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Plantillas de trabajo

Tabla 171. Disponibilidad: planes heredados


Descripción general

Importante

Esta función experimental estuvo disponible en Wrike Labs hasta el 13 de abril de 2022 y está actualmente en desarrollo.

En las cuentas en las que estaban activadas las plantillas de trabajo antes de esa fecha, los usuarios pueden seguir utilizando las plantillas de trabajo que ya tienen. Los propietarios y administradores de dichas cuentas pueden desactivar las plantillas de trabajo en Labs, pero la función ya no se podrá reactivar.

La función de las plantillas de trabajo te permite crear plantillas totalmente personalizables basadas en proyectos y tareas habituales. Estas plantillas se pueden adaptar a las necesidades de toda la organización o de departamentos o equipos específicos. Puedes configurar fechas, asignados, ubicaciones y flujos de trabajo, aparte de seleccionar qué campo personalizado mostrar, entre muchas otras cosas, para crear plantillas de trabajo específicas del dominio, como objetivos y resultados clave, historias de usuarios, errores, solicitudes, etc. Los usuarios de la cuenta pueden usar las plantillas de trabajo en su futuro trabajo.

Consejo

Wrike almacena información sobre qué plantilla de trabajo utilizaste para crear un elemento de trabajo. Esta información está disponible en los filtros: puedes aplicar el filtro Plantilla utilizada para ordenar el trabajo en el espacio de trabajo. También puedes usar este filtro en los informes, la vista de tabla, el diagrama de Gantt, la vista de tabla Scrum y los paneles de control. Esta información está disponible para todos los usuarios de la cuenta, incluidos los colaboradores.

Las plantillas de trabajo se pueden utilizar de dos maneras:

  • Plantillas de trabajo a nivel de cuenta: todos los usuarios de la cuenta, salvo los colaboradores, pueden crear elementos de trabajo a partir de estas plantillas. Las plantillas están almacenadas en una biblioteca que los propietarios y los administradores de la cuenta pueden abrir desde la página de inicio. Crea plantillas nuevas en el nivel de cuenta si son pertinentes para toda la organización y la mayoría de los usuarios necesitan acceder a ellas.

  • Plantillas de trabajo a nivel de espacio: si gestionas el espacio de un equipo o departamento, puedes crear plantillas de trabajo a nivel de espacio que satisfagan las necesidades específicas de tu equipo. Cuando crees estas plantillas, estarán disponibles automáticamente para todos los miembros del espacio, salvo para los colaboradores. Tampoco podrán acceder a estas plantillas los demás usuarios de la cuenta que no formen parte del espacio.

Nota

Las plantillas de trabajo no están disponibles en los espacios bloqueados.

Editar, eliminar y restaurar las plantillas de trabajo

Los propietarios y administradores de cuentas pueden gestionar las plantillas de trabajo existentes a nivel de cuenta que se hayan compartido con ellos. Los administradores de espacios pueden gestionar las plantillas de trabajo existentes a nivel de espacio en su propio espacio.

Nota

En las cuentas Enterprise, los tipos de usuarios a los que se les permite usar esta funcionalidad pueden variar debido a los ajustes de los tipos de usuarios.

  1. Accede a la galería de plantillas de la cuenta o el espacio que gestionas.

  2. Para editar una plantilla de trabajo:

    1. Haz clic en la plantilla correspondiente.

    2. Realiza los ajustes necesarios en el editor de plantillas.

    3. Las actualizaciones de las plantillas a nivel de cuenta se guardan automáticamente.

  3. Para eliminar una plantilla:

    1. Pasa el puntero del ratón sobre la plantilla correspondiente.

    2. Haz clic en el icono de la papelera de reciclaje que aparece en la esquina inferior derecha.

    3. Haz clic en Eliminar en la ventana emergente que aparece para confirmar la decisión.

Para restaurar una plantilla:

  1. Accede a la Papelera de reciclaje.

  2. Busca la plantilla correspondiente y haz clic en ella.

  3. Haz clic en el botón Restaurar.

Compartir plantillas de trabajo

Los propietarios y administradores de cuentas pueden gestionar los ajustes del uso compartido de las plantillas de trabajo existentes a nivel de cuenta que se hayan compartido con ellos. Ten en cuenta que las plantillas de trabajo a nivel de espacio se comparten con todos los miembros del espacio automáticamente, y no se puede modificar.

Cuando creas una plantilla de trabajo a nivel de cuenta, esta se comparte automáticamente contigo, y con el grupo de usuarios Mi equipo, los usuarios externos no obtienen acceso a la plantilla automáticamente. Tanto tú como cualquier otro administrador de la cuenta con quien se haya compartido la plantilla podéis modificar sus ajustes de uso compartido:

Work_Templates_-_Share_Template.png
  1. En la página del Menú principal, selecciona la sección Plantillas de trabajo en el panel derecho. También puedes seleccionar Plantillas de trabajo desde el inicio rápido

  2. Haz clic en la plantilla pertinente en la biblioteca de plantillas o crea una plantilla nueva.

  3. Debajo del nombre de la plantilla en la esquina superior izquierda, haz clic en el boton del menú de uso compartido 1.

  4. En la ventana emergente que se abre, puedes:

    1. Eliminar algunos usuarios o grupos de usuarios para dejar de compartir la plantilla con ellos. Para ello, pasa el puntero del ratón por su nombre y haz clic en el botón X 2 que aparece a la derecha. Ten en cuenta que no puedes dejar de compartir una plantilla con el usuario que la creó.

    2. Añadir más usuarios para compartir la plantilla con ellos. Para ello, en el campo situado en la parte superior de la ventana emergente 3, busca el usuario o grupo de usuarios pertinente y haz clic en él.

  5. Haz clic en Guardar 4.

Si una plantilla de trabajo se comparte con un usuario, este podrá crear elementos de trabajo a partir de ella, a menos que el usuario sea un colaborador. Si una plantilla se comparte con un propietario o administrador de la cuenta, este podrá editar y eliminar la plantilla, además de crear elementos de trabajo a partir de ella.

Gestionar las sugerencias de las plantillas de trabajo

Los propietarios y administradores de cuentas pueden gestionar la visibilidad de las plantillas de trabajo existentes a nivel de cuenta que se hayan compartido con ellos. Los administradores de espacios pueden gestionar la visibilidad de las plantillas de trabajo a nivel de espacio en su propio espacio.

Nota

En las cuentas Enterprise, los tipos de usuarios a los que se les permite usar esta funcionalidad pueden variar debido a los ajustes de los tipos de usuarios.

Puedes hacer que algunas plantillas estén visibles en la creación contextual y debajo del botón grande del signo + situado en la parte superior del espacio de trabajo, a fin de permitir que los usuarios puedan acceder rápidamente a estas plantillas. De esta forma, cuando los usuarios crean una tarea, un proyecto o una carpeta nuevos, verán las plantillas sugeridas en la lista y solo tendrán que hacer clic en una de ellas y crear trabajo a partir de dicha plantilla. Los usuarios todavía podrán usar las demás plantillas de trabajo, pero tendrán que usar el campo de búsqueda correspondiente para encontrarlas antes de crear elementos de trabajo.

Para ajustar el menú de acceso rápido:

Work_Templates_-_Manage_Suggestions.png
  1. Accede a la ubicación pertinente: espacio, carpeta o proyecto.

  2. Haz clic en el botón + en la parte superior del espacio de trabajo 1. También puedes hacer clic en el botón Elemento 2 en la vista Lista o Tabla y hacer clic en el menú desplegable azul Tarea que aparece a la derecha.

  3. Selecciona Personalizar menú 3.

  4. Haz clic en el botón de alternancia que se encuentra junto a las plantillas correspondientes 4. Si el botón de alternancia es blanco, significa que la plantilla no se muestra en el menú de acceso rápido, mientras que el botón de alternancia en azul quiere decir que la plantilla sí se muestra. Si el botón de alternancia está atenuado, significa que la sugerencia ya se estableció para todo el espacio y, por tanto, no se puede modificar desde la ubicación actual.

  5. Haz clic en Anterior en la parte inferior 5.

Si ajustas una sugerencia directamente dentro de un espacio, los usuarios verán las sugerencias seleccionadas en todas las carpetas los proyectos que se encuentran en dicho espacio. Si quieres cambiar esto, puedes acceder a las carpetas o los proyectos pertinentes y cambiar las plantillas sugeridas en ellos de forma individual.

Si estás dentro de una carpeta o un proyecto, las sugerencias seleccionadas solo se mostrarán a los usuarios de dicha carpeta o proyecto, junto con las sugerencias generales del espacio, en caso de que haya alguna.

Nota

Si ajustas el menú del botón + mientras no estás dentro de ninguna ubicación, por ejemplo, mientras consultas la página del Menú principal o la vista de informes, los ajustes de las sugerencias solo se aplicarán a tu espacio personal.

Usar una plantilla de trabajo para crear elementos de trabajo

Todos los usuarios, salvo los colaboradores, pueden crear elementos de trabajo a partir de plantillas de trabajo a nivel de cuenta que se han compartido con ellos. Todos los miembros del espacio, salvo los colaboradores, pueden crear trabajo a partir de plantillas a nivel de espacio.

Nota

Para que los usuarios externos creen elementos de trabajo a partir de plantillas de trabajo a nivel de cuenta, los administradores o propietarios de la cuenta necesitan compartir las plantillas con ellos.

Puedes crear trabajo real a partir de plantillas de trabajo mediante el botón grande del signo + que se encuentran en la parte superior de tu espacio de trabajo mientras estás en cualquier carpeta, proyecto o espacio.

Work_Templates_-_Create_Work_Items.png
  1. Haz clic en el botón + en la parte superior del espacio de trabajo 1.

  2. Haz clic en la plantilla a partir de la cual quieres crear trabajo 2. Si no ves ninguna plantilla, empieza a escribir su nombre en el campo Buscar plantilla o blueprint 3 y haz clic en ella cuando aparezca.

  3. Escribe el nombre 4.

  4. Haz clic en Crear 5.

  5. También puedes marcar la casilla Añadir otro para crear el siguiente elemento de trabajo a partir de la misma plantilla sin cerrar el cuadro de diálogo de creación.

Nota

Si creas un elemento de trabajo a partir de una plantilla de trabajo mediante el botón + mientras estás en la página del Menú principal, el elemento de trabajo se creará en tu espacio personal.

También puedes crear elementos de trabajo a partir de plantillas de trabajo mediante la creación contextual en las vistas de lista y tabla:

Work_Templates_-_Create_Work_Item_in_List.png
  1. Abre una carpeta, un proyecto o un espacio en la vista de lista 1.

  2. Haz clic en el botón Elemento 2 y, a continuación, haz clic en el menú desplegable azul Tarea 3 que aparece a la derecha.

  3. Selecciona la plantilla correspondiente 4. Si no ves la plantilla que necesitas, usa el campo Buscar plantilla o blueprint que se encuentra en la parte superior del cuadro de diálogo para buscarla.

Sirven los mismos pasos para la vista de tabla:

Work_Templates_-_Create_Work_Item_in_Table.png

Consejo

También puedes configurar tus formularios de solicitud para crear elementos a partir de plantillas de trabajo. De esta forma, cuando los usuarios envían una solicitud, el proyecto o la tarea o subtarea resultantes en Wrike se crean a partir de una plantilla de trabajo.

Además, los propietarios y administradores de cuentas, además de los administradores de espacios, pueden crear trabajo a partir de las plantillas de trabajo directamente desde las bibliotecas de plantillas de trabajo a nivel de cuenta o de espacio, respectivamente. Para ello:

  1. Accede a la biblioteca de plantillas de trabajo:

    1. En el caso de las plantillas a nivel de cuenta, si eres propietario o administrador de una cuenta: en la página del Menú principal, selecciona la sección Plantillas de trabajo en el panel de la derecha. También puedes seleccionar Plantillas de trabajo desde el Inicio rápido.

    2. En el caso de las plantillas a nivel de espacio, si eres administrador de un espacio: en el espacio, haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha para abrir los ajustes del espacio y, a continuación, selecciona la pestaña Plantillas de trabajo.

  2. Pasa el puntero del ratón por la plantilla pertinente y haz clic en el botón Usar plantilla que aparece.

  3. En la ventana emergente:

    1. Escribe el nombre de la tarea o el proyecto.

    2. Selecciona la ubicación en la que quieres guardar la tarea o el proyecto creados.

    3. Marca la casilla Notificar a los asignados si quieres que reciban una notificación en la Bandeja de entrada.

    4. Marca la casilla Reprogramar para seleccionar una fecha de inicio o una fecha límite distintas.

  4. Haz clic en Crear

Desactivar la función de las plantillas de trabajo

Los propietarios y administradores de las cuentas pueden desactivar la función de las plantillas de trabajo para toda la cuenta. Ten en cuenta que, después del 13 de abril de 2022, no podrás reactivar la función en la cuenta después de haberla desactivado.

  1. Accede a Wrike Labs.

  2. Haz clic en Desactivar en la tarjeta pertinente y actualiza tu espacio de trabajo.

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