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Comunicación por correo electrónico con usuarios que no son de Wrike

Tabla 53. Disponibilidad: planes heredados


Vista general

Esta es una función de integración de correo electrónico nativa que permite a los usuarios de Wrike comunicarse con otros usuarios fuera del entorno de Wrike mediante el envío y la recepción de correos electrónicos directamente desde las tareas de Wrike a direcciones de correo electrónico externas. De este modo, puedes colaborar con solicitantes externos en ciertas tareas sin necesidad de añadirlos a la cuenta de Wrike y evitar tener que pasar al correo electrónico para facilitar actualizaciones.

Para empezar a utilizar esta función, define los formularios de solicitud externos como permitir comunicación por correo electrónico. En las tareas que se crean a partir de estos formularios de solicitud, los usuarios de Wrike podrán comunicarse con los solicitantes externos a través de correo electrónico y viceversa. Otra de las ventajas de los formularios de solicitud es que fomentan la recepción de trabajo estructurado, lo que reduce la comunicación por correo electrónico de ida y vuelta para recopilar toda la información necesaria.

Nota

Los correos electrónicos no se pueden ver en las vistas de flujo global y de flujo. Los correos electrónicos tampoco son compatibles con las aplicaciones móviles de Wrike.

Ajustar los formularios de solicitud para permitir la comunicación por correo electrónico

Los administradores de los espacios pueden crear y editar los formularios de solicitud en el espacio que gestionan. Los propietarios de la cuenta y los administradores pueden crear y editar todos los formularios de solicitud de la cuenta. En las cuentas Enterprise, este derecho puede estar restringido para los administradores de cuenta.

Si ya cuentas con un conjunto de formularios de solicitud externos para recopilar los nombres de usuario y los correos electrónicos, a partir de principios de marzo de 2022, en las tareas que se creen a partir de estos formularios se podrán enviar correos electrónicos a solicitantes externos.

Si la recopilación de nombres y correos electrónicos no está habilitada, necesitarás modificar los ajustes para permitir la comunicación por correo electrónico en las tareas que se creen a partir de los formularios de solicitud. Para ello:

Email_Communication_With_Non-Wrike_Users_-_Adjust_Request_Form.png
  1. Empieza por editar un formulario de solicitud que ya tengas o crea uno nuevo.

  2. En Ajustes de acceso de la derecha, marca la casilla Habilitar enlace público. 1

  3. A continuación, marca la casilla Añadir campos de nombre y correo electrónico que aparece. 2

  4. Haz clic en Publicar si es un nuevo formulario de solicitud o en Guardar si estás modificando un formulario que ya tenías. 3

Ahora, en las tareas que se creen a partir de este formulario de solicitud, podrás enviar correos electrónicos directamente desde la sección de comentarios.

Cómo funciona para los usuarios en Wrike

Todos los usuarios, salvo los colaboradores y los usuarios externos, pueden enviar correos electrónicos a los solicitantes externos en los comentarios de las tareas a las que tienen acceso a menos que su rol de acceso se lo impida.

Nota

En las cuentas Enterprise, los tipos de usuarios a los que se les permite usar esta funcionalidad pueden variar debido a los ajustes de los tipos de usuarios.

Email_Communication_With_Non-Wrike_Users_-_How_it_works_for_users_inside_Wrike.png

Una vez que se envíe el formulario de solicitud externo, recibirás una nueva tarea en Wrike. La tarea contendrá la opción de enviar uncorreo electrónico al solicitante. 1 Para enviar el correo electrónico desde Wrike, selecciona esta opción mientras envías un comentario en la tarea.

Nota

La comunicación por correo electrónico solo se encuentra disponible en los elementos de trabajo que se hayan creado fuera de los formularios de solicitud externa y que se hayan configurado para permitir la comunicación por correo electrónico. Los elementos de trabajo compatibles son:

De forma alternativa, solo hay que hacer clic en el icono de respuesta a un comentario de la tarea. Si respondes a un comentario que se ha agregado desde un correo electrónico de un solicitante externo, la opción de enviarCorreo electrónico al solicitante estará seleccionada automáticamente. Si respondes a un comentario que se ha agregado desde un correo electrónico de salida al solicitante, la respuesta será un comentario interno de Wrike que comienza con la @mención del usuario que envió el correo electrónico desde Wrike.

Nota

Es posible enviar documentos adjuntos en los correos electrónicos que proceden de Wrike, siempre que el tamaño total de los archivos adjuntos no sea superior a los 25 MB.

Recuerda que una vez que envíes un archivo adjunto por correo electrónico a un solicitante externo, Wrike ya no puede controlar quién tiene acceso a él.

El solicitante recibe un correo electrónico y responde desde su cliente de correo electrónico. Esta cadena de correo electrónico se agrega a la tarea original de Wrike como un comentario. Los asignados a la tarea solo reciben notificaciones de bandeja de entrada sobre los nuevos correos electrónicos que han recibido en Wrike. La notificación la envía Wrike Bot. Además, los asignados y los seguidores reciben notificaciones de correo electrónico.

Si agregas un comentario a la tarea sin seleccionar la opción de enviar Correo electrónico al solicitante, el comentario no estará disponible para el solicitante que no esté en Wrike.

Cómo funciona para los solicitantes externos

Cuando se envía un formulario de solicitud externo, se pedirá al solicitante que facilite su nombre y su dirección de correo electrónico. Una vez que se envíe el formulario, el solicitante recibe un correo electrónico de confirmación con un número de solicitud que se genera automáticamente. Este número es el mismo que el ID de la tarea creada en Wrike.

Email_AutoReply.png

Nota

El correo de confirmación y todas las comunicaciones por correo electrónico posteriores se envían al solicitante desde wrike@wrike.com. Este correo electrónico no se puede modificar.

Además, los usuarios no pueden responder al correo electrónico de confirmación. Pueden responder al siguiente correo electrónico de la cadena.

Cuando un usuario de Wrike envía un correo electrónico de respuesta a la solicitud, el solicitante puede responder de forma sencilla al correo electrónico. La respuesta se añadirá como comentario a la tarea de Wrike.

Preguntas frecuentes

¿Es posible cambiar la dirección de correo electrónico del usuario externo o añadir destinatarios de correo electrónico?

No, por restricciones de seguridad, no es posible modificar la dirección de correo electrónico del solicitante o añadir otros destinatarios, CC o BCC. Wrike solo puede enviar correos electrónicos desde la dirección de correo electrónico de Wrike a aquellos que han aceptado recibirlos. Los usuarios de Wrike y aquellos que envían solicitudes externas aceptan nuestras condiciones de servicio. Por este motivo únicamente es posible enviar correos electrónicos al correo electrónico del solicitante original.

¿Se puede modificar el asunto del correo electrónico?

Sí, puedes cambiar el asunto del correo electrónico con tan solo hacer clic en él cuando crees una nueva respuesta de correo electrónico en Wrike. Ten en cuenta que, al cambiar el asunto del correo electrónico, se inicia una nueva cadena de correos electrónicos.

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