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Étape 3 : Collaboration et exécution

Inviter votre équipe dans Wrike

Avant d'inviter votre équipe dans l'espace de travail, planifiez une réunion pour présenter Wrike à votre équipe :

  • Offrez un contexte de haut niveau. Partagez le but du déploiement de Wrike et expliquez en quoi l’utilisation de Wrike aidera les équipes à atteindre leurs objectifs avec une meilleure visibilité, moins de réunions de mise à jour de statut et une source unique d'informations pour tous les éléments de travail.
  • Expliquez les bases de Wrike. Montrez-leur les tâches, les dossiers et les projets, passez en revue le fonctionnement du partage et faites découvrir à votre équipe un exemple de projet. Cela les aidera à comprendre le fonctionnement de l’outil.
  • Présentez vos champions et les outils de support et de formation de Wrike (Centre d’aide, Communauté, tutoriels vidéo et cours Wrike Discover) pour que chacun sache où aller s’il a besoin d’aide.

Vous êtes maintenant prêt à inviter des utilisateurs dans votre compte. Vous pouvez faire cela dans l’onglet gestion du compte ou à l'aide des icônes « Ajouter un chargé de mission » et « Partagé avec ». Dans l’onglet de gestion de votre compte, vous pouvez spécifier la fonction de l’utilisateur (utilisateurs réguliers pour les membres de votre équipe, utilisateurs externes pour les parties prenantes externes qui ont besoin de droits de modification dans votre compte, ou collaborateur pour les parties prenantes externes avec un ensemble limité de droits), accorder des droits d’administrateur, et créer des groupes d’utilisateurs dans les abonnements Business et Enterprise.

Important : votre équipe ne voit que les éléments de travail qui sont partagés avec elle. Aussi, n’oubliez pas d’accorder à votre équipe l’accès aux espaces, dossiers et projets lorsque vous les invitez. En savoir plus sur l’octroi de l’accès aux informations.

Trouver votre travail

Boîte de réception

Commencez votre journée en consultant votre boîte de réception. Elle affiche les notifications des nouvelles @mentions et assignations de tâches et lorsqu’une tâche, un dossier ou un projet est partagé avec vous.

Il est judicieux d’utiliser la règle des deux minutes lorsqu'il s'agit de notifications : si la réponse vous prend moins de deux minutes, répondez-y tout de suite. Si cela nécessite plus de temps, reportez les notifications pour les hiérarchiser plus tard.

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Les tableaux de bord

Les tableaux de bord constituent l’un des outils les plus personnalisables pour suivre la progression du travail. Vous pouvez voir sur quoi vous devez travailler ensuite et la façon dont le travail progresse. Dans les tableaux de bord, les éléments (tâches, projets ou dossiers) sont regroupés sur des widgets selon certains critères, tels que vos tâches en retard, les tâches à effectuer cette semaine, vos tâches en backlog, etc. Vous pouvez ajouter des widgets supplémentaires, comme les widgets de fichier ou pour toutes les tâches que vous avez assignées, et tout ce qui est important pour vous. En savoir plus sur le tableau de bord personnel

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Liste Mes tâches dans l’espace personnel

Le dossier interactif « Mes tâches » représente une autre façon de visualiser votre travail. Il vous aide à vous concentrer sur les tâches les plus importantes et contient :

  • Toutes les tâches et sous-tâches qui vous sont assignées
  • Les tâches que vous avez ajoutées manuellement à « Mes tâches »

Vous pouvez personnaliser ce que vous voyez dans Mes tâches en appliquant des filtres, en modifiant l’ordre de tri ou en affichant les tâches et les sous-tâches sous forme de liste simple.

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Collaborer sur les tâches

Maintenant que vous savez où trouver votre travail, passons à l’action. Wrike vous offre, ainsi qu'à vos coéquipiers, un espace de travail partagé où vous pouvez partager la progression, discuter des problèmes et disposer d'une source d'informations unique relative à la version finale des fichiers et des tâches.
Jetez un coup d’œil à la liste des fonctionnalités qui vous aideront à collaborer avec votre équipe dans Wrike.

FonctionnalitéMode de fonctionnementCas d'utilisation
@mentionDans le champ des commentaires, tapez @ suivi du nom d’un utilisateur. Utilisez @chargés de mission pour mentionner tous les destinataires de tâche et @suiveurs pour mentionner tous les suiveurs de tâche, de dossier ou de projet.
  • Partager une tâche et fournir des informations de contexte pour expliquer pourquoi vous partagez cette tâche avec le(s) utilisateur(s) en question.
  • Faire savoir aux utilisateurs quel domaine de la conversation les concerne.
Description de la tâche

La description de la tâche enregistre les modifications automatiquement et instantanément. Plusieurs personnes peuvent travailler sur des tâches en même temps et vous verrez qui travaille sur quoi.

  • Fournir toutes les informations de la tâche aux chargés de mission et aux parties prenantes.
  • Prendre des notes pendant une réunion (individuellement ou en tant qu’équipe).
  • Collaborer sur les modifications de texte pour les équipes distantes.
Suivi des modificationsLorsqu'une personne change la description d'une tâche, une « mise à jour de la description » est ajoutée au flux de la tâche en question. En cliquant sur le lien, vous voyez quels changements ont été effectués.
  • Lorsque vous travaillez avec une équipe et que vous souhaitez voir les modifications apportées par un coéquipier.
CitationSurlignez du texte dans le champ de la description ou des commentaires, puis cliquez sur les guillemets qui apparaissent. Un nouveau commentaire comprenant le texte surligné est alors créé.
  • Faire référence à une partie spécifique d’une tâche et expliquer clairement à tout le monde à quoi vous vous référez.
ÉmoticônesAjoutez des émoticônes aux commentaires dans Wrike. Cliquez dans le champ des commentaires, puis cliquez sur l’icône du smiley pour visualiser la liste complète des émoticônes disponibles.
  • Faire savoir à vos coéquipiers comment lire vos commentaires ou les utiliser pour ajouter de la personnalité et de l’humour à l’espace de travail.
Approbations
(disponible pour les abonnements Business et Enterprise)
Vous pouvez assigner des approbateurs et définir des échéances pour les tâches et les projets. Chaque approbateur peut approuver ou rejeter la tâche. Pour automatiser le processus, ajoutez des approbations aux flux de travail personnalisés.
  • Rationaliser le processus d’approbation.
  • Voir qui est responsable de l’approbation du travail de votre équipe.
  • Déterminer si certaines des approbations en attente sont susceptibles de retarder votre projet
  • Créer des widgets de tableau de bord personnalisés basés sur les approbations.

Collaborer sur les fichiers

FonctionnalitéMode de fonctionnementCas d'utilisation
Joindre des fichiersAssociez des fichiers à une tâche depuis votre ordinateur ou votre stockage dans le cloud.Vous avez des fichiers liés à des projets et vous souhaitez tout conserver au même endroit.
Wrike Proof et Wrike Publish sont disponibles en tant que fonctionnalités complémentaires payantes.
RévisionAjoutez des commentaires directement aux images, vidéos, fichiers PDF et Microsoft Office. Répondez aux retours d’information et discutez-en, et résolvez les commentaires au fur et à mesure des modifications.Il s’agit d’un moyen facile de collecter des commentaires centralisés sans jongler entre les e-mails.
Approbation de fichierSollicitez des révisions de la part des principales parties prenantes et fixez des délais d'approbation. Les réviseurs peuvent marquer les actifs comme approuvés ou demander des modifications spécifiques, créant ainsi un journal clair de modifications et d'approbation.Vous devez faire approuver un document avant son utilisation ou sa publication. Avec la révision par un invité, vous pouvez inviter vos clients, qui n’ont pas de compte Wrike, à réviser les fichiers.
Wrike Publish : intégrations de MediaValet et BynderPubliez des ressources approuvées directement sur votre gestionnaire d’actifs à partir de Wrike.Unifiez la messagerie et les visuels de la marque à travers des campagnes intégrées. Téléchargez, recherchez et joignez des ressources numériques approuvées.

Prendre des habitudes dans Wrike

L’habitude d’utiliser Wrike au quotidien est essentielle pour votre réussite avec l’outil. Si votre équipe ne génère pas de rapports sur la progression ou ne surveille pas les mises à jour, vous passerez à côté d’informations importantes sur la progression du travail. Voici une liste de contrôle des routines quotidiennes qui vous aideront, vous et votre équipe, à tirer le meilleur parti de Wrike :

  1. Montrez à votre équipe comment trouver ses tâches dans Wrike :
    • Consulter la boîte de réception pour les nouvelles @mentions et les tâches entrantes.
    • Consulter la liste Mes tâches dans leur espace personnel pour les tâches qui leur sont assignées.
    • Vérifier le tableau de bord personnel pour comprendre la progression du travail.
  2. Assurez-vous que votre équipe comprend comment partager la progression.
    • Lorsque le travail est en cours :
      • Ajouter des commentaires et @mentionner les autres
      • Modifier le statut des tâches pour refléter le statut actuel et la date d’échéance si nécessaire.
    • Une fois le travail terminé :
      • Changer le statut d’une tâche lorsqu'elle est terminée
      • @Mentionner les parties prenantes
      • Joindre des ressources, le cas échéant
  3. Faites de Wrike votre source unique d'informations :
    • Lors de la création d’une tâche, assurez-vous que le titre est clair, que la tâche est assignée et planifiée, et que la description de la tâche couvre les exigences et les attentes. Nous vous recommandons de commencer le titre de la tâche par un verbe pour qu’elle repose sur une action. Par exemple, utiliser « Rédiger un article de blog » au lieu de « Article de blog ».
    • Appliquer la règle « Ce qui n'est pas dans Wrike n’existe pas ».
    • Assurez-vous que toutes les tâches sont assignées (1 tâche : 1 chargé de mission) et planifiées pour une meilleure responsabilisation.
    • Gérez la charge de travail de votre équipe : chaque personne doit disposer d’un plan clair et prioritaire pour la semaine suivante afin de ne pas être paralysée par des dizaines de tâches non triées dans ses listes de tâches.
    • Mentionner @Mon équipe pour les annonces à l’échelle de l’équipe ou de l’entreprise.
    • Prendre note des réunions, des accords et des éléments d’action dans les sous-tâches.
    • Montrer l’exemple : utilisez Wrike dans votre travail quotidien.

Pour aller plus loin

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