Étape 4 : Prise en main par votre équipe (pour les administrateurs de compte)

Lorsque vous invitez votre équipe dans l'espace de travail, programmez une réunion pour lui présenter Wrike et lui expliquer l'importance du logiciel.

Accueillez les commentaires et répondez à toutes les questions et objections survenant au cours de cette réunion. Si vous avez besoin d'aide, vous pouvez transmettre les questions à notre équipe d'assistance ou vous adresser à nos consultants chargés du déploiement personnalisé de Wrike. Nous vous invitons à enregistrer cette séance pour la partager avec les membres de l'équipe absents et les futurs arrivants.

Voici quelques questions essentielles à aborder :

1. « Qu'est-ce que j'y gagne ?  »

C'est l'une des principales questions à aborder pour démontrer la valeur de Wrike. Vous devez expliquer clairement à chaque membre de l'équipe comment Wrike va l'aider dans ses activités quotidiennes en le comparant aux outils utilisés auparavant, comme les e-mails et les tableurs. Expliquez pourquoi vous mettez en place Wrike et partagez quelques réflexions concernant son impact sur vos processus.

Voici les avantages souvent mis en avant par nos clients (essayez tout de même d'identifier des valeurs propres à votre équipe) :

2. « Comment fonctionne Wrike ? 

La bonne nouvelle, c'est que tout le monde n'a pas besoin d'être un expert de Wrike. Même si les managers devront s'initier aux fonctionnalités plus avancées, la plupart des membres de l'équipe s'en sortiront très bien s'ils maîtrisent les bases de Wrike :

3. « Où puis-je trouver des informations pour en savoir plus ? »

Nous proposons des parcours d'apprentissage adaptés aux différents niveaux dans tous nos supports pédagogiques, notamment :

Vous êtes maintenant prêt à inviter des utilisateurs à rejoindre votre compte. Le plus simple est d'utiliser le bouton vert + à côté de votre photo de profil et de sélectionner Inviter. Vous pouvez également inviter des utilisateurs depuis la section Gestion du compte du panneau de navigation de gauche, ou en cliquant sur l'icône Partagé avec.

Dans l'onglet de gestion du compte, vous pouvez spécifier le rôle de l'utilisateur :

L'étape suivante consiste à accorder les droits d'administrateur aux « champions » de votre compte. Les administrateurs des abonnements Business et Enterprise peuvent créer des groupes d'utilisateurs pour gérer les utilisateurs plus efficacement.

Même si votre équipe connaît tous les tenants et aboutissants de Wrike, les nouveaux venus peuvent se sentir perdus au début. Voici quelques moyens de les mettre à l'aise :

Si votre équipe accueille régulièrement de nouveaux membres, il serait utile de créer un blueprint ou projet de prise en main. Remplissez-le avec des liens utiles et des règles d'utilisation de Wrike et dupliquez-le pour chaque nouveau membre de l'équipe.

Indiquer la destination

Le changement est plus facile lorsque vous savez où vous allez et pourquoi cela en vaut la peine. Créez une « carte postale de la destination » qui soit claire pour le conducteur (raisons rationnelles) et attrayante pour l'éléphant (raisons émotionnelles). Les objectifs SMART peuvent s'avérer utiles ici. Par exemple :

Scénariser les mouvements essentiels

Décomposez le chemin vers la destination en petites étapes réalisables et donnez des instructions très claires sur ce qu'il faut faire à chaque étape. Cela aidera le conducteur à échapper à la paralysie décisionnelle : lorsqu'on lui présentera différentes options, il préférera celle par défaut. Par exemple, les membres de votre équipe peuvent douter de la nécessité de créer une tâche ou un projet dans Wrike pour lancer une nouvelle initiative et ils peuvent finir par recourir à l'e-mail, comme ils le faisaient auparavant.

La solution consiste à créer un manuel des règles de Wrike, décrivant en détail comment utiliser Wrike : « Lorsque vous commencez à travailler sur la tâche, activez le statut En cours » ou « Si vous avez une question pour le propriétaire de la tâche, laissez un commentaire dans la tâche et @mentionnez le propriétaire de la tâche ».

Suivre les signaux lumineux

Concentrez-vous sur ce qui fonctionne déjà bien plutôt que sur les problèmes existants :

Identifier l'émotion

Il ne suffit pas de savoir quelque chose pour provoquer un changement. Il faut que les gens ressentent quelque chose :

Réduire l'ampleur du changement

Vous devez décomposer le changement jusqu'à ce qu'il n'effraie plus l'éléphant. « Nous allons déplacer tout notre travail dans Wrike » peut sembler un peu trop laborieux. Essayez d'abord d'abaisser la barre et aidez votre équipe à faire le premier pas.

Par exemple, vous pouvez commencer par lancer un projet simple dans Wrike, comme « Organiser une fête de Team-Building », attribuez des tâches et laissez votre équipe collaborer. De cette façon, votre équipe pourra rapidement avoir un aperçu de Wrike et célébrer son succès pendant la fête.

Cultiver la fierté de votre équipe

Créez un sentiment d'identité et inculquez l'esprit de croissance. L'une des options consiste à faire de Wrike un avantage concurrentiel pour votre équipe, car il la rend plus efficace et plus avisée sur le plan technologique. Si votre équipe accepte cette position, elle sera plus favorable à l'utilisation de Wrike car elle se sentira plus fière de son travail.

L'une des caractéristiques de l'esprit de croissance est d'accepter l'échec : écoutez les commentaires de votre équipe sur Wrike et analysez les obstacles et les blocages. Sur cette base, optimisez la façon dont vous utilisez Wrike.

Faire évoluer l'environnement

L'éléphant a tendance à opposer moins de résistance lorsqu'il suit le chemin. Des environnements optimisés avec un minimum d'obstacles favorisent le bon comportement et préviennent les mauvaises habitudes. Voici quelques conseils pour faciliter le parcours :

Créer des habitudes

Lorsque le comportement est habituel, il ne requiert aucun effort de la part du conducteur. L'habitude d'utiliser Wrike au quotidien est essentielle à la réussite de l'adoption de cet outil. Si votre équipe ne génère pas de rapports sur les mises à jour, vous passerez à côté d’informations importantes sur la progression du travail. Nous avons rassemblé dans la section suivante la liste de contrôle des habitudes utiles pour Wrike.

Cherchez des moyens d'encourager les habitudes :

Fédérer votre équipe

Le comportement est communicatif. Aidez-le à se propager.