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Motor de automatización de Wrike

Tabla 193. Disponibilidad: planes heredados


Descripción general

El motor de automatización de Wrike es una solución sencilla que ayuda a reducir la cantidad de trabajo repetitivo manual, agilizar el proceso y minimizar la tasa de errores humanos. Por tanto, gracias al motor de automatización, en lugar de tener que gestionar todo el trabajo manualmente, tanto tú como tu equipo podéis emplear la automatización basada en reglas de las distintas acciones realizadas en las tareas y los proyectos.

El motor de automatización es fácil de utilizar y no es necesario tener experiencia en programación para crear las reglas de automatización. Las reglas presentan una estructura sencilla tipo "SI…, ENTONCES…". El constructor de reglas de automatización te guía por el proceso de creación de reglas que consta de tres pasos. Lo único que tienes que hacer es informar a Wrike de lo siguiente:

  • A qué tareas o proyectos aplicar la regla

  • Cuándo activar la regla, con la declaración "SI"

  • Qué debe ocurrir después de que se active la regla, con la declaración "ENTONCES"

A continuación, se exponen un par de ejemplos de reglas de automatización populares:

  • SI el estado "Cambios pendientes" de las tareas (de un determinado proyecto) no cambia durante 5 días, ENTONCES @menciona a los asignados y deja un comentario.

  • SI el estado de los proyectos (de un espacio concreto) cambia a "Completado", ENTONCES mueve los proyectos a la carpeta "Archivo".

Información importante

  • Puedes crear hasta 100 reglas de automatización en cada cuenta.

  • Existe un número limitado mensual de acciones que se pueden realizar en la cuenta mediante la automatización. En las cuentas Business Plus y en las cuentas Business heredadas, hay 200 acciones por cada puesto de pago al mes. En las cuentas Enterprise Standard y en las cuentas Enterprise heredadas, hay 1000 acciones por puesto de pago al mes, y en las cuentas Enterprise Pinnacle hay 1500 acciones por puesto. Cuando se alcanza el límite, todas las reglas se deshabilitarán automáticamente, y Wrike enviará una notificación por correo electrónico a todos los administradores de cuentas. Wrike también enviará notificaciones independientes por correo electrónico a todos los administradores cuando en la cuenta quede un 50 % y un 10 % del límite mensual de acciones totales.

    Consejo

    Los administradores y propietarios de la cuenta pueden comprobar el límite de acciones de tu cuenta y cuántas acciones se realizaron este mes mediante las reglas de automatización en la sección Administración de cuentas. Para ello, haz clic en la imagen de tu perfil, selecciona Ajustes y haz clic en Automatización en el panel de la izquierda. 1

    Automation_Engine_-_Current_Usage.png

    Verás el número de acciones realizadas con cada regla en la lista de reglas que aparece debajo de la columna Acciones, este mes. Selecciona la pestaña Uso actual 2 para ver los límites de las acciones y el número total de acciones realizadas por todas las reglas de la cuenta.

  • También existe un límite para el número de acciones por minuto. Si una regla de automatización realiza más de 200 acciones por minuto, se desactivará automáticamente. Además, si una regla ejecutó más de 100 acciones por minuto durante los últimos 5 minutos, se desactivará. En ambos casos, el creador de la regla o el usuario a quien se transfirió la titularidad de la regla recibirán una notificación de la desactivación de su regla.

  • Cada regla de automatización puede tener un desencadenador (la declaración SI) y hasta 10 acciones (la declaración ENTONCES).

  • Cada vez que el motor de automatización ejecuta una acción, esta aparece en el flujo de la tarea o el proyecto, cuyo autor se indica como Bot de automatización. Sucede lo mismo con el informe de actividad.

  • Las reglas de automatización no se activarán en caso de que las modificaciones de las tareas o los proyectos se realicen mediante API, acciones masivas o importaciones a Excel.

  • Las reglas de automatización no se activarán en caso de que los cambios en las tareas o los proyectos los realice otra regla de automatización.

  • Si la regla que has creado deja de funcionar en caso de que ya no se cumplan las condiciones de activación, Wrike la deshabilitará automáticamente y te enviará una notificación por correo electrónico.

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