New Team Plan: Empezar a trabajar y colaborar

Una vez que te hayas familiarizado con tu nueva cuenta de Wrike, puedes empezar a trabajar en los proyectos y a colaborar con tu equipo. Anteriormente cubrimos cómo puedes crear una carpeta, un proyecto, una tarea o cualquier otro elemento. Ahora, veremos cómo ajustar los estados en tu espacio, crear campos personalizados y colaborar con tu equipo mientras trabajas en las tareas.

Los estados te ayudan a realizar un seguimiento del progreso de los elementos dentro de tus proyectos y tareas. Puedes usar el flujo de trabajo (conjunto de estados) que Wrike te ofrece, o puedes ajustarlo a tus necesidades.

Flujos de trabajo a nivel de espacio te permiten personalizar procesos y agilizar tareas y proyectos para equipos o áreas específicas, adaptándolos a sus necesidades únicas.

Flujos de trabajo a nivel de cuenta ofrecen un marco más amplio para toda la organización, asegurando consistencia y estandarización en la gestión de tareas y proyectos.

Crear o editar flujo de trabajo a nivel de espacio

Los administradores de espacios pueden crear los flujos de trabajo de espacios.

1. Haz clic en el icono del engranaje 1 situado junto a la descripción general del espacio en la barra lateral.

2. Cambia a la pestaña Flujos de trabajo 2.

3. Dependiendo de si deseas crear un flujo de trabajo para tareas (elementos basados en tareas) o proyectos (elementos basados en proyectos), haz clic en el botón Create or add workflow 3 bajo la sección correspondiente.

4. En el menú desplegable que aparece, haz clic en Crear un flujo de trabajo nuevo 4.

5. Desde la pestaña, puedes:

   • Asignar un nombre al flujo de trabajo.

   • Añadir estados al flujo de trabajo.

   • Editar los estados.

   • Mover estados entre grupos de estados.

6. Haz clic en Guardar para crear un flujo de trabajo.

Importantes

• No puedes crear más de 20 flujos de trabajo personalizados por espacio.

• Los flujos de trabajo personalizados de espacios se pueden usar solo dentro del espacio principal. Sin embargo, son visibles para todos los usuarios de la cuenta que tienen acceso al espacio.

• Un flujo de trabajo de toda la cuenta no se puede convertir en un flujo de trabajo de espacio. Sin embargo, un flujo de trabajo de espacio se puede convertir en uno que abarque toda la cuenta.

También puedes editar el flujo de trabajo a nivel de espacio desde el mismo menú si ya ha sido creado.

Alternativamente, puede editar el flujo de trabajo desde la vista de tabla Scrum:

1. Accede a un espacio, carpeta o proyecto y cambia a la vista de tabla Scrum 1.

2. Haz clic en Columnas 2 en la barra de herramientas y selecciona Editar este flujo de trabajo 3.

3. En la ventana que aparece puedes:

   

   • Renombrar el flujo de trabajo 4.

   • Añadir estados al flujo de trabajo 5.

   • Al hacer clic en el estado, puedes editar el nombre 6, cambiar el color 7 y eliminar 8 del flujo de trabajo.

   • Haz clic en Hecho 9 para guardar los cambios.

Crear flujo de trabajo a nivel de cuenta

Los administradores de cuentas pueden crear flujos de trabajo de cuenta.

Los flujos de trabajo a nivel de cuenta son visibles para todos los usuarios de la cuenta y pueden usarse como flujos de trabajo predeterminados en cualquier espacio, proyecto o carpeta.

1. Haz clic en la imagen de tu perfil 1 en la barra lateral.

2. Selecciona Ajustes 2 en el menú desplegable.

3. Haz clic en Flujo de trabajo 3 en el panel de navegación de la izquierda. Verás una lista de todos los flujos de trabajo en la cuenta.

4. Haz clic en + Nuevo flujo de trabajo 4.

5. Desde la pestaña, puedes:

   

   • Escribir el nombre del nuevo flujo de trabajo 5. De forma predeterminada, tiene un estado correspondiente a las categorías de flujo de trabajo Activo y Completado. Aunque estos estados predeterminados pueden editarse, no se pueden eliminar.

   • Añadir estados a tu flujo de trabajo haciendo clic en Agregar estado 6 en la parte inferior de cualquier grupo de flujo de trabajo, ingresando su título y seleccionando un color para ese estado.

   • Renombrar 7, cambiar un color de estado 8 o eliminar 9 al hacer clic en ese estado.

   • Arrastrar y soltar los estados para organizarlos dentro de un grupo de estados en el orden que resulte más conveniente para tu equipo.

   • Hacer clic en Guardar 10 en la esquina superior derecha.

Los campos personalizados son campos adicionales que puedes añadir a tus elementos para realizar un seguimiento del trabajo de tu equipo.

Todos los usuarios, excepto usuarios externos, colaboradores, contribuidores y lectores tienen la capacidad de crear campos personalizados. Por tanto, a cada carpeta, proyecto y espacio se le pueden añadir varios campos personalizados.

Hay dos maneras de utilizar los campos personalizados:

Añadiendo un campo personalizado a un espacio, carpeta o proyecto

1. Accede a un espacio, carpeta o proyecto y cambia a la vista de Tabla 1.

2. Haz clic en el botón Campos 2 en la barra de herramientas.

   O

   Haz clic en el icono + 3 a la derecha de la última columna.

3. Activa los botones de alternancia junto al campo personalizado de la lista 4.

Los campos personalizados se aplican para ver los datos.

Crear un campo personalizado

1. Accede a un espacio, carpeta o proyecto y cambia a la vista de Tabla 1.

2. Haz clic en el botón Campos 2 en la barra de herramientas o en el icono + 3 junto a la última columna en el encabezado de la vista.

3. Haz clic en + Campo personalizado 4 del menú desplegable.

4. Especifica las propiedades del campo en la ventana emergente:

   • Edita el nombre del campo 5.

   • Selecciona un tipo de campo 6.

     Aviso

     Según el tipo de campo personalizado, puede que tengas que especificar otras propiedades que no se mencionan en esta página. Consulta Tipos de campos personalizados para obtener más información.

   • Selecciona la agregación predeterminada (disponible solo para los campos personalizados de tipo numérico: Número, Porcentaje, Moneda, Fecha y Duración).

   • Selecciona a dónde pertenece 7 el campo. Si tienes permiso para crear campos personalizados en los espacios, el campo pertenecerá al espacio actual de forma predeterminada. Para cambiar esto, haz clic en el nombre del espacio y selecciona Convertir en un campo de cuenta.

   • Especifique el usuario o grupo 8 que puede editar el campo personalizado.

   • Selecciona dónde aplicar 9 tu campo personalizado.

5. Haz clic en Crear 10.

Las opciones de campo personalizado disponibles son:

• Texto.

• Número.

• Moneda.

• Porcentaje.

• Selección simple.

• Selección múltiple.

• Personas.

• Fecha.

• Duración.

• Casilla de verificación.

• Fórmula

Cuando creas un campo personalizado en un espacio, carpeta o proyecto, se añade a todos los elementos dentro de él. Para ver los campos personalizados para tareas, haga clic en un elemento en la vista de Tabla (o cualquier otra vista) para abrirlo en la Vista de elementos. Encontrarás todos los campos personalizados listados bajo campos ocultos.

Para editar y administrar campos personalizados a nivel de espacio, haz clic en el icono de engranaje al lado de Descripción general del espacio para acceder a la configuración del espacio. Luego, cambia a la pestaña de Campos personalizados donde puedes:

• Editar las propiedades de los campos personalizados.

• Añadir y eliminar campos personalizados del espacio, carpeta o proyecto.

• Eliminar campos personalizados si eres administrador del espacio.

También puedes gestionar los campos personalizados a nivel de cuenta, navegando a la configuración de tu perfil en la barra lateral y seleccionando Campos personalizados en la página de configuración.

Wrike te permite trabajar en una tarea o proyecto con tu equipo en un solo espacio.

Asignar tareas

Cuando se crea una tarea y se definen todos los pasos, puedes asignarla a un compañero de equipo, haciendo a esta persona responsable del progreso y culminación de la tarea. Te recomendamos que no asignes demasiadas personas a un solo elemento, para asegurar claridad sobre quién es responsable de la finalización de la tarea.

Añadir comentarios

Mientras trabajas en una tarea, puedes especificar todo lo que quieres que se haga en la descripción de la tarea, o bien puedes dejar comentarios para especificar y discutir detalles. Puedes @mencionar solo a los compañeros que necesiten ver este comentario de inmediato, o bien puedes usar menciones de @seguidores o @asignados para llamar la atención de las personas implicadas.

Añadir archivos

Puedes adjuntar archivos al elemento (tarea) directamente, o puedes añadirlos cuando escribas comentarios. Todos estos archivos son visibles en la sección de archivos de la vista de elementos.

Además, puedes añadir versiones del mismo archivo a la tarea para controlar los cambios, puedes abrir archivos en el editor o guardar la nueva versión en la misma tarea.

Añadir seguidores o seguir las actualizaciones

Puedes añadir a alguien como seguidor en una tarea específica, para que pueda realizar un seguimiento de las actualizaciones o, si es necesario, tú mismo puedes registrarte como seguidor.

Compartir

Cuando creas un espacio, este se muestra de forma predeterminada para todos los integrantes de la cuenta. Puedes restringir la privacidad eliminando a algunos miembros del espacio (los administradores de espacios pueden hacer esto desde los ajustes de los espacios). Si aún quieres que algunos de tus compañeros de equipo tengan acceso a proyectos o elementos específicos, puedes compartirlos sin necesidad de otorgar acceso al espacio.

Para compartir un proyecto: abre un proyecto en cualquier vista y haz clic en Compartir en la esquina superior derecha de la vista.

Para compartir un elemento: abre la tarea en la Vista de elementos, desplázate hacia abajo hasta los comentarios y @menciona a esta persona en los comentarios.

Los propietarios de la cuenta pueden modificar los ajustes predeterminados de la semana laboral para todo tu equipo. Si lo haces, los fines de semana aparecen marcados en algunas vistas (por ejemplo, en el calendario y en el diagrama de Gantt), lo que puede ayudarte a planificar el trabajo. Esto se puede hacer desde el menú Configuración del Perfil en la pestaña agenda de trabajo bajo administración de cuentas.

En New Team Plan de Wrike, puedes integrar tu cuenta con Microsoft Outlook, Microsoft Teams y Slack. Permitirá que tú y tu equipo podáis trabajar juntos usando las herramientas con las que tu equipo está familiarizado, manteniendo todo el trabajo en Wrike.