Les utilisateurs réguliers et externes sur les comptes payants peuvent exporter et importer les fichiers XLS.
- Aperçu
- Information importante
- Importer des fichiers XLS dans Wrike
- Mettre en forme des fichiers XLS pour les importer dans Wrike
- Ajouter des données aux fichiers XLS
- Exporter des fichiers XLS à partir de Wrike
Aperçu
Wrike fonctionne de deux manières avec les fichiers XLS : vous pouvez exporter les données de la tâche et du dossier depuis Wrike vers un fichier XLS ou importer les données de la tâche et du dossier depuis des fichiers XLS dans Wrike.
Information importante
- Si vous mettez en forme le texte dans les cellules de description de votre document XLS, cette mise en forme n’est pas préservé lorsque vous importez le document XLS dans Wrike.
- Les pièces jointes et les commentaires ne sont pas exportés vers Excel.
Importer des fichiers XLS dans Wrike
Avant l’importation, vérifiez qu’il n’y a aucune formule dans votre fichier Excel.
Pour importer des données à partir d’Excel :
- Créez un nouveau fichier Microsoft Office Excel (.xls or .xlsx).
- Mettez en forme et ajoutez des données dans votre feuille de calcul. Pour des instructions plus détaillées sur la procédure à suivre, voir ci-dessous.
- Lorsque votre fichier Excel est prêt, ouvrez Wrike. Dans l’arborescence des dossiers, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez importer vos données 1. Cliquez sur le bouton de menu du dossier 2, placez le curseur sur « Importer » 3 et sélectionnez « Excel ».
4. Cliquez sur « Choisir un fichier » 1 dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre, puis sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer. Une fois votre fichier sélectionné, cliquez sur « Suivant » 2. Si vous avez des noms répertoriés dans la colonne « Assigné à », il vous sera demandé d’associer les utilisateurs de votre liste de contacts Wrike avec les noms indiqués dans la colonne « Assigné à » du tableur 3. Cliquez à nouveau sur « Suivant » 4 et vous serez invité à actualiser votre page. Cliquez sur « Oui » 5.
Les informations de votre fichier XLS sont désormais dans Wrike !
Mettre en forme des fichiers XLS pour les importer dans Wrike
Pour réussir à importer des données depuis Excel dans Wrike, le fichier XLS doit être correctement mis en forme. Il existe deux façons d’obtenir un fichier XLS mis en forme :
Télécharger un exemple de fichier XLS (déjà mis en forme)
- Sélectionnez un dossier dans l’arborescence des dossiers. 1
- Cliquez sur le bouton de menu du dossier. 2
- Placez le curseur sur « Importer » et sélectionnez « Excel ». 3
- Dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre, cliquez sur « Télécharger un exemple de fichier Excel ». 4
Mettre manuellement en forme un fichier XLS
- Ouvrez une nouvelle feuille de calcul Excel.
- Dans la première ligne, utilisez les termes suivants comme en-têtes de colonnes : clé, tâche parente, titre, état, priorité, assigné à, date de début, durée, date de fin, dépend de, contrainte de date de début, et description. Les en-têtes requis sont : clé, titre, état, priorité, assigné à, date de début, durée, date de fin, dépend de, et description. 1
N’oubliez pas d’ajouter un numéro de clé pour chaque nouvelle ligne. 2
Pour les utilisateurs des comptes Business et Entreprise : pour ajouter des états personnalisés via Excel, il faut ajouter une colonne « flux de travail » à gauche de la colonne « état » et une colonne « état personnalisé » à droite de la colonne « état ».
Ajouter des données aux fichiers XLS
Directement à partir de votre fichier XLS, vous pouvez :
- Créer un dossier
- Créer un sous-dossier
- Créer une tâche
- Créer une tâche jalon
- Inclure une tâche dans plusieurs dossiers
- Créer des sous-tâches
- Ajouter une description de la tâche
- Ajouter un état de la tâche
- Créer une dépendance
Remarque : chaque ligne que vous ajoutez doit avoir un numéro unique dans la colonne « Clé ».
Créer un dossier
Allez dans la colonne « Titre » (dans une ligne vide) et saisissez le nom que vous souhaitez donner à votre dossier. Incluez des barres obliques avant et après le nom du dossier. Par exemple : /nom du dossier/ 1.
Remarque : il n'est pas actuellement possible de créer un projet via l'importation XLS.
Créer un sous-dossier
Cliquez sur une nouvelle ligne et dans la colonne « Titre », saisissez le nom du dossier parent (avec des barres obliques avant et après le nom), puis saisissez le nom que vous souhaitez donner à votre sous-dossier. Par exemple : /nom du dossier/nom du sous-dossier. 2
Créer une tâche
L’ajout d’une tâche avec Excel est simple : saisissez simplement le titre de la tâche dans la colonne « Titre ». Utilisez ensuite les autres colonnes pour saisir les informations supplémentaires que vous souhaitez spécifier sur la tâche 3. Si vous souhaitez créer votre tâche dans un dossier, créez d’abord le dossier, puis ajoutez la tâche dans une ligne immédiatement sous la ligne du dossier.
Créer une tâche jalon
Saisissez le titre de la tâche dans la colonne « Titre ». Ajoutez une date dans la colonne « Date de fin » et laissez vide la colonne « Date de début ». Utilisez ensuite les autres colonnes pour saisir les informations supplémentaires que vous souhaitez spécifier sur la tâche.
Inclure une tâche dans plusieurs dossiers
Pour inclure une tâche dans plusieurs dossiers, commencez par ajouter votre tâche dans un dossier. Ensuite, pour inclure la tâche dans un dossier supplémentaire, copiez simplement la ligne avec les informations relatives à la tâche (y compris le numéro de clé) et collez-la sous un autre dossier. 1
Créer des sous-tâches
Ajoutez des données comme vous le feriez pour une tâche normale, mais utilisez ensuite la colonne « Tâche parente » pour indiquer le nom de la tâche parente. 2
Ajouter une description de la tâche
Ajoutez votre description dans le champ « Description ». Les données saisies ici sont ajoutées à la section Description de la tâche dans Wrike 3.
Ajouter un état
Ajoutez un état à une tâche en saisissant l’un des états par défaut (active, terminée, reportée ou annulée) dans la colonne « État » d’une tâche 1.
Les utilisateurs des comptes Business et Entreprise ont la possibilité d’ajouter un état personnalisé à une tâche. Allez d’abord dans la ligne de la tâche où vous souhaitez ajouter l’état personnalisé, saisissez le nom du flux de travail personnalisé dans la colonne « Flux de travail » 2, puis saisissez l’état souhaité dans la colonne « État personnalisé » 3. Si l’état personnalisé ou le flux de travail est introuvable, un état du flux de travail par défaut est utilisé.
Créer une dépendance
Une dépendance entre deux tâches peut être créée en utilisant la colonne « Dépend de » 1. Allez dans la ligne de la tâche où vous souhaitez ajouter une dépendance et, dans la colonne « Dépend de », saisissez la clé de la tâche 2 avec laquelle vous souhaitez créer une dépendance. Dans la même cellule (sans ajouter d’espace), ajoutez l’un de nos codes de dépendance 3. Par exemple, votre cellule « Dépend de » pourrait ressembler à ceci : 22SS. Enfin, ajoutez des dates de début et de fin pour la tâche (ou seulement une date de fin si la tâche est un jalon).
Codes de dépendance acceptés :
- FS – la tâche dépendante commence lorsque la tâche précédente se termine
- SS – la tâche dépendante commence lorsque la tâche précédente commence
- FF – la tâche dépendante se termine lorsque la tâche précédente se termine
- SF – la tâche dépendante se termine lorsque la tâche précédente commence
Remarque : lors de l’importation dans Wrike, les tâches dépendantes sont automatiquement reprogrammées pour commencer le plus tôt possible sans annuler les dépendances. Cependant, vous pouvez retarder certaines tâches dépendantes en spécifiant leurs dates de début préférées dans la colonne contraintes de dates de début.
Exporter des fichiers XLS à partir de Wrike
Vous pouvez exporter toutes vos tâches et sous-tâches avec leurs états, priorités, dépendances, chargés de mission, dates de début et de fin, durées, et entrées du journal vers un fichier Excel.
Exporter des tâches à partir d’un dossier spécifique
- Dans le panneau de navigation de gauche, sélectionnez le dossier que vous souhaitez exporter. 1
- Cliquez sur le bouton de menu en haut à droite 2, placez le curseur sur « Exporter » et sélectionnez « Excel ». 3
- Une fenêtre contextuelle s’ouvre où vous pouvez choisir la manière dont les données doivent être exportées. Sélectionnez l’une des options, puis cliquez sur « Exporter ».
- Si vous exportez depuis l’affichage Tableau, vous avez le choix entre : exporter les données telles qu’elles apparaissent dans l’affichage en cours, exporter uniquement les tâches filtrées, ou exporter toutes les tâches qui sont partagées avec vous (dans le dossier).
- Si vous exportez depuis l’affichage Liste ou Calendrier, vous avez le choix entre : exporter uniquement les tâches filtrées, ou exporter toutes les tâches qui sont partagées avec vous (dans le dossier).
4. L’exportation est effectuée et vous pouvez cliquer sur le lien de téléchargement situé en bas de l’écran pour télécharger votre fichier.4
5. Votre fichier est téléchargé dans l’emplacement par défaut pour tous les fichiers téléchargés sur votre ordinateur.
Exporter des tâches depuis le compte
Vous pouvez exporter des tâches depuis votre compte entier* en cliquant sur le nom du compte (si vous avez un seul compte, le mot « Tous » s’affiche à la place du nom du compte) ou sur l’onglet « Projets » (les deux se trouvent dans le panneau de navigation de gauche). Ensuite, suivez les étapes 2 à 4 décrites ci-dessus.
*Remarque : même si vous pouvez exporter des tâches en sélectionnant le dossier du compte principal, vous ne pourrez exporter que les tâches qui sont partagées avec vous.
