Étape 1 : Installation

⏱ 5 minutes de lecture

• Présentation générale de Wrike
• Navigation dans l'espace de travail
• Structures de base
• Concepts de base : partage et suivi
• Configuration des notifications par e-mail
• Suivi du travail : tableaux de bord, mon travail, boîte de réception
• Démarrer

Présentation générale de Wrike

Wrike vous permet d'organiser et de suivre votre travail, de collaborer et de montrer ce qui a été accompli.

Ce que vous voyez dans Wrike dépend de ce qui est partagé avec vous. Si votre équipe ne fait que commencer à utiliser Wrike, il est possible que votre espace de travail (ce que vous voyez quand vous vous connectez à Wrike) soit vide. Si votre équipe utilise déjà Wrike et a créé (et partagé) des tâches, des dossiers et des projets avec vous, alors vous verrez des informations dans votre espace de travail dès le départ.

Navigation dans l'espace de travail

Structures de base

Wrike se compose de tâches, de dossiers et de projets. Ils vous servent à organiser votre travail, à suivre la progression des actions et à collaborer avec votre équipe.

Les tâches

Vous devez considérer les éléments comme des points sur une liste de tâches : chaque élément est une action à effectuer. Pour mieux vous organiser, ajoutez vos tâches dans des dossiers ou des projets. Les tâches vous permettent de suivre le travail qui reste à accomplir, tout en vous fournissant des informations utiles (état, chargé de mission et échéance) pour avancer dans votre travail.

Les dossiers

Les dossiers permettent de regrouper et organiser des données. Ajoutez des tâches à des dossiers pour sauvegarder des informations au même endroit ou structurez votre espace de travail pour trouver et partager plus facilement des informations. Contrairement aux tâches et aux projets, les dossiers ne peuvent pas être filtrés et ne disposent d'aucun attribut propre.

Les projets

Les projets permettent de regrouper et organiser des tâches, à l'image des dossiers, mais les projets ont des attributs (état, propriétaire, échéances) qui facilitent les rapports et le suivi de la progression.

Comparaison des tâches, dossiers et projets

Les concepts de base : partage et suivi

Le partage

Le partage permet aux utilisateurs d'accéder à des tâches, dossiers et projets. Vous ne pouvez voir que les éléments qui sont partagés avec vous. Si quelque chose n'est pas partagé avec vous, il n’apparaît pas dans votre espace de travail.

Fonctionnement

• Les éléments créés dans le dossier racine (au niveau de votre compte) sont privés. Tout ce qui est créé dans le dossier racine est privé et le reste, à moins d'être partagé avec quelqu'un d'autre ou déplacé dans une tâche, un dossier ou un projet partagés.
• Le partage est transmis de haut en bas ; c'est-à-dire que si une tâche, un dossier ou un projet est partagé avec un utilisateur, il en sera automatiquement de même pour tous les éléments ajoutés ou créés dans cette tâche, ce dossier ou ce projet.
• Si un élément parent (de niveau supérieur) est partagé, les sous-éléments (de niveau inférieur) sont automatiquement partagés aussi. Lorsqu'un utilisateur a accès à une tâche, un dossier ou un projet parent, vous partagez forcément aussi avec lui les sous-tâches, sous-dossiers et sous-projets.
• Les informations ne sont pas transmises automatiquement de bas en haut ; c'est-à-dire que si vous partagez une sous-tâche, un sous-dossier ou un sous-projet avec des utilisateurs, ils n'auront pas forcément accès à la tâche, au dossier ou au projet parent. Servez-vous de cette logique pour partager uniquement les informations souhaitées avec des personnes données, sans forcément tout partager.

Que se passe-t-il lorsque vous partagez ?

Lorsqu'un élément est partagé avec d'autres utilisateurs :

• Tous les types d'utilisateurs (y compris les collaborateurs) ont accès aux détails de cet élément, y compris les pièces jointes et les commentaires.
• Les utilisateurs habituels et externes peuvent consulter et modifier cet élément. Les collaborateurs peuvent le voir, mais disposent de droits de modification restreints.
• Les utilisateurs habituels ayant un droit d'accès complet peuvent partager cet élément avec d'autres utilisateurs.

Le suivi

Le partage d'informations vous donne accès à des tâches, des dossiers et des projets. Vous recevez alors des notifications concernant ces éléments.

Vous suivez automatiquement des éléments lorsque :

• Vous êtes @mentionné dans un élément
• Un élément vous est assigné

Configuration des notifications par e-mail

Par défaut, toutes les notifications par e-mail sont activées. Vous pouvez modifier les notifications par e-mail de façon à ne recevoir d'e-mails que concernant les changements que vous voulez suivre.

1. Cliquez sur votre image de profil en haut à droite de l'espace de travail.
2. Sélectionnez « Voir le profil ».
3. Cliquez sur l'onglet « Adresses e-mail ».
4. Faites défiler jusqu'à la section « Notifications par e-mail ».
5. Vous verrez une liste d'options de notifications par e-mail. Cochez ou décochez la case située à gauche de chaque option pour activer ou désactiver ce type de notification.

Conseil pratique : vous pouvez vous servir de l'onglet boîte de réception de l'espace de travail pour suivre les @mentions, les attributions de tâches et les éléments partagés récemment.

Suivi du travail : tableaux de bord, boîte de réception

Les tâches sont actives dans des dossiers et des projets, mais d'autres vues vous permettent de suivre et d'organiser les informations.

Tableau de bord

Les tableaux de bord vous permettent de voir les tâches sous forme de tableaux. Ajoutez des widgets dans un tableau de bord pour voir ce qu'il vous reste à faire ou comment les choses avancent. Pour savoir comment créer des widgets, cliquez ici.

Les tableaux de bord sont l'un des outils les plus personnalisables pour suivre la progression du travail. Vous ne savez pas comment faire ? Lisez cette conversation pour en savoir plus ou connaître les fonctionnalités utiles selon votre mode de travail.

Boîte de réception

La boîte de réception affiche les notifications des dernières @mentions et attributions de tâches, et vous informe également qu'une tâche, un dossier ou un projet a été partagé avec vous. Utilisez les notifications de votre boîte de réception plutôt que celles de vos e-mail.

Démarrer

Commencez à utiliser Wrike dès maintenant. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer

• Réunion d’équipe hebdomadaire :créez une tâche pour chaque réunion et prenez des notes dans la description de la tâche.
• Politiques d'entreprise : créez un dossier d'entreprise contenant les informations qui servent souvent de référence.
• Actions personnelles : créez des tâches pour les éléments que vous devez terminer le jour-même ou dans la semaine. Demandez à votre responsable ou aux experts de Wrike où les tâches doivent être créées. Ou bien, s'il y a des tâches que seul(e) vous devez consulter, essayez plutôt de créer un Dossier privé, en incluant des tâches dans ce Dossier.

Nous vous invitons ensuite à lire notre article sur la collaboration entre collègues dans Wrike.