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ステップ 2:作業スペースのの環境を整える

作業スペースの外観が異なる場合、またはこのページに記載されている手順に従うことができない場合は、新しいWrikeエクスペリエンスが有効になっている可能性があります。詳細については、こちらをご覧ください。

プロフィール情報の設定

プロフィール情報をきちんと入力し、更新があれば最新の情報に変更することで、オンラインでのコラボレーションをよりスムーズに行うことができます。
また、作業スペースの外観や通知設定を好みに応じてカスタマイズすることで、Wrike をより快適にお使いいただけます。

  1. プロフィールのカスタマイズ:プロフィール写真をアップロードし、役職、会社名、その他の情報を入力してください。 オンラインのチームコラボレーションでは、こうしたプロフィール情報の共有が大きな意味を持ちます。
  2. 作業スペースのテーマ(外観)の選択: 作業スペースの色合いなどを豊富なテーマから選択し、自分好みの外観で Wrike を利用できます。 選択したテーマは、あなたにのみ表示され、その他のメンバーには影響を与えません。
  3. 通知設定の確認: 初期設定では、情報の見落としがないように、メール通知と製品内での通知がすべての対象項目についてオンになっています。 設定を編集することで、必要な項目だけに通知を絞り込むことが可能です。 Wrike を初めてご使用になる場合は、まずは初期設定のままで数週間お使い頂き、 その後の必要に応じて通知の設定を調整されることをお勧めします。

アカウント内の共通設定の管理

チームメンバー全員の作業スペースに影響するアカウント設定を更新します:

  1. ぜひ会社のロゴ画像をアップロードしてください。ロゴは作業スペースの上に表示されるだけでなく、通知メールでも使用されます。
  2. 国の祝日情報をチームのデフォルトの作業スケジュールに追加します。

スペースとフォルダーを活用して仕事を整理・構造化

スペースの設定

スペースは、その下に多数のプロジェクトやフォルダーを含めることができる、Wrike 内で最大の「入れ物」です。 デフォルトでは、アカウントには、アカウントのすべてのメンバーがアクセスできる公開チームスペースが 1 つと、プライベートな作業を保存できる個人専用スペースがメンバーごとに 1 つずつ用意されています。

これまでさまざまなユーザー企業での Wrike の導入支援を行ってきた経験から、スペース設定の目安となる次のようなルールを作成しましたので、ぜひご参考になさってください。スペースの設定は、実際に Wrike の運用を開始した後でもいつでも変更できます:

  1. 単一の部門での導入でユーザー数も少ない場合、最初から用意されているチームスペースだけですべてのプロジェクトを管理していくことが可能です(スペースの数を増やし過ぎると、情報にアクセスしにくくなるなどのデメリットがあります)。
  2. ユーザーが複数の部門に分かれている場合は、マーケティング、デザイン、人事、IT などの部門ごとにスペースを作成することをお勧めします。これは特にメーカーや事業会社の方におすすめのスペース構成です。
  3. SI 事業やコンサルティング、Web 制作会社のように顧客向けにサービスを提供している場合、クライアントごとに一つのスペースを作成することをお勧めします。
  4. 顧客数が多い場合は、スペース数が多くなり過ぎないように、クライアントの所在地、企業規模、案件の重要度などでクライアントをグループ分けし、これらのグループごとにスペースを作成することをお勧めします。

Spaces.png

フォルダー構造の設定

フォルダーは、スペース内のタスクやプロジェクトを柔軟に整理できる「入れ物」です。業務の種類や担当部門、あるいは実行時期(例:「12 月分の申請」フォルダー)などの観点でさまざまなフォルダーを作成できます。 また、タスクやプロジェクトを複数のフォルダーに所属させることができるため、フォルダーをタグとして使用し、複数の観点からタスクやプロジェクトを分類・整理できます。 フォルダーをタグ付けに利用する際は、以下のスクリーンショットのようにフォルダー名を色分けして、タグが視覚的に目立つようにすることをお勧めします。

Tags.png

さらに活用するためのヒント:Wrike をさらに便利にご利用いただくために、以下のフォルダーをぜひアカウントに追加でご用意ください。

アーカイブフォルダー:完了したり古くなったタスクやプロジェクトを保管するためのフォルダーです。完了したタスクやプロジェクトは貴重な情報資産ですので、削除せずにアーカイブフォルダーに移動することをお勧めします。アーカイブフォルダーに完了済みのタスクやプロジェクトを移動することで、現在実行中のタスクやプロジェクトをすっきりと整理できます。 さらに詳しくはこちらのページをご覧ください。
Wrike の使い方に関するナレッジベースフォルダー:Wrike は、タスクの説明欄に柔軟に情報を書き込めるので Wiki のようにも活用できます。1 つのタスクを Wiki の 1 ページとしてご利用ください。このフォルダーに、Wrike の使用ルールを記入したタスクや、チームでよく寄せられる質問への回答(FAQ)を記入したタスクをまとめれば、ユーザー全員にとって使いやすいナレッジベースが完成します。 さらに詳しくはこちらのページをご覧ください。
テンプレートフォルダー:一度作成したタスクやプロジェクト、フォルダー構造をテンプレートとして使い回すことで、Wrike での仕事はどんどん効率化されていきます。 テンプレートとなるタスクやプロジェクトをこのフォルダーに保存し、各メンバーが複製して利用するように運用ルールを設定してください。 Business プラン以上をご利用の場合は、タスクやプロジェクトの複製よりもさらに便利なブループリント機能を使用できます。 ブループリントを作成することで、作業を行うべきタスクやプロジェクトとは明確に分けたかたちでテンプレートを保管できます。

Wrike でプロジェクトを開始する

「プロジェクト」という言葉に尻込みしてしまう方もいらっしゃるかもしれませんが、新製品のリリース、電子ブックの制作、オンラインイベントの準備など、複数のタスクを実行して実現していくべき業務や案件がある場合は、Wrike でプロジェクトを作成します。 特に、複数メンバーの協力が必要で、定められた期限までに一定の成果物を完了する必要がある業務をプロジェクトとして管理することで、仕事をよりスムーズに進めることができます。 ここでは、新規プロジェクトをゼロから開始する方法を、順を追って説明します。

  1. 「+」ボタンをクリックして、プロジェクトを作成します。 プロジェクトのタイトル、期限、プロジェクトオーナー(担当者)の名前を入力し、このプロジェクト内のタスクの一覧表示時に使用されるデフォルトビュー(リスト、ボード、テーブル、ガントチャートのいずれか)を選択します。
  2. プロジェクトの目標を達成するために完了すべき行動を洗い出し、その行動ごとにタスクを作成します。
  3. それぞれのタスクの担当者を指名します。タスクの担当者は、責任者を明確にするためにも、基本的に 1 名にすることが望ましいです。複数の担当者を指名したい場合、タスクの大きさ(「粒度」)が大きすぎる可能性があるので、できればタスクをサブタスクに分割し、それぞれのサブタスクに担当者を 1 名ずつ指名してください。
  4. タスクのスケジュールを設定します。一つずつタスクのスケジュール情報を入力する以外に、一括編集機能も利用できます。
  5. タスクの一覧の表示形式をガントチャートに切り替えると、タスク全体のスケジュール感や前後関係を一目で把握できます。 各タスクに適切な所要期間と日程情報が設定されていることを確認し、必要に応じてタスクのスケジュールをガントチャート上でのマウス操作で変更できます。
  6. タスク間の依存関係(前後関係)を設定します。 あるタスクに着手するにはどのタスクが完了していないかという依存関係を設定することで、タスク間の関係とプロジェクトの流れが明確になります。 依存関係を設定したタスクのスケジュールを変更すると、その他の依存関係にあるタスクのスケジュールもすべて連動して自動的に変更されます。 先行するタスクが完了すると、依存関係にあるタスクの担当者は、タスクの作業に着手できるという通知を受信します。
  7. 重要なタスクをマイルストーンに変換します。 マイルストーンは、重要なイベントの実施日(リリース日、顧客とのレビュー日)や、プロジェクト内で重要な意思決定を行うべき日などに設定します。 ガントチャートで依存関係にあるタスクのスケジュールを変更しても、マイルストーンの日付は自動的には変更されません。
  8. 繰り返し発生するプロジェクト(例:顧客の製品購入ごとに発生する導入支援プロジェクトなど)を実行している場合、内容をテンプレートとして保存することで、その後のプロジェクトの立ち上げをスピードアップできます。

Wrike ではプロジェクトの進捗管理を効果的に行うための機能がいくつも用意されています:

  1. プロジェクトのダッシュボードを使用して、プロジェクトの優先度をすばやく把握する。
  2. 選択した指標と計算方式に基づいてプロジェクトの進捗を自動的に計算しリアルタイムで更新する、組み込みのプロジェクト進捗トラッカー機能を利用する (Business プラン以上で利用可能)
  3. プロジェクトの最新状況を反映したレポートを作成し、全社または部門内のすべてのプロジェクトの進捗状況を把握・共有する (Business プラン以上で利用可能)

プロジェクトでの作業が完了したら、ステータスを完了にし、「アーカイブ」フォルダーに移動します。

その他の参考資料

Wrike Discover コース(英語版):

利用開始時に視聴いただきたいウェビナー:

コミュニティページでの投稿:

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