全Wrikeアカウントのライセンスタイプはすべて電子メールの統合を使用できます。 フォルダー許可が制限されているコラボレーターおよびユーザーは、新規タスクを作成したり、タスクの詳細を編集することができません。
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概要
Wrike特許取得済の電子メールの統合エンジンでは、Eメールから直接的にWrikeタスクに取り組むことができます。次を実行できます: コメントの追加、タスクの状況の更新、タスクの締め切りの設定、その他。
重要な行動項目をWrikeにタスクとして送信すると、あなたおよびあなたのチームは一丸となってタスクに容易に取り組み、すべてを常に１箇所にまとめることができます。 タスクがWrikeに入ると、通知を受信することで、プロジェクトの進捗状況を常に把握できます。
重要な情報
- Eメールを介してタスクを作成または編集するには、Wrikeアカウントに関連付けられているEメールからメッセージを送信する必要があります。
- 件名の冒頭に「RE:」および「FW:」を追加すると、既存のタスクを編集できます。
- 電子メールの統合により、時間当たり最大で２５０のタスクやコメントを作成します。
設定(開始前)
WrikeにEメールを送信するには、電子メールの統合設定にチェックを入れることが重要です。
電子メールの統合を調整する:
- 作業スペースの右上隅のプロフィール画像をクリックします。
- 「プロフィール設定」を選択します。 1
- 「メールアドレス」タブに切り替えます。2
- 「Eメール送信元」で確認しているメールアドレスを確認します。3
- 「アカウントのタスク作成」セクションでアカウントを選択します。 4
- 別のメールアドレスを追加して、複数のEメールからタスクを作成および更新することができます。
このページから、新規タスクが作成されるデフォルトフォルダーを選択することも可能です5、およびタスクをWrikeにメール送信する際に、そのスケジュールを作成できます。 フォルダーや締め切りを指定しない場合、Wrikeはこれらの設定をＥメールで作成されるタスクのデフォルトとして使用します。
タスクをＥメールを介して作成する
タスクをEメールで作成するのは簡単です、次のステップを実行するだけです：
- 件名にタスクのタイトルを入力します。(必須)
- 関連タスクの詳細を追加します。別のタスクの詳細を追加するはオプションです。 タスクが作成されるフォルダー、タスクの締め切り、または状況を指定しない場合、タスクは有効として作成され、Wrikeはデフォルトフォルダー、プロフィールに指定される日付パラメータを適用します。
- 件名をフォーマットします。タスクのタイトルを含めるのとは別に、 件名を使用して次のいずれか、またはすべてを指定できます: タスクが作成されるフォルダー/サブフォルダー、タスクの状況、タスクの開始日、締め切り。 件名をフォーマットするには次を実行します: 情報を任意の順にリストに上げますが、フォルダーのタイトル、開始日、期日、タスクの状況を括弧内に必ず入れてください。例えば、次を入力できます: タスクのタイトル[フォルダのタイトル] [開始日-締め切り] [タスクの状況]。
- Ｅメール受信者を「To」フィールドに追加します。タスクは、Ｅメールが「To」フィールドにリストされているWrikeユーザーに割り当てられます。
- タスクをWrikeに送信します。 この作業については、異なるオプションが少しあります:
- 「wrike@wrike.com」 を「To」や「CC」フィールドに含めます。 「wrike@wrike.com」が唯一の受信者である場合、タスクはあなたに指名されます。
- タスクを同じフォルダーに頻繁にＥメール送信する場合、その一意のメールアドレス(wrike+intoFolderID@wrike.com)を連絡先ブックに追加できます。 次に、そのタスクをそのメールアドレスに直接Ｅメール送信できます。 この場合、フォルダーやプロジェクトの名前を件名に含める必要はありません(「RE」も件名にない場合)。 フォルダーのメールアドレスを見つけるには、「フォルダー情報」1に進み、「パーマリンク」2をクリックして、 「タスクをこのフォルダーに送信するEメール」の下にリストされているメールアドレスをコピーします。
送信をクリックすると、タスクがWrikeに追加されます！
タスクをEメールを介してフォルダーに追加する
タスクをEメールを介して作成している場合、そのタスクを既存のフォルダーに追加したり、新規フォルダーに追加することができます。
タスクを既存のフォルダーに追加する場合: フォルダー名(四角い括弧内)を件名に追加します。 同名のフォルダーやサブフォルダーがいくつかある場合、フォルダーパスを指定してタスクを正しいフォルダーに配置します。 フォルダーパスを作成するには、親フォルダーをすべてリストして、それぞれをスラッシュで区切り、リストの前後に括弧を含めます。 例： [marketing/events/conferences]
フォルダーの一意のメールアドレスを使用して、タスクをそのフォルダーに直接送信することもできます。
タスクを新規フォルダーに追加する場合:新規フォルダー名(四角括弧内)を件名に追加します。 フォルダーがまだない場合、Wrikeは新規フォルダーを作成し、タスクをそのフォルダーに追加します。 新規サブフォルダーにもタスクを作成するには、フォルダーパスを指定してから、新規サブフォルダー名をパスの最後に追加します。 Eメールを介して作成した新規フォルダーは、その親フォルダーにアクセスする人限定で共有され、親フォルダーがない場合は、フォルダーは個人専用になります。 Eメールを介して作成したフォルダーは、Eメール受信者と自動共有されません。
注記フォルダー名は大文字と小文字を区別します。 タスクが正しいフォルダーに追加されることを徹底するには、入力するフォルダー名がEメールを介して作成したタスクを配置したいフォルダー名に完全に一致していることを確認してください。
タスクの詳細をEメールを介して編集する
電子メールの統合により、タスクの作成に留まらず、次に示す様々なタスク詳細の編集や追加をEメールから実行できます:
注記: 1) Eメールを介してタスクの説明フィールドを更新できません 2) 件名が空白のEメールはタスクの更新をトリガーしません。
タスクをEメールを介して指名する
タスクを特定のユーザーに指名する場合メールアドレスを「To」フィールドに含めるだけです。
タスクを再割り当てする場合、新規に指名された人のメールアドレスを「To」フィールドに含めて、「FW:」を件名の最初に追加します。
タスクを共有する
タスクをEメールを介して作成すると、タスクはEメール受信者、およびタスクが追加されているフォルダーで既に共有されている人と共有されます。 タスクが既存のWrikeフォルダーに追加されると、フォルダーをフォローするユーザーが新規に作成されたタスクに関する通知を受信します。
タスクを別のチームメンバーと共有するには彼らのメールアドレスを「CC:」フィールドに追加します。
添付を追加する
ファイルや画像をEメールに添付すると、Wrikeでは添付ファイルから成る当該タスクのリストに表示されます。
タスクのスケジュールを作成する
Eメールの件名に日付を追加しない場合、タスクはプロフィール設定に従って処理されバックログとして設定されるか、今日付けとしてプランニングされます。 1日のタスクの作成としてデフォルト設定する場合に、バックログタスクのスケジュールを作成するには[backlogged]を件名に追加します。
特定の日として、タスクのスケジュールを作成するには開始日時および締め切りをEメールの件名に追加します。 開始日時および終了日時を必ずMM/DD形式(または日付形式設定に応じてDD/MM)で設定し、日付を括弧で囲みます: [MM/DD-MM/DD]。 タスクは現在の年度で自動的にスケジュール作成されますが、次年度のタスクのスケジュールも作成可能です。 そのためには、次の形式を使用します: 日付形式設定に応じて[MM/DD/YY-MM/DD/YY] または [DD/MM/YYYY-DD/MM/YYYY] )。
タスクのスケジュール変更を行う場合、Eメールの件名にRE:を必ず含めてから、次の形式を使用して開始日時および締め切りを指定します: [MM/DD-MM/DD] (または別の日付形式をアカウントに設定している場合はDD/MM)。
注記 Wrikeプロフィールのメールアドレスの「タスクのタイプ」セクションからオプション「今日1日のタスクスケジュール」を選択すると、Eメールを介して作成したタスクが、それらの送信者に自動的に指名されます。
タスクの状況
Eメールを介して送信されたタスクの状況を指定しない場合、それらはデフォルトで有効として作成されます。 Business/Enterpriseのユーザーについては、タスクの状況が指定されない(また、タスクがカスタムワークフローがあるフォルダーに作成される)場合、そのタスクにはそのカスタムワークフローから最初の有効な状況が指名されます。
タスクの状況を変更または指定するには、必要な状況を(括弧内)Eメールの件名に追加します。 カスタム状況を使用するには、状況名を入力する前に「CS:」を含めます。 例: [CS:新規]。 デフォルトの状況(完了済、有効、延期、キャンセル済)は、大文字と小文字が区別されません、ただしカスタム状況は区別されます。
Eメールを介してタスク状況「完了済」を追加すると、Wrikeではそのタスクは完了済として自動的にマークされます。
タスクの重要性
Wrikeでは、Eメールを介して作成したタスクには、Eメールの優先度と同じ重要性が与えられます、そのためEメールの優先度を変更することでタスクの重要性を更新できます。
コメントを既存のタスクにEメール送信する
コメントを既存のタスクに送信する方法は次の通りです:
- タスクに関する通知Eメールを受信したら、通知Eメールに返信してwrike@wrike.com (またはwrike+taskID@wrike.com)を受信者間で保持します。 WrikeのインテリジェントなEmail Engine™は、署名や反復テキストをカットしメッセージだけをコメントとして追加します。
- タスクを送信しそのコンテンツをコメントとして追加したいEメールがある場合、それをwrike@wrike.comに送信しRe: [フォルダー名]タスクのタイトルを件名1に含めます。 Wrikeが件名にRe:を含むＥメールを受信すると、それはタスクをタイトル別に検索し、コメントをEメール本文からタスクのアクティビティストリームに追加します。 同じ名前があるいくつかのタスクが指定フォルダー内に見つかった場合、この競合に関するEメールを受信します。 Wrikeでは探しているタスクがフォルダー内に見つからない場合、タスクの一致の有無をチェックするために作業スペース全体を検索します。
- コメントを既存のタスクに追加するために、Eメールをタスクの一意のメールアドレス2に送信する方法もあります。 この場合、WrikeはタスクをID別に検索するため、件名に正しいフォルダーパスを指定することを気にする必要はありません(ただし、件名にテキストを一部追加する必要はあります、件名が完全に空の場合はコメントは追加されません)。
高度な機能
タスクをサブフォルダーにEメール送信する
タスクをフォルダーにEメール送信するように、タスクをサブフォルダーにEメール送信できます。 同じ名前のサブフォルダーがいくつかある場合、フォルダーパスを設定してタスクを正しい場所に配置します。 フォルダーパスを作成するには、親フォルダーをすべてリストし、それぞれをスラッシュで区切り、リストの前後を括弧で囲みます。
タスクをいくつかのフォルダーにＥメール送信する
そのためには、タスクに含めたいフォルダー名をすべてリストして、フォルダー名をコンマで区切り、必ず四角い括弧でフォルダーリストの前後を囲みます。 状況を指定しないと、タスクのワークフローがリストの最初のフォルダーから取得されます。
マイルストーンタスクを作成する
開始日時および締め切りを含めるのではなく、締め切りだけを指定します: [MM/DD]。
Ｅメールを介して同僚をコメントにタグ付けする
Eメールを介してコメントをWrikeに送信すると、ほとんどの場合@メンションは完了されません。 ただし、誰かがあなたに@メンションし、あなたがEメールで返信すると、その返信がWrikeのコメントとして掲載され、あなたに@メンションした人がコメントに自動的に@メンションされます。
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