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Passo 3: Collaborare in Wrike

La particolarità di Wrike sta nel fatto che è possibile utilizzarlo come piattaforma centralizzata per il lavoro, le attività, le priorità e le discussioni senza dover destreggiarsi tra diverse email o passare da un'applicazione all'altra.

Trovare il proprio lavoro

Posta in arrivo

Comincia la tua giornata di lavoro controllando la posta in arrivo. La posta in arrivo mostra tutti gli aggiornamenti del lavoro che richiedono la tua attenzione: notifiche di nuove @menzioni, assegnazioni di attività e quando viene condivisa un'attività, cartella o progetto con te. Se fai clic sulla notifica, si aprirà il pannello dell'attività o del progetto con le informazioni dettagliate e le discussioni precedenti.

È una buona idea utilizzare la regola dei due minuti per le notifiche: se per rispondere ci vogliono meno di due minuti, rispondi immediatamente. Qualora sia necessario più tempo, posponi la notifica per occupartene in un altro momento.

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Dashboard

I dashboard sono uno dei modi più personalizzabili per tenere traccia del tuo lavoro. Ti permettono di concentrare le tue priorità e ti assicurano di non perderti niente. Sui dashboard, le attività sono raggruppate in widget in base a criteri specifici, come le attività scadute, quelle da realizzare questa settimana, quelle da pianificare, ecc. Puoi aggiungere altri widget come un widget dei file o di tutte le attività assegnate a te, qualsiasi cosa tu ritenga importante. Ulteriori informazioni sul dashboard personale.

Personal_Dashboard.png

Elenco Le mie attività nello spazio di lavoro personale

Un altro modo di visualizzare il lavoro è la cartella intelligente "Le mie attività". Ti aiuta a concentrarti sulle attività più importanti e contiene:

  • Tutte le attività e sottoattività assegnate a te
  • Attività che hai aggiunto manualmente a "Le mie attività”

Puoi personalizzare cosa vedere in Le mie attività applicando filtri, modificando l'ordinamento o visualizzando attività e sottoattività in un elenco semplice.

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Collaborare alle attività

Ora che sai dove trovare il tuo lavoro, vediamo come cominciare a lavorare. Wrike offre a te e ai tuoi colleghi del team un'area di lavoro condivisa in cui puoi condividere l'avanzamento, discutere su problemi e trovare un'unica fonte di informazioni affidabile sullo stato dell'attività e sulla versione finale dei file.
Dai uno sguardo all'elenco di funzionalità che ti aiuteranno a collaborare con il tuo team in Wrike.

FunzionalitàCome funzionaCaso di utilizzo
@menzioneNel campo commenti, digita @ seguita dal un nome di utente. Utilizza @assegnatari per menzionare tutti gli assegnatari dell'attività e @follower per menzionare tutti i follower dell'attività, cartella e progetto.
  • Condividi un'attività e fornisci contesto sul motivo per il quale stai condividendo l'attività.
  • Fai conoscere agli utenti che tipo di conversazione è importante per loro.
Descrizione dell'attivitàLa descrizione dell'attività salva automaticamente e istantaneamente le modifiche. Molte persone possono lavorare alla stessa attività nello stesso momento e tu potrai vedere chi sta lavorando e a cosa.
  • Fornisci tutti i dettagli sull'attività ad assegnatari e parti interessate.
  • Prendi note sulle riunioni (come team o singolarmente).
  • Collabora all'edizione di testo per team remoti.
Modifiche delle attivitàQuando qualcuno apporta modifiche alla descrizione di un'attività, al flusso di tale attività viene aggiunto un link ad una “descrizione aggiornata”. Fai clic sul link per vedere quali modifiche sono state apportate.
  • Tieni traccia delle modifiche quando, lavorando in team, desideri sapere quali modifiche ha apportato un collega.
Citazione di testoMetti in risalto testo del campo descrittivo o commenti, quindi fai clic sui contrassegni di citazione che vengono visualizzati. Si avvia un nuovo commento, citando il testo che hai messo in risalto.
  • Riferisci una parte specifica di un'attività e rendi chiaro a qualcuno a cosa ti stai riferendo.
EmojiAggiungi emoji ai commenti in Wrike. Fai clic sul campo commenti, quindi fai clic sull'icona con lo smile per visualizzare un elenco completo di emoji disponibili.
  • Indica ai tuoi colleghi come leggere i tuoi commenti, oppure usali per personalizzare e rendere più simpatica l'area di lavoro.
Approvazioni (disponibili per i piani Business ed Enterprise)Puoi assegnare responsabili dell'approvazione e impostare date di scadenza per attività e progetti. Ciascun responsabile dell'approvazione può approvare o rifiutare l'attività.
  • Ottimizzare il processo di approvazione.
  • Vedere chi è il responsabile dell'approvazione del lavoro del tuo team.
  • Determinare se approvazioni in attesa possono ritardare il tuo progetto.
  • Creare widget di dashboard personalizzati basati sulle approvazioni.

Collaborare in file

FunzionalitàCome funzionaCaso di utilizzo
Allegare fileAllega file alle attività dal tuo computer o da una piattaforma di cloud storage.Disponi di file relativi ai progetti e vuoi tenere tutto in un unico posto.
Wrike Proof e Wrike Publish sono disponibili come componente aggiuntivo a pagamento.
RevisioneAggiungi commenti direttamente a immagini, video, PDF e file di Microsoft Office. Rispondi e discuti sui feedback e risolvili quando vengono apportate modifiche.La revisione è un modo per raccogliere feedback centralizzati senza inutili email.
Approvazioni di fileRichiedi revisioni alle principali persone interessate e stabilisci i termini di approvazione. I revisori possono marcare tutte le risorse come approvate o richiedere modifiche specifiche, creando un registro chiaro di modifica e approvazione.Devi firmare una garanzia prima che venga pubblicata o utilizzata. Con le Revisioni per invitati, puoi invitare i tuoi clienti, che non dispongono di un account di Wrike, affinché effettuino la revisione di file.
Wrike Publish: integrazioni di MediaValet e BynderPubblica le risorse approvate direttamente sul tuo gestore di risorse digitali da Wrike.Unifica la messaggeria e gli elementi visivi del marchio in campagne integrate. Carica, trova e allega risorse digitali approvate.

Sviluppare abitudini Wrike

Imparare ad utilizzare nuovi strumenti può essere una sfida, ma la pratica fa raggiungere la prefezione. Segui queste semplici regole tutti i giorni e presto ti renderai conto che non hai bisogno di lunghe conversazioni per email, riunioni sullo stato o aggiornamenti manuali su fogli di calcolo. Wrike ti farà risparmiare tempo nella ricerca del lavoro, nella collaborazione con il tuo team e nella creazione di report sull'avanzamento, affinché possa concentrarti sulle cose realmente importanti per te.

  1. Comincia la giornata controllando le nuove attività e quelle esistenti in Wrike:
    • Controlla le nuove @menzioni e attività nella posta in arrivo. Rispondi, posponi o archivia le notifiche fino a svuotare la posta in arrivo.
    • Controlla le priorità delle attività nell'elenco Le mie attività sul tuo spazio di lavoro personale.
    • Controlla il tuo dashboard personale per tenere traccia del tuo lavoro.
  2. Condividi l'avanzamento del lavoro:
    • Quando hai un lavoro in corso:
    • Aggiungi commenti e @menziona altre persone.
    • Modifica lo stato dell'attività per indicare lo stato attuale.
    • Modifica la data di scadenza, se necessario.
  3. Quando il lavoro è terminato:
    • Completa un'attività modificandone lo stato.
    • @menziona le parti interessate.
    • Allega risorse in caso di necessità.
  4. Quando crei un'attività, assicurati che:
    • Il nome sia chiaro.
    • L'attività sia stata assegnata e pianificata.
    • La descrizione dell'attività sia consona a requisiti e aspettative.
  5. Alla fine della giornata, assicurati che:
    • Non ci siano notifiche non lette nella tua posta in arrivo.
    • Hai aggiornato gli stati della attività in In corso e Completato.
    • Hai ripianificato le attività scadute o hai avvisato le parti interessate.
    • Hai dato priorità alle attività per il giorno seguente in Le mie attività.

Grazie per aver terminato la nostra guida! È ora di tornare alla tua area di lavoro e di fare più cose con Wrike.

Altre risorse

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