Passo 4: Integrazione del team (per gestori di account)

Quando inviti il team all'area di lavoro, pianifica una riunione per presentare Wrike al team e spiegare l'importanza del lancio.

Sii pronto a ricevere feedback e rispondi a tutte le domande e le obiezioni che potrebbero sorgere durante la riunione. Se hai bisogno di aiuto, puoi inoltrare le domande al nostro team di assistenza oppure rivolgerti ai nostri consulenti per ottenere delle spiegazioni personalizzate su Wrike. È una buona idea registrare la sessione per condividerla con i membri del team che non hanno potuto partecipare o con eventuali nuovi arrivati in futuro.

Di seguito alcune delle principali domande possibili:

1. “Cosa ci guadagno?”

Si tratta di una delle principali domande a cui rispondere per provare il valore di Wrike. È importante chiarire a tutti i membri del team in che modo saranno aiutati da Wrike nelle loro attività quotidiane in confronto agli strumenti utilizzati in precedenza, come le email e i fogli di calcolo. Condividi i motivi per l'implementazione di Wrike e alcune idee su come verranno modificati i processi.

I nostri clienti spesso elencano questi benefici (ma devi provare a identificare dei valori unici per il tuo team):

2. “Come funziona Wrike?”

La buona notizia è che non tutti hanno bisogno di essere degli esperti in Wrike. Sebbene i responsabili dovranno apprendere funzionalità di Wrike più avanzate, alla maggior parte dei membri del team basterà conoscere i fondamenti di Wrike:

3. “Dove posso ottenere ulteriori informazioni?”

Offriamo percorsi di apprendimento per ciascun ruolo in tutti i nostri materiali formativi, tra cui:

Ora sei pronto per invitare utenti al tuo account. Il modo più semplice è utilizzare il pulsante + verde che si trova accanto alla tua immagine del profilo e selezionare Invita. Puoi invitare utenti anche dalla scheda gestione account nel menu di navigazione a sinistra oppure facendo clic sulle icone Condiviso con.

Nella scheda Gestione account, puoi specificare il ruolo dell'utente:

Il passo successivo è concedere i diritti di amministratore agli specialisti del tuo account. Gli amministratori di abbonamenti Business ed Enterprise possono creare gruppi di utenti per gestire gli utenti in modo più efficiente.

Anche se il tuo team sa tutto di Wrike, i nuovi arrivati all'inizio potrebbero sentirsi persi. Di seguito troverai alcuni modi per farli sentire a proprio agio:

Se il tuo team accoglie spesso nuovi membri, potrebbe essere utile creare un progetto con un modello di integrazione o un blueprint. Inserisci in esso link e regole utili per utilizzare Wrike e duplicalo per ciascun nuovo membro del team.

Indicare la destinazione

Il cambiamento è più semplice quando si sa dove si va e perché ne vale la pena. Creare una “cartolina della destinazione” che chiarisca alla Guida (motivi razionali) e motivi l'Elefante (motivi emotivi). Qui possono essere utili degli obiettivi SMART. Ad esempio:

Sceneggiare le mosse decisive

Dividi il percorso verso la destinazione in piccoli, semplici passi e fornisci istruzioni estremamente chiare su cosa fare ad ogni passo. In questo modo si eviterà che la Guida resti bloccata sulla decisione: quando si presentano diverse opzioni, preferirà quella predefinita. Ad esempio, i membri del tuo team potrebbero dubitare della necessità di creare un'attività o un progetto in Wrike per lanciare una nuova iniziativa. Alla fine potrebbero decidere di inviare un'email come facevano prima.

La soluzione consiste nel creare delle “Regole di Wrike” che ne descrivano dettagliatamente l'utilizzo: “Quando inizi a lavorare a un'attività, cambiane lo stato in “In corso” oppure “Se hai una domanda per il proprietario di un'attività, lascia un commento nell'attività e @menziona il proprietario dell'attività”.

Seguire i punti di forza

Concentrati su quello che già funziona bene invece che sui problemi esistenti:

Trovare il sentimento

Sapere qualcosa non è sufficiente a causare un cambiamento. È necessario che le persone provino delle emozioni:

Minimizzare il cambiamento

Suddividi il cambiamento fino a quando non spaventa più l'Elefante. “Spostiamo tutto il nostro lavoro su Wrike” potrebbe sembrare un po' troppo impegnativo. Prova a ridurre il tiro e aiuta il tuo team a fare il primo passo.

Ad esempio, potresti iniziare lanciando con Wrike un progetto semplice, come “Organizzare una festa per il team”, poi assegna attività e fai collaborare il tuo team. In questo modo, il team può avere un rapido assaggio di Wrike e festeggiare il successo durante la festa organizzata.

Far crescere le persone

Coltiva un senso di identità e infondi una mentalità di crescita. Un'opzione è rendere Wrike un vantaggio competitivo per il tuo team perché lo rende più efficiente e tecnologicamente all'avanguardia. Se il team accetta questa posizione, sarà più desideroso di utilizzare Wrike perché si sentirà più orgoglioso del suo lavoro.

Una delle caratteristiche della mentalità di crescita è quella di considerare il fallimento: ascolta il feedback del tuo team su Wrike e analizza gli ostacoli e i blocchi. In base a questo, ottimizza il modo in cui usare Wrike.

Ottimizzare l'ambiente

L'Elefante tende a seguire il percorso opponendo meno resistenza. Gli ambienti ottimizzati con ostacoli minimi fanno rispettare il comportamento corretto e prevengono le cattive abitudini. Di seguito riportiamo alcuni suggerimenti su come rendere il viaggio più semplice:

Costruire abitudini

Quando il comportamento è abituale non è necessario nessuno sforzo da parte della Guida. L'abitudine di utilizzare Wrike ogni giorno è essenziale per avere successo utilizzando lo strumento. Se il team non crea i report sugli aggiornamenti, mancheranno informazioni importanti sull'avanzamento del lavoro. Nella sezione successiva riportiamo una checklist con abitudini di Wrike utili.

Cerca il modo di incoraggiare le abitudini:

Radunare il gregge

Il comportamento è contagioso. Fai in modo che si diffonda.