Importer des données depuis Excel

Les utilisateurs externes et réguliers des comptes payants peuvent importer des fichiers XLS.

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• Aperçu
• Informations importantes
• Importer un fichier XLS dans Wrike
• Mettre en forme un fichier XLS pour l'importer dans Wrike
• Ajouter des données à un fichier XLS

Aperçu

Importez des tâches, des dossiers et des projets depuis des fichiers XLS dans Wrike.

Consultez la page de notre centre d'aide pour découvrir comment exporter des fichiers XLS : Exporter des données vers Excel.

Informations importantes

• Avant l’importation, vérifiez que votre fichier Excel ne comporte aucune formule.
• Si vous mettez en forme le texte dans les cellules de description de votre document XLS, cette mise en forme n’est pas conservée lorsque vous importez le document XLS dans Wrike.
• L'importation se limite à la création de nouveaux éléments dans Wrike, vous ne pouvez pas modifier les données existantes lors de l'importation du fichier XLS.
• Il existe une limite de 5 000 tâches par importation. Si vous souhaitez importer un plus grand nombre de tâches, vous pouvez décomposer les fichiers en éléments de plus petite taille et ainsi réaliser plusieurs imports.

Importer un fichier XLS dans Wrike

1. Créez un nouveau fichier Microsoft Office Excel (.xls or .xlsx).
2. Mettez votre tableur en forme et ajoutez les données. Vous trouverez ci-dessous des informations supplémentaires sur la façon de procéder.
3. Lorsque votre fichier Excel est prêt, ouvrez Wrike. Dans le panneau de navigation de gauche, sélectionnez le dossier/projet ou l'espace dans lequel vous souhaitez importer vos données. 1
4. Cliquez sur le bouton de menu à trois points dans le projet/dossier ou l'espace. 2
5. Passez le curseur sur « Importer », puis sélectionnez « Excel ». 3
6. Cliquez sur « Sélectionner un fichier » dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche. 4
7. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer.
8. Cliquez sur « Suivant ». 5
9. Si des noms sont répertoriés dans la colonne « Assigné à », il vous sera demandé d’associer des utilisateurs de votre liste de contacts Wrike avec les noms indiqués dans la colonne « Assigné à » du tableur. 6
10. Cliquez à nouveau sur « Suivant », puis il vous sera demandé de rafraîchir la page. 7
11. Cliquez sur « Oui ». 8

Les données de votre fichier XLS sont désormais disponibles dans Wrike !

Mettre en forme un fichier XLS pour l'importer dans Wrike

Pour pouvoir importer dans Wrike des données depuis Excel, le fichier XLS doit être correctement mis en forme. Il existe deux façons d’obtenir un fichier XLS mis en forme :

Télécharger un exemple de fichier XLS (déjà mis en forme)

1. Sélectionnez un dossier/projet ou un espace dans le panneau de navigation situé dans la partie gauche de l’espace de travail. 1
2. Cliquez sur le bouton de menu à trois points dans l'élément sélectionné. 2
3. Passez le curseur sur « Importer », puis sélectionnez « Excel ». 3
4. Dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre, cliquez sur « Télécharger un exemple de fichier Excel ». 4

Mettre manuellement en forme un fichier XLS

1. Ouvrez une nouvelle feuille de calcul Excel.
2. Dans la première ligne, utilisez les termes suivants comme en-têtes de colonnes : clé, tâche parente, titre, statut, priorité, assigné à, date de début, durée, date de fin, dépend de, contrainte de date de début, et description. Les en-têtes requis sont : clé, titre, statut, priorité, assigné à, date de début, durée, date de fin, dépend de, et description. Les colonnes peuvent être vides, mais les en-têtes requis doivent être indiqués dans les cellules supérieures. 1

N’oubliez pas d’ajouter un numéro de clé à chaque nouvelle ligne. Ce numéro doit être unique, mais aucun ordre particulier n'est requis. 2

• Pour les utilisateurs des comptes Business et Entreprise : pour ajouter des statuts personnalisés via Excel, il vous faut ajouter une colonne « Flux de travail » à gauche de la colonne « Statut » et une colonne « Statut personnalisé » à droite de la colonne « Statut ».
• Pour les utilisateurs des comptes Wrike for Professional Services et des comptes disposant de la fonctionnalité complémentaire Wrike Resource : pour importer un effort, ajouter une colonne « Effort » n'importe où avant la colonne « Description » de votre fichier Excel.

Ajouter des données à un fichier XLS

Directement depuis votre fichier XLS, vous pouvez :

• Créer un dossier ou un projet
• Créer un sous-dossier
• Créer une tâche
• Créer une tâche jalon
• Inclure une tâche dans plusieurs dossiers
• Créer des sous-tâches
• Ajouter une description à une tâche
• Ajouter un statut à une tâche
• Créer une dépendance

Remarque : chaque ligne doit disposer d'un numéro unique dans la colonne « Clé ».

Créer un dossier ou un projet

1. Dans la colonne « Titre » (d'une ligne vide), saisissez le nom que vous souhaitez donner à votre dossier ou projet.
2. Incluez des barres obliques avant et après le nom du dossier ou projet. Par exemple : /nom du dossier/. 1
3. Pour les projets : indiquez un statut de projet dans la colonne « Statut ». Pour ajouter un statut de projet personnalisé, ajoutez une colonne nommée « Flux de travail de la tâche par défaut » avant la colonne « Titre » et ajoutez le nom du flux de travail en regard du nom du projet. Assurez-vous de remplir les cellules « Flux de travail personnalisé » et « Statut personnalisé » en conséquence.

Remarque ! Actuellement, seuls les comptes Business et Entreprise créés après le 15/04/2019 disposent de Flux de travail personnalisés pour les projets.

Créer un sous-dossier

Dans une nouvelle ligne, cliquez sur la cellule de la colonne « Titre », saisissez le nom du dossier parent (avec des barres obliques avant et après le nom), suivi du titre de votre sous-dossier. Par exemple : /nom du dossier/nom du sous-dossier. 2

Créer une tâche

Il est très simple d'ajouter une tâche avec Excel : saisissez simplement le titre de la tâche dans la colonne « Titre ». Utilisez ensuite les autres colonnes pour saisir les informations supplémentaires que vous souhaitez spécifier au sujet de la tâche 3. Si vous souhaitez créer une tâche dans un dossier, créez d’abord le dossier (en suivant les étapes décrites ci-avant), puis ajoutez la tâche dans une ligne immédiatement au-dessous la ligne du dossier.

Ajoutez les dates de début et de fin de la tâche en utilisant des barres obliques comme séparateur (par exemple : 23/10/2019). La durée est calculée automatiquement, en fonction des dates de début et de fin. La date de fin est calculée automatiquement lorsque vous ajoutez la date de début et la durée. Si les dates de début et de fin sont précisées, et que vous ajoutez manuellement une durée supérieure à la durée calculée automatiquement, après l'importation, la date de fin est décalée et ajustée pour correspondre à la durée.

Créer une tâche jalon

Saisissez le titre de la tâche dans la colonne « Titre ». Ajoutez une date dans la colonne « Date de fin » et laissez vide la colonne « Date de début ». Utilisez ensuite les autres colonnes pour saisir les informations supplémentaires que vous souhaitez spécifier au sujet de la tâche.

Inclure une tâche dans plusieurs dossiers

Pour inclure une tâche dans plusieurs dossiers, commencez par ajouter votre tâche à un dossier. Ensuite, pour inclure la tâche dans un dossier supplémentaire, copiez l'intégralité de la ligne contenant les données de la tâche (y compris la clé), et copiez-la sous un autre dossier. 1

Créer une sous-tâche

Ajoutez des données comme vous le faites normalement pour une tâche, puis ajoutez le nom de la tâche parente dans la colonne « Tâche parente ». La tâche parente doit apparaître dans le fichier avant la sous-tâche. 2

Si vous souhaitez créer une sous-tâche de la sous-tâche, vous devez préciser l'intégralité du chemin de la tâche dans la colonne « Tâche parente ».

Remarque ! Pour réaliser l'importation du fichier XLS, la tâche parente et la sous-tâche ne doivent pas porter le même nom. Leurs noms doivent être différenciés par au moins un symbole.

Ajouter une description à une tâche

Ajoutez votre description dans le champ « Description ». Les données saisies dans ce champ sont ajoutées à la section de description de la tâche dans Wrike. 3

Ajouter un statut à une tâche

Ajoutez un statut à une tâche en saisissant l'un des statuts par défaut dans la colonne « Statut » de la tâche 1. Pour les comptes créés avant le 20/12/2016, les statuts par défaut sont : actif, terminé, reporté et annulé. Pour les comptes créés après le 20/12/2016, les statuts par défaut sont : nouveau, en cours, en attente, terminé et annulé.

Les utilisateurs des comptes Business et Entreprise ont la possibilité d'ajouter un statut personnalisé à une tâche. Tout d'abord, allez sur la ligne de la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter un statut personnalisé, saisissez le nom du flux de travail personnalisé dans la colonne « Flux de travail » 2, puis saisissez le statut souhaité dans la colonne « Statut personnalisé » 3. Si le statut ou le flux de travail personnalisé est introuvable après l'importation, un statut du flux de travail par défaut est utilisé.

Créer une dépendance

Une dépendance entre deux tâches peut être créée à l'aide de la colonne « Dépend de » 1. Allez dans la ligne de la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter une dépendance et, dans la colonne « Dépend de », saisissez la clé de la tâche 2 avec laquelle vous souhaitez créer une dépendance. Dans la même cellule (sans insérer d’espace), ajoutez l’un de nos codes de dépendance 3. Par exemple, votre cellule « Dépend de » pourrait ressembler à ceci : 5FS. Si vous souhaitez ajouter plusieurs dépendances, séparez-les à l'aide d'une virgule et d'une espace (par exemple : 22SS, 32FS). Enfin, dans la colonne appropriée, ajoutez les dates de début et de fin de la tâche (ou seulement la date de fin si la tâche est un jalon).

Codes de dépendance acceptés :

• FS – la tâche dépendante commence lorsque la tâche prédécesseur se termine
• SS* – la tâche dépendante commence lorsque la tâche prédécesseur commence
• FF – la tâche dépendante se termine lorsque la tâche prédécesseur se termine
• SF* – la tâche dépendante se termine lorsque la tâche prédécesseur commence

* Ce type de dépendance ne s'applique pas aux tâches jalon

Remarque : lors de l’importation dans Wrike, les tâches dépendantes sont automatiquement reprogrammées pour commencer le plus tôt possible sans annuler les dépendances. Cependant, vous pouvez retarder certaines tâches dépendantes en spécifiant les dates de début que vous souhaitez dans la colonne Contraintes de dates de début. Les dépendances n'affectent pas les dates des jalons, et si une dépendance comprenant un jalon provoque un conflit, elle sera surlignée en rouge dans le diagramme de Gantt après l'importation.