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Gestire spazi di lavoro (per gli amministratori dello spazio di lavoro)

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Descrizione generale

Gli amministratori di uno spazio di lavoro sono i membri di uno spazio di lavoro con diritti estesi. Al contrario dei membri regolari dello spazio di lavoro, gli amministratori possono modificare i segnalibri, le impostazioni e l'elenco degli utenti dello spazio di lavoro in base alle autorizzazioni di cui dispongono nello spazio di lavoro.

Tieni presente che, quando diventi amministratore di uno spazio di lavoro, non ottieni automaticamente gli stessi diritti degli amministratori di account. Nello stesso modo, se un amministratore di account ha accesso ad uno spazio di lavoro esclusivamente come membro regolare, non avrà la possibilità di modificare lo spazio di lavoro.

Per scoprire come possono interagire i membri dello spazio di lavoro con quest'ultimo e come creare uno spazio di lavoro, consulta la pagina Descrizione generale degli spazi di lavoro.

Informazioni importanti

  • Ogni spazio di lavoro può disporre di un numero illimitato di amministratori e membri.
  • Ogni spazio di lavoro deve avere almeno un amministratore dello spazio di lavoro.

Assegnare il ruolo di amministratore dello spazio di lavoro

I creatori e gli amministratori di uno spazio di lavoro possono assegnare il ruolo di amministratore dello spazio di lavoro ad altri utenti. Gli utenti esterni e i collaboratori non possono essere amministratori dello spazio di lavoro.

Selezionare amministratori durante la creazione dello spazio di lavoro

Quando crei uno spazio di lavoro vieni designato automaticamente come amministratore dello spazio di lavoro. Puoi aggiungere altri amministratori durante la creazione dello spazio di lavoro:

  1. Nella finestra di creazione dello spazio di lavoro, fai clic sul campo di ricerca nella sezione “Membri” e seleziona un utente dall'elenco.
  2. Se non vedi qualcuno nell'elenco: comincia a scriverne il nome e selezionalo quando compare.
  3. Fai clic sul nome dell'utente per aggiungerlo allo spazio di lavoro.
    Nel menu a discesa a destra del nome dell'utente, modifica il ruolo dell'utente ad amministratore.
  4. Fai clic su “Crea”.

Aggiungere un altro amministratore ad uno spazio di lavoro esistente

Come amministratore dello spazio di lavoro, puoi assegnare il ruolo di amministratore a membri dello spazio di lavoro. Per farlo:

  1. Fai clic sul nome dello spazio di lavoro sul pannello di navigazione a sinistra.
  2. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio che si trova nell'angolo superiore destro.
  3. Seleziona “Impostazioni”.
  4. Ripeti i passi da 1 a 4 descritti in precedenza.
  5. Fai clic su “Salva” nell'angolo inferiore sinistro.

Modificare le configurazioni dello spazio di lavoro

Come amministratore dello spazio di lavoro, puoi rinominare uno spazio di lavoro o cambiarne la configurazione.

  1. Fai clic sul nome di uno spazio di lavoro sul pannello di navigazione a sinistra.
  2. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio che si trova nell'angolo superiore destro.
  3. Seleziona “Impostazioni”.
  4. Dalla finestra popup puoi:
    • Rinominare lo spazio di lavoro.
    • Modificare uno spazio di lavoro a privato o pubblico.
    • Modificare i flussi di lavoro predefiniti e consigliati.
    • Invitare e rimuovere membri.
    • Se il tuo account è di un abbonamento Business o superiore, puoi impostare i ruoli di accesso per membri e gruppi.
  5. Fai clic su “Salva”.

🔥Suggerimento di Wrike! Esiste un altro modo di aprire le configurazioni dello spazio di lavoro: fai clic con il tasto destro del mouse sul nome dello spazio di lavoro nel pannello di navigazione a sinistra e seleziona “Impostazioni” dal menu.

Impostare flussi di lavoro predefiniti e consigliati

Come amministratore di uno spazio di lavoro, puoi selezionare i relativi flussi di lavoro predefiniti e consigliati. Questa opzione è disponibile solo se il tuo account è di un abbonamento Business o superiore.

Flusso di lavoro predefinito per lo spazio di lavoro

Quando imposti il flusso di lavoro predefinito:

  • Viene applicato a cartelle e progetti nuovi creati nello spazio di lavoro.
  • Le nuove attività create nello spazio di lavoro ottengono automaticamente il primo stato dal gruppo attivo del flusso di lavoro impostato.

Nota: puoi impostare solo un flusso di lavoro predefinito per ogni spazio di lavoro.

Per impostare il flusso di lavoro predefinito:

  1. Fai clic con il tasto destro del mouse sul nome di uno spazio di lavoro nel pannello di navigazione a sinistra.
  2. Passa il puntatore del mouse su “Modifica flusso di lavoro”* per visualizzare l'elenco dei flussi di lavoro disponibili.
  3. Fai clic sul flusso di lavoro che vuoi impostare come predefinito per lo spazio di lavoro.

*Se il tuo account è Business o superiore ma non vedi l'opzione “Modifica flusso di lavoro” nel menu, significa che nell'account non ci sono flussi di lavoro personalizzati. Puoi visitare la nostra pagina flussi di lavoro personalizzati per sapere come crearne uno.

🔥Suggerimento di Wrike! Puoi impostare un flusso di lavoro predefinito diverso per le cartelle e i progetti che si trovano nello spazio di lavoro. Per farlo, comincia facendo clic con il tasto destro del mouse sulla cartella o progetto nel pannello di navigazione a sinistra, quindi segui i passi 2-3 descritti in precedenza.

Flussi di lavoro consigliati per lo spazio di lavoro

Quando imposti un flusso di lavoro raccomandato:

  • I membri dello spazio di lavoro vedranno i flussi di lavoro raccomandati sotto l'elenco degli stati quando modificano lo stato di un'attività nello spazio di lavoro o in una delle sue cartelle o progetti. Vedranno tutti gli altri flussi di lavoro sotto l'opzione del menu “Altro”.

Tieni presente che non puoi impostare un flusso di lavoro consigliato per il tuo spazio di lavoro personale.

Per impostare un flusso di lavoro consigliato:

  1. Fai clic sul nome di uno spazio di lavoro sul pannello di navigazione a sinistra.
  2. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio che si trova nell'angolo superiore destro.
  3. Seleziona “Impostazioni”.
  4. Passa alla scheda “Flussi di lavoro”.
  5. Comincia a scrivere il nome del flusso di lavoro e selezionalo dall'elenco quando compare.

Invitare utenti a uno spazio di lavoro

Come amministratore di uno spazio di lavoro, puoi invitare altri utenti dell'account allo spazio di lavoro. Tieni presente che non è possibile invitare utenti ad uno spazio di lavoro personale.

  1. Seleziona uno spazio di lavoro dal pannello di navigazione a sinistra.
  2. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio che si trova nell'angolo superiore destro.
  3. Seleziona “Impostazioni”.
  4. Fai clic sul campo di ricerca nella sezione “Membri” e seleziona un utente dall'elenco. Se non vedi qualcuno: comincia a scriverne il nome e selezionalo quando compare.
  5. Se il tuo account è di un abbonamento del piano Business o superiore, puoi modificare il ruolo di accesso dell'utente*: fai clic sul suo ruolo attuale, a destra del suo nome nell'elenco dei membri esistenti, e selezionane uno nuovo:
    • Completo: dispone dei diritti di utente completi nello spazio di lavoro, salvo i diritti propri degli amministratori dello spazio di lavoro.
    • Editor: puoi eliminare e condividere contenuti dello spazio di lavoro.
    • Limitato: può solo visualizzare elementi dello spazio di lavoro, aggiungere commenti e modificare gli stati delle attività.
  6. Fai clic su “Salva”.

*Gli amministratori dello spazio di lavoro dispongono sempre di accesso completo alle cartelle e ai progetti dello spazio di lavoro.

Puoi anche modificare l'elenco dei membri dal pannello informativo dello spazio di lavoro:

  1. Apri “Informazioni dello spazio di lavoro”.
  2. Fai clic sul pulsante “Invita o modifica membri”.

Rimuovere membri da uno spazio di lavoro

Come amministratore dello spazio di lavoro, puoi rimuovere persone dallo spazio di lavoro.

  1. Fai clic sul nome di uno spazio di lavoro sul pannello di navigazione a sinistra.
  2. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio che si trova nell'angolo superiore destro.
  3. Seleziona “Impostazioni”.
  4. Nella sezione “Membri”: passa il puntatore sul nome della persona che vuoi rimuovere dallo spazio di lavoro.
  5. Fai clic sulla “X” che compare a destra.
  6. Fai clic su “Salva”.

L'utente rimosso non vedrà più lo spazio di lavoro nel suo pannello di navigazione a sinistra. Se si tratta di uno spazio di lavoro privato, non vi potrà più accedere. Se si tratta di uno spazio di lavoro pubblico, gli utenti regolari potranno ancora cercare lo spazio di lavoro con la funzionalità di esplorazione degli spazi di lavoro e riaccedervi.

Creare moduli di richiesta negli spazi di lavoro

Come amministratore di uno spazio di lavoro, puoi creare moduli di richiesta per lo spazio di lavoro
. Questa funzionalità è disponibile esclusivamente per account Business e superiori.

Per creare un modulo di richiesta in uno spazio di lavoro gestito:

  1. Fai clic sul nome dello spazio di lavoro sul pannello di navigazione a sinistra.
  2. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo superiore destro dell'area di lavoro.
  3. Seleziona “Moduli di Richiesta”.
  4. Fai clic sul pulsante “Crea un modulo di richiesta”.

Vedrai la pagina con la procedura guidata per la creazione di moduli di richiesta dalla quale puoi creare un nuovo modulo di richiesta.

Gestire moduli di richiesta negli spazi di lavoro

Gli amministratori di account possono assegnare e rimuovere l'assegnazione dei moduli di richiesta da tutti gli spazi di lavoro. Gli amministratori dello spazio di lavoro possono gestire tutti i moduli di richiesta assegnati al loro spazio di lavoro.

Assegnare moduli di richiesta ad uno spazio di lavoro (per gli amministratori di account)

Se sei l'amministratore di un account con il diritto di gestire moduli di richiesta, puoi creare moduli di richiesta e assegnarli ad uno spazio di lavoro in particolare.

Per farlo:

  1. Fai clic sul simbolo "+" verde situato nell'angolo superiore sinistro dell'area di lavoro.
  2. Seleziona “Richiesta”.
  3. Fai clic su “Gestisci moduli”.
  4. Seleziona il modulo che vuoi assegnare ad uno spazio di lavoro o creane uno nuovo.
  5. Sulla pagina che si apre, seleziona uno spazio di lavoro dalla sezione “Il modulo appartiene ad uno spazio di lavoro”.
  6. Fai clic su “Salva”.

Vedrai lo spazio di lavoro al quale appartiene il modulo di richiesta nella colonna “Spazio” della tabella che elenca tutti i moduli di richiesta.

Nota: non puoi assegnare moduli di richiesta a spazi di lavoro personali.

Gestire moduli di richiesta (per gli amministratori di account)

Come amministratore di uno spazio di lavoro, puoi visualizzare l'elenco completo di tutti i moduli di richiesta che appartengono allo spazio di lavoro che gestisci, così come modificarli, duplicarli ed eliminarli.

Per aprire l'elenco dei moduli di richiesta in uno spazio di lavoro specifico e gestirli:

  1. Fai clic sul nome dello spazio di lavoro sul pannello di navigazione a sinistra.
  2. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo superiore destro dell'area di lavoro.
  3. Seleziona “Moduli di Richiesta”.
  4. Vedrai l'elenco completo dei moduli di richiesta dello spazio di lavoro.

Fai clic su un qualsiasi modulo di richiesta per modificarlo.

Per eliminare o duplicare un modulo, fai clic con il tasto destro del mouse e seleziona l'opzione corrispondente.

Modificare le informazioni di uno spazio di lavoro

La sezione delle informazioni dello spazio di lavoro contiene la descrizione dello spazio di lavoro e un elenco completo dei membri e degli amministratori dello spazio di lavoro. Come amministratore di uno spazio di lavoro, puoi modificarne le informazioni.

Per aggiungere o modificare la descrizione di uno spazio di lavoro:

  1. Fai clic sul nome di uno spazio di lavoro sul pannello di navigazione a sinistra.
  2. Fai clic sull'icona “info” nell'angolo superiore destro o fai clic sull'icona a forma di ingranaggio e seleziona “Mostra informazioni dello spazio di lavoro”.
  3. Nel pannello delle informazioni dello spazio di lavoro che si apre, fai clic su “Aggiungi descrizione” per aggiungere informazioni. Qualora fosse necessario modificare informazioni aggiunte in precedenza, fai clic sul testo esistente e modificalo.
  4. Fai clic in qualsiasi luogo fuori dal campo per salvare le modifiche.

Archiviare uno spazio di lavoro

Come amministratore di spazi di lavoro, puoi archiviare spazi di lavoro.

  1. Fai clic con il tasto destro del mouse sul nome di uno spazio di lavoro nel pannello di navigazione a sinistra.
  2. Seleziona “Archivia spazio di lavoro”.
  3. Fai clic su “Archivia” per confermare la tua decisione.

Lo spazio di lavoro archiviato scompare dal pannello di navigazione a sinistra nelle aree di lavoro di tutti gli utenti dello spazio di lavoro. Se lo spazio di lavoro archiviato o alcuni dei suoi elementi sono aperti in una vista, verrai ridiretto automaticamente allo spazio di lavoro che si trova direttamente sopra lo spazio di lavoro archiviato sul pannello.
Uno spazio di lavoro archiviato può ancora essere trovato nella scheda Archiviati con "Esplora spazi di lavoro".

Eliminare uno spazio di lavoro

Come amministratore di spazi di lavoro, puoi eiminare spazi di lavoro.

  1. Fai clic con il tasto destro del mouse sul nome di uno spazio di lavoro nel pannello di navigazione a sinistra.
  2. Seleziona “Elimina spazio di lavoro”.
  3. Fai clic su “Elimina” per confermare la tua decisione.

Lo spazio di lavoro eliminato scompare dal pannello di navigazione a sinistra delle aree di lavoro di tutti gli utenti. Se lo spazio di lavoro eliminato o alcuni dei suoi elementi sono aperti in una vista, verrai ridiretto automaticamente allo spazio di lavoro che si trova direttamente sopra lo spazio di lavoro eliminato sul pannello.
Dopo aver eliminato uno spazio di lavoro, le relative attività, progetti e cartelle possono ancora essere trovati nel cestino.

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