動を明確に示せば、Wrike 外での仕事のやり取りを減らし、業務を Wrike に集約できます。

ブライトスポット（成功体験）を共有する

解決できていない問題より、すでにうまく機能していることに焦点を当てます。

気持ちに火をつける

何かを知るだけでは変化は起こりません。言い換えると、象使いだけに働きかけても変化はスムーズに進みません。 人々の象に働きかけ、何かを感じてもらう必要があります。

変化を小さく分割する

象が驚かないサイズになるまで、変化を小さく分割します。 例えば、いきなり「すべての業務を Wrike に移行しましょう」という目標は、ハードルが高いと感じるメンバーがいるかもしれません。 まずはハードルを下げて、チームが最初の一歩を踏み出せるようにサポートしてください。

例えば、実際の業務を Wrike で進める前に、社内イベントの企画から実行までを Wrike のプロジェクトとして実行し、担当者の指名やコメント欄でのやり取り、ステータスの変更管理などを練習してもらうことができます。 あるいは、リクエストフォーム機能を使用できる場合、「名刺の購入申請」や「有給申請」など誰もが行う申請をリクエストフォーム経由にすることで、Wrike の操作に慣れてもらうこともできます。このように、「Wrike のおかげで便利になった」という実感を、できるだけ早くに味わってもらうことが導入をスムーズにします。

人を育てる

チームへの帰属意識を養うことと、成長へのマインドセットを持ってもらうことを目標にします。 帰属意識に関する一つの方向性は、「Wrike の導入にチャレンジし、スマートな仕事の進め方にシフトしたこと」自体に、チームがプライドを感じられるようにすることです。 新しいツールに挑戦し効率をアップさせたこと自体が誇らしいというスタンスをチームが受け入れてくれれば、自分たちの仕事により誇りを感じるようになるので、Wrike の活用がますます進んでいきます。

成長へのマインドセットの特徴の一つは、失敗を受け入れることです。何かに失敗したということは、新しいものごとに挑戦したということを意味します。失敗を恥ずかしがるかわりにチーム内で共有し、次の改善につなげることのできるチームが強いチームです。 管理職の方やアカウント管理者の方も、チームから出てきたフィードバックに耳をしっかりと傾け、運用ルールをさらに充実させたり、新しいリクエストフォームやカスタムワークフローを作成することで、Wrike の使いやすさをさらに向上できます。

環境を整備する

複数の道筋がある場合、象はもっとも抵抗なく歩ける道を選んで進む傾向があります。 つまり、チームメンバーに進んで欲しい道筋から障害物を取り除くことで、チームに正しい行動を実行してもらい、悪い習慣を防ぐことができます。 「環境に左右されやすい」という私たち人間の特性を、うまく活用してみましょう。いくつかの例をご紹介します。

習慣づくり

行動が習慣化されている場合、理性に当たる象使いの負担や悩みは発生しません。 Wrike の導入を成功させるためには、Wrike を日常的に使う習慣づくりが不可欠です。 例えば、チームのメンバーがタスクのステータスを適切に変更しなければ、業務の進捗状況に関する重要な情報がチーム内で共有されないことになります。 Wrike の利用を習慣づけるために有効な施策を次のリストにまとめました。

チームにあった方法で、習慣づけへの取り組みを行ってください。

集団の力で Wrike を浸透させる

行動は伝染します。 よい行動がチーム内に広がるのを、次のような方法でサポートします。