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カスタムワークフローに承認を追加

テーブル 61. 利用可能

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概要

アカウント管理者は、承認をカスタムワークフローに追加できます。

次の場合に、承認をワークフローに追加します:

  • ステータスが変更された場合に、タスク、フォルダー、プロジェクトに承認を自動作成する。

  • 承認者の決定に基づいて、タスク/プロジェクトのステータスの変化を事前に定義する。

  • ステータス変更時に、ファイルを承認に追加する。

補足事項

カスタムワークフロー設定を使用して設定された自動化によって承認が作成された場合、手動でステータスを変更すると、承認が取り消されます。

承認をワークフローに追加する

  1. 右上隅のプロフィール画像をクリックします。

  2. ドロップダウンから設定を選択します。

  3. 左側のパネルでワークフロー 1 をクリックします。

  4. 承認を追加する、または承認を新規に作成するワークフローを選択します。

  5. 承認を追加するステータスをクリックします。

  6. 承認を追加をクリックします。 2

    workflow-approval-1.png
  7. 次に実行できること:

    1. 選択したステータスでタスク/プロジェクトの承認者を選択します。 3 タスク/プロジェクトのステータスが選択したものに変更されると、承認が自動作成され、承認者が選定されます。

    2. ステータスの変更時に、タスクの作成者をタスク承認者として指名します。 4

    3. 作成された承認の期限を設定します。 5 ここでは承認プロセスを完了する日数を入力できます。 ステータスが変更された日と同じ日にタスク/プロジェクトを承認する必要がある場合は、このフィールドに0日と入力します。

    4. すべての承認者が決定を下したら、この承認を自動的に終了するよう選択します。 6

    5. タスク/プロジェクトが承認または拒否された場合のステータスの自動変更を設定します。 7

  8. ファイルの承認を使用できるアカウントは、ステータス変更時に承認するファイルを追加で選択することもできます。 8 次の3つのオプションがあります:

    1. すべてのファイルを自動的に追加する。 タスク/プロジェクトからの全添付ファイルが承認に追加されます。

    2. 前の承認からファイルを追加する。 前の承認からのファイルが新規に追加され、ステータス変更時に立ち上がります。

    3. ファイルの選択が必要。 ステータスの変更後に、承認するファイルの選択が求められます。

  9. また、 ファイルの承認を使用できるアカウントでは、ファイルのみを承認するように選択することも可能です。 9 これにより、追加でタスク、フォルダー、プロジェクトの承認を開始することなく、ファイルの承認が開始されます。

  10. ステータスウィンドウを閉じます。

  11. 右上隅の保存をクリックします。

approval-workflow-2.png

ステータスが変更されると、承認プロセスが自動的に立ち上がり、承認者全員が受信トレイに通知を受信します。 新規記録が承認履歴、タスクやプロジェクトのストリームに追加され、ステータスは自動的に変更されます(上記ステップ7で設定されている場合)。 承認が完了しないとステータスが変更されないことに注意してください。

補足事項

ファイルの選択が必要な状態でステータス変更時に承認を開始するように選択した場合、タスクビュー以外のビューでステータスを変更すると、承認下書きのみが作成され、起動しません。 承認を開始したユーザーと承認担当者は、ファイルを承認に追加する必要があることを通知するメールを受信トレイに受信します。

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