全Wrikeアカウントのライセンスタイプはすべて電子メールの統合を使用できます。 フォルダー許可が制限されているコラボレーターおよびユーザーは、新規タスクを作成したり、タスクの詳細を編集することができません。
概要
Wrike特許取得済のEメールの統合エンジンでは、Eメールから直接的にWrikeタスクに取り組むことができます。次を実行できます: コメントの追加、タスクの状況の更新、タスクの締め切りの設定、その他。
重要な行動項目をWrikeにタスクとして送信すると、あなたおよびあなたのチームは一丸となってタスクに容易に取り組み、すべてを常に１箇所にまとめることができます。 タスクがWrikeに入ると、通知を受信することで、プロジェクトの進捗状況を常に把握できます。
重要な情報
- Eメールを介してタスクを作成または編集するには、Wrikeアカウントに関連付けられているEメールからメッセージを送信する必要があります。
- 件名の冒頭に「RE:」および「FW:」を追加すると、既存のタスクを編集できます。
- 電子メールの統合により、時間当たり最大で２５０のタスクやコメントを作成します。
設定(開始前)
WrikeにEメールを送信するには、Eメールの統合設定にチェックを入れることが重要です。
Eメールの統合設定を調整する
- ワークスペースの右上隅のプロフィール画像をクリックします。
- 「プロフィールの表示」を選択します。1
- 「Eメールアドレス」タブをクリックします。2
- 「タスクをアカウントで作成する」セクション3でアカウントを選択します。
- 別のEメールアドレスを追加して、複数のEメールからタスクの作成および更新ができるようにします。
このページからは、タスクをWrike5にEメール送信する際に、新規タスクが作成され4、タスクのスケジュールが作成されるデフォルトのフォルダも選択できます。 フォルダや締め切りを指定しない場合、Wrikeはこれらの設定をＥメールで作成されるタスクのデフォルトとして使用します。
タスクをＥメールを介して作成する
Ｅメールを介してタスクを作成するのは簡単です、次のステップを実行するだけです:
- 件名にタスクのタイトルを入力します。(必須)
- 関連タスクの詳細を追加します。別のタスクの詳細を追加するはオプションです。 タスクが作成されるフォルダ、タスクの締め切り、または状況を指定しない場合、タスクは有効として作成され、Wrikeはデフォルトフォルダー、プロフィールに指定される日付パラメータを適用します。
- 件名をフォーマットします。タスクのタイトルを含めるのとは別に、 件名を使用して次のいずれか、またはすべてを指定できます: タスクが作成されるフォルダ/サブフォルダ、タスクの状況、タスクの開始日、締め切り。 件名をフォーマットするには次を実行します: 情報を任意の順にリストに上げますが、フォルダのタイトル、開始日、期日、タスクの状況を括弧内に必ず入れてください。例えば、次を入力できます: タスクのタイトル[フォルダのタイトル] [開始日-締め切り] [タスクの状況]。
- Ｅメール受信者を「To」フィールドに追加します。タスクは、Ｅメールが「To」フィールドに記されているWrikeユーザーに割り当てられます。
- タスクをWrikeに送信します。 この作業については、異なるオプションが少しあります:
- 「wrike@wrike.com」 を「To」や「CC」フィールドに含めます。 「wrike@wrike.com」が唯一の受信者である場合、タスクはあなたに割り当てられます。
- タスクを同じフォルダに頻繁にＥメール送信する場合、その一意のＥメールアドレス(wrike+intoFolderID@wrike.com)を連絡先ブックに追加できます。 次に、そのタスクをそのＥメールアドレスに直接Ｅメール送信できます。 この場合、フォルダやプロジェクトの名前を件名に含める必要はありません(「RE」も件名にない場合)。 フォルダのEメールアドレスを見つけるには、「フォルダ情報」1に進み、「パーマリンク」2をクリックして、 「タスクをこのフォルダに送信するEメール」の下にあるEメールアドレスをコピーします。
送信をクリックすると、タスクが Wrikeに追加されます！
タスクをEメールを介してフォルダに追加する
タスクをEメールを介して作成している場合、そのタスクを既存のフォルダに追加したり、新規フォルダに追加することができます。
タスクを既存のフォルダに追加する: フォルダ名(角括弧内)を件名に追加します。 同じ名前のフォルダやサブフォルダが幾つかある場合、フォルダパスを指定してタスクを正しいフォルダに配置します。 フォルダパスを作成するには、親フォルダをすべてリストに入れて、それぞれをスラッシュで分離し、リストの周りに括弧を含めます。 例: [marketing/events/conferences]
フォルダの一意のEメールアドレスを使用してタスクをそのフォルダに直接送信することもできます。
タスクを新規フォルダに追加する:新規フォルダ名(角括弧)を件名に追加します。 フォルダがまだ存在しない場合、Wrikeは新規フォルダを作成し、タスクをそのフォルダに追加します。 新規サブフォルダにタスクを作成するために、フォルダパスを指定し、新規サブフォルダ名をそのパスの最後に追加することもできます。 Eメールを介して作成される新規フォルダは、その親フォルダにアクセスする人とのみ共有されます、親フォルダがない場合は、そのフォルダは専用です。 Eメールを介して作成されるフォルダは、Eメール受信者と自動的に共有されません。
注記そのフォルダ名には大文字小文字の区別があります。 タスクが正しいフォルダに確実に追加されるように、入力するフォルダ名がEメールを介したタスクが作成されるフォルダ名に完全に一致していることを確かめてください。
タスクの詳細をEメールを介して編集する
Eメールの統合では、タスクの作成に留まらず、様々なタスクの詳細をEメールから直接的に編集したり追加することができます。
注記タスクの説明フィールドはEメールを介して更新できません。
タスクをEメールを介して割り当てる
タスクを特定のユーザーに割り当てる彼らのEメールアドレスを「To」フィールドに含めるだけです。
タスクを再度割り当てるには、新しい担当者のEメールアドレスを「To」フィールドに含めて、「FW:」を件名の冒頭に追加します。
タスクを共有する
Eメールを介してタスクを作成すると、そのタスクはEメール受信者およびタスクが追加されているフォルダで既に共有している人と共有されます。 タスクが既存のWrikeフォルダに追加されると、フォルダをフォローするユーザーは新たに作成されたタスクに関する通知を受信します。
タスクを別のチームメンバーと共有するには彼らのEメールアドレスを「CC:」フィールドに追加します。
添付を追加する
ファイルや画像の添付をEメールに含めると、それらはWrikeのタスクの添付ファイルリストに表示されます。
タスクのスケジュールを作成する
日付をEメールの件名に追加しない場合、タスクはプロフィール設定に従って処理され、バックログまたは今日の予定として設定されます。 デフォルトで１日のタスクを作成するよう設定されている場合、バックログタスクのスケジュールについては[backlogged]を件名に追加することで作成できます。
特定の日付のタスクのスケジュールも開始日および期日をEメールの件名に追加することで作成できます。 開始日および終了日をMM/DD形式(またはDD/MM、お使いの日付形式設定に応じて)に設定して、日付を次の括弧で囲みます: [MM/DD-MM/DD]。 タスクのスケジュールは現在の年度に応じて自動作成されますが、以降の年度に応じたタスクのスケジュールも作成できます。 そのためには、次の形式を使用します: [MM/DD/YY-MM/DD/YY] または [DD/MM/YYYY-DD/MM/YYYY] お使いの日付形式 設定に応じて)。
タスクのスケジュールを変更するには、Eメールの件名にRE:が含まれていることを確認してから、次の形式を使用して開始日および期日を指定します: [MM/DD-MM/DD] (または、アカウントに別の日付形式を設定している場合はDD/MM)。
注記 WrikeプロフィールのEメールアドレスタブの「タスクのタイプ」からオプション「今日の1日タスクスケジュール」を選択すると、Eメールで作成されたタスクはそれらを送信した人に自動的に割り当てられます。
タスクの状況
Eメールで送信されたタスクの状況を指定しない場合、それらはデフォルトで有効として作成されます。 Business/Enterpriseユーザーの場合、タスクの状況が指定されないと(およびタスクがカスタムワークフローにおいてフォルダに作成される)、タスクにはそのカスタムワークフローから最初の有効な状況が割り当てられます。
タスクの状況を変更または指定するには、必要な状況(括弧内)をEメールの件名に追加します。 カスタムステータスを使用するには、状況名を入力する前に「CS:」を含めます。 例: [CS:新規]。 デフォルトの状況(完了済、有効、延期、キャンセル済)には大文字小文字の区別はありません、ただしカスタムステータスにはあります。
Eメールでタスクの状況「完了済」を追加すると、タスクは完了済であるとWrikeに自動的にマーク付けされます。
タスクの重要性
Wrikeでは、Eメールで作成されたタスクに対して、Eメールの優先度と同じ重要性を与えるため、Eメールの優先度を変更してタスクの重要性を更新できます。
コメントを既存のタスクにEメール送信する
コメントを既存のタスクに送信する方法:
- タスクに関する通知Eメールを受信したら、通知Eメールに返信してwrike@wrike.com (またはwrike+taskID@wrike.com)を受信者間で保持します。 WrikeのインテリジェントなEmail Engine™は、署名や反復テキストをカットしメッセージだけをコメントとして追加します。
- タスクを送信しそのコンテンツをコメントとして追加したいEメールがある場合、それをwrike@wrike.comに送信しRe: [フォルダ名]タスクのタイトルを件名1に含めます。 Wrikeが件名にRe:を含むＥメールを受信すると、それはタスクをタイトル別に検索し、コメントをEメール本文からタスクのアクティビティストリームに追加します。 同じ名前があるいくつかのタスクが指定フォルダ内に見つかった場合、この競合に関するEメールを受信します。 Wrikeでは探しているタスクがフォルダ内に見つからない場合、タスクの一致の有無をチェックするためにワークスペース全体を検索します。
- コメントを既存のタスクに追加するために、Eメールをタスクの一意のEメールアドレス2に送信する方法もあります。 この場合、WrikeはタスクをID別に検索するため、件名に正しいフォルダパスを指定することを気にする必要はありません(ただし、件名にテキストを一部追加する必要はあります、件名が完全に空の場合はコメントは追加されません)。
高度な機能
タスクをサブフォルダにEメール送信する
タスクをフォルダにEメール送信するのと同様に、タスクをサブフォルダにＥメール送信できます。 同じ名前があるサブフォルダがいくつかある場合、フォルダパスを提供してタスクを正しい場所に置きます。 フォルダパスを作成するには、親フォルダすべてをリストアップして、それらをスラッシュで分離して、括弧でそのリストを囲みます。
タスクをいくつかのフォルダにＥメール送信する
そのためには、タスクを含めたいフォルダ名すべてをリストアップし、フォルダ名をコンマで分離して、フォルダリストを角括弧で囲みます。 状況を指定しない場合、タスクのワークフローはリストの最初のフォルダから取得されます。
マイルストーンタスクを作成する
開始日/期日を含めずに、期日だけを指定します : [MM/DD]。
Ｅメールを介して同僚をコメントにタグ付けする
ほとんどの場合、コメントをＥメールでWrikeに送信すると@メンションは、実行されません。 ただし、誰かがあなたに@メンションすると、あなたはＥメールで応答します、次にあなたの応答はWrikeでコメントとして掲示され、あなたを@メンションした人は、あなたのコメントに自動的に@メンションされます。
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