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Les modèles de travail

Tableau 171. Disponibilité - Anciens plans


Aperçu

Important

Cette fonctionnalité était disponible dans Wrike Labs jusqu'au 13 avril 2022. Sur les comptes où les modèles de travail étaient activés avant cette date, il est toujours possible de les utiliser. Les propriétaires et les administrateurs de ces comptes peuvent désactiver les modèles de travail dans Labs mais ce ne sera plus possible de réactiver la fonctionnalité.

Il s'agit d'une fonctionnalité expérimentale qui peut donc présenter des erreurs ; elle est susceptible d'être modifiée et peut être interrompue à tout moment.

La fonctionnalité des modèles de travail vous permet de créer des modèles entièrement personnalisables basés sur vos projets et tâches réguliers. Ces modèles peuvent être adaptés aux besoins de l'ensemble de l'entreprise ou de certains services et équipes. Vous pouvez configurer les dates, les destinataires, les emplacements et les flux de travail, sélectionner le champ personnalisé à afficher et plus encore, pour créer des modèles de travail spécifiques au domaine tels que des OKR, des stories d'utilisateurs, des bugs, des requêtes, etc. Les utilisateurs du compte peuvent tirer profit des modèles de travail pour leurs tâches futures.

Conseil

Wrike enregistre des données sur le modèle de travail que vous avez utilisé pour créer un élément de travail. Ces données sont disponibles dans les filtres : vous pouvez appliquer le filtre Modèle utilisé pour trier votre travail dans l'espace de travail. Vous pouvez également utiliser ce filtre dans les rapports, la vue Tableau, les diagrammes de Gantt, la vue Tableau agile et les tableaux de bord. Ces données sont disponibles pour tous les utilisateurs du compte, y compris les collaborateurs.

Les modèles de travail peuvent être utilisés de deux façons :

  • Modèles de travail du compte : tous les utilisateurs du compte, à l'exception des collaborateurs, peuvent créer des éléments de travail à partir de ces modèles. Les modèles sont stockés dans une bibliothèque que les propriétaires et les administrateurs du compte peuvent ouvrir depuis la page d'accueil. Créez de nouveaux modèles au niveau du compte s'ils sont pertinents pour l'ensemble de l'entreprise et si la plupart des utilisateurs sont susceptibles d'en avoir besoin.

  • Modèles de travail d'un espace : si vous gérez l'espace d'une équipe ou d'un service, vous pouvez créer, au niveau de l'espace, des modèles de travail qui répondent aux besoins spécifiques de votre équipe. Lorsque vous créez ces modèles, ils deviennent automatiquement accessibles par tous les membres de l'espace, à l'exception des collaborateurs. Ces modèles ne sont pas non plus accessibles pour les utilisateurs du compte qui ne font pas partie de l'espace.

Remarque

Les modèles de travail ne sont pas disponibles dans les espaces verrouillés.

Modèles de travail vs. blueprints

Globalement, les modèles de travail constituent le futur des blueprints. Tous deux offrent aux utilisateurs la possibilité de créer des éléments de travail à partir de modèles prédéfinis, mais ils diffèrent sur certains points. Dans votre compte, vous pouvez utiliser en même temps des modèles de travail et des blueprints.

Modèle de travail

Blueprint

Peut être utilisé au niveau de l'espace et comporter des champs personnalisés spécifiques à l'espace

Uniquement disponible au niveau du compte

Le nom du modèle de travail est enregistré dans l'élément de travail créé à partir de celui-ci. Le filtrage par modèle est disponible dans les rapports, la vue Tableau, le diagramme de Gantt, la vue Tableau agile et les tableaux de bord

Le nom du blueprint n'est pas conservé dans l'élément de travail

Personnalisation complète de la vue des tâches ou du panneau d'informations du projet, y compris la définition des champs personnalisés qui seront visibles sur les éléments de travail créés à partir du modèle par défaut

Les éléments de travail créés à partir de blueprints présentent des vues de tâche ou des panneaux d'informations de projet standard. Tous les champs personnalisés hérités sont visibles par défaut

Créer un modèle de travail

Créer un modèle de travail de compte

Les propriétaires et les administrateurs de compte peuvent créer de nouveaux modèles de travail au niveau du compte.

Remarque

Sur les comptes Enterprise les types d'utilisateurs autorisés à utiliser cette fonctionnalité peuvent varier en fonction des paramètres liés aux types d'utilisateur.

Work_Templates-Create_a_template.png
  1. Sur la page d'accueil, sélectionnez la section Modèles de travail 1 dans le panneau de droite. Vous pouvez également sélectionner Modèles de travail depuis l'accueil. 2

  2. Cliquez sur Ajouter un modèle de tâche ou sur Ajouter un modèle de projet dans l'angle supérieur gauche de la vue.

  3. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, saisissez le nom du modèle de travail et cliquez sur Créer et modifier.

  4. L'éditeur de modèle de travail s'ouvre. À ce stade, vous pouvez :

    1. Ajouter à votre modèle un nom et une brève description 3 afin d'indiquer aux utilisateurs quand et comment utiliser ce modèle

    2. Définir un statut et le flux de travail par défaut 4

    3. Ajouter des chargés de mission ou des propriétaires de projet 5

    4. Définir les dates de début et de fin 6

    5. Pour les modèles de tâche : en cliquant sur Sélectionner l'emplacement, vous définissez l'emplacement 7 dans lequel le travail réel créé à partir du modèle sera ajouté

    6. Cliquer sur le bouton Personnaliser 8 pour définir la liste des champs personnalisés visibles par défaut

    7. Ajouter la description de l'élément de travail et, au besoin, joindre des fichiers

    8. Configurer le menu de création de contexte : cliquez sur le bouton Élément 9 , puis ouvrez le menu déroulant bleu Tâche sur la droite, et Configuration du menu 10 pour sélectionner les modèles de travail qui seront suggérés aux utilisateurs lorsqu'ils ajouteront des tâches et des projets à l'élément de travail réel créé à partir du modèle actuel

  5. Le modèle de travail est enregistré automatiquement au fur et à mesure que vous le modifiez, donc une fois que vous avez terminé la configuration du modèle, vous pouvez simplement quitter la vue. Vous pouvez également cliquer sur Modèles de travail dans l'arborescence pour revenir à la galerie des modèles.

Créer un modèle de travail d'espace

Les administrateurs d'espace peuvent créer de nouveaux modèles de travail au niveau de leur espace.

Work_Templates_-_Create_space_templates.png
  1. Accédez à l'espace concerné.

  2. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans l'angle supérieur droit pour ouvrir les paramètres de l'espace. 1

  3. Sélectionnez l'onglet Modèles de travail. 2

  4. Cliquez sur Ajouter un modèle de tâche ou sur Ajouter un modèle de projet dans l'angle supérieur gauche de la vue. 3

  5. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, saisissez le nom du modèle de travail et cliquez sur Créer et modifier.

  6. L'éditeur de modèle de travail s'ouvre. À ce stade, vous pouvez :

    1. Ajouter à votre modèle un nom et une brève description 4 afin d'indiquer aux utilisateurs quand et comment utiliser ce modèle

    2. Définir un statut et le flux de travail par défaut 5

    3. Ajouter des chargés de mission ou des propriétaires de projet 6

    4. Définir les dates de début et de fin 7

    5. Pour les modèles de tâche : en cliquant sur Sélectionner l'emplacement 8, vous définissez l'emplacement dans lequel le travail réel créé à partir du modèle sera ajouté

    6. Cliquer sur le bouton Personnaliser 9 pour définir la liste des champs personnalisés visibles par défaut

    7. Ajouter la description de l'élément de travail et, au besoin, joindre des fichiers

    8. Configurer le menu de création de contexte : cliquez sur le bouton Élément 10 , puis ouvrez le menu déroulant bleu Tâche sur la droite, et cliquez sur Configuration du menu 11 pour sélectionner les modèles de travail qui seront suggérés aux utilisateurs lorsqu'ils ajouteront des tâches et des projets à l'élément de travail réel créé à partir du modèle actuel

    9. Cliquez sur le bouton à bascule Accès rapide dans l'espace 12 si vous voulez que ce modèle soit suggéré à tous les membres de l'espace.

  7. Le modèle de travail est enregistré automatiquement au fur et à mesure que vous le modifiez, donc une fois que vous avez terminé la configuration du modèle, vous pouvez simplement quitter la vue. Vous pouvez également cliquer sur Modèles de travail dans l'arborescence 13 pour revenir à la galerie des modèles.

Modifier, supprimer et restaurer un modèle de travail

Les propriétaires et les administrateurs de compte peuvent gérer les modèles de travail du compte qui sont partagés avec eux. Les administrateurs d'espace peuvent gérer les modèles de travail de leur espace.

Remarque

Sur les comptes Enterprise les types d'utilisateurs autorisés à utiliser cette fonctionnalité peuvent varier en fonction des paramètres liés aux types d'utilisateur.

  1. Accédez à la galerie de modèles dans le compte ou l'espace que vous gérez.

  2. Pour modifier un modèle de travail :

    1. Cliquez sur le modèle correspondant

    2. Effectuez les modifications nécessaires dans l'éditeur de modèles

    3. Les mises à jour des modèles au niveau du compte sont enregistrées automatiquement

  3. Pour supprimer un modèle :

    1. Passez le curseur sur le modèle correspondant

    2. Cliquez sur l'icône de la corbeille qui apparaît dans l'angle inférieur droit

    3. Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle qui apparaît pour confirmer votre choix

Pour restaurer un modèle :

  1. Accédez à la corbeille.

  2. Recherchez le modèle concerné et cliquez dessus.

  3. Cliquez sur le bouton Restaurer .

Partager les modèles de travail

Les propriétaires et les administrateurs de compte peuvent gérer les paramètres de partage des modèles du compte qui sont partagés avec eux. Notez que les modèles de travail d'un espace sont partagés automatiquement avec tous les membres de l'espace et que cela n'est pas modifiable.

Lorsque vous créez un modèle de travail au niveau du compte, il est automatiquement partagé avec vous et avec le groupe d'utilisateurs Mon équipe. Les utilisateurs externes n'y ont pas accès automatiquement. Vous, ou tout autre administrateur de compte avec lequel le modèle est partagé, pouvez modifier ses paramètres de partage :

Work_Templates_-_Share_Template.png
  1. Sur la page d'accueil, sélectionnez la section Modèles de travail dans le panneau de droite. Vous pouvez également sélectionner Modèles de travail depuis l'accueil.

  2. Cliquez sur le modèle qui vous intéresse dans la bibliothèque de modèles ou créez un nouveau modèle.

  3. Sous le nom du modèle dans le coin supérieur gauche, cliquez sur le bouton du menu de partage. 1

  4. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, vous pouvez :

    1. Supprimer certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs pour ne plus partager le modèle avec eux. Pour ce faire, passez le curseur sur leur nom et cliquez sur le bouton X 2 qui apparaît à droite. Notez que vous ne pouvez pas annuler le partage d'un modèle avec l'utilisateur qui l'a créé.

    2. Ajouter d'autres utilisateurs pour partager le modèle avec eux. Pour ce faire, dans le champ en haut de la fenêtre contextuelle, 3 recherchez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs et cliquez dessus.

  5. Cliquez sur Enregistrer. 4

Si un modèle de travail est partagé avec un utilisateur, celui-ci peut créer des éléments de travail à partir du modèle, sauf s'il est un collaborateur. Si un modèle est partagé avec un propriétaire ou un administrateur de compte, celui-ci peut modifier et supprimer le modèle en plus de créer des éléments de travail à partir de celui-ci.

Gérer les suggestions de modèles de travail

Les propriétaires et les administrateurs de compte peuvent gérer la visibilité des modèles de travail du compte qui sont partagés avec eux. Les administrateurs d'espace peuvent gérer la visibilité des modèles de travail de leur espace.

Remarque

Sur les comptes Enterprise les types d'utilisateurs autorisés à utiliser cette fonctionnalité peuvent varier en fonction des paramètres liés aux types d'utilisateur.

Vous pouvez choisir de faire apparaître certains modèles dans la fenêtre contextuelle de création et sous le gros bouton + en haut de l'espace de travail pour que les utilisateurs puissent y accéder rapidement. De cette façon, lorsque les utilisateurs créent une nouvelle tâche, un nouveau projet ou un nouveau dossier, ils voient les modèles suggérés dans la liste et peuvent simplement cliquer sur l'un d'eux pour créer des éléments de travail à partir de celui-ci. Les utilisateurs pourront toujours utiliser le reste des modèles de travail, mais ils devront utiliser le champ de recherche correspondant pour les trouver avant de créer des éléments de travail.

Pour configurer le menu d'accès rapide :

Work_Templates_-_Manage_Suggestions.png
  1. Accédez à l'espace, au dossier ou au projet qui vous intéresse.

  2. Cliquez sur le bouton + en haut de l'espace de travail. 1 Vous pouvez également cliquer sur le bouton Élément 2 dans la vue Liste ou Tableau, puis sur le menu déroulant bleu Tâche qui apparaît à droite.

  3. Sélectionnez Configurer le menu. 3

  4. Cliquez sur le bouton à bascule en regard des modèles correspondants. 4 Une bascule blanche signifie que le modèle n'est pas affiché dans le menu rapide, et une bascule bleue signifie que le modèle y apparaît. Si la bascule est grisée, la suggestion est déjà définie pour l'ensemble de l'espace, mais elle ne peut pas être modifiée à partir de votre emplacement actuel.

  5. Cliquez sur Retour en bas. 5

Si vous avez modifié une suggestion depuis un espace, les utilisateurs verront les suggestions sélectionnées dans tous les dossiers et projets de cet espace. Si vous le souhaitez, vous pouvez accéder aux dossiers/projets concernés et modifier les modèles suggérés individuellement.

Si vous êtes dans un dossier ou projet, les suggestions sélectionnées ne seront visibles que par les utilisateurs de ce dossier ou projet, à côté des suggestions d'espace générales, le cas échéant.

Remarque

Si vous configurez le menu du bouton + alors que vous n'êtes dans aucun emplacement spécifique (sur la page d'accueil ou dans la vue Rapports par exemple), les paramètres de suggestion s'appliquent uniquement à votre espace personnel.

Utiliser un modèle de travail pour créer des éléments de travail

Tous les utilisateurs, à l'exception des collaborateurs, peuvent créer des éléments de travail à partir de modèles de travail du compte qui sont partagés avec eux. Tous les membres d'un espace, hormis les collaborateurs, peuvent créer des éléments de travail à partir de modèles au niveau de l'espace.

Remarque

Pour permettre aux utilisateurs externes de créer des éléments de travail à partir des modèles du compte, les administrateurs ou les propriétaires doivent partager les modèles avec eux.

Vous pouvez créer des éléments de travail réels à partir des modèles de travail à l'aide du gros bouton + en haut de votre espace de travail lorsque vous êtes dans un dossier, un projet ou un espace.

Work_Templates_-_Create_Work_Items.png
  1. Cliquez sur le bouton + dans la partie supérieure de l'espace de travail. 1

  2. Cliquez sur le modèle à partir duquel vous souhaitez créer un élément de travail. 2 Si le modèle ne s'affiche pas, commencez à taper son nom dans le champ Rechercher un modèle ou un blueprint 3 et cliquez dessus lorsqu'il apparaît.

  3. Saisissez le nom. 4

  4. Cliquez sur Créer. 5

  5. Vous pouvez également cocher la case Ajouter un autre élément pour créer l'élément de travail suivant à partir du même modèle sans fermer la boîte de dialogue de création.

Remarque

Si vous créez un élément de travail à partir d'un modèle de travail à l'aide du bouton + lorsque vous êtes sur la page d'accueil, l'élément de travail sera créé dans votre espace personnel.

Vous pouvez aussi créer des éléments de travail à partir de modèles de travail à l'aide du menu contextuel de création dans les vues Liste et Tableau :

Work_Templates_-_Create_Work_Item_in_List.png
  1. Ouvrez un dossier, un projet ou un espace dans la vue Liste. 1

  2. Cliquez sur le bouton Élément 2 puis sur le menu déroulant bleu Tâche drop-down 3 qui apparaît à droite.

  3. Sélectionnez le modèle concerné. 4 Si le modèle que vous cherchez ne s'affiche pas, utilisez le champ Rechercher un modèle ou un blueprint dans la partie supérieure de la boîte de dialogue pour le trouver.

Vous pouvez procéder de la même manière dans la vue Tableau :

Work_Templates_-_Create_Work_Item_in_Table.png

Conseil

Vous pouvez également configurer vos formulaires de demande pour créer des éléments à partir des modèles de travail. Ainsi, lorsque les utilisateurs envoient une demande, la tâche/sous-tâche ou le projet créé(e) dans Wrike se base sur un modèle de travail.

Par ailleurs, les propriétaires et les administrateurs de compte, ainsi que les administrateurs d'espace, peuvent créer des éléments de travail directement à partir des modèles des bibliothèques du compte ou de l'espace. Pour ce faire :

  1. Accédez à une bibliothèque de modèles de travail :

    1. Pour les modèles de compte, si vous êtes propriétaire ou administrateur du compte : depuis la page d'accueil, sélectionnez la section Modèles de travail dans le panneau de droite. Vous pouvez également sélectionner Modèles de travail dans le menu Accès rapide.

    2. Pour les modèles d'espace, si vous êtes un administrateur d'espace : depuis votre espace, cliquez sur l'icône de l'engrenage dans le coin supérieur droit pour ouvrir les paramètres de l'espace, puis sélectionnez l'onglet Modèles de travail .

  2. Survolez un modèle et cliquez sur le bouton Utiliser le modèle qui apparaît.

  3. Dans la fenêtre contextuelle :

    1. Saisissez le nom de la tâche/du projet.

    2. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez placer la tâche/le projet créé(e).

    3. Cochez la case Notifier les chargés de mission si vous souhaitez qu'ils reçoivent une notification dans leur boîte de réception .

    4. Cochez la case Reprogrammer pour sélectionner une date de début ou de fin différente.

  4. Cliquez sur Créer.

Désactiver la fonctionnalité des modèles de travail

Les propriétaires et les administrateurs de compte peuvent désactiver la fonctionnalité des modèles de travail pour l'ensemble du compte. Sachez qu'à compter du 13 avril 2022, vous ne pourrez pas réactiver la fonctionnalité pour le compte après l'avoir désactivée.

  1. Accédez à Wrike Labs

  2. Cliquez sur Désactiver sur la carte correspondante et actualisez votre espace de travail

Et maintenant ?

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