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ステップ 2:Wrike でプロジェクトを開始する

「プロジェクト」という言葉に尻込みしてしまう方もいらっしゃるかもしれませんが、新製品のリリース、電子ブックの制作、オンラインイベントの準備など、複数のタスクを実行して実現していくべき業務や案件がある場合は、Wrike でプロジェクトを作成します。 特に、複数メンバーの協力が必要で、定められた期限までに一定の成果物を完了する必要がある業務をプロジェクトとして管理することで、仕事をよりスムーズに進めることができます。 ここでは、新規プロジェクトをゼロから開始する方法を、順を追って説明します。

  1. 「+」ボタンをクリックしてプロジェクトを作成します。 プロジェクトのタイトル、期限、プロジェクトオーナー(担当者)の名前を入力し、このプロジェクト内のタスクの一覧表示時に使用されるデフォルトビュー(リスト、ボード、テーブル、ガントチャートのいずれか)を選択します。
  2. プロジェクトの目標を達成するために完了すべき行動を洗い出し、その行動ごとにタスクを作成します。
  3. それぞれのタスクの担当者を指名します。タスクの担当者は、責任者を明確にするためにも、基本的に 1 名にすることが望ましいです。複数の担当者を指名したい場合、タスクの大きさ(「粒度」)が大きすぎる可能性があるので、できればタスクをサブタスクに分割し、それぞれのサブタスクに担当者を 1 名ずつ指名してください。
  4. タスクのスケジュールを設定します。一つずつタスクのスケジュール情報を入力する以外に、一括編集機能も利用できます。
  5. タスクの一覧の表示形式をガントチャートに切り替えると、タスク全体のスケジュール感や前後関係を一目で把握できます。 各タスクに適切な所要期間と日程情報が設定されていることを確認し、必要に応じてタスクのスケジュールをガントチャート上でのマウス操作で変更できます。
  6. タスク間の依存関係(前後関係)を設定します。 あるタスクに着手するにはどのタスクが完了していないかという依存関係を設定することで、タスク間の関係とプロジェクトの流れが明確になります。 依存関係を設定したタスクのスケジュールを変更すると、その他の依存関係にあるタスクのスケジュールもすべて連動して自動的に変更されます。 先行するタスクが完了すると、依存関係にあるタスクの担当者は、タスクの作業に着手できるという通知を受信します。
  7. 重要なタスクをマイルストーンに変換します。 マイルストーンは、重要なイベントの実施日(リリース日、顧客とのレビュー日)や、プロジェクト内で重要な意思決定を行うべき日などに設定します。 ガントチャートで依存関係にあるタスクのスケジュールを変更しても、マイルストーンの日付は自動的には変更されません。
  8. 繰り返し発生するプロジェクト(例:顧客の製品購入ごとに発生する導入支援プロジェクトなど)を実行している場合、内容をテンプレートとして保存することで、その後のプロジェクトの立ち上げをスピードアップできます。

Wrike ではプロジェクトの進捗管理を効果的に行うための機能がいくつも用意されています:

  1. プロジェクトのダッシュボードを使用して、プロジェクトの優先度をすばやく把握する。
  2. 選択した指標と計算方式に基づいてプロジェクトの進捗を自動的に計算しリアルタイムで更新する、組み込みのプロジェクト進捗トラッカー機能を利用する(Business プラン以上で利用可能)
  3. プロジェクトの最新状況を反映したレポートを作成し、全社または部門内のすべてのプロジェクトの進捗状況を把握・共有する(Business プラン以上で利用可能)

プロジェクトでの作業が完了したら、ステータスを完了にし、「アーカイブ」フォルダーに移動します。

その他の参考資料

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