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Comunicazione per email con utenti estranei a Wrike

Tabella 53. Disponibilità - Piani legacy


Descrizione generale

Si tratta di una funzionalità nativa di integrazione di email che consente agli utenti di Wrike del tuo account di comunicare con persone esterne a Wrike, ricevendo e inviando email direttamente dalle attività di Wrike a indirizzi email esterni. In questo modo puoi collaborare ad attività con richiedenti esterni senza la necessità di aggiungerli al tuo account di Wrike, evitando di cambiare indirizzo email per inviare aggiornamenti.

Per iniziare a utilizzare questa funzionalità, imposta i tuoi moduli di richiesta esterni su consenti comunicazione per email. Nelle attività create da tali moduli di richiesta gli utenti di Wrike potranno comunicare con richiedenti esterni per email e viceversa. Un ulteriore vantaggio dei moduli di richiesta è che promuovono l'assunzione di lavoro strutturato riducendo il viavai di comunicazioni per email per raccogliere tutte le informazioni necessarie.

Nota

Le email non sono visibili nel flusso globale e nella vista flusso. Inoltre, le email non sono supportate nelle app mobili di Wrike.

Configurazione dei moduli di richiesta per consentire la comunicazione per email

Gli amministratori dello spazio di lavoro possono creare e modificare i moduli di richiesta nello spazio di lavoro che gestiscono. I proprietari e gli amministratori di account possono creare e modificare tutti i moduli di richiesta dell'account. Negli account Enterprise tale autorizzazione può essere limitata per gli amministratori di account.

Se hai già impostato i tuoi moduli di richiesta esterni per raccogliere nomi e email di utenti, nelle attività create da tali moduli a partire dall'inizio di marzo 2022, avrai già la possibilità di inviare email a richiedenti esterni.

Se la possibilità di raccogliere nomi e email non è abilitata, dovrai modificare le impostazioni per consentire la comunicazione per email in attività create dai moduli di richiesta. Per farlo:

Email_Communication_With_Non-Wrike_Users_-_Adjust_Request_Form.png
  1. Inizia modificando un modulo di richiesta esistente oppure creane uno nuovo.

  2. A destra, in Impostazioni di accesso, seleziona la casella Attiva il link pubblico 1.

  3. Poi seleziona la casella Aggiungi campi di nome e email che compare 2.

  4. Fai clic su Pubblica se si tratta di un nuovo modulo di richiesta oppure su Salva se stai modificando un modulo esistente 3.

Ora, per le attività che creerai da questo modulo di richiesta, potrai inviare un'email direttamente dalla sezione dei commenti.

Come funziona per gli utenti di Wrike

Tutti gli utenti, eccetto gli utenti esterni e i collaboratori, possono inviare email a richiedenti esterni dai commenti delle attività a cui hanno accesso, a meno che non ci siano restrizioni per ruolo di accesso.

Nota

Negli account Enterprise, i tipi di utenti che possono utilizzare questa funzionalità possono essere differenti in base alle configurazioni dei tipi di utenti.

Email_Communication_With_Non-Wrike_Users_-_How_it_works_for_users_inside_Wrike.png

Dopo aver inviato il modulo di richiesta esterno, riceverai una nuova attività in Wrike. Questa attività disporrà dell'opzione Invia email al richiedente 1. Per inviare un'email da Wrike, seleziona questa opzione quando invii un commento nell'attività.

Nota

La comunicazione per email è disponibile solo negli elementi di lavoro creati da moduli di richiesta esterni per i quali è impostato consenti comunicazione per email. Gli elementi di lavoro supportati sono i seguenti:

In alternativa, basta fare clic sull'icona di risposta dei commenti nell'attività. Se rispondi a un commento aggiunto dall'email di un richiedente esterno, l'opzione Invia email al richiedente verrà selezionata automaticamente. Se rispondi a un commento aggiunto da un'email inviata al richiedente, la risposta sarà un commento interno a Wrike che inizia con la @menzione dell'utente che ha inviato l'email da Wrike.

Nota

È possibile inviare allegati in email da Wrike se le dimensioni totali degli allegati non superano i 25 MB.

Ricorda che dopo aver inviato un allegato a un richiedente esterno pe remail, Wrike non può più controllare chi dispone di accesso.

Pertanto, il richiedente riceve un'email e risponde ad essa dal proprio client di posta. Tale catena di email viene aggiunta all'attività originale di Wrike come commento. Gli assegnatari dell'attività riceveranno solo notifiche nella posta in arrivo sulle nuove email ricevute in Wrike. La notifica viene inviata dal bot di Wrike. Anche gli assegnatari e i follower ricevono le notifiche per email.

Se aggiungi un commento all'attività senza selezionare Invia email al richiedente, tale commento non sarà disponibile per richiedenti esterni a Wrike.

Come funziona per richiedenti esterni

Quando si invia il modulo di richiesta esterno, viene chiesto al richiedente di indicare il suo nome e indirizzo email. Dopo aver inviato il modulo, il richiedente riceve un'email di conferma con il numero della richiesta generato automaticamente. Tale numero corrisponde all'ID dell'attività creata in Wrike.

Email_AutoReply.png

Nota

L'email di conferma e tutte le comunicazioni per email successive vengono inviate al richiedente da wrike@wrike.com. Questo indirizzo email non può essere modificato.

Inoltre, gli utenti non possono rispondere all'email di conferma. Possono rispondere alla seguente email della catena.

Quando un utente di Wrike invia un'email di risposta alla richiesta, il richiedente può semplicemente rispondere all'email. La sua risposta verrà aggiunta come commento all'attività di Wrike.

Domande frequenti

È possibile modificare l'indirizzo email dell'utente esterno o aggiungere destinatari all'email?

No, a causa delle restrizioni di sicurezza, è impossibile modificare l'indirizzo email del richiedente o aggiungere ulteriori destinatari, CC o BCC. Wrike può inviare email solo da un indirizzo email di Wrike a coloro che hanno accettato. Gli utenti di Wrike e quelli che inviano richieste esterne accettano i nostri termini e condizioni. Per questo è possibile inviare email solo all'indirizzo email del richiedente originale.

È possibile modificare l'oggetto dell'email?

Sì, puoi modificare l'oggetto dell'email facendo clic su di esso quando crei una nuova risposta per email in Wrike. Tieni presente che modificando l'oggetto dell'email si avvia una nuova catena di email.

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