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Formulaires de demande externe

Les administrateurs de compte et les administrateurs d'espace des comptes Business et Enterprise peuvent créer des formulaires de demande. Une fois le formulaire publié, tous les utilisateurs (y compris les collaborateurs) peuvent l'utiliser pour envoyer des demandes.

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Aperçu

Créez des formulaires de demande que des gens extérieurs à votre compte Wrike (n'ayant pas de licence Wrike) peuvent envoyer.

Lorsque vous créez un formulaire de demande externe :

  • Les utilisateurs de votre compte peuvent également l'utiliser (à moins que vous ne décidiez que ce formulaire ne soit pas visible pour eux).
  • Toute personne ayant accès au formulaire de demande peut le remplir et l'envoyer.
  • Wrike génère un fragment de code HTML spécifique pour le formulaire, que vous pouvez copier/coller sur une de vos pages Web, pour y intégrer le formulaire. Cela permettra aux visiteurs de votre site Web de visualiser et d'envoyer le formulaire directement depuis le site.

Informations importantes

  • Vous pouvez avoir des formulaires de demande externes avec mention de marque. Le logo utilisé sera le même que celui utilisé pour l'espace de travail.
  • Toute personne remplissant un formulaire de demande via un lien doit saisir un code de vérification CAPTCHA.
  • Lorsque quelqu'un envoie un formulaire de demande, il reçoit un e-mail de confirmation l'informant que sa demande a été envoyée avec succès.
  • Les demandes remplies par les non-utilisateurs de Wrike sont ajoutées au dossier/projet désigné pour cette demande et leur nom et e-mail figurent en haut de la tâche ou du projet.

Rendre un formulaire de demande disponible à l'extérieur

  1. Créez un formulaire de demande ou ouvrez-en un existant.
  2. Cochez la case « Activer le lien public » dans l'angle supérieur droit.
  3. Décochez la case « Ajouter les champs de nom et d'e-mail » pour supprimer ces champs des formulaires de demande. Dans ce cas, les personnes envoyant le formulaire ne recevront pas d'e-mail confirmant que l'envoi a été réalisé avec succès.
  4. Décochez la case « Ajouter un test CAPTCHA » si vous ne souhaitez pas inclure ce test dans le formulaire. Veuillez noter que le fait de désactiver cette option vous expose au risque de spam.
  5. Cliquez sur « Publier » (pour les formulaires que vous créés) ou sur « Enregistrer » (pour les formulaires existants).

Une fenêtre contextuelle avec deux onglets apparaît. Le premier contient un lien vers la demande et vous pouvez cliquer sur l'icône de la flèche pour a) l'ouvrir dans un nouvel onglet de navigateur pour l'essayer, ou b) voir à quoi ressemblera le formulaire pour un utilisateur externe. Le deuxième onglet de la fenêtre contient le code HTML iFrame que vous pouvez utiliser pour intégrer le formulaire à votre site Web.

Trouver le lien et le code HTML iFrame d'un formulaire de demande

Le lien et le code HTML d'une demande sont générés au moment de la publication du formulaire de demande ; toutefois, les administrateurs peuvent également accéder aux liens et au code à tout moment depuis la section de gestion du compte.

  1. Cliquez sur votre image de profil, dans le coin supérieur droit de votre espace de travail. 1
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ». 2
  3. Cliquez sur la section « Formulaires de demande » dans le menu de droite.
  4. Cherchez le formulaire de demande dont vous souhaitez copier le lien ou le code. 
  5. Cliquez sur le l'icône du lien permanent  qui apparaît dans la colonne « Accès ». 3
  6. Dans la fenêtre « Formulaire publié » qui apparaît, cliquez sur le bouton « Copier » 4 pour copier le lien du formulaire.
  7. Ou passez à l'onglet « HTML intégré » 5 et cliquez sur le bouton « Copier » pour copier le code HTML.

External_Request_Forms_-_Find_Link.png

Conseil Wrike ! Avant de copier le code HTML, vous pouvez personnaliser la largeur et la hauteur du formulaire intégré qui sera affiché sur votre site Web. Pour cela, saisissez la largeur et la hauteur requises en pixels dans les champs prévus à cet effet de la fenêtre « Formulaire publié ».

Vous trouverez également le lien et le code dans le générateur de formulaires de demande :

  1. Ouvrez le formulaire de demande.
  2. Assurez-vous que la case « Activer le lien public » est cochée dans la section « Accéder aux paramètres ».
  3. Cliquez sur l'icône du permalien  à droite de la case « Activer le lien public ».

La fenêtre « Formulaire publié » s'affiche et vous pouvez copier le lien et le code tel que cela est décrit à l'étape 6 et 7 ci-dessus.

Personnaliser un e-mail de confirmation

Pour personnaliser un e-mail de confirmation envoyé à quelqu'un qui envoie un formulaire :

  1. Cliquez sur votre image de profil dans l'angle supérieur droit de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Cliquez sur l'onglet « Formulaires de demande ».
  4. Cliquez sur « Configurer les e-mails » dans l'angle supérieur droit.
  5. Dans la fenêtre contextuelle :
    • Indiquez le nom de l'envoyeur. Il apparaîtra dans le champ « De : » de l'e-mail.
    • Modifiez la ligne de salutation, le corps de l'e-mail et la signature.
  6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Remarque : le contenu de l'e-mail et le nom de l'expéditeur sont les mêmes pour tous les formulaires de demande externes.

Annuler un lien vers un formulaire de demande

Si vous ne souhaitez plus que l'on envoie de demandes via le lien de formulaire de demande, vous pouvez :

  • Ouvrir le générateur de formulaires de demande, éditer la demande, décocher la case « Rendre disponible à l'extérieur », puis cliquer sur « Enregistrer ». Le formulaire de demande est toujours disponible au sein de l'espace de travail, mais les personnes n'ayant pas accès à celui-ci ne peuvent plus envoyer de demandes.

    Invalidate_a_Request_Form_Link1.png

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