Importar datos desde Excel

Los usuarios externos y normales en cuentas de pago pueden importar archivos XLS.

5 minutos de lectura

• Descripción general
• Información importante
• Importar archivos XLS en Wrike
• Formatear archivos XLS para importarlos en Wrike
• Añadir datos a archivos XLS

Descripción general

Importa tareas, carpetas y proyectos desde archivos XLS a Wrike.

Consulta nuestra página del centro de ayuda para saber cómo exportar archivos XLS: Exportar datos a Excel.

Información importante

• Antes de importar, asegúrate de que tu archivo de Excel no contiene ninguna fórmula.
• Si das formato al texto de las celdas de descripción de tu documento XLS, dicho formato no se mantendrá al importar el documento en Wrike.
• La importación solo crea nuevos elementos en Wrike, no puedes editar los datos existentes a través de la importación XLS.
• Hay un límite de 5000 tareas por importación. Si es necesario importar más tareas, el archivo se puede dividir en archivos más pequeños y se pueden realizar múltiples importaciones.

Importar archivos XLS en Wrike

1. Crea un nuevo archivo de Microsoft Office Excel (con formato XLS o XLSX).
2. Da formato y añade datos a tu hoja de cálculo. Más abajo encontrarás información sobre cómo hacerlo.
3. Cuando tu archivo de Excel esté listo, abre Wrike. En el panel de navegación de la izquierda, selecciona la carpeta o proyecto o el espacio en el que deseas importar tus datos. 1
4. Haz clic en el botón del menú de tres puntos dentro del proyecto o carpeta o del espacio. 2
5. Pasa el puntero del ratón por encima de "Importar" y selecciona "Excel". 3
6. Haz clic en "Elegir archivo" en la ventana emergente que aparece. 4
7. Elije el archivo que quieres importar.
8. Haz clic en “Siguiente”. 5
9. Si tienes nombres mostrados en la columna "asignado a", se te pedirá que asocies a los usuarios de tu lista de contactos de Wrike con los indicados en la columna "Asignado a" de la hoja de cálculo. 6
10. Haz clic de nuevo en "Siguiente" y se te pedirá que actualices tu página. 7
11. Haz clic en “Sí”. 8

¡La información de tu archivo XLS estará ahora disponible en Wrike!

Formatear archivos XLS para importarlos en Wrike

Para poder importar datos en Wrike desde Excel, el archivo XLS debe haber recibido un formato adecuado. Hay dos formas de tener un archivo XLS correctamente formateado:

Descargar un archivo XLS de muestra (ya formateado)

1. Selecciona una carpeta o proyecto o un espacio en el panel de navegación izquierdo. 1
2. Haz clic en el botón del menú de tres puntos dentro del elemento seleccionado. 2
3. Pasa el puntero del ratón por encima de "Importar" y selecciona "Excel". 3
4. En la ventana que aparece, haz clic en “descargar un archivo de Excel de muestra”. 4

Formatear manualmente un archivo XLS

1. Abre una nueva hoja de cálculo de Excel.
2. En la primera fila, utiliza los siguientes términos como nombres de las columnas: Key (Clave), Parent task (Tarea de nivel superior), Title (Nombre), Status (Estado), Priority (Importancia), Assigned to (Asignada a), Start date (Fecha de inicio), Duration (Duración), End date (Fecha de vencimiento), Depends on (Depende de), Start date constraint (Restricción de fecha de inicio) y Description (Descripción). Hay algunos nombres de columna que deben figurar necesariamente: Key, Title, Status, Priority, Assigned to, Start date, Duration, End date, Depends on y Description. Las columnas pueden estar vacías, pero las cabeceras necesarias deben rellenarse en la parte superior. 1

No olvides añadir un número clave (Key) para cada nueva fila. Tiene que ser único, pero no se requiere un orden específico. 2

• Para usuarios de cuentas Wrike Business y Wrike Enterprise: si deseas añadir estados personalizados a través de Excel deberías incluir una columna llamada "Workflow" (Flujo de trabajo) a la izquierda de la columna "Status" (Estado) y, a la derecha de esta última, otra llamada "Custom status" (Estado personalizado).
• Para los usuarios en las cuentas Wrike for Professional Services y en cuentas con el complemento Wrike Resource: para importar trabajo, añade una columna "Effort" (Trabajo) en cualquier lugar antes de la columna "Description" (Descripción) en tu archivo de Excel.

Añadir datos a archivos XLS

Directamente desde tu archivo XLS puedes:

• Crear una carpeta o proyecto
• Crear una subcarpeta
• Crear una tarea
• Crear una tarea hito
• Incluir una tarea en varias carpetas
• Crear subtareas
• Añadir una descripción a una tarea
• Añadir un estado a una tarea
• Crear una dependencia

No olvides que cada fila debería tener un número único en la columna "Key".

Crear una carpeta o proyecto

1. En la columna "Title" (Título) de una fila vacía, escribe el nombre que quieras para tu carpeta o proyecto.
2. Añade barras antes y después del nombre de la carpeta o el proyecto. Por ejemplo: /nombre de la carpeta/. 1
3. Para proyectos: especifica el estado de un proyecto en la columna "Status" (Estado). Para añadir un estado de proyecto personalizado, añade una columna llamada "Default task workflow" (Flujo de trabajo de tarea predeterminado) antes de la columna "Title" (Título) y añade el nombre del flujo de trabajo delante del nombre del proyecto. Asegúrate de rellenar la celda "Custom workflow" (Flujo de trabajo personalizado) y la celda "Custom Status" (Estado personalizado) en consecuencia.

Nota: Actualmente, solo las cuentas Wrike Business y Wrike Enterprise creadas después del 15/4/2019 tienen flujos de trabajo personalizados para los proyectos.

Crear una subcarpeta

En una nueva fila, haz clic en la celda de la columna "Title" (Título) correspondiente, escribe el nombre de la carpeta principal (con barras inclinadas antes y después del nombre), seguido del título de tu subcarpeta. Por ejemplo: /nombre de la carpeta/nombre de la subcarpeta. 2

Crear una tarea

Añadir una tarea en Excel es fácil: solo tienes que escribir su nombre en la columna "Title" (Título). Después utiliza las demás columnas para introducir cualquier otra información de la tarea que desees especificar 3. Si deseas crear tu tarea dentro de una carpeta: primero crea la carpeta (por pasos arriba), luego añade la tarea en una fila inmediatamente debajo de la fila de la carpeta.

Añade fechas de inicio y finalización para las tareas utilizando el símbolo de barra inclinada como separador (por ejemplo: 23/10/2019). La duración se calcula automáticamente, a partir de las fechas de inicio y finalización. La fecha de finalización se calcula automáticamente al añadir la fecha de inicio y la duración. Si las fechas de inicio y finalización están en su lugar y añades manualmente la duración, que es mayor que la duración calculada automáticamente, la fecha de finalización se desplazará después de la importación y se ajustará para adaptarse a la duración.

Crear una tarea hito

Introduce el título de la tarea en la columna "Título". Añade una fecha en la columna "End Date" (Fecha de finalización), pero deja la columna "Start Date" (Fecha de inicio) vacía. A continuación, utiliza las otras columnas para introducir cualquier información adicional relacionada con la tarea.

Incluir una tarea en varias carpetas

Para incluir una tarea en varias carpetas, comienza añadiendo tu tarea a una carpeta. A continuación, para incluir la tarea en una carpeta adicional, simplemente copia la fila completa con la información de la tarea (incluida la clave) y pégala debajo de otra carpeta. 1

Crear subtareas

Añade datos del mismo modo que normalmente lo harías para una tarea y, a continuación, añade el nombre de la tarea principal en la columna "Tarea principal". La tarea principal debe aparecer en el archivo antes de la subtarea. 2

Si deseas crear una subtarea de la subtarea, debes especificar toda la ruta de la tarea en la columna "Parent task" (Tarea principal).

Nota: Para realizar la importación XLS, la tarea principal y la subtarea no pueden tener el mismo nombre. Debe haber al menos un símbolo de diferencia.

Añadir una descripción a una tarea

Añade tu descripción en en el campo "Description" (Descripción". Los datos introducidos allí se añaden a la sección de descripción de la tarea en Wrike. 3

Añadir un estado a una tarea

Añade un estado a una tarea escribiendo uno de los estados predeterminados en la columna "Status" (Estado) de una tarea 1. Para las cuentas creadas antes del 20/12/2016, los estados predeterminados son: activo, completado, aplazado y cancelado. Para las cuentas creadas después del 20/12/2016, los estados predeterminados son nuevo, en curso, en espera, completado y cancelado.

Los usuarios de Wrike Business y Wrike Enterprise tienen la opción de añadir un estado personalizado a una tarea. En primer lugar, ve a la fila de la tarea a la que deseas añadir el estado personalizado; después escribe el nombre del flujo de trabajo personalizado en la columna "Workflow" (Flujo de trabajo) 2 y, por último, introduce el estado deseado en la columna "Custom status" (Estado personalizado) 3. Si no se puede encontrar el estado personalizado o el flujo de trabajo al momento de la importación, se aplicará un estado del flujo de trabajo predeterminado.

Crear una dependencia

Una dependencia entre dos tareas se puede crear utilizando la columna “Depends On” (Depende de) 1. Ve a la fila de la tarea para la que deseas añadir una dependencia y, en la columna "Depends On", introduce el número de clave de la tarea 2 de la que dependerá la tarea actual. En la misma celda, añade uno de los cuatro códigos de dependencia que indicamos abajo (sin ningún espacio) 3. Por ejemplo, tu celda de "Depends on" podría tener este aspecto: 5FS. Si deseas añadir varias tareas a la celda, sepáralas con una coma y un espacio (por ejemplo, 22SS, 32FS). Por último, añade las fechas de inicio y finalización de la tarea en las columnas apropiadas (o solo una fecha de finalización si la tarea es un hito).

Códigos de dependencia aceptados:

• FS: la tarea dependiente comienza cuando la tarea precedente termina.
• SS*: la tarea dependiente comienza cuando la tarea precedente comienza.
• FF: la tarea dependiente termina cuando la tarea precedente termina.
• SF*: la tarea dependiente termina cuando la tarea precedente comienza.

* La clase de relación no es aplicable a las tareas de hito.

Ten en cuenta que, al importar en Wrike, las tareas dependientes se reprograman automáticamente para comenzar tan pronto como sea posible sin romper las dependencias. No obstante, puedes retrasar algunas tareas dependientes especificando las fechas de inicio que prefieres para ellas en la columna Start date constraints (Restricciones de fecha de inicio). Las relaciones no afectan a las fechas de los hitos y si la relación que incluye un hito causa un conflicto, se resaltará en rojo en el diagrama de Gantt después de la importación.