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Paso 3: Colaborar en Wrike

La singularidad de Wrike es que puedes utilizarlo como un centro neurálgico para tu trabajo, tareas, prioridades y debates sin tener que hacer malabarismos con varios correos electrónicos o cambiar entre aplicaciones.

Encontrar tu trabajo

Bandeja de entrada

Empieza tu jornada comprobando tu bandeja de entrada. La bandeja de entrada muestra todas las actualizaciones de trabajo que requieren tu atención: notificaciones de nuevas @menciones, asignaciones de tareas y cuando se comparte una tarea, carpeta o proyecto contigo. Si haces clic en la notificación, se abrirá el panel de tareas o proyectos con información detallada y discusiones previas.

Es una buena idea usar la regla de los dos minutos cuando se trata de notificaciones: si la respuesta te lleva menos de dos minutos, responde de inmediato. Si requiere más tiempo, pausa las notificaciones para cambiar la prioridad a más tarde.

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Paneles de control

Los paneles de control son una de las formas más personalizables de controlar el trabajo. Te permiten centrarte en tus prioridades y asegurarte de que nada se pierda. En los paneles de control, las tareas se agrupan en los widgets según ciertos criterios, como por ejemplo las tareas atrasadas, las tareas pendientes para esta semana, las tareas aplazadas, etc. Puedes añadir widgets adicionales, como un widget de archivo o todas las tareas que hayas asignado, cualquier cosa que sea importante para ti. Más información sobre el panel de control personal.

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Lista Mis tareas en el espacio personal

Otra forma de ver tu trabajo es en la carpeta inteligente "Mis tareas". Te ayuda a centrarte en las tareas más importantes y contiene:

  • Todas las tareas y subtareas que se te asignan
  • Tareas que has añadido manualmente a "Mis tareas”

Puedes personalizar lo que ves en Mis tareas pendientes aplicando filtros, cambiando el orden de clasificación o mostrando las tareas y subtareas como una lista simple.

My_To-Do.png

Colaborar en las tareas

Ahora que sabes dónde encontrar tu trabajo, pasemos a hacer las cosas. Wrike te proporciona a ti y a tus compañeros de equipo un espacio de trabajo compartido donde puedes compartir el progreso, discutir los problemas y encontrar una única fuente de información fiable para el estado de la tarea y la versión final de los archivos.
Echa un vistazo a la lista de funciones que te ayudarán a colaborar con tu equipo en Wrike.

FunciónCómo funcionaCaso de uso
@menciónEn el campo de comentarios, escribe @ seguido de un nombre de usuario. Utiliza @asignados para mencionar a todos los asignados a una tarea y @seguidores para mencionar a todos los seguidores de una tarea, carpeta o proyecto.
  • Compartir una tarea y proporciona contexto sobre el motivo de compartirla con ellos.
  • Dejar que los usuarios sepan exactamente qué parte de la conversación es relevante para ellos.
Descripción de la tareaLa descripción de la tarea guarda los cambios automática e inmediatamente. Puede haber muchas personas trabajando a la vez en las tareas y podrás ver quién trabaja en cada una de las partes.
  • Proporcionar todos los detalles de la tarea a los asignados y a las partes interesadas.
  • Tomar notas de la reunión (como equipo o de forma individual).
  • Colaborar en la edición de textos para equipos remotos.
Cambios en la tareaCuando alguien realice cambios en la descripción de una tarea, se añadirá un enlace “descripción actualizada” al flujo de la tarea. Haz clic en el enlace para ver los cambios realizados.
  • Controlar los cambios cuando desees ver qué cambios ha realizado un compañero.
Cita de textoSelecciona texto del campo de la descripción o los comentarios y, a continuación, haz clic en las comillas que aparezcan. De este modo se iniciará un nuevo comentario en el que se cita el texto que has seleccionado.
  • Hacer referencia a una parte concreta de una tarea y dejar claro para todos a qué te estás refiriendo.
EmojisAñade emojis a los comentarios en Wrike. Haz clic en el campo de comentarios y, después, haz clic en el icono de cara sonriente para ver una lista de los emojis que hay disponibles.
  • Indicar a tus compañeros de equipo cómo leer tus comentarios o usarlos para añadir personalidad y humor al espacio de trabajo.
Aprobaciones (disponible para planes Business y Enterprise)Se pueden asignar aprobadores y fijar plazos para tareas y proyectos. Cada aprobador puede aprobar o rechazar la tarea.
  • Optimizar el proceso de aprobación.
  • Ver quién es responsable de aprobar el trabajo de tu equipo.
  • Determinar si alguna aprobación pendiente podría retrasar tu proyecto.
  • Crear widgets de paneles de control personalizados basados en aprobaciones.

Colaborar en los archivos

FunciónCómo funcionaCaso de uso
Adjuntar archivosAdjunta archivos a las tareas desde el ordenador o desde proveedores de almacenamiento en la nube.Tienes archivos relacionados con los proyectos y quieres mantener todo en un solo lugar.
Wrike Proof y Wrike Publish están dispnibles como complementos de pago.
RevisarAñade comentarios directamente a las imágenes, vídeos, PDF y archivos de Microsoft Office. Responde y debate los comentarios y resuélvelos a medida que se realizan las ediciones.Revisar es una forma fácil de recopilar información centralizada sin tener que hacer malabarismos con los correos electrónicos.
Aprobaciones de archivosSolicita revisiones a las principales personas involucradas y establece plazos de aprobación. Los revisores pueden marcar los activos como aprobados o solicitar cambios específicos, creando un registro claro de edición y aprobación.Cuando necesites la aprobación del material antes de su uso o publicación. Con las Revisiones de invitado, puedes invitar a tus clientes, que no tienen una cuenta de Wrike, para revisar los archivos.
Wrike Publish: integraciones de MediaValet y BynderPublica los activos aprobados directamente a tu gestor de activos digitales de Wrike.Unificar la mensajería y los elementos visuales de la marca en campañas integradas. Carga, encuentra y adjunta activos digitales aprobados.

Desarrollar costumbres en Wrike

Aprender nuevas herramientas puede ser un reto, pero la práctica hace la perfección. Sigue estas sencillas reglas todos los días y pronto te darás cuenta de que no necesitas largas conversaciones por correo electrónico, varias reuniones de estado o actualizaciones manuales en hojas de cálculo. Wrike te ahorrará tiempo en la búsqueda de tu trabajo, la colaboración con tu equipo y la presentación de informes sobre el progreso, para que puedas centrarte en las tareas que son realmente importantes para ti.

  1. Empieza la jornada revisando tus tareas nuevas y existentes en Wrike:
    • Consulta la bandeja de entrada para ver las nuevas @menciones y tareas entrantes. Responde a las notificaciones, toma una siesta o archiva las notificaciones hasta que vacíes tu bandeja de entrada.
    • Consulta la lista Mis tareas en tu espacio personal para conocer las prioridades de las tareas.
    • Consulta tu panel de control personal para hacer seguimiento de tu trabajo.
  2. Comparte el progreso de tu trabajo:
    • Cuando tienes trabajo en curso:
    • Añade comentarios y @menciona a otros.
    • Cambia el estado de las tareas para reflejar el estado actual.
    • Cambia la fecha de vencimiento si es necesario.
  3. Cuando se termina el trabajo:
    • Completa una tarea cambiando su estado.
    • @menciona a las partes interesadas.
    • Adjunta elementos en caso necesario.
  4. Al crear una tarea, asegúrate de que:
    • El título está claro.
    • La tarea se asigna y se programa.
    • La descripción de la tarea abarca los requisitos y las expectativas.
  5. Al final de la jornada, asegúrate de que:
    • No hay notificaciones no leídas en tu bandeja de entrada.
    • Has actualizado el estado de las tareas a En curso y Completado.
    • Has reprogramado las tareas atrasadas o notificado a las partes interesadas.
    • Has priorizado tus tareas para el día siguiente en Mis tareas.

¡Gracias por completar nuestra guía! Es hora de volver a tu espacio de trabajo y hacer más cosas con Wrike.

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