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Temps facturable

La configuration du temps facturable est incluse dans le package Wrike for Professional Services et dans la fonctionnalité complémentaire Wrike Resource. Les utilisateurs réguliers et externes peuvent configurer des projets et des tâches comme facturables ou non facturables.

Aperçu

La configuration du temps facturable vous permet, en un clic, de définir, comme facturables ou non-facturables, les projets et les tâches sur lesquels travaillent vos employés. Filtrez et groupez les tâches et les projets pour savoir quels sont ceux que vous devez facturer à vos clients, ou ceux pour lesquels vous devez régler des prestataires.

Informations importantes

  • Vous pouvez configurer le type de facturation uniquement pour les projets et les tâches. Les dossiers et les espaces ne sont pas facturables.
  • Lorsque vous créez une tâche, le système vérifie automatiquement le type de facturation du projet dans lequel se trouve la tâche et lui attribue le même type de facturation que celui du projet. Pour prendre un exemple, si votre projet facturable contient un dossier et que vous créez une tâche dans ce dossier, la tâche sera définie comme facturable par défaut. Vous pouvez toutefois effectuer une modification manuelle pour définir la tâche comme non-facturable.
  • Lorsque vous créez une tâche dans un dossier étiqueté à la fois dans un projet facturable et non facturable, celle-ci sera définie comme facturable par défaut.

Configurer le type de facturation des projets

Les utilisateurs réguliers et externes peuvent configurer des projets et des tâches comme facturables ou non facturables, sauf si leur niveau d'accès ne le leur permet pas.

Vous pouvez configurer des temps facturables au moment de la création d'un projet :

  1. Dans la fenêtre de création du projet, cherchez le menu déroulant sous « Type de facturation ».
  2. Le type de facturation par défaut pour tous les nouveaux projets est « Facturable ». Cliquez sur le menu déroulant pour choisir l'option « Non facturable ».
  3. Cliquez sur « Créer ».

Votre projet est maintenant configuré comme facturable ou non facturable. Toutes les tâches et les sous-tâches créées automatiquement dans le projet reçoivent le même type de facturation par défaut, mais vous pouvez modifier cela manuellement par la suite.

Modifier le type de facturation des projets et des tâches

Les utilisateurs réguliers et externes peuvent modifier le type de facturation des projets et de toutes les tâches qu'ils contiennent, sauf si leur niveau d'accès ne le leur permet pas.

Pour modifier le type de facturation d'un projet ou d'une tâche :

  1. Cliquez sur le nom d'un projet dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Ouvrez le panneau d'informations du projet.
  3. Cliquez sur l’icône « $ » dans l'angle supérieur droit.
  4. Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez si vous souhaitez :
    • Modifier le type de facturation pour le projet uniquement
    • Modifier le type de facturation pour le projet et tous les éléments qu'il contient : sous-projets, tâches et entrées de temps.
  5. Cliquer sur « Modifier ».

La modification du type de facturation du projet est immédiate. Si vous décidez de modifier également le type de facturation des éléments du projet, le processus commence immédiatement mais il peut prendre un peu de temps s'il y a beaucoup de sous-projets et de tâches.

Pour modifier le type de facturation d'une tâche :

  1. Ouvrez la tâche dans la vue Tâche.
  2. Cliquez sur l'icône « $ »* dans l'angle supérieur droit.

La modification du type de facturation de la tâche est immédiate. Sachez que lorsque vous modifiez le type de facturation d'une tâche, le type de facturation de toutes les entrées de temps ajoutées pour cette tâche est également automatiquement modifié.

*Veuillez noter que si vous ne voyez pas l'icône dans une tâche, cela veut dire que celle-ci ne se trouve dans aucun projet facturable et que la tâche est elle-même non facturable. Vous devez modifier le type de facturation du projet dans lequel elle se trouve, ou lui attribuer l'étiquette d'un projet facturable afin de définir celle-ci comme facturable.

Suivre les heures facturables

Tous les utilisateurs qui travaillent sur les tâches dans Wrike, hormis les collaborateurs, peuvent effectuer un suivi de leur temps de travail de deux façons :

🔥Conseil de Wrike : utilisez les applis mobiles de Wrike pour Android et iOS pour ajouter des entrées de temps dans les feuilles de temps lorsque vous êtes en déplacement. Quelle que soit l'appli que vous utilisez, vous pouvez ajouter des feuilles de temps aux écrans principaux pour y accéder plus facilement et configurer des notifications quotidiennes ou hebdomadaires qui vous feront penser à ajouter les entrées de temps.
Les utilisateurs d'Android peuvent également intégrer les calendriers Google avec les feuilles de temps et ajouter facilement le temps passé dans les réunions et d'autres tâches programmées. L'appli Android calculera par ailleurs automatiquement le total du temps facturable et non facturable, fournira un résumé hebdomadaire et mettra en évidence les tâches qui requièrent l'attention.

Lorsque vous ajoutez une entrée de temps, en utilisant l'une des méthodes mentionnée ci-dessus, celle-ci est automatiquement marquée comme facturable ou non facturable, selon le type de facturation de la tâche. Contrairement au type de facturation des tâches et des projets, le type de facturation des entrées de temps ne peut pas être modifié manuellement. Mais lorsque vous modifiez le type de facturation d'une tâche avec des entrées de temps, le type de facturation de toutes ses entrées est également modifié.

Gérer le temps facturable

Tous les utilisateurs, hormis les utilisateurs externes et les collaborateurs, peuvent gérer les entrées de temps d'autres utilisateurs.

Depuis la vue Journal, vous obtiendrez facilement un aperçu de la quantité de temps passée par vos employés sur une tâche donnée, et vous pourrez vérifier si ce temps est facturable. Depuis cette même vue, vous pouvez :

Pour ouvrir la vue Journal :

  1. Cliquez sur le dossier, projet, ou espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Basculez sur l’affichage Journal. Il faudra peut-être que vous cliquiez sur « Plus » dans un premier temps.

Grouper et filtrer le temps facturable

Le type de facturation de chaque entrée de temps est indiqué dans la colonne « Type de facturation » de l'affichage Journal.

Filtrer les entrées de temps par type de facturation

  1. Cliquez sur l'icône de filtre dans l'angle supérieur gauche du tableau du journal.
  2. Faites défiler jusqu'à la section de filtre « Type de facturation ».
  3. Cochez la case en regard du type « Facturable » ou « Non facturable ».

Grouper les entrées de temps par type de facturation

  1. Cliquez sur le bouton « Ajouter un groupement » dans l'angle supérieur gauche de la vue. Autrement, si un autre groupement est déjà utilisé, cliquez sur le bouton « + ».
  2. Sélectionnez « Type de facturation ».

Verrouiller les entrées de temps

Tous les utilisateurs d'un compte, hormis les utilisateurs externes et les collaborateurs, peuvent verrouiller les entrées de temps d'une vue Journal, sauf si leur niveau d'accès ne le leur permet pas.

Après avoir passé en revue les entrées de temps de vos employés, vous pouvez les verrouiller pour éviter qu'elles soient modifiées. Utilisez cette fonctionnalité avant de réaliser les bulletins de salaire ou de préparer les factures pour vos clients, ou avant d'exporter les entrées de temps des employés depuis Wrike.

Vous pouvez verrouiller toutes les entrées de la période sélectionnée en même temps, ou bien verrouiller manuellement chaque entrée individuellement.

Pour verrouiller toutes les entrées de temps de la période sélectionnée en même temps :

  1. Dans le panneau de navigation de gauche, choisissez un dossier, projet ou espace qui contient les tâches avec les entrées de temps requises.
  2. Basculez sur la vue Journal.
  3. Cliquez sur le bouton du menu à trois points dans l'angle supérieur droit du tableau du journal.
  4. Sélectionnez « Verrouiller les entrées ».
  5. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez la période de temps pour laquelle vous souhaitez verrouiller les entrées.
  6. Cliquez sur le bouton « Verrouiller les entrées ».

Une fenêtre contextuelle portant le bouton « Annuler » apparaît pendant un court moment. 

Pour verrouiller une entrée à la fois :

  1. Ouvrez le dossier, projet ou espace sélectionné dans l'affichage Journal.
  2. Localisez les entrées de temps requises dans la liste.
  3. Passez le curseur au-dessus de la cellule de cette entrée dans la colonne « Verrouiller ».
  4. Cliquez sur l'icône de verrouillage qui apparaît pour verrouiller l'entrée (en cliquant à nouveau, vous la déverrouillez).
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