全Wrikeアカウントのライセンスタイプはすべて電子メールの統合を使用できます。 フォルダー許可が制限されているコラボレーターおよびユーザーは、新規タスクを作成したり、タスクの詳細を編集することができません。
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概要
Wrike特許取得済の電子メールの統合エンジンでは、Eメールから直接的にWrikeタスクに取り組むことができます。次を実行できます: コメントの追加、タスクの状況の更新、タスクの締め切りの設定、その他。
重要な行動項目をWrikeにタスクとして送信すると、あなたおよびあなたのチームは一丸となってタスクに容易に取り組み、すべてを常に１箇所にまとめることができます。 タスクがWrikeに入ると、通知を受信することで、プロジェクトの進捗状況を常に把握できます。
重要な情報
- Eメールを介してタスクを作成または編集するには、Wrikeアカウントに関連付けられているEメールからメッセージを送信する必要があります。
- 件名の冒頭に「RE:」および「FW:」を追加すると、既存のタスクを編集できます。
- 電子メールの統合により、時間当たり最大で２５０のタスクやコメントを作成します。
設定(開始前)
WrikeにEメールを送信するには、電子メールの統合設定にチェックを入れることが重要です。
電子メールの統合を調整する:
- 作業スペースの右上隅のプロフィール画像をクリックします。
- 「プロフィール設定」を選択します。
- 「Eメール設定」タブに切り替えます。
- 「Eメール送信元」で調整しているメールアドレス設定をチェックします。
- 「タスクをフォルダーに作成」セクションのフォルダーを選択してタスクの作成先を指定します。
- 作成するタスクのタイプを選択します。
- 別のメールアドレスを追加して、複数のEメールからタスクを作成および更新することができます。
複数アカウントのメンバーである場合、統合設定を編集したいアカウントを指定する必要があることに留意してください：
- 作業スペースの右上隅のプロフィール画像をクリックします。
- 表示しているアカウントを直ちに設定します。
- アカウントの変更が必要な場合、「別のアカウントに切り替える」にカーソルを合わせて、表示されるリストから必要なアカウントを選択します。
タスクをＥメールを介して作成する
Ｅメールを介してタスクを作成するのは簡単です、次のステップを実行するだけです:
- 件名にタスクのタイトルを入力します。(必須)
- 関連タスクの詳細を追加します。別のタスクの詳細を追加するはオプションです。 タスクが作成されるフォルダー、タスクの締め切り、または状況を指定しない場合、タスクは有効として作成され、Wrikeはデフォルトフォルダー、プロフィールに指定される日付パラメータを適用します。
- 件名をフォーマットします。タスクのタイトルを含めるのとは別に、 件名を使用して次のいずれか、またはすべてを指定できます: タスクが作成されるフォルダー/サブフォルダー、タスクの状況、タスクの開始日、締め切り。 件名をフォーマットするには次を実行します: 情報を任意の順にリストに上げますが、フォルダーのタイトル、開始日、期日、タスクの状況を括弧内に必ず入れてください。例えば、次を入力できます: タスクのタイトル[フォルダーのタイトル] [開始日-締め切り] [タスクの状況]。
- Ｅメール受信者を「To」フィールドに追加します。タスクは、Ｅメールが「To」フィールドにリストされているWrikeユーザーに割り当てられます。
- タスクをWrikeに送信します。 この作業については、異なるオプションが少しあります:
- 「wrike@wrike.com」 を「To」や「CC」フィールドに含めます。 「wrike@wrike.com」が唯一の受信者である場合、タスクはあなたに指名されます。
- タスクを同じフォルダーに頻繁にＥメール送信する場合、その一意のメールアドレス(wrike+intoFolderID@wrike.com)を連絡先ブックに追加できます。 次に、そのタスクをそのメールアドレスに直接Ｅメール送信できます。 この場合、フォルダーやプロジェクトの名前を件名に含める必要はありません(「RE」も件名にない場合)。 フォルダーのメールアドレスを見つけるには、「フォルダー情報」1に進み、「パーマリンク」2をクリックして、 「タスクをこのフォルダーに送信するEメール」の下にリストされているメールアドレスをコピーします。
送信をクリックすると、タスクが Wrikeに追加されます！
タスクをEメールを介してフォルダーに追加する
タスクをEメールを介して作成している場合、そのタスクを既存のフォルダーに追加したり、新規フォルダに追加することができます。
タスクを既存のフォルダーに追加する: フォルダー名(角括弧内)を件名に追加します。 同じ名前のフォルダーやサブフォルダーが幾つかある場合、フォルダーパスを指定してタスクを正しいフォルダーに配置します。 フォルダーパスを作成するには、親フォルダーをすべてリストに入れて、それぞれをスラッシュで分離し、リストの周りに括弧を含めます。 例: [marketing/events/conferences]
フォルダの一意のEメールアドレスを使用してタスクをそのフォルダーに直接送信することもできます。
タスクを新規フォルダーに追加する:新規フォルダー名(角括弧)を件名に追加します。 フォルダーがまだ存在しない場合、Wrikeは新規フォルダーを作成し、タスクをそのフォルダーに追加します。 新規サブフォルダーにタスクを作成するために、フォルダーパスを指定し、新規サブフォルダー名をそのパスの最後に追加することもできます。 Eメールを介して作成される新規フォルダーは、その親フォルダーにアクセスする人とのみ共有されます、親フォルダーがない場合は、そのフォルダーはプライベートです。 Eメールを介して作成されるフォルダーは、Eメール受信者と自動的に共有されません。
注記そのフォルダー名には大文字小文字の区別があります。 タスクが正しいフォルダーに確実に追加されるように、入力するフォルダー名がEメールを介したタスクが作成されるフォルダー名に完全に一致していることを確かめてください。
タスクの詳細をEメールを介して編集する
電子メールの統合では、タスクの作成に留まらず、様々なタスクの詳細をEメールから直接的に編集したり追加することができます。
注記：1) タスクの説明欄はEメールからアップデートできません。2) 件名が空欄のEメールはタスクのアップデートを開始できません。
タスクをEメールを介して指名する
タスクを特定のユーザーに割り当てる彼らのメールアドレスを「To」フィールドに含めるだけです。
タスクを再割り当てするには、新規に指名された人のメールアドレスを「To」フィールドに含めて、「FW:」を件名の冒頭に追加します。
タスクを共有する
Eメールを介してタスクを作成すると、そのタスクはEメール受信者およびタスクが追加されているフォルダーで既に共有している人と共有されます。 タスクが既存のWrikeフォルダーに追加されると、フォルダーをフォローするユーザーは新たに作成されたタスクに関する通知を受信します。
タスクを別のチームメンバーと共有するには彼らのメールアドレスを「CC:」フィールドに追加します。
添付を追加する
ファイルや画像の添付をEメールに含めると、それらはWrikeのタスクの添付ファイルリストに表示されます。
タスクのスケジュールを作成する
日付をEメールの件名に追加しない場合、タスクはプロフィール設定に従って処理され、バックログまたは今日の予定として設定されます。 デフォルトで１日のタスクを作成するよう設定されている場合、バックログタスクのスケジュールについては[backlogged]を件名に追加することで作成できます。
特定の日付のタスクのスケジュールも開始日および期日をEメールの件名に追加することで作成できます。 開始日および終了日をMM/DD形式(またはDD/MM、お使いの日付形式設定に応じて)に設定して、日付を次の括弧で囲みます: [MM/DD-MM/DD]。 タスクのスケジュールは現在の年度に応じて自動作成されますが、以降の年度に応じたタスクのスケジュールも作成できます。 そのためには、次の形式を使用します: [MM/DD/YY-MM/DD/YY] または [DD/MM/YYYY-DD/MM/YYYY] お使いの日付形式 設定に応じて)。
タスクのスケジュールを変更するには、Eメールの件名にRE:が含まれていることを確認してから、次の形式を使用して開始日および期日を指定します: [MM/DD-MM/DD] (または、アカウントに別の日付形式を設定している場合はDD/MM)。
注記 WrikeプロフィールのEメールアドレスタブの「タスクのタイプ」からオプション「今日の1日タスクスケジュール」を選択すると、Eメールで作成されたタスクはそれらを送信した人に自動的に割り当てられます。
タスクの状況
Eメールで送信されたタスクの状況を指定しない場合、それらはデフォルトで有効として作成されます。 Business/Enterpriseユーザーの場合、タスクの状況が指定されないと(およびタスクがカスタムワークフローにおいてフォルダーに作成される)、タスクにはそのカスタムワークフローから最初の有効な状況が割り当てられます。
タスクの状況を変更または指定するには、必要な状況(括弧内)をEメールの件名に追加します。 カスタム状況を使用するには、状況名を入力する前に「CS:」を含めます。 例: [CS:新規]。 デフォルトの状況(完了済、有効、延期、キャンセル済)には大文字小文字の区別はありません、ただしカスタム状況にはあります。
Eメールでタスクの状況「完了済」を追加すると、タスクは完了済であるとWrikeに自動的にマーク付けされます。
タスクの重要性
Wrikeでは、Eメールで作成されたタスクに対して、Eメールの優先度と同じ重要性を与えるため、Eメールの優先度を変更してタスクの重要性を更新できます。
コメントを既存のタスクにEメール送信する
コメントを既存のタスクに送信する方法:
- タスクに関する通知Eメールを受信したら、通知Eメールに返信してwrike@wrike.com (またはwrike+taskID@wrike.com)を受信者間で保持します。 WrikeのインテリジェントなEmail Engine™は、署名や反復テキストをカットしメッセージだけをコメントとして追加します。
- タスクに送信しそのコンテンツをコメントとして追加したいEメールがある場合、それをwrike@wrike.comに送信しRe: [フォルダー名]タスクのタイトルを件名1に含めます。 Wrikeが件名にRe:を含むＥメールを受信すると、それはタスクをタイトル別に検索し、コメントをEメール本文からタスクの活動ストリームに追加します。 同じ名前があるいくつかのタスクが指定フォルダー内に見つかった場合、この競合に関するEメールを受信します。 Wrikeでは探しているタスクがフォルダー内に見つからない場合、タスクの一致の有無をチェックするために作業スペース全体を検索します。
- コメントを既存のタスクに追加するために、Eメールをタスクの一意のメールアドレス2に送信する方法もあります。 この場合、WrikeはタスクをID別に検索するため、件名に正しいフォルダーパスを指定することを気にする必要はありません(ただし、件名にテキストを一部追加する必要はあります、件名が完全に空の場合はコメントは追加されません)。
高度な機能
タスクをサブフォルダーにEメール送信する
タスクをフォルダーにEメール送信するのと同様に、タスクをサブフォルダーにＥメール送信できます。 同じ名前があるサブフォルダーがいくつかある場合、フォルダーパスを提供してタスクを正しい場所に置きます。 フォルダーパスを作成するには、親フォルダーすべてをリストアップして、それらをスラッシュで分離して、括弧でそのリストを囲みます。
タスクをいくつかのフォルダーにＥメール送信する
そのためには、タスクを含めたいフォルダー名すべてをリストアップし、フォルダー名をコンマで分離して、フォルダーリストを角括弧で囲みます。 状況を指定しない場合、タスクのワークフローはリストの最初のフォルダーから取得されます。
マイルストーンタスクを作成する
開始日/締め切りを含めずに、締め切りだけを指定します : [MM/DD]。
Ｅメールを介して同僚をコメントにタグ付けする
ほとんどの場合、コメントをＥメールでWrikeに送信すると@メンションは、実行されません。 ただし、誰かがあなたに@メンションすると、あなたはＥメールで応答します、次にあなたの応答はWrikeでコメントとして掲示され、あなたを@メンションした人は、あなたのコメントに自動的に@メンションされます。
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