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Plan Team: Descripción de los elementos de trabajo

Tabla 3. Disponibilidad

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Descripción general

En Wrike, puedes usar los elementos de trabajo para organizar el trabajo, hacer un seguimiento de los elementos de acción y colaborar con tu equipo. Los principales elementos de trabajo son los espacios, los proyectos, las tareas y las subtareas.

  • Los espacios proporcionan una agrupación de alto nivel para tus elementos de trabajo (proyectos, tareas y subelementos), como por cliente, proyecto o cualquier otra categoría de tu elección. Facilitan la agrupación y la navegación entre distintos elementos utilizados en el mismo equipo.

  • Los proyectos son iniciativas de varios pasos con un objetivo claro y una fecha de vencimiento para cada paso. Usa los proyectos si necesitas realizar un seguimiento del proyecto como un conjunto, no solo de cada una de las tareas.

  • Las tareas de Wrike son ideales para los elementos a corto plazo o de un solo paso que deseas visualizar como parte de un objetivo más amplio. Los subelementos, por otro lado, pueden ayudarte a realizar un seguimiento de todos los elementos de acción dentro de una tarea.

Importante

En función de la plantilla de caso de uso que hayas elegido al crear un espacio, puedes ver distintos elementos de trabajo prediseñados en tu espacio, por ejemplo, Sprint, Objetivo, Resultado o Campaña. El administrador del espacio puede cambiar estos nombres siempre que lo desee.

Espacios

Los espacios te ayudan a almacenar los proyectos de tu equipo. Puedes elegir organizar tu cuenta creando un espacio para cada equipo que tengas, cada cliente o cada región en la que trabajas.

Importante

Todos los usuarios, salvo los colaboradores, pueden crear espacios. El usuario que creó el espacio es un administrador del espacio y puede acceder a los ajustes y modificarlos. El administrador del espacio puede añadir más administradores después de que se haya creado el espacio, o incluso asignar a otros miembros del equipo para que sean los administradores del espacio.

Tienes la opción de crear un espacio vacío o de usar una plantilla para crear un espacio con elementos que se adapten a las necesidades de tu equipo.

Hay dos formas de crear un espacio:

  1. Haz clic en el botón verde del signo + 1 en la esquina derecha de tu espacio de trabajo.

  2. Selecciona Espacio 2 en la lista.

  3. Pasa el puntero del ratón sobre la plantilla que quieres usar y haz clic en Seleccionar. 3

team_2_spaces_create_1.png

Tienes otra alternativa:

  1. Haz clic en el nombre del espacio en el que te encuentras 4.

  2. Selecciona + Espacio 5 en el menú desplegable.

  3. Pasa el puntero del ratón sobre la plantilla que quieres usar y haz clic en Seleccionar. 6

team_2_spaces_create_2.png

Tu espacio se creará e incluirá el primer proyecto. Una vez creado el espacio, puedes adaptarlo más. Haz clic en el icono del engranaje 7 situado junto al nombre del espacio para:

  • Cambiar el nombre del espacio 8

  • Añadir una descripción del espacio 9

  • Añadir o eliminar usuarios en el espacio 10

  • Cambiar el icono del espacio 11

  • Ajustar el flujo de trabajo del espacio 12

  • Crear formularios de solicitud 13

  • Añadir automatización 14

  • Ajustar el nombre de los elementos de este espacio 15

  • Eliminar el espacio o crear uno nuevo

team_2_spaces_3.png

Nota

De forma predeterminada, todos los espacios de la cuenta se comparten con el grupo Mi equipo. Significa que todos los usuarios normales de la cuenta tienen acceso a ellos. Los miembros del espacio no pueden modificar los ajustes del espacio, pero sí pueden crear, gestionar y eliminar proyectos y elementos. Puedes eliminar a cualquier usuario del espacio (incluso al grupo Mi equipo), para que deje de tener acceso al espacio.

Proyectos

Los proyectos te ayudan a realizar un seguimiento del progreso de todos los elementos de una forma más organizada. Puedes crear tantos proyectos como necesites dentro del mismo espaci y añadir elementos a cada uno de ellos.

Importante

Si has creado un espacio a partir de una plantilla, puede que veas distintos nombres: campaña, sprint, grupo u objetivo. En esta guía, se utiliza el término proyectos para hacer referencia a todos ellos, puesto que todos sirven para el mismo propósito. Los administradores de espacios pueden cambiar el nombre predeterminado de todos los elementos del espacio.

Cuando creas un espacio, en él se creará tu primer proyecto automáticamente. Puedes empezar a trabajar simplemente cambiando el nombre del proyecto y añadiéndole algunos elementos.

Para cambiar el nombre del proyecto:

  1. Haz clic con el botón derecho en el proyecto al que quieres cambiar el nombre.

  2. Selecciona Cambiar nombre 1 en la lista.

  3. Escribe el nuevo nombre para el proyecto y haz clic en cualquier parte fuera del campo o pulsa Intro en el teclado.

_team_2_projects_1.png

Desde el mismo menú, puedes hacer lo siguiente:

  • Añadir elementos al proyecto

  • Copiar su enlace permanente

  • Compartir el proyecto con tus compañeros de equipo

  • Cambiar el color del proyecto (te ayudará a navegar entre proyectos con facilidad)

  • Duplicar o eliminar el proyecto

Si quieres crear un proyecto nuevo, haz clic en el botón +Proyecto 2 situado debajo de la lista de todos los proyectos del espacio en el que te encuentras. Como hemos mencionado anteriormente, este botón puede tener un nombre distinto en los diferentes espacios (+Grupo, +Compaña o +Sprint), en función de la plantilla que hayas elegido para crear un espacio.

Cuando hagas clic en el icono de Información que hay junto al nombre del proyecto 3, podrás abrirlo en la vista de elementos. Ahí podrás ver los detalles del proyecto y modificarlos (configurar las fechas de inicio y vencimiento, asignar el proyecto, rellenar campos personalizados, añadir una descripción y comentarios y adjuntar archivos).

_team_2_projects_2.png

Nota

Cuando eliminas un elemento (proyecto o tarea), no desaparece para siempre. Se envía a la papelera de reciclaje, que pronto se incorporará al plan Wrike Team. En cuanto aparezca en tu cuenta, los propietarios y administradores de la cuenta pueden ir allí para restaurar los elementos eliminados o eliminarlos definitivamente.

Tareas

Las tareas o los elementos (en función de la plantilla que hayas usado) son pasos más pequeños de tu proyecto. Los administradores de espacios pueden modificar el nombre predeterminado de los elementos del espacio según las necesidades de tu equipo (se pueden denominar tareas, elementos, solicitudes, resúmenes, notas, etc.).

Nota

Solo los usuarios normales pueden crear nuevos elementos. Los colaboradores pueden ver los elementos compartidos con ellos y cambiar su estado, además de las descripciones, y dejar comentarios.

En Wrike Team también puedes hacer lo siguiente:

  • Crear tareas

  • Asignar tareas a los compañeros de tu equipo

  • Establecer las fechas de inicio y de vencimiento

  • Añadir una descripción a la tarea

  • Adjuntar archivos

  • Establecer el nivel de importancia

  • Establecer el estado para realizar un seguimiento del progreso

  • Añadir comentarios para colaborar con tus compañeros

  • Añadir subelementos (subtareas)

  • Mover tareas de un proyecto a otro

Importante

No hay ningún número limitado de archivos adjuntos que puedes almacenar en tu cuenta, pero ten en cuenta que en Wrike Team tienes 2 Gb de almacenamiento por usuario.

Puedes abrir cualquier elemento en la ventana superpuesta para ajustar sus detalles; para ello, haz clic en él desde la vista de tabla Scrum, la vista de tabla, la vista de archivos, el calendario o el widget Asignado a mí de la página del menú principal.

team_2_tasks.png

Puedes mover elementos entre proyectos dentro de un espacio. Para ello, abre la tarea en una ventana superpuesta, busca el campo Ubicación, haz clic en el icono del lápiz y selecciona la nueva ubicación en la lista.

Para supervisar el progreso de tu equipo con las tareas, crear elementos nuevos o cambiar los estados de las tareas, puedes usar una de nuestras vistas: Tabla, Tabla Scrum, Calendario, Análisis, Diagrama de Gantt o Archivos.

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