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Gérer les espaces (pour les administrateurs d'espace)

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Aperçu

Les administrateurs d'espace sont les membres d'un espace ayant des droits étendus. Contrairement aux autres membres de l'espace, les administrateurs peuvent modifier les signets et les paramètres de l'espace, ainsi que la liste des utilisateurs et leurs permissions au sein de l'espace.

Veuillez noter que si vous devenez un administrateur d'espace, vous n'obtenez pas automatiquement les mêmes droits que les administrateurs de compte. De même, si un administrateur de compte a accès à un espace, uniquement en tant que membre classique, il ne peut pas modifier l'espace.

Pour savoir comment les membres de l'espace peuvent interagir avec les espaces et comment créer un espace, consultez la page Aperçu des espaces.

Informations importantes

  • Chaque espace peut avoir un nombre illimité d'administrateurs et de membres.
  • Chaque espace doit avoir au moins un administrateur d'espace.

Assigner la fonction d'administrateur d'espace

Les créateurs et les administrateurs d'espace peuvent assigner la fonction d'administrateur d'espace à d'autres utilisateurs. Les utilisateurs externes et les collaborateurs ne peuvent pas être administrateurs d'espace.

Sélectionner les administrateurs d'espace au moment de la création de l'espace

Lorsque vous créez un espace, vous êtes automatiquement désigné comme administrateur d'espace. Vous pouvez ajouter d'autres administrateurs au moment de la création de l'espace :

  1. Dans la fenêtre de création de l'espace, cliquez sur le champ de recherche dans la section « Membres » et sélectionnez un utilisateur dans la liste.
  2. Si un utilisateur n'apparaît pas dans la liste : commencez à écrire son nom et sélectionnez-le lorsqu'il apparaît.
  3. Cliquez sur le nom de l'utilisateur pour l'ajouter à un espace.
    Dans le menu déroulant à droite du nom de l'utilisateur, changez la fonction de l'utilisateur et désignez-le comme administrateur.
  4. Cliquez sur « Créez ».

Ajouter un autre administrateur à un espace existant

En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez assigner la fonction d'administrateur d'espace aux membres de l'espace. Pour cela :

  1. Cliquez sur le nom de l'espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur l’icône d'engrenage dans l'angle supérieur droit.
  3. Sélectionnez « Paramètres ».
  4. Répétez les étapes 1 à 4 décrites ci-dessus.
  5. Cliquez sur « Enregistrer » dans l'angle inférieur gauche.

Modifier les paramètres d'un espace

En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez renommer un espace ou modifier ses paramètres.

  1. Cliquez sur le nom d'un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur l’icône d'engrenage dans l'angle supérieur droit.
  3. Sélectionnez « Paramètres ».
  4. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, vous pouvez :
    • Renommer l'espace.
    • Rendre un espace privé ou public.
    • Modifier ses flux de travail par défaut et recommandés.
    • Inviter et supprimer des membres.
    • Si votre compte fonctionne avec un abonnement Business ou supérieur, vous pouvez configurer des niveaux d'accès pour des membres et des groupes.
  5. Cliquez sur « Enregistrer ».

🔥Conseil de Wrike ! Il y a un autre moyen d'ouvrir les paramètres d'un espace : faites un clic droit sur le nom de l'espace dans le panneau de navigation de gauche et sélectionnez « Paramètres » dans le menu.

Configurer les flux de travail par défaut et recommandés

En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez sélectionner ses flux de travail par défaut et recommandés. Cette option n'est disponible que si votre compte fonctionne avec un abonnement Business ou supérieur.

Flux de travail par défaut de l'espace

Lorsque vous configurez le flux de travail par défaut :

Veuillez noter que : vous pouvez configurer uniquement un flux de travail par défaut par espace.

Pour configurer le flux de travail par défaut :

  1. Faites un clic droit sur le nom d'un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Passez le curseur sur « Modifier le flux de travail »* pour voir la liste des flux de travail disponibles.
  3. Cliquez sur le flux de travail que vous souhaitez configurer par défaut pour l'espace.

*Si vous avez un compte Business ou supérieur, mais que vous ne voyez pas « Modifier le flux de travail » dans le menu, cela veut dire qu'il n'y a pas de flux de travail personnalisé dans le compte. Vous pouvez consulter notre page sur les flux de travail personnalisés et apprendre à en créer un.

🔥Conseil de Wrike ! Vous pouvez configurer différents flux de travail par défaut pour les dossiers/projets de l'espace. Pour cela, faites un clic droit sur le dossier ou le projet dans le panneau de navigation de gauche, puis suivez les étapes 2 à 3 décrites plus haut.

Flux de travail recommandés de l'espace

Lorsque vous configurez un flux de travail recommandé :

  • Les membres de l'espace verront les flux de travail recommandés, sous la liste des statuts, lorsqu'ils modifient le statut d'une tâche dans un espace ou dans l'un de ses dossiers/projets. Ils verront tous les autres flux de travail sous l'option de menu « Autre ».

Veuillez noter qu'un flux de travail recommandé ne peut pas être configuré pour votre espace personnel.

Pour configurer un flux de travail recommandé :

  1. Cliquez sur le nom d'un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur l’icône d'engrenage dans l'angle supérieur droit.
  3. Sélectionnez « Paramètres ».
  4. Basculez sur l'onglet « Flux de travail ».
  5. Commencez à écrire le nom du flux de travail et sélectionnez-le dans la liste qui apparaît.

Inviter des utilisateurs à rejoindre un espace

En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez inviter d'autres utilisateurs du compte à rejoindre l'espace. Veuillez noter que vous ne pouvez pas inviter d'utilisateurs à rejoindre un espace personnel.

  1. Sélectionnez un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur l’icône d'engrenage dans l'angle supérieur droit.
  3. Sélectionnez « Paramètres ».
  4. Cliquez sur le champ de recherche dans la section « Membres » et sélectionnez un utilisateur dans la liste. Si vous ne trouvez pas quelqu'un : commencez à écrire son nom et sélectionnez-le lorsqu'il apparaît.
  5. Si votre compte fonctionne avec un abonnement Business ou supérieur, vous pouvez modifier le niveau d'accès de l'utilisateur* : cliquez sur son niveau d'accès actuel à droite de son nom dans la liste des membres existants et sélectionnez-en un nouveau :
    • Complet - dispose de tous les droits d'utilisateur dans un espace, excepté les droits réservés aux administrateurs d'espace.
    • Éditeur - ne peut pas supprimer, ni partager le contenu de l'espace.
    • Limité - peut uniquement visualiser les éléments dans l'espace, ajouter des commentaires et modifier le statut des tâches.
  6. Cliquez sur « Enregistrer ».

*Les administrateurs d'un espace ont toujours un accès complet aux dossiers et projets de celui-ci.

Vous pouvez également modifier la liste des membres depuis le panneau d'informations de l'espace :

  1. Ouvrez le « panneau d'informations de l'espace ».
  2. Cliquez sur le bouton « Inviter ou modifier des membres ».

Supprimer les membres d'un espace

En tant qu'administrateur d'espace vous pouvez supprimer les personnes d'un espace.

  1. Cliquez sur le nom d'un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur l’icône d'engrenage dans l'angle supérieur droit.
  3. Sélectionnez « Paramètres ».
  4. Dans la section « Membres » : placez le curseur sur le nom de la personne que vous souhaitez supprimer de l'espace.
  5. Cliquez sur l'icône « X » qui apparaît à droite.
  6. Cliquez sur « Enregistrer ».

L'utilisateur supprimé ne voit plus l'espace dans son panneau de navigation de gauche. S'il s'agit d'un espace privé, il ne peut plus y accéder. S'il s'agit d'un espace public, les utilisateurs réguliers peuvent encore trouver l'espace dans l'explorateur d'espaces, puis le rejoindre.

Créer des formulaires de demande dans les espaces

En tant qu'administrateur d'un espace, vous pouvez créer des formulaires de demande pour celui-ci.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur les comptes Business et supérieurs.

Voici comment procéder pour créer un formulaire de demande dans un espace :

  1. Cliquez sur le nom d'un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de l’espace de travail.
  3. Sélectionnez « Formulaires de demande ».
  4. Cliquez sur le bouton « Créer un formulaire de demande ».

La page avec l'assistant de création du formulaire s'ouvre, depuis laquelle vous pouvez créer un nouveau formulaire de demande.

Gérer des formulaires de demande dans les espaces

Les administrateurs de compte peuvent assigner et désassigner les formulaires de demande de tous les espaces. Les administrateurs d'espace peuvent gérer tous les formulaires de demande assignés à leur espace.

Assigner des formulaires de demande à un espace (pour les administrateurs de compte)

Si vous êtes un administrateur de compte avec le droit de gérer des formulaires de demande, vous pouvez créer des formulaires de demande et les assigner à un espace particulier.

Pour cela :

  1. Cliquez sur le signe « + » vert dans l'angle supérieur gauche de l'espace de travail.
  2. Sélectionnez « Demandes ».
  3. Cliquez sur « Gérer les formulaires ».
  4. Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez assigner à un espace, ou créez-en un nouveau.
  5. Dans la page qui s'ouvre, sélectionnez un espace sous la section « Le formulaire appartient à un espace ».
  6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Vous verrez l'espace, auquel appartient le formulaire de demande dans la colonne « Espace » du tableau contenant tous les formulaires de demande.

Veuillez noter que vous ne pouvez pas assigner de formulaires de demande à des espaces personnels.

Gérer des formulaires de demande (pour les administrateurs d'espace)

En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez visualiser la liste complète de tous les formulaires de l'espace que vous gérez, et vous pouvez les modifier, les dupliquer et les supprimer.

Pour ouvrir la liste des formulaires de demande d'un espace particulier et les gérer :

  1. Cliquez sur le nom d'un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur l'icône de l'engrenage dans le coin supérieur droit de l’espace de travail.
  3. Sélectionnez « Formulaires de demande ».
  4. La liste complète des formulaires de demande de l'espace apparaît.

Cliquez sur n'importe quel formulaire de demande pour le modifier.

Pour supprimer ou dupliquer un formulaire, faites un clic droit sur celui-ci et sélectionnez l'option correspondante.

Modifier les informations d'un espace

La section d'informations contient la description de l'espace et la liste complète des membres de l'espace et des administrateurs. En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez modifier les informations de l'espace.

Pour ajouter ou modifier la description d'un espace :

  1. Cliquez sur le nom d'un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur l'icône « Informations » dans l'angle supérieur droit ou cliquez sur l’icône d’engrenage et sélectionnez « Afficher les informations de l'espace ».
  3. Dans le panneau d'informations de l'Espace qui s'ouvre, cliquez sur « Ajouter une description » pour ajouter les informations. Si les informations ajoutées précédemment ont besoin d'être modifiées, cliquez sur le texte existant pour le modifier.
  4. Cliquez n'importe où en dehors du champ pour enregistrer les modifications.

Archiver un espace

En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez archiver des espaces.

  1. Faites un clic droit sur le nom d'un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Sélectionnez « Archiver l'espace ».
  3. Cliquez sur « Archiver » pour confirmer votre décision.

L'espace archivé disparaît du panneau de navigation de gauche des espaces de travail de tous les utilisateurs de l'espace. Si l'espace archivé ou certains de ses éléments sont ouverts dans une vue, vous serez automatiquement redirigé vers l'espace situé juste au-dessus de l'espace archivé dans le panneau.
Un espace archivé est toujours visible dans l'onglet « Archivé » de l'explorateur d'espaces.

Supprimer un espace

En tant qu'administrateur d'espace, vous pouvez supprimer les espaces.

  1. Faites un clic droit sur le nom d'un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Sélectionnez « Supprimer l'espace ».
  3. Cliquez sur « Supprimer » pour confirmer votre décision.

L'espace supprimé disparaît du panneau de navigation de gauche des espaces de travail de tous les utilisateurs de l'espace. Si l'espace supprimé ou certains de ses éléments sont ouverts dans une vue, vous serez automatiquement redirigé vers l'espace situé juste au-dessus de l'espace supprimé dans le panneau.
Après la suppression, vous pouvez encore récupérer les tâches, les projets et les dossiers de l'espace supprimé dans la corbeille.

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