Usuarios normales y externos de las cuentas pagadas pueden exportar e importar archivos XLS.
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- Descripción general
- Información importante
- Importar archivos XLS en Wrike
- Formatear archivos XLS para importarlos en Wrike
- Añadir datos a archivos XLS
- Exportar archivos XLS desde Wrike
Descripción general
Wrike trabaja con archivos XLS de dos formas: puedes exportar datos de carpetas y tareas desde Wrike a un archivo XLS o bien importar datos de carpetas y tareas en Wrike desde archivos XLS.
Información importante
- Si das formato al texto de las celdas de descripción de tu documento XLS, dicho formato no se mantendrá al importar el documento en Wrike.
- Los adjuntos y los comentarios no se exportan a Excel.
Importar archivos XLS en Wrike
Antes de importar, asegúrate de que tu archivo de Excel no contiene ninguna fórmula.
Para importar datos desde Excel:
- Crea un nuevo archivo de Microsoft Office Excel (con formato XLS o XLSX).
- Formatea y añade datos a tu hoja de cálculo. Más abajo encontrarás información sobre cómo hacerlo.
- Cuando tu archivo de Excel esté listo, abre Wrike. En la estructura de carpetas, selecciona aquella en la que desees importar tus datos 1. Haz clic en el botón “Menú” de la carpeta 2, desliza el puntero del ratón sobre “Importar” y selecciona “Excel” 3.
4. Haz clic en “Elegir archivo” 1 en el cuadro que aparece y, a continuación, selecciona el archivo que desees importar. Una vez seleccionado, haz clic en “Siguiente” 2. Si tienes nombres en la columna Assigned to (Asignado a) de tu archivo, se te solicitará que asocies usuarios de tu libreta de contactos de Wrike con los nombres indicados en esa columna de la hoja de cálculo 3. Haz clic otra vez en “Siguiente” 4 y se te pedirá que actualices la página. Haz clic en “Sí” 5.
¡La información de tu archivo XLS estará ahora en Wrike!
Formatear archivos XLS para importarlos en Wrike
Para poder importar datos en Wrike desde Excel, el archivo XLS debe haber recibido un formato adecuado. Hay dos formas de tener un archivo XLS correctamente formateado:
Descargar un archivo XLS de muestra (ya formateado)
- Selecciona una carpeta en la estructura de carpetas 1
- Haz clic en el botón “Menú” 2 de la carpeta.
- Desliza el puntero del ratón sobre “Importar” y, a continuación, selecciona “Excel” 3.
- En la ventana que aparece, haz clic en “descargar un archivo de Excel de muestra” 4.
Formatear manualmente un archivo XLS
- Abre una nueva hoja de cálculo de Excel.
- En la primera fila, utiliza los siguientes términos como nombres de las columnas: Key (Clave), Parent task (Tarea de nivel superior), Title (Nombre), Status (Estado), Priority (Importancia), Assigned to (Asignada a), Start date (Fecha de inicio), Duration (Duración), End date (Fecha de vencimiento), Depends on (Depende de), Start date constraint (Restricción de fecha de inicio) y Description (Descripción). Hay algunos nombres de columna que deben figurar necesariamente: Key, Title, Status, Priority, Assigned to, Start date, Duration, End date, Depends on y Description 1.
Recuerda añadir un número clave (Key) para cada nueva fila 2
- Para usuarios de cuentas Wrike Business y Wrike Enterprise: si deseas añadir estados personalizados a través de Excel deberías incluir una columna llamada Workflow (Flujo de trabajo) a la izquierda de la columna Status y, a la derecha de esta última, otra llamada Custom status (Estado personalizado).
Añadir datos a archivos XLS
Directamente desde tu archivo XLS, es posible:
- Crear una carpeta o proyecto
- Crear una subcarpeta
- Crear una tarea
- Crear una tarea hito
- Incluir una tarea en varias carpetas
- Crear subtareas
- Añadir una descripción a una tarea
- Añadir un estado a una tarea
- Crear una dependencia
No olvides que cada fila que añadas debería tener un número único en la columna Key.
Crear una carpeta o un proyecto
- Ve a la columna "Título" (en una fila vacía) y escribe el nombre que desees para la carpeta o el proyecto.
- Añade barras antes y después del nombre de la carpeta o el proyecto. Por ejemplo: /nombre de la carpeta/. 1
- Para proyectos: especifica el estado de un proyecto en la columna "Estado".
Crear una subcarpeta
Haz clic en una nueva fila y, en la columna Title, escribe el nombre de la carpeta de nivel superior (entre barras) seguido del nombre que desees poner a tu subcarpeta. Por ejemplo: /nombre de la carpeta/nombre de la subcarpeta. 2
Crear una tarea
Añadir una tarea a través de Excel es fácil: solo tienes que escribir su nombre en la columna Title. Después utiliza las demás columnas para introducir cualquier otra información de la tarea que desees especificar 3. Si deseas crear tu tarea dentro de una carpeta, crea primero esta y, a continuación, añade la tarea en la fila que esté inmediatamente debajo de la fila de la carpeta.
Crear una tarea de hito
Introduce el título de la tarea en la columna "Título". Añade una fecha en la columna "Fecha de finalización", pero deja la columna "Fecha de inicio" vacía. Después utiliza las demás columnas para introducir cualquier otra información de la tarea que desees especificar.
Incluir una tarea en varias carpetas
Para incluir una tarea en varias carpetas, empieza por añadir tu tarea a una carpeta. A continuación, para incluir la tarea en otra carpeta, simplemente copia la fila con la información de la tarea (incluyendo el número clave o key) y pégala debajo de otra carpeta. 1
Crear subtareas
Añade datos del mismo modo que lo harías para una tarea normal y, a continuación, añade el nombre de la tarea principal en la columna "Tarea principal". La tarea principal debe aparecer en el archivo antes de la subtarea. 2
Añadir una descripción a una tarea
Añade tu descripción en en el campo Description. Los datos introducidos en él se añadirán a la sección de descripción de la tarea en Wrike 3.
Añadir un estado a una tarea
Añade un estado a una tarea escribiendo uno de los estados predeterminados (activa, completada, aplazada o cancelada) en la columna Status de la tarea 1.
Los usuarios de las cuentas Wrike Business y Wrike Enterprise tienen la opción de añadir un estado personalizado a una tarea. En primer lugar, ve a la fila de la tarea a la que deseas añadir el estado personalizado; después escribe el nombre del flujo de trabajo personalizado en la columna Workflow 2 y, por último, introduce el estado deseado en la columna Custom status 3. Si no se lograse encontrar el estado personalizado o el flujo de trabajo, se utilizaría un estado del flujo de trabajo predeterminado.
Crear una dependencia
Resulta posible crear una dependencia entre dos tareas utilizando la columna Depends on 1. Ve a la fila de la tarea en la que desees añadir una dependencia y, en la columna "Depends on", introduce el número clave (Key) de la tarea 2 con la que quieras crear la dependencia. En la misma celda, añade uno de los cuatro códigos de dependencia que indicamos abajo (sin separación por espacios) 3. Por ejemplo, tu celda de Depends on podría tener este aspecto: 22SS. Si deseas añadir varias tareas a la celda "Depends On" (depende de), sepáralas con una coma y un espacio: por ejemplo, 22SS, 32FS. Por último, añade las fechas de inicio y de finalización para la tarea (o únicamente la fecha de finalización en caso de que se trate de un Hito).
Códigos de dependencia aceptados:
- FS: la tarea dependiente comienza cuando la tarea precedente termina.
- SS: la tarea dependiente comienza cuando la tarea precedente comienza.
- FF: la tarea dependiente termina cuando la tarea precedente termina.
- SF: la tarea dependiente termina cuando la tarea precedente comienza.
Ten en cuenta que, al importar en Wrike, las tareas dependientes se reprograman automáticamente para comenzar tan pronto como sea posible sin romper las dependencias. No obstante, puedes retrasar algunas tareas dependientes especificando las fechas de inicio que prefieres para ellas en la columna Start date constraint.
Exportar archivos XLS desde Wrike
Puedes exportar a un archivo de Excel todas tus tareas y subtareas con sus estados, importancias, dependencias, asignados, fechas de inicio y vencimiento, duraciones y entradas de tiempos.
Exportar tareas de una carpeta específica
- En el panel izquierdo de navegación, selecciona la carpeta que desees exportar 1.
- Haz clic en el botón “Menú” situado en la esquina superior derecha 2, desliza el puntero del ratón sobre “Exportar” y, a continuación, selecciona “Excel” 3.
- Aparecerá una ventana emergente en la que puedes elegir cómo se deberían exportar los datos. Selecciona una de las opciones y después haz clic en “Exportar”.
- Si realizas la exportación desde la vista de tabla heredada, tienes las opciones de: exportar los datos tal y como aparecen en la vista actual, exportar solo las tareas filtradas, o exportar todas las tareas que se comparten contigo (en la carpeta).
- Si realizas la exportación desde la nueva vista de tabla, tienes las mismas opciones que las disponibles en la antigua vista de tabla; sin embargo, para exportar solo la vista actual debes hacer clic en el botón "Exportar" en la esquina superior derecha de la vista.
- Si realizas la exportación desde la vista de lista o diagrama de Gantt, tienes las opciones de: exportar los datos tal y como aparecen en la vista actual, exportar solo las tareas filtradas, o exportar todas las tareas que se comparten contigo (en la carpeta).
4. La exportación se llevará a cabo y aparecerá un vínculo al pie de la pantalla desde el que podrás descargar tu archivo.
5. Tu archivo se descargará en la ubicación predeterminada para descargas en tu ordenador.
Exportar tareas de la cuenta
Puedes exportar tareas de toda tu cuenta* haciendo clic en el nombre de la cuenta (si dispones de una sola cuenta, aparecerá la palabra “Todos” en vez del nombre de la cuenta) o en la pestaña “Proyectos” (ambas en el panel izquierdo de navegación). A continuación, lleva a cabo los pasos 2-4 descritos más arriba.
*Ten en cuenta que, aunque puedes exportar tareas seleccionando la carpeta principal de la cuenta, solo podrás exportar aquellas que estén compartidas contigo.
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