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Approbations de fichiers

Tous les types d’utilisateurs (y compris les collaborateurs) peuvent demander la révision de fichiers, et tous les types d’utilisateurs peuvent être désignés comme réviseurs de fichiers. Wrike Proof est disponible sur Wrike marketing et sur Wrike for Marketers Enterprise. Les utilisateurs des comptes Professional, Business et Enterprise peuvent acheter Wrike Proof en fonctionnalité complémentaire.

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Aperçu

Utilisez la fonctionnalité d'approbation lorsque vous avez des fichiers qui doivent être révisés et approuvés par des collègues. Les approbations contribuent à organiser et apporter de la transparence au processus de révision, en permettant à votre équipe d'effectuer un suivi

  • sur les fichiers qui ont besoin d'être révisés et approuvés
  • sur la personne responsable de l'approbation d'un fichier
  • sur le statut de révision de chaque fichier 

Vous pouvez filtrer les fichiers en fonction du statut de l'approbation et de la révision par un invité, du ou des utilisateur(s) désigné(s) comme approbateur(s), de la date de début et d'échéance et bien plus encore.
Pour plus d'information sur la révision, visitez la page Révision de notre centre d'Aide.

File_Approvals_-_Example.png

 Types de fichier compatibles

La fonctionnalité d'approbation fonctionne avec :

  • Tous les fichiers téléchargés depuis le stockage local.
  • Les vidéos de YouTube publiques ou non répertoriées.

Les fichiers sauvegardés grâce à des services de stockage sur le cloud (exceptées les vidéos de YouTube) ne peuvent pas être utilisés dans le cadre du processus d'approbation.

Ajouter des fichiers au processus d'approbation

  1. Ouvrez une tâche, un dossier ou un projet avec des pièces jointes. Si vous ne trouvez pas le fichier que vous voulez ajouter au processus de révision, cliquez sur « Afficher tous les fichiers ».
  2. Marquez la case correspondant aux fichiers que vous voulez ajouter au processus d'approbation.
  3. Cliquez sur « Sélectionner pour l'approbation ». 1
  4. Sélectionnez les utilisateurs responsables de la révision et de l'approbation des pièces jointes en cliquant sur le bouton « + Sélectionner les approbateurs » 2dans le panneau qui apparaît.
  5. Cliquez sur « Fixer la date d'échéance » 3 pour indiquer à quelle date les fichiers doivent être révisés et approuvés. Veuillez noter que cette date n'apparaîtra pas dans le diagramme de Gantt et la tâche ne sera pas marquée « En retard » si les révisions ne sont pas achevées à la date indiquée.
  6. Cochez la case « Approuver des fichiers uniquement » 4 si vous ne souhaitez pas que l'approbation s'applique à un(e) tâche/dossier/projet.
  7. Cliquez sur « Commencer l'approbation ». 5
  8. Toutes les pièces jointes continuent à apparaître dans le champ de description de la tâche, mais elles sont désormais réparties dans deux sections :
    1) une section « Fichiers pour approbation »
    2) une section « Non soumis à approbation » (pour les pièces jointes qui ne doivent pas faire l'objet d'une révision).

Vous pouvez aussi ajouter des fichiers lorsque vous créez une tâche, un dossier, ou une approbation de projet.

File_Approvals_-_Add_files_to_approval.png

Approuver des fichiers

Vous pouvez accéder aux pièces jointes à réviser directement depuis une tâche, un dossier ou un projet.

  1. Ouvrez une tâche, un dossier ou un projet avec des pièces jointes.
  2. Cliquez sur une pièce jointe (dans la section « Fichiers prêts pour l'approbation » sous le champ descriptif).
  3. Sélectionnez « Approuver » 1 ou « Modifications requises » 2.

Cliquez sur « Annuler la décision » si vous souhaitez annuler votre décision et en donner une autre.
Ensuite, on vous demandera de communiquer votre décision sur la tâche, le projet, ou le dossier (le cas échéant). Veuillez noter que vous ne pouvez pas approuver une tâche, un dossier, ou un projet si ces derniers contiennent des fichiers en attente d'approbation.

File_Approvals_-_Approve_a_file__1_.png

Si la révision d'un même fichier a été confiée à plusieurs personnes et si

  • Tout le monde a révisé le fichier et tous les utilisateurs assignés ont approuvé le fichier : le statut général pour ce fichier est « Approuvé ». 1
  • Tout le monde a révisé le fichier et au moins une personne a indiqué que des modifications étaient requises : le statut général pour ce fichier est « Modifications requises ». 2
  • Quelqu'un n'a pas encore pris sa décision : le statut est « En attente d'approbation ». 3
  • Placez le curseur sur le statut de la révision pour voir la décision prise par chaque réviseur.

Le statut d'approbation est également présenté sous le nom du fichier dans l'angle supérieur gauche de l'espace de travail lorsque vous ouvrez le fichier dans la révision. Survolez le statut pour voir la liste des membres de l'équipe désignés comme approbateurs, ainsi que leurs décisions.

File_Approvals_-_Approva_Files.png

Lorsqu'une nouvelle version d'une pièce jointe est ajoutée

  • Si vous placez une pièce jointe en révision et que vous ajoutez ensuite une nouvelle version de celle-ci, les utilisateurs assignés verront automatiquement la version la plus récente lorsqu'ils procéderont à la révision du fichier.
  • Lorsqu'une nouvelle version d'un fichier est ajoutée, le processus de révision se réinitialise : tous les utilisateurs assignés doivent approuver la nouvelle version (même s'ils ont déjà approuvé une version antérieure du fichier).

Supprimer un fichier du processus d’approbation

  1. Ouvrez la tâche, le dossier ou le projet dont vous souhaitez supprimer une pièce jointe du processus de révision.
  2. Cliquez sur le fichier souhaité dans la section de l'approbation (sous le champ descriptif de la tâche).
  3. Sélectionnez « Supprimer de l'approbation ». 1

File_Approvals_-_Remove_from_Approval_.png

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