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ステップ 3:作業スペースの環境を整える(主に管理者向け)

このセクションに関する注意事項

このステップでは、アカウント管理の基本についてご説明します。 Wrike アカウントの管理を担当していない場合は、ステップ 5 の「Wrike でチームと協力して仕事を進める」にお進みください。

概要

これまでのステップでは ホーム画面の構成とスペース内での移動方法や、Wrike の基本となる機能について紹介しました。このセクションでは、チームメンバーの方を本格的に Wrike のアカウントに招待する前に、アカウントの作業スペースの環境をどのように整えればよいかについて説明します(Business プラン以上で利用できるリクエストフォームやカスタムワークフローの準備については、アカウントの本格利用開始後に徐々に整備を進めていくことができます)。

スペースとフォルダーを活用して仕事を整理・構造化

スペースの設定

スペースは、その下に多数のプロジェクトやフォルダーを含めることができる、Wrike 内で最大の「入れ物」です。 デフォルトでは、アカウントには、アカウントのすべてのメンバーがアクセスできる公開チームスペースが 1 つと、プライベートな作業を保存できる個人専用スペースがメンバーごとに 1 つずつ用意されています。

これまでさまざまなユーザー企業での Wrike の導入支援を行ってきた経験から、スペース設定の目安となる次のようなルールを作成しましたので、ぜひご参考になさってください。 スペースの設定は、実際に Wrike の運用を開始した後でもいつでも変更できます:

  1. 単一の部門での導入でユーザー数も少ない場合、チームスペースだけですべてのプロジェクトを管理していくことが可能です(スペースの数を増やし過ぎると、情報にアクセスしにくくなるなどのデメリットがあります)。

    Step_3_-_Spaces_Team.png
  2. ユーザーが複数の部門に分かれている場合は、 マーケティング、デザイン、人事、IT などの部門ごとにスペースを作成することをお勧めします。これは特にメーカーや事業会社の方におすすめのスペース構成です。

    Step_3_-_Spaces_Departments.png
  3. SI 事業やコンサルティング、Web 制作会社のように顧客向けにサービスを提供している場合、クライアントごとに一つのスペースを作成することをお勧めします。

    Step_3_-_Spaces_Clients.png
  4. 顧客数が多い場合は、スペース数が多くなり過ぎないように、クライアントの所在地、企業規模、案件の重要度などでクライアントをグループ分けし、これらのグループごとにスペースを作成することをお勧めします。

    Step_3_-_Spaces_Regions.png

フォルダー構造の設定

フォルダーは、スペース内のタスクやプロジェクトを柔軟に整理できる「入れ物」です。業務の種類や担当部門、あるいは実行時期(例:「12 月分の申請」フォルダー)などの観点でさまざまなフォルダーを作成できます。 また、タスクやプロジェクトを複数のフォルダーに所属させることができるため、フォルダーをタグ 1 として使用し、複数の観点からタスクやプロジェクトを分類・整理できます。 フォルダーをタグ付けに利用する際は、以下のスクリーンショットのようにフォルダー名を色分け 2 して、タグが視覚的に目立つようにすることをお勧めします。

Step_3-Folder_Structure.png

ヒント

Wrike をさらに便利にご利用いただくために、以下のフォルダーをぜひアカウントに追加でご用意ください。

アーカイブフォルダー:完了したり古くなったタスクやプロジェクトを保管するためのフォルダーです。完了したタスクやプロジェクトは貴重な情報資産ですので、削除せずにアーカイブフォルダーに移動することをお勧めします。アーカイブフォルダーに完了済みのタスクやプロジェクトを移動することで、現在実行中のタスクやプロジェクトをすっきりと整理できます。 追加のお役立ち情報:アーカイブフォルダーには「z_アーカイブ」のように名前の最初に「z」を付けることで、スペースのフォルダー構造の最下部に表示できます。

Wrike の使い方に関するナレッジベースフォルダー:Wrike は、タスクの説明欄に柔軟に情報を書き込めるので Wiki のようにも活用できます。1 つのタスクを Wiki の 1 ページとしてご利用ください。このフォルダーに、Wrike の使用ルールを記入したタスクや、チームでよく寄せられる質問への回答(FAQ)を記入したタスクをまとめれば、ユーザー全員にとって使いやすいナレッジベースが完成します。 Wrike の導入時に Wrike 内にナレッジベースを作成することで、チームメンバーのトレーニングを効率化したというユーザーの方の体験談がコミュニティページにも寄せられています

テンプレートフォルダー:一度作成したタスクやプロジェクト、フォルダー構造をテンプレートとして使い回すことで、Wrike での仕事はどんどん効率化されていきます。 テンプレートとなるタスクやプロジェクトをこのフォルダーに保存し、各メンバーが複製して利用するように運用ルールを設定してください。

Business プラン以上をご利用の場合は、タスクやプロジェクトの複製よりもさらに便利なブループリント機能を使用できます。 ブループリントを使えば、進行中の作業を中断することなくプロジェクトやタスクを構築することができます。

アカウント内の共通設定の管理

チームメンバー全員の作業スペースに影響するアカウント設定を更新します:

  1. ぜひ会社のロゴ画像をアップロードしてください。 ロゴは作業スペースの上に表示されるだけでなく、<通知メールでも使用されます。

  2. 国の祝日情報をチームのデフォルトの勤務スケジュールに追加します。

生産性を向上する高度な機能の管理(Business プラン以上)

注意事項

このセクションで説明する機能は、Business プランおよび Enterprise プランでご利用できる機能となります。

会社や部門ごとにさまざまな業務の進行プロセスは異なります。 Wrike には、各部門やプロジェクトのニーズと実際の業務プロセスに合わせて、作業効率を大幅に向上できるさまざまな機能が搭載されています。

チームのメンバーとも協力して標準的な業務プロセスを整理し、最も発生頻度の高い業務や申請などから Wrike のカスタムワークフローやリクエストフォームにのせていくことで、チームの仕事と業務管理がどんどん効率化されていきます。

カスタムワークフロー

タスクや申請には、プロセスの進行に応じてさまざまなステータスを付与する必要が生じます。Wrike ではカスタムワークフローを使用することで、自社の業務プロセスに対応したワークフローとステータスをタスクに設定できます。 Wrike の利用開始時に、アカウントには「新規」「処理中」「完了」「延期」「キャンセル」というの 5 つのステータスで構成されるワークフローが 1 つ用意されています。 追加のワークフローを設定し、色分けなどを行うことで、それぞれの業務がどの段階にあるかを、どのメンバーも一目で把握できるようになります。 こちらのページに関連するベストプラクティスをまとめています(英語)。

Step_3-Custom_Workflow.png

リクエストフォーム

リクエストフォームを利用することで、メールや口頭、チャットなどでばらばらに行われているタスク依頼や問い合わせ、申請事項の窓口を Wrike に集約できます。 質問事項を柔軟に設定できるリクエストフォームなら、依頼時点で必要な情報を抜け漏れなく入力してもらえるので、その後の作業での手戻りを減らせます。 こちらのページに関連するベストプラクティスをまとめています(英語)。

Step_3-Request_Forms.png

カスタムフィールド

カスタムフィールドを使用することで、タスクやプロジェクトに予算、進捗率、コストなどのさまざまなデータ項目を入力するフィールドを追加し、情報をトラッキングできます。 また入力情報を加工する計算式タイプのフィールド入力内容に基づく色分け機能を使用できます。

Step_3-Custom_Fields.png

ユーザーグループ

「マーケティング部門」「新宿支社」など複数のメンバーをまとめたユーザーグループを作成することで、Wrike 内でのコミュニケーションとデータ共有がさらに便利になります。 @メンションやデータ共有時に、対象者を1名ずつ追加するかわりに、ユーザーグループを使用して複数人のメンバーに情報をすばやく共有したり更新内容をアナウンスできます。

Step_3-User_Groups.png

ブループリント

タスクやプロジェクトのテンプレートをブループリントとして保存することで、繰り返し発生する業務をすばやく開始できます。 タスクやプロジェクトの複製操作を行うよりもブループリント機能の方が便利な点として、現在進行中のプロジェクトやタスクから明確に分けて、プロジェクトおよびタスクのテンプレートを保管・管理できる点が挙げられます。

ブループリント機能で実現できること

  • 実行中のタスクやプロジェクトと分けて、計画段階のタスクやプロジェクトを専用の作業スペースセクションで管理する

  • 計画段階のタスクやプロジェクトの情報を更新しても、ブループリント内なら通知を飛ばさずに進められる

  • 計画段階のタスクやプロジェクトで担当者を指名したり共有操作を行っても、ブループリント内なら通知を飛ばさずに進められる

  • ブループリントから実際のプロジェクトやタスクを作成したときに初めて通知を送信する(プロジェクトに複数のタスクが含まれる場合も、通知がスマートに実行されます)

  • ブループリントにアクセスできるユーザーを、共有とアクセス権設定で細かく制御する

  • タスクやプロジェクトが現在の作業対象でないことを明確にしながら、ブループリント内でプランニングだけに集中できる

Step_3_-_Blueprints.png

連携

Wrike と外部のシステムやサードパーティ製品を連携させることで、より広い範囲でのワークフローを自動化したりデータを同期させることができます。 連携の方法としては大きく Wrike が提供するネイティブ連携機能Wrike Integrate アドオンを利用した連携Wrike API を利用した連携の 3 つの方法があります。

人気のあるネイティブ連携:

  • Gmail と Wrike の連携:ブラウザ版と Android 版の Gmail で受信メールから簡単にタスクを作成したり、Gmail から直接 Wrike 内のタスクの情報を編集できます。

  • Slack:チャットツールと Wrike との連携は非常に効果的です。チャットで行われたブレスト的な会話を、Wrike でタスクとして管理することで、せっかく生まれたアイディアを無駄にせず、実際のアクションと成果へと結び付けることができます。

  • GitHub、JIRA:GitHub や JIRA の課題(Issue)と Wrike のタスク管理を双方向で同期できます。これにより、コード管理とタスク管理・プロジェクト管理のレイヤーを連携させながら、開発部門とビジネス部門が利用ツールの垣根を越えて効果的にコラボレーションを実施し、すべての作業情報を Wrike に集約させることができます。

  • Salesforce:営業担当チームが獲得した顧客や案件について、サービス提供部門やカスタマーサクセス部門でのプロジェクトの進行状況を Wrike と Salesforce の同期で効果的にトラッキングできます。

  • Microsoft Teams:Teams 内のチャットやビデオ会議で行われたブレスト的な会話を、Wrike でタスクとして管理することで、せっかく生まれたアイディアを無駄にせず、実際のアクションと成果へと結び付けることができます。

Step_3_-_Apps_Integrations.png

英語資料となりますが、各部門がどのような順序で作業スペースの整備を進めていけばよいかの見取り図とベストプラクティスを用意しています。

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