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Inviter des réviseurs externes

Tableau 157. Disponibilité - Anciens plans


Aperçu

Les administrateurs de compte et les utilisateurs réguliers peuvent confier des fichiers à réviser à des utilisateurs externes.

Important

Vous devez avoir un niveau d'accès complet sur un dossier/projet pour inviter des réviseurs externes.

Invitez vos clients qui n'ont pas de compte Wrike à faire une révision de fichiers joints aux tâches, aux dossiers et aux projets. Ils peuvent commenter les fichiers, faire part de leurs décisions, et même recevoir des réponses à leurs commentaires depuis Wrike, par e-mail.

Remarque

Les réviseurs invités peuvent uniquement visualiser les fichiers dont l'approbation leur a été assignée. Ils n'ont pas accès à vos données Wrike (tâches, dossiers et projets).

Inviter des utilisateurs externes

  1. Ouvrez une tâche, un dossier ou un projet contenant des pièces jointes. Si vous ne voyez pas le fichier que vous souhaitez ajouter au processus de révision, cliquez sur Afficher tous les fichiers.

  2. Marquez la case correspondant aux fichiers que vous voulez ajouter au processus de révision. 1

  3. Cliquez sur Commencer une approbation. 2

  4. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, on vous demandera de saisir :

    1. L'adresse e-mail de l'utilisateur externe (requis). 3

    2. Le nom de l'utilisateur externe (facultatif). Le cas échéant, c'est ce nom qui apparaîtra dans la liste des réviseurs au lieu de l'adresse e-mail. 4

  5. Cliquez sur + Ajouter un autre invité pour inviter un autre utilisateur. 5

  6. Appliquez les paramètres avancés de révision par un invité (facultatif) :

    1. Saisissez votre nom (et le nom de votre compte) ainsi que l'objet de votre e-mail. Vous pouvez également écrire un message qui fera partie de l'e-mail d'invitation que l'utilisateur recevra. 6

    2. Cochez la case Télécharger le fichier 7 pour permettre aux utilisateurs invités de télécharger des fichiers.

    3. Cochez la case Afficher les commentaires internes 8 pour que l'invité puisse avoir accès à tous les commentaires. Si la case n'est pas cochée, il ne pourra voir que les commentaires et les réponses des utilisateurs invités.

    4. Cochez la case Voir toutes les versions des fichiers 9 pour permettre à l'utilisateur invité de voir toutes les versions des fichiers en révision ; décochez-la pour qu'il ne voie que la dernière version.

    5. Précisez pendant combien de temps l'invité pourra avoir accès aux fichiers à réviser. Vous pouvez choisir l'une des valeurs prédéfinies ou indiquer la date de votre choix. Par défaut, l'accès expire 30 jours après l'assignation de la révision. 10

    6. Définissez un mot de passe pour renforcer la protection. Le mot de passe doit contenir au moins quatre caractères. 11

  7. Pour supprimer l'un des utilisateurs invités, passez le curseur sur son nom ou son e-mail et cliquez sur le signe X qui apparaît.

  8. Cliquez sur Inviter.

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Important

Vous pouvez inviter un nombre illimité d'utilisateurs externes pour la révision, dans la limite de 100 invitations par heure.

Lors de l'envoi de l'invitation :

  • Un e-mail est envoyé à l'adresse e-mail saisie à l'étape 5. Depuis cet e-mail, l'invité peut accepter ou rejeter l'invitation. S'il indique vouloir rejeter l'invitation, il sera redirigé vers une page de confirmation.

  • Une note confirmant l'invitation de révision par l'utilisateur externe apparaît dans le flux d’activités.

  • Une image d'avatar apparaît dans la section Réviseurs invités du panneau de révision.

  • Vous pouvez fixer une date d'échéance pour la révision. Veuillez noter que si ce fichier est ajouté à une approbation dans la même tâche, le même dossier, ou le même projet, et que l'approbation a une date d'échéance, vous ne pourrez pas fixer une autre date d'échéance pour la révision par l'invité.

Vous recevrez une notification dans la boîte de réception lorsque l'utilisateur invité acceptera ou refusera l'invitation. S'il l'accepte, une note sera également ajoutée au flux d’activités à chaque fois qu'il ajoutera un commentaire à un fichier ou prendra une décision.

Une fois qu'un réviseur invité a donné sa décision, il peut toujours la modifier ou la supprimer jusqu'à ce que vous cliquiez sur Terminer la révision par un invité dans l'approbation.

Remarque

Si vous protégez une révision par mot de passe, nous vous recommandons d'envoyer le mot de passe via un autre canal de communication (par exemple, via une application de messagerie ou un texto). Ne l'envoyez pas dans le message personnel à l'étape 5. Cela vous aidera à protéger vos données.

FAQ

Puis-je modifier les détails d'une invitation ultérieurement ?

Oui, c'est possible.

  1. Cliquez sur l'avatar de l'utilisateur invité dans le panneau de révision.

  2. Cliquez sur Modifier l'invitation ou Envoyer une nouvelle invitation, selon la réponse de l'utilisateur invité.

  3. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, vous pouvez :

    1. Changer le nom de l'utilisateur invité.

    2. Renvoyer l'invitation.

    3. Modifier d'autres paramètres de la révision.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

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